Chương 3: Thực trạng triển khai mô hình ERP ở Việt Nam
3.3.Những trở ngại trong quá trình triển khai mô hình ERP
Trong thế kỷ 21, với tốc độ phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin và sự biến đổi không ngừng của nền kinh tế - xã hội thì vấn đề quản lý doanh nghiệp trên nền tảng ứng dụng tri thức khoa học ngày càng trở nên quan trọng và cũng là yếu tố nâng cao sức cạnh tranh cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp Việt Nam trên sân chơi WTO. Và giải pháp được nhiều sự quan tâm của các nhà quản lý doanh nghiệo hiện nay chính là ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
Với những lợi ích nhìn thấy từ ERP đã đưa nhiều doanh nghiệp tới mong muốn và quyết định đầu tư , triển khai một hệ thống ERP cho doanh nghiệp mình. Tuy nhiên với sự chuẩn bị chưa đầy đủ về kiến thức cũng như “nội lực”
khi triển khai ERP đồng thời do các nguyên nhân khác sẽ dẫn tới việc các doanh nghiệp bị “ vỡ mộng” khi triển khai một dự án ERP thất bại.
Đầu tiên là vấn đề gặp phải từ phía đơn vị tư vấn, trển khai:
Các nhà quản lý phải hiểu được rằng ERP không đơn thuần là công nghệ, nó là nơi tích lũy kiến thức và kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệp, 80% khối lượng công việc trong quá trình triển khai ERP là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình. Hầu hết các dự án ERP không thành công là do khâu tư vấn chưa tốt, đơn vị tư vấn chưa nắm được yêu cầu, hiện trạng cũng như quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp.
Một khó khăn nữa cũng cần kể tới là kinh nghiệm triển khai của các đơn vị triển khai ERP, đặc biệt triển khai thành công ERP tại Việt Nam chưa có nhiều.Do sự thiếu kinh nghiệm triển khai thực tế của đơn vị triển khai, chưa nắm bắt hết các khả năng và công cụ của ERP mà mình đang triển khai nên không thể lập trình, bổ sung những ứng dụng cho phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp, không thể đưa hệ thống vào sát với thực tế của doanh nghiệp.
Phải kể đến tiếp theo là các vấn đề từ phía doanh nghiệp:
Khó khăn rất lớn thường gặp là do doanh nghiệp chưa xác định được yêu cầu quản lý và phạm vi triển khai phù hợp, do đó không có sự chuẩn bị đầy đủ và chưa lường trước được khối lượng công việc tương lai nên thường đặt ra các yêu cầu quá cao, không khả thi và kém hiệu quả khi vận hành thực tế. Đã có không ít trường hợp dù là công ty liên doanh, có yếu tố nước ngoài, nhưng chỉ mới áp dụng 2-3 môdun ERP (kế toán, quản lý kho, quản lý đơn hàng…) mà mọi việc đã rối bời. Nhân viên thì than khổ vì năng suất giảm, lỗi xảy ra nhiều, vừa dùng hệ thống mới mà nhiều khi vẫn phải làm thủ công bằng tay. Giám đốc thì kêu trời khi kiểm toán, thuế vụ ghé thăm công ty mà số liệu không cái nào khớp với cái nào.
Khó khăn về con người cũng gây ra cản trở khá lớn cho quá trình triển khai ERP. Khi mà chính ban lãnh đạo doanh nghiệp cũng chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của yếu tố nhân lực khi quyết định thay đổi cả quy trình hoạt động để triển khai ERP.Do đó chưa có sự chuẩn bị về tâm lý cho nhân viên, dẫn đến sự nghi ngờ,thiếu sự đồng lòng và hợp tác của nhân viên trong doanh nghiệp khi tiến hành triển khai ERP. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có đội ngũ lao động “già” thì khó khăn càng tăng lên. Khó khăn không chỉ dừng lại ở độ tuổi lao động mà còn ở số lượng công việc. Quá trình triển khai ERP đòi hỏi công đoạn chạy thử, kiểm tra và sau đó đưa vào áp dụng. Vì vậy,công việc của nhân viên sẽ tăng lên. Nếu ban lãnh đạo công ty không nhìn thấy, thấu hiểu và làm công tác tư tưởng cho chính nhân viên của mình thì sẽ dễ dẫn đến hiện tượng chống lại dự án.
Mọi người thì không thích thay đổi, và ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc của mình. Đó là lý do tại sao giá trị thật sự của hệ thống ERP rất khó xác định. Phần mềm ít quan trọng hơn việc công ty thay đổi cách thức làm việc. Nếu bạn sử dụng phần mềm ERP để cải tiến phương thức nhận đơn hàng, sản xuất hàng hóa, giao hàng và thanh toán, bạn sẽ thấy giá trị thật sự của phần mềm. Nếu bạn đơn giản cài đặt phần mềm mà không thay đổi cách thức làm việc của nhân viên bạn, bạn có thể sẽ không thấy được chút giá trị nào của nó. Và thậm chí, phần mềm mới còn làm chậm công việc lại vì họ đã quen với phần mềm cũ và không có ai làm việc trên phần mềm.
