I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
2 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC BÔ PHẬN TRỰC THUỘC
2.3.3 BẢO TOÀN SẢN PHẨM
1. Bảo toàn nguyên liệu – bao bì 1.1 Tiếp nhận
- Tất cả các nguyên liệu, bao bì ban đầu đều phải được kiểm tra trước khi nhập kho . - Phải có hóa đơn bán hàng hay biên nhận giao hàng, phiếu giao hàng,... từ công ty gởi đến (của Công ty, đơn vị bán hàng).
- Kiểm tra sự toàn vẹn bao bì ngoài của nguyên liệu, bao bì, nếu bao bì ngoài bị hư hỏng, thủ kho phải lập biên bản gửi cho giám đốc kho và phòng Mua hàng theo biểu mẫu KHC 030. Đồng thời tiến hành thay đổi bao bì mới và phải được dán nhãn bao bì đựng nguyên liệu theo biểu mẫu KHC 001 và để khu vực riêng.
- Phải tiến hành kiểm tra 100% sự phù hợp giữa các thông tin trên nhãn, bao bì chứa nguyên liệuvoiws hóa đơn bán hàng, biên nhận giao hàng, phiếu giao nhận hàng... đồng thời tiến hành đếm số lượng, cân khối lượng nguyên liệu, bao bì khi nhập Kho. Nếu có sự chênh lệch về số lượng thực tế và số lượng ghi trên nhãn hoặc trên hóa đơn giao hàng, thì thủ kho phải lập biên bản theo biểu mẫu KHC 042 gởi cho Giám đốc Kho và Phòng Mua hàng, phải có xác nhận của nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất. Ký tên giữa người giao và người nhận (thủ kho) vào phiếu giao nhận hàng.
- Chuyển nguyên liệu, bao bì vào khu vực biệt trữ (có bảng nhận biết: biệt trữ)
- Dán nhãn biệt trữ lên từng thùng của mỗi lô hàng ở vị trí dễ nhận biết, theo hướng dẫn công viêck HDD 020.
- Ghi vào số biệt trữ nguyên liệu, bao bì ban đầu KHC 004.
- Yêu cầu bộ phận kiểm tra chất lượng (QC) lấy mẫu kiểm tra theo phiếu yêu cầu lấy mẫu, biểu mẫu KHC 003.
- Ghi biên nhận nguyên liệu theo biểu mẫu KHC 002. và gửi đến Phòng Mua hàng.
- Sau khi có kết quả của phòng QC và sự chấp thuận của Giám đốc QA, nguyên liệu, bao bì được chuyển sang khu vực chờ cấp phát, nhận biết bằng bảng chấp thuận và cắt bỏ vạch màu vàng trên nhãn biệt trữ trên từng thùng của lô, theo hướng dẫn công việc HDD 020.(nhãn trạng thái)
- Khu vực biệt trữ nguyên liệu, bao bì chỉ có thủ kho và nhân viên được phân công mới được vào.
- Ghi chép số lượng nguyên liệu ban đầu được chấp thuận vào thẻ kho chấp thuận (màu xanh) biểu mẫu KHC 005.
- Đối với nguyên liệu hết hạn dùng, hư hỏng, không sử dụng thì để ở khu vực loại bỏ, và dán nhãn trạng thái loại bỏ biểu mẫu HDD 020. chờ quyết định của Hội Đồng Xử Lý.
1.2 Lưu kho cấp phát a- Lưu kho
- Kho nguyên liệu, bao bì, thành phẩm có ba khu vực: Chấp thuận, biệt trữ và loại bỏ
được nhận biết rằng các loại nhãn có màu sắc khác nhau để chống nhầm lẫn như: + Màu xanh = chấp thuận
+ Màu vàng = biệt trữ + Màu đỏ = loại bỏ
- Danh mục điều kiện bảo quản nguyên liệu thường, nguyên liệu ít bền vững theo biểu mẫu (KHC 013, KHC 012)
- Nguyên liệu phải được theo dõi và báo cáo hạn dùng theo biểu mẫu KHC 009 và biểu mẫu KHC 010.
- Nguyên liệu còn hạn dùng một năm hoặc sáu tháng đối với nguyên liệu có hạn dùng một năm phải được báo cáo cho Giám đốc phòng Mua hàng để có kế hoạch sử dụng và Giám đốc QC để lấy mẫu kiểm tra lại, với nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn phải để ở khu vực biệt trữ nhưng phải có bảng để phân biệt nguyên liệu “ chờ trả nhà cung cấp”. - Kho phải có đủ phương tiện để kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm đặt ở ví trí thích hợp, nhiệt độ và độ ẩm phải được theo dõi, ghi chép theo biểu mẫu KHC 014, khi nhiệt độ và độ ẩm vượt quá mức cho phép thì báo ngay cho bộ phận có trách nhiệm (phòng QA, Kỹ thuật bảo trì) và theo dõi kết quả đã khắc phục hay chưa.
- Phải có đủ phương tiện phòng cháy chữa cháy cho kho. - Nguyên liệu dễ cháy, nổ được cất giữ trong kho riêng biệt.
- Chỉ những nguyên liệu được chấp thuận bởi QA, còn hạn dùng mới được cấp phát. - Dựa vào hạn dùng hoặc vào ngày nhập trên thẻ kho để đảm bảo việc cấp phát theo đúng nguyên tắc FEFO hoặc FIFO.
- Nhận, kiểm tra phiếu xuất nguyên liệu, bao bì đã được phê duyệt bởi phụ trách Nhà máy Dược phẩm. cấp có thẩm quyền theo quy định của Công ty.
- Làm vệ sinh bên ngoài bao bì chứa nguyên liệu , theo SOP “vệ sinh bên ngoài bao bì chứa nguyên liệu” VSD 203.
- Tiến hành cân theo SOP “cân cấp phát” HDD 006. - Ghi số lượng nguyên liệu đã cấp phát vào thẻ kho.
- Việc chuẩn bị, cân cấp phát được tiến hành dứt điểm cho từng loại nguyên liệu, bao bì.
2. Bảo toàn thành phần 2.2 Tiếp nhận thành phẩm
a) Thành phẩm do các nhà máy dược phẩm của Công ty sản xuất
- Thủ kho tiếp nhận thành phẩm hết lô từ bộ phận đóng gói đã có kết quả chấp thuận của QA, hai bên ký nhận vào sổ giao nhận thành phẩm KHD 015. có đánh số trang.
- Chuyển thành phẩm về kho và nhập kho.
- Chỉ có thủ kho và những người được phân công mới được phép đi vào khu vực Kho. - Kiểm tra sự phù hợp giữa phiếu nhập kho và thực tế tên thành phẩm, nồng độ hàm
lượng, số lượng, hạn dùng, cách đóng gói. - Ký tên vào phiếu nhập kho.
- Khi nhập kho những kiện hàng bị hư hỏng bao bì cần phải được thay mới. - Đóng dấu “xuất xưởng” lên từng thùng của lô hàng.
2.2 Lưu kho cấp phát a- Lưu kho :
- Thành phẩm sản xuất phải được sắp xếp theo qui định màu sắc nhãn, khu vực lưu trữ. - Màu sắc :
+ Màu vàng = biệt trữ + Màu xanh = chấp thuận + Màu đỏ = loại bỏ
- Thành phần phải được theo dõi hạn dùng , báo cáo hạn dùng theo biểu mẫu KHC 009; KHC 010.
- Thành phẩm còn hạn dùng dùng một năm phải được báo cáo cho phòng Logistics để có kế hoạch phân phối.
- Đối với thành phẩm hết hạn dùng, Thủ kho làm đề nghị chuyển sang biệt trử chờ hủy theo biểu mẫu KHC 041.
- Kho phải có đủ phương tiện để kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm và dược đặt ở vị trí thích hợp. Theo dõi nhiệt độ và độ ẩm bằng kiểu mẫu KHC 014.
- Phải có phương án, đủ phương tiện phòng cháy chữa cháy cho kho.
b- Cấp phát :
- Việc cấp phát được thực hiện theo phiếu xuất kho thành phẩm và hóa đơn đã được phê duyệt.
- Chỉ được phép cấp phát thành phẩm đã được chấp thuận (có dấu xuất xưởng). - Chỉ cấp phát thành phẩm còn hạn dùng.
- Dựa vào hạn dùng, ngày nhập để đảm bảo việc cấp phát theo đúng nguyên tắc FEFO hay FIFO (ngoại trừ trường hợp khách hàng bên ngoài khi có yêu cầu).
- Tiến hành cấp phát thành phẩm theo yêu cầu phiếu xuất kho. - Việc giao, nhận và cấp phát được tiến hành như sau :
- Kiểm tra số lô, số lượng, hạn dùng giữa phiếu xuất và thực tế. - Chuyển thành phẩm ra khu vực giao nhận và giao cho tài xế. - Sau khi hoàn tất việc cấp phát theo phiếu xuất.
- Thủ kho, giao nhận và tài xế ký tên vào phiếu xuất kho. - Sau đó thủ kho giao lại phiếu xuất kho cho kế toán kho.
- Kế toán kho cập nhật phiếu xuất kho vào thẻ kho trên hệ thống Sonet.
3. Kiểm kê kho:
3.1. Tần xuất kiểm kê:
- Định kỳ hàng tháng mỗi tháng một lần vào tuần cuối của tháng. - Đột xuất.
3.2. Nội dung kiểm kê:
- Kiểm tra số lượng.
- Kiểm tra về cảm quan: cảm quan về chất lượng, bao bì. - Kiểm tra hạn dùng.
- Kiểm tra điều kiện bảo quản.
- Kiểm tra các thông tin khác: số lô, số đăng ký…
- Kiểm tra thuốc được bảo quản đúng vị trí quy định: thuốc kiểm soát đặc biệt, thuốc có điều kiện bảo quản đặc biệt, thuốc biệt trữ,…