I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
2 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC BÔ PHẬN TRỰC THUỘC
2.3 CHỨC NĂN G, NHIỆM VỤ CỦA KHO
2.3.1 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ TỔNG KHO
1. CHỨC NĂNG:
- Tiếp nhận, bảo quản, cấp phát nguyên liệu, bao bì, thành phẩm, nang rỗng, dụng cụ y tế phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng nội quy, quy chế của Công ty và của ngành y tế, các nguyên tắc của ISO, GMP, GSP và an toàn phòng chống cháy nổ..
2. NHIỆM VỤ:
- Xuất, nhập nguyên liệu, bao bì, thành phẩm, nang rỗng, dụng cụ y tế đúng chủng loại, đủ số lượng kịp thời, nhanh chóng phục vụ nhu cầu sản xuất – kinh doanh.
- Bảo quản hàng hóa trong kho, đảm bảo an toàn, không mất mát, hư hỏng theo đúng quy định.
- Thực hiện tốt công tác PCCC, phòng chống ngập nước, mưa bão, chống mối, mọt, côn trùng, gặm nhấm...
- Thực hiện kiểm kê định kỳ theo đúng quy định.
- Theo dõi tình hình hàng hóa tồn kho, báo động hàng tồn kho quá thời hạn quy định, thông tin cho các bộ phận liên quan giải quyết.
2.3.2 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC TỔNG KHOKHO NGUYÊN KHO NGUYÊN LIỆU (09) BỐC XẾP (21) KHO BAO BÌ (07) KHO THÀNH PHẨM(05) GIAO NHẬN (01) PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH SX & SC GIÁM ĐỐC TỔNG KHO KẾ TOÁN KHO (06)
Số nhân sự hiện tại Tổng Kho Dược Cửu Long: 50 người
2.3.3 BẢO TOÀN SẢN PHẨM
1. Bảo toàn nguyên liệu – bao bì 1.1 Tiếp nhận
- Tất cả các nguyên liệu, bao bì ban đầu đều phải được kiểm tra trước khi nhập kho . - Phải có hóa đơn bán hàng hay biên nhận giao hàng, phiếu giao hàng,... từ công ty gởi đến (của Công ty, đơn vị bán hàng).
- Kiểm tra sự toàn vẹn bao bì ngoài của nguyên liệu, bao bì, nếu bao bì ngoài bị hư hỏng, thủ kho phải lập biên bản gửi cho giám đốc kho và phòng Mua hàng theo biểu mẫu KHC 030. Đồng thời tiến hành thay đổi bao bì mới và phải được dán nhãn bao bì đựng nguyên liệu theo biểu mẫu KHC 001 và để khu vực riêng.
- Phải tiến hành kiểm tra 100% sự phù hợp giữa các thông tin trên nhãn, bao bì chứa nguyên liệuvoiws hóa đơn bán hàng, biên nhận giao hàng, phiếu giao nhận hàng... đồng thời tiến hành đếm số lượng, cân khối lượng nguyên liệu, bao bì khi nhập Kho. Nếu có sự chênh lệch về số lượng thực tế và số lượng ghi trên nhãn hoặc trên hóa đơn giao hàng, thì thủ kho phải lập biên bản theo biểu mẫu KHC 042 gởi cho Giám đốc Kho và Phòng Mua hàng, phải có xác nhận của nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất. Ký tên giữa người giao và người nhận (thủ kho) vào phiếu giao nhận hàng.
- Chuyển nguyên liệu, bao bì vào khu vực biệt trữ (có bảng nhận biết: biệt trữ)
- Dán nhãn biệt trữ lên từng thùng của mỗi lô hàng ở vị trí dễ nhận biết, theo hướng dẫn công viêck HDD 020.
- Ghi vào số biệt trữ nguyên liệu, bao bì ban đầu KHC 004.
- Yêu cầu bộ phận kiểm tra chất lượng (QC) lấy mẫu kiểm tra theo phiếu yêu cầu lấy mẫu, biểu mẫu KHC 003.