Quan trọng hơn là vấn đề giải quyết lao động sau dự án. Thực tế, khi triển khi ERP, doanh nghiệp phải chuẩn bị đội ngũ nhân viên ERP rất lớn. Vậy sau khi kết thúc dự án ERP thì số nhân viên này sẽ đi đâu, làm gì? Nhân viên nào sẽ bị cắt giảm từ chương trình ERP?
Một yếu tố khác nữa đó là công nghệ
Công nghệ ở đây chính là điều kiện để hoạt động ERP, việc triển khai cho các công ty thành viên sẽ gặp khó khăn hơn nếu hệ thống mạng máy tính của, hệ
thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai cho toàn doanh nghiệp không đồng bộ. Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự công nghệ thông tin yếu cả về số lượng lẫn chất lượng sẽ gây ảnh hưởng khá nhiều đến khả năng triển khai ERP, cụ thể là ảnh hưởng tới vấn đề tiếp nhận quản trị hệ thống (phân quyền, phân cấp... ) cũng như duy tu hệ thống (bảo mật, sao lưu, phục hồi... ) hoặc các sự cố thông thường trong quản trị mạng thông tin doanh nghiệp.
Cuối cùng là khó khăn về chi phí:
Chi phí triển khai cho dự án ERP thông thường khá lớn, ngoài những chi phí đã được dự toán trước thì những chi phí ẩn trong quá trình triển khai sẽ gây cho doanh nghiệp không ít khó khăn khi đối mặt với những khoản chi phát sinh ngoài ngân sách dự kiến cho ERP. Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thì việc vận dụng ERP không phải dễ dàng vì sức ép chi phí cho doanh nghiệp trong giai đoạn đầu là không nhỏ.
Về bản chất, triển khai hệ thống ERP là hệ thống hóa và tự động hóa quy trình làm việc. Do đó, việc đầu tiên một doanh nghiệp cần làm trước khi triển khai ERP là phải xem xét tái cơ cấu tổ chức, hướng tới mô hình quản lý doanh nghiệp theo quy trình. Quá trình này không chỉ một hai ngày có được mà có thể mất từ 3-5 năm hay nhiều hơn nữa, đòi hỏi nhà quản lý doanh nghiệp phải có tầm nhìn chiến lược, quyết tâm đổi mới doanh nghiệp và đầu tư dài hạn vào đội ngũ cán bộ công nghệ thông tin.
Để áp dụng đúng giải pháp ERP, doanh nghiệp sẽ phải thay đổi phương thức hoạt động của công ty và phương pháp mà các nhân viên đang tiến hành công việc của họ. Và việc thay đổi như vậy không thể tránh việc ảnh hưởng đến toàn bộ công ty. Điều quan trọng là không nên chỉ tập trung vào việc xem xét tiến hành giải pháp này trong bao lâu, trên hết bạn cần phải hiểu vì sao bạn cần
giải pháp này và làm thế nào bạn có thể áp dụng nó để cải thiện doanh nghiệp của mình.
KẾT LUẬN
Mặc dù ERP là giải pháp được xem là tối ưu trong công tác quản lý doanh nghiệp trên thế giới. Thế nhưng việc triển khai một giải pháp ERP đối với doanh nghiệp nói chung và các ngân hàng nói riêng là một bài toán khó ngay cả với các công ty đa quốc gia. Vấn đề đặt ra là cần phải khắc phục đối với các doanh nghiệp Việt Nam khi quyết định triển khai một giải pháp ERP cho đơn vị mình chính là chi phí, công nghệ, con người và văn hoá doanh nghiệp.
Có nhiều nguyên nhân khiến cho việc ứng dụng ERP ở Việt Nam chưa phổ biến. Công tác giới thiệu, tuyên truyền sự cần thiết của việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp chưa sâu rộng, khiến cho nhiều lãnh đạo không có điều kiện tiếp xúc với các giải pháp mới này. Kinh phí đầu tư triển khai ERP tương đối lớn, khiến cho nhiều doanh nghiệp thận trọng. Một số doanh nghiệp đi đầu trong việc triển khai ERP, nhưng hiệu quả chưa đạt như mong muốn, nên đã tạo ra tâm lý hoài nghi ở những doanh nghiệp khác. Ngoài ra còn có nguyên nhân thuộc về năng lực yếu kém của các công ty triển khai ERP tại Việt Nam.
Ứng dụng ERP là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một doanh nghiệp nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và doanh nghiệp sớm đi vào nề nếp. Doanh nghiệp nào chậm trễ ứng dụng ERP, doanh nghiệp đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ. Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo doanh nghiệp; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp...