5. BIỂU ĐỒ VÀ IN ẤN
5.4. In bảng tính
5.4.1. Định dạng trang in: Page Layout| Page Setup
Hình 3.22. Chức năng định dạng trang in trong Ribbon Page Layout
Trong mục này có các chức năng giống với Word như khai báo hướng giấy (Orientation), thiết lập các lề (Margins), tạo nền trang in (Background), chọn khổ giấy in (Size), ...
Trong trường hợp người sử dụng chưa quen thao tác trên thanh Ribbon thì có thể nhấn vào biểu tượng ở góc phải dưới của Ribbon Page Layout để làm xuất hiện hộp thoại như giao diện của Office 2003.
Hình 5.23. Hộp thoại định dạng trang in (Page Setup)
Ngoài ra, trong Excel có bổ sung một tính năng đặc thù của bảng biểu, đó là cho phép tạo ra các hàng lặp lại ở đỉnh (Rows to repeat at top) và các cột lặp lại ở bên trái (Columns to repeat at left) khi sang trang mới. Nghĩa là có thể tạo các hàng/cột thống nhất trên các trang.
Để chọn các hàng/cột sẽ lặp lại khi sang trang, hãy chọn hộp thích hợp sau đó dùng mouse chọn các hàng trong bảng tính.
Để thiết lập hàng (row) hoặc cột (column) cần được in lặp lại mỗi lần qua trang mới, chọn vào trang Sheet và nháy chuột vào mục Rows to repeat at top rồi rê chuột lên bảng tính để chọn hàng cần lặp.
Hình 5.24. Hộp thoại định dạng trang in (Page Setup) Trường hợp cột thì làm tương tự ở mục Columns to repeat at left.
5.4.2. Xem trước khi in: Office Button | Print | Print Preview
Hình 5.26. Hình minh họa xem trước khi in (Print Preview)
Chức năng này cho phép kiểm tra bảng tính một cách tổng thể trước khi quyết định in chính thức. Ở đây, có thể tiến hành nhiều phép hiệu chỉnh, như: thay đổi lề, cột để bảng tính có thể vừa khít trên một trang... Nhấn ESC hoặc Close để kết thúc xem.
5.4.3. Chức năng in bảng tính: Office Button | Print | Print
Nhấn tổ hợp phím Ctrl_P, xuất hiện hộp thoại như Office 2003. Sau khi chọn chức
năng Print Preview, ta quan sát kết quả xuất ra máy in và có thể thực hiện một số thao tác: Trang in trước/sau Phóng to/thu nhỏ In bảng tính Thiết lập trang in Hiệu chỉnh lề trang Ngắt trang Trở về chế độ soạn thảo
Hình 6.26. Hộp thoại in (Print)
Các thông số in trong Excel hầu hết đều sử dụng theo chuẩn của Windows, như: - Mục Printer: Chọn máy in, có muốn in ra file (Print to file),
- Mục Print Range: Chọn vùng in - All: in toàn bộ,
- From..To để chỉ định các trang sẽ in...
- Print what (In cái gì?) có chứa một số mục riêng của Excel. Nếu muốn in chỉ một vùng bảng tính thì chọn vùng này trước khi thực hiện lệnh in, sau đó đánh dấu vào mục Selection. Để in bảng tính ở Sheet đang làm việc thì chọn mục Active sheet(s) và chọn mục Entire workbook để in toàn bộ file (gồm tất cả các sheet).