- Ghi biên nhận nguyên liệu theo biểu mẫu KHC 002. và gửi đến Phòng Mua hàng.
- Sau khi có kết quả của phòng QC và sự chấp thuận của Giám đốc QA, nguyên liệu, bao bì được chuyển sang khu vực chờ cấp phát, nhận biết bằng bảng chấp thuận và cắt bỏ vạch màu vàng trên nhãn biệt trữ trên từng thùng của lô, theo hướng dẫn công việc HDD 020.(nhãn trạng thái)
- Khu vực biệt trữ nguyên liệu, bao bì chỉ có thủ kho và nhân viên được phân công mới được vào.
- Ghi chép số lượng nguyên liệu ban đầu được chấp thuận vào thẻ kho chấp thuận (màu xanh) biểu mẫu KHC 005.
- Đối với nguyên liệu hết hạn dùng, hư hỏng, không sử dụng thì để ở khu vực loại bỏ, và dán nhãn trạng thái loại bỏ biểu mẫu HDD 020. chờ quyết định của Hội Đồng Xử Lý.
1.2 Lưu kho cấp phát a- Lưu kho
- Kho nguyên liệu, bao bì, thành phẩm có ba khu vực: Chấp thuận, biệt trữ và loại bỏ
được nhận biết rằng các loại nhãn có màu sắc khác nhau để chống nhầm lẫn như: + Màu xanh = chấp thuận
+ Màu vàng = biệt trữ + Màu đỏ = loại bỏ
- Danh mục điều kiện bảo quản nguyên liệu thường, nguyên liệu ít bền vững theo biểu mẫu (KHC 013, KHC 012)
- Nguyên liệu phải được theo dõi và báo cáo hạn dùng theo biểu mẫu KHC 009 và biểu mẫu KHC 010.
- Nguyên liệu còn hạn dùng một năm hoặc sáu tháng đối với nguyên liệu có hạn dùng một năm phải được báo cáo cho Giám đốc phòng Mua hàng để có kế hoạch sử dụng và Giám đốc QC để lấy mẫu kiểm tra lại, với nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn phải để ở khu vực biệt trữ nhưng phải có bảng để phân biệt nguyên liệu “ chờ trả nhà cung cấp”. - Kho phải có đủ phương tiện để kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm đặt ở ví trí thích hợp, nhiệt độ và độ ẩm phải được theo dõi, ghi chép theo biểu mẫu KHC 014, khi nhiệt độ và độ ẩm vượt quá mức cho phép thì báo ngay cho bộ phận có trách nhiệm (phòng QA, Kỹ thuật bảo trì) và theo dõi kết quả đã khắc phục hay chưa.
- Phải có đủ phương tiện phòng cháy chữa cháy cho kho. - Nguyên liệu dễ cháy, nổ được cất giữ trong kho riêng biệt.
- Chỉ những nguyên liệu được chấp thuận bởi QA, còn hạn dùng mới được cấp phát. - Dựa vào hạn dùng hoặc vào ngày nhập trên thẻ kho để đảm bảo việc cấp phát theo đúng nguyên tắc FEFO hoặc FIFO.
- Nhận, kiểm tra phiếu xuất nguyên liệu, bao bì đã được phê duyệt bởi phụ trách Nhà máy Dược phẩm. cấp có thẩm quyền theo quy định của Công ty.
- Làm vệ sinh bên ngoài bao bì chứa nguyên liệu , theo SOP “vệ sinh bên ngoài bao bì chứa nguyên liệu” VSD 203.
- Tiến hành cân theo SOP “cân cấp phát” HDD 006. - Ghi số lượng nguyên liệu đã cấp phát vào thẻ kho.
- Việc chuẩn bị, cân cấp phát được tiến hành dứt điểm cho từng loại nguyên liệu, bao bì.
2. Bảo toàn thành phần 2.2 Tiếp nhận thành phẩm
a) Thành phẩm do các nhà máy dược phẩm của Công ty sản xuất
- Thủ kho tiếp nhận thành phẩm hết lô từ bộ phận đóng gói đã có kết quả chấp thuận của QA, hai bên ký nhận vào sổ giao nhận thành phẩm KHD 015. có đánh số trang.
