5. BIỂU ĐỒ VÀ IN ẤN
5.3.Đặt lọc dữ liệu (Filter)
Lọc dữ liệu nhằm mục đích cho phép xem hoặc lấy các thông tin từ bảng dữ liệu mà thỏa mãn các điều kiện nào đó. Trong Excel có hai phương pháp, đó là lọc tự động (AutoFilter) và lọc nâng cao (AdvancedFilter) . Tùy vào mục đích sử dụng mà có thể chọn một trong hai phương pháp này.
5.3.1. Lọc tự động.
Bước 1. Chọn vùng dữ liệu cần đặt lọc (VD: Bảng báo cáo doanh thu) Bước 2. Vào Ribbon Data chọn Filter, kết quả xuất hiện như bảng dưới.
Hình 5.18. Bảng dữ liệu đang được đặt lọc Bước 3. Cần xác định lọc để có được thông tin gì?
Ở đây sẽ căn cứ nhãn cột để thiết lập điều kiện lọc, điều kiện có thể được thiết lập trên nhiều cột khác nhau và trong mỗi cột điều kiện cũng có thể có những ràng buộc kép (thiết lập ở Text Filter hoặc Number Filter,..).
Ví dụ 1: Lọc DS những mặt hàng có tên vật tư là “xi măng”, cần nháy chuột vào nút drop down ( ) trên nhãn cột VATTU và lựa chọn giá trị “Xi măng”.
Ta sẽ có kết quả, có 3 dòng trong danh sách trên xuất hiện. Với kết quả này, có thể sao chép qua vị trí khác để lưu, in ấn phục vụ báo cáo.
Hình 5.19. Bảng dữ liệu kết quả đặt lọc
Ví dụ 2: Lọc DS những mặt hàng có ký tự đầu của mã số bằng B. Tiến hành thao tác:
+ Chọn dữ liệu
+ Vào Ribbon Data, chọn Filter
+ Chọn nhãn cột VATTU, xuất hiện menu, chọn Text Filter, tiếp theo chọn mục Contains và nhập vào giá trị B.
Hình 5.20. Thao tác đặt lọc (chứa xâu con)
Để huỷ đặt lọc ở cột nào, hãy vào Data chọn Clear ở ngay cạnh nút Filter.
5.3.2. Lọc nâng cao (Advanced Filter)
Điều kiện để thực hiện lọc nâng cao là phải thiết lập vùng điều kiện như đã áp dụng đối với các hàm cơ sở dữ liệu.
Sau khi thiết lập được vùng điều kiện, thao tác thực hiện sẽ gồm các bước sau: + Vào Ribbon Data chọn công cụ Advanced, xuất hiện hộp thoại
Hình 5.21. Hộp thoại lọc nâng cao. Ở mục Action (hành động), có 2 tùy chọn:
+ Filter the list, in-place lọc danh sách và đặt tại chỗ (tương tự AutoFilter) + Copy to another location cho phép copy dữ liệu sau khi lọc sang vùng khác Trong hộp List range (vùng danh sách), chọn vùng dữ liệu sẽ lọc, hoặc nhập tên của danh sách dữ liệu (nếu vùng dữ liệu đã có đặt tên trước đó).
Hộp Criteria range yêu cầu nhập vào đó vùng điều kiện để điều khiển quá trình lọc. Vùng điều kiện này tương tự vùng điều kiện trong đối số của các hàm database.
Nếu mục Copy to another location được đánh dấu, thì hộp Copy to sẽ có hiệu lực để nhập vào đó tham chiếu đến ô đầu tiên của một vùng bảng tính sẽ chứa dữ liệu
sau khi lọc.
Đánh dấu vào hộp kiểm tra [ ] Unique records only để điều khiển việc lọc sẽ chỉ tác động lên những record hay mẫu tin đơn nhất, không trùng nhau. Trong trường hợp hộp này để trống thì trong kết quả lọc được phép chứa các record có dữ liệu trùng nhau.
! Lưu ý: - Khi sử dụng chức năng lọc dữ liệu để trích thông tin sang một vùng bảng tính khác với vùng chứa dữ liệu (thông thường là khác sheet) thì trước khi gọi menu Advanced Filter cần di chuyển đến đứng tại Sheet dự định sẽ chứa thông tin kết quả. Khi đó nếu danh sách dữ liệu và vùng điều kiện chưa được đặt tên và cần chỉ ra trực tiếp, trước hết cần nháy chuột vào tên sheet chứa danh sách, sau đó mới dùng chuột để chọn vùng.
- Khi chọn vị trí (Copy to) sẽ chứa dữ liệu, lưu ý rằng vùng phía dưới và bên phải của vị trí này cần có đủ chỗ trống tối thiếu chứa đủ dữ liệu kết quả, trong trường hợp không đủ vùng trống cần thiết thì có thể sẽ ghi đè lên thông tin đã có trước đó.
- Thông tin sau khi lọc và copy đến một vị trí mới chỉ chứa các kết quả của các công thức tính toán, do đó không thể tự động thay đổi được. Khi dữ liệu trong bản gốc có thay đổi thì phải tiến hành lọc lấy kết quả mới để cập nhật số liệu. Do đó, việc trích (lọc) thông tin chỉ có tác dụng tại thời điểm cần lập báo cáo.
- Đối với việc lọc và đặt tại chỗ (in-place) thường sử dụng để kiểm tra, so sánh thông tin trong danh sách...
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu:
TT SBD Họ tên Giới tính Điểm Xếp loại
1 SP01 Trần Nam Nam 8 Giỏi
2 SP02 Hồng Chuyên Nữ 9 Giỏi
3 SP03 Ngọc Ánh Nữ 7 Khá
4 SP04 Lê Thanh Nam 6 TB
5 SP05 Ngô Trác Nam 5 TB
Hãy thực hiện lọc từ dữ liệu trên theo điều kiện “Giới tính Nam và xếp loại Giỏi hoặc giới tính nữ và xếp loại Khá”
Như vậy, cần xây dựng điều kiện lọc như sau:
Giới tính Xếp loại
Nam Giỏi
Nữ Khá
Sau khi có điều kiện, cần thực hiện thao tác theo các bước sẽ cho kết quả:
TT SBD Họ tên Giới tính Điểm Xếp loại
1 SP01 Trần Nam Nam 8 Giỏi