- Chuyển thành phẩm về kho và nhập kho.
- Chỉ có thủ kho và những người được phân công mới được phép đi vào khu vực Kho. - Kiểm tra sự phù hợp giữa phiếu nhập kho và thực tế tên thành phẩm, nồng độ hàm
lượng, số lượng, hạn dùng, cách đóng gói. - Ký tên vào phiếu nhập kho.
- Khi nhập kho những kiện hàng bị hư hỏng bao bì cần phải được thay mới. - Đóng dấu “xuất xưởng” lên từng thùng của lô hàng.
2.2 Lưu kho cấp phát a- Lưu kho :
- Thành phẩm sản xuất phải được sắp xếp theo qui định màu sắc nhãn, khu vực lưu trữ. - Màu sắc :
+ Màu vàng = biệt trữ + Màu xanh = chấp thuận + Màu đỏ = loại bỏ
- Thành phần phải được theo dõi hạn dùng , báo cáo hạn dùng theo biểu mẫu KHC 009; KHC 010.
- Thành phẩm còn hạn dùng dùng một năm phải được báo cáo cho phòng Logistics để có kế hoạch phân phối.
- Đối với thành phẩm hết hạn dùng, Thủ kho làm đề nghị chuyển sang biệt trử chờ hủy theo biểu mẫu KHC 041.
- Kho phải có đủ phương tiện để kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm và dược đặt ở vị trí thích hợp. Theo dõi nhiệt độ và độ ẩm bằng kiểu mẫu KHC 014.
- Phải có phương án, đủ phương tiện phòng cháy chữa cháy cho kho.
b- Cấp phát :
- Việc cấp phát được thực hiện theo phiếu xuất kho thành phẩm và hóa đơn đã được phê duyệt.
- Chỉ được phép cấp phát thành phẩm đã được chấp thuận (có dấu xuất xưởng). - Chỉ cấp phát thành phẩm còn hạn dùng.
- Dựa vào hạn dùng, ngày nhập để đảm bảo việc cấp phát theo đúng nguyên tắc FEFO hay FIFO (ngoại trừ trường hợp khách hàng bên ngoài khi có yêu cầu).
- Tiến hành cấp phát thành phẩm theo yêu cầu phiếu xuất kho. - Việc giao, nhận và cấp phát được tiến hành như sau :
- Kiểm tra số lô, số lượng, hạn dùng giữa phiếu xuất và thực tế. - Chuyển thành phẩm ra khu vực giao nhận và giao cho tài xế. - Sau khi hoàn tất việc cấp phát theo phiếu xuất.
- Thủ kho, giao nhận và tài xế ký tên vào phiếu xuất kho. - Sau đó thủ kho giao lại phiếu xuất kho cho kế toán kho.
- Kế toán kho cập nhật phiếu xuất kho vào thẻ kho trên hệ thống Sonet.
3. Kiểm kê kho:
3.1. Tần xuất kiểm kê:
- Định kỳ hàng tháng mỗi tháng một lần vào tuần cuối của tháng. - Đột xuất.
3.2. Nội dung kiểm kê:
- Kiểm tra số lượng.
- Kiểm tra về cảm quan: cảm quan về chất lượng, bao bì. - Kiểm tra hạn dùng.
- Kiểm tra điều kiện bảo quản.
- Kiểm tra các thông tin khác: số lô, số đăng ký…
- Kiểm tra thuốc được bảo quản đúng vị trí quy định: thuốc kiểm soát đặc biệt, thuốc có điều kiện bảo quản đặc biệt, thuốc biệt trữ,…
2.3.4 HOẠT ĐỘNG TỔNG KHO
1. Việc ra vào kho được ghi chép cập nhật mỗi ngày.
3. Sắp xếp trong kho hợp lý, đáp ứng nguyên tắc FIFO/FEFO, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra và an toàn lao động.
4. Bảo quản hàng hóa trong kho theo yêu cầu cần bảo quản: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng.
5.Thường xuyên theo dõi và cập nhật hồ sơ theo dõi nhiệt độ và ẩm độ kho, đánh giá đồng đều nhiệt độ, độ ẩm hai mùa mưa nắng theo qui định GDP.
6. Theo dõi cập nhật hồ sơ và báo cáo hạn dùng của nguyên liệu, thành phẩm lưu giữ trong kho.
7. Định kỳ đánh giá tình trạng kho về sự toàn vẹn của cơ sở vật chất.
8. Kiểm kê, đối chiếu tòn kho (nguyên liệu, bao bì, thành phẩm) định kỳ mỗi tháng 01 lần vào tuần cuối tháng. Thực hiện biện pháp đảm bảo sự an toàn cho kho như: trộm cắp, lũ lụt, dột, cháy nổ và phòng chống sự xâm nhập, hiện diện của mối mọt, chim chóc, chuột, sâu bọ và các loại côn trùng khác.
9. Lưu giữ các loại nguyên liệu dễ cháy nổ ở kho riêng biệt.
10. Các hoạt động của kho phải đáp ứng qui định chuyên môn hiện hành của ngành trong bảo quản, theo đúng các qui trình, hướng dẫn công việc, biểu mẫu đã được phê duyệt và ban hành.
2.3.5 KẾT QUẢ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CỦA BỘ PHẬN KHO
NHÓM THỰC HIỆN: TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY ĐÔ LỚP: ĐẠI HỌC DƯỢC 12B NHÓM: 2
STT Họ và tên MSSV
01 Trần Khánh Duy 1752130189
02 Phạm Thị Thanh Anh 1752130148
03 Phạm Thị Phương Anh 1752130150
CƠ SỞ THỰC TẬP: CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM CỬU LONG THỜI GIAN THỰC TẬP: 14/03/2022 – 25/03/2022 ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ: NHẬN XÉT CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP: ……… ……… ……… ……… ……… Cần Thơ, ngày … tháng … năm 2022
Cơ sở thực tập (Ký tên, đóng dấu)
2.4 NHÀ MÁY
2.4.1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC NHÀ MÁY SẢN XUẤT DƯỢC PHẨM
Giám đốc NM Giám sát kỹ thuật TỔ ĐG LẦN 2 TỔ ĐG LẦN 1 TỔ XỬ LÝ CHAI TỔ BAO VIÊN TỔ DẬP VIÊN TỔ PHA CHẾ TỔ ĐG LẦN 2 TỔ ĐG LẦN 1 TỔ XỬ LÝ CHAI TỔ BAO VIÊN TỔ DẬP VIÊN TỔ PHA CHẾ TỔ ĐG LẦN 2 TỔ ĐG LẦN 1 TỔ XỬ LÝ CHAI TỔ PHA CHẾ XƯỞNG
NON-BETALACTAM XƯỞNG CEPHALOSPORIN XƯỞNG KEM SIROP
Văn phòng NM Phó Giám đốc NM
1. Mục đích:
Triển khia kế hoạch sản xuất tháng , tuần, ngày đến tất cả các tổ sản xuất và các bộ phận hỗ trợ sản xuất ( Tổng kho, RD,QC,QA,KTBT) để phối hợp thực hiện theo đúng tiến độ được giao nhằm đáp ứng đầy đủ các nhu cầu về hàng hóa của phòng kinh doanh để cung cấp ra thị trường.
2. Phạm vi áp dụng:
Các tổ sản xuất trong nhà máy
3. Đối tượng thực hiện:
Tổ trưởng các tổ sản xuất và công nhân.
4. Nội dung:
Nhận kế hoạch sản xuất được phê duyệt bao gồm kế hoạch pha chế, kế hoạch giao hàng theo tuần, tháng và bắt đầu tổ chức triển khai sản xuất.
QUY TRÌNH TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH SẢN XUẤT B P. K H S X G Đ S ản x uấ t T Ổ C Â N T Ổ P H A C H Ế T Ổ D Ậ P V IÊ N , Đ Ó N G N A N G T Ổ B A O V IÊ N T Ổ Đ Ó N G G Ó I 1 T Ổ Đ Ó N G G Ó I 2 T Ổ N G H O KẾ HOẠCH SẢN XUẤT THÁNG KẾ HOẠCH PHA CHẾ TUẦN IPC PHA CHẾ CẤP PHÁT HOẠT CHẤT-TÁ DƯỢC IPC DẬP VIÊN BIỆT TRỮ ĐÓNG NANG IPC IPC IPC IPC ĐÓNG GÓI 2 TRỘN HOÀN TẤT DẬP VIÊN BAO VIÊN ĐÓNG GÓI 1 NHẬP KHO
Thuyết minh lưu đồ: 1. Tổ Văn phòng:
Căn cứ vào kế hoạch điều độ sản xuất được giao:
- Lãnh đạo nhà máy thực hiện cấp lệnh sản xuất và thông báo cho tổng kho để phối hợp tiến hành cấp phát vật tư, nguyên liệu, bao bì cho từng lô sản phẩm.
- Thông báo cho phòng QC lên kế hoạch kiểm nghiệm theo tiến độ.
- Chuẩn bị hồ sơ sản xuất cho từng sản phẩm đã được lên kế hoạch và chuyển cho các tổ sản xuất để tiến hành sản xuất.
- Giám sát quá trình sản xuất từ lúc bắt đầu, trong quá trình và đến khi kết thúc nhập kho.
2. Tổ pha chế:
- Nhận kế hoạch pha chế theo ngày, tiến hành pha chế theo từng sản phẩm.
- Kết thúc từng công đoạn ( sấy, trộn hoàn tất) phải cân đối số lượng theo từng lô ( tổng khối lượng cốm, tổng số thùng).
- Nhân viên IPC của phòng QA lấy mẫu kiểm nghiệm cốm bán thành phẩm.
- Chuyển cốm bán thành phẩm về kho biệt trữ 1 chờ kết quả kiểm nghiệm của phòng QC.
3. Tổ dập viên, đóng nang, ép gói:
- Căn cứ kết quả kiểm nghiệm cốm bán thành phẩm, thủ kho biệt tữ 1 sẽ quy định trọng lượng cho phép đối với từng sản phẩm.
- Nhân viên tổ dập viên, đóng nang, ép gối nhận cốm bán thành phẩm và tiến hành dập viên, đóng nang, ép gói.
- Tổng kết số lượng khi kết thúc lô sản xuất.
- Nhân viên IPC của phòng QA lấy mẫu kiểm nghiệm viên, gói bán thành phẩm.
- Chuyên viên, gói bán thành phẩm về kho biệt trữ 2 chờ kết quả kiểm nghiệm của phòng QC.
4. Tổ Bao viên:
Nhân viên IPC của phòng QA lấy mẫu kiểm nghiệm viên, gói bán thành phẩm.
Chuyên viên, gói bán thành phẩm về kho biệt trữ 2 chờ kết quả kiểm nghiệm của phòng QC ( độ hòa tan, vi sinh vật).
5. Tổ xử lí chai:
- Căn cứ vào kế hoạch đóng gói được giao hàng ngày, tiến hành nhậ chai lọ xử lí theo quy trình sẵn sàng cung cấp cho công đoạn đóng gói cấp 1.
6. Tổ đóng gói 1 :
- Căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm viên, thuốc cốm bán thành phẩm thủ kho biệt trữ 2 cấp viên, thuốc cốm bán thành phẩm cho tổ đóng gói 1 tiến hành công đoạn ép vĩ, đếm viên, đổ cốm, đóng tuýp và chuyển toàn bộ qua tổ đóng gói 2 tiến hành công đoạn đóng gói cấp 2.
7. Tổ đóng gói 2:
- Căn cứ vào kế hoạch đóng gói được giao hàng ngày tiến hành nhận bao bì cấp 2, in số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng trên nhãn, hộp, thùng và đóng gói.