III. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TAI CÔNG TY CỔ PHẦN KHÁCH
2. Hình thức ghi sổ kế toán
Hình thức kế toán hiện nay công ty đang sử dụng là hình thức chứng từ ghi sổ - kế toán máy. Kế toán máy cập nhật chứng từ theo hình thức chứng từ ghi sổ với từng bộ mã riêng cho từng loại chứng từ ; Ví dụ tập 1N dùng để ghi chứng từ ghi sổ cho các chứng từ thu tiền mặt VNĐ, 2N dùng để ghi chứng từ ghi sổ cho các chứng từ thu tiền mặt ngoại tệ, 1C dùng để ghi chứng từ ghi sổ cho các chứng từ
chi tiền mặt VNĐ, 2N dùng để ghi chứng từ ghi sổ cho các chứng từ chi tiền mặt ngoại tệ.
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ- KẾ TOÁN MÁY CHỨNG TỪ BẢNG LIỆT KÊ CHỨNG TỪ SỔ QUỸ CÁC SỔ (THẺ) KẾ TOÁN CHI TIẾT
NHẬP DỮ LIỆU VÀO MÁY SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT CÁC BÁO CÁO KẾ TOÁN
Ghi hàng ngày
Hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu
Trình tự ghi chép kế toán như sau: Hàng ngày các chứng từ phát sinh thực tế như chứng từ thu chi các loại tiền, chứng từ hoàn ứng, chứng từ thu chi tại tài khoản ngân hàng, chứng từ mua bán hàng đều được tiến hành ghi sổ chi tiết và được nhập vào máy. Trên chương trình máy sẽ cho tiến hành phân định tài khoản đối ứng với các chứng từ này theo từng tập riêng biệt (để sau này lưu trữ chứng từ theo bộ).
Ngoài ra cuối tháng một số chứng từ ghi sổ được lập khác như khấu hao tài sản, tính lãi vay ngân hàng chưa trả, các khoản nợ phải thu, phải trả khác, phân bổ chi phí chờ phân bổ tự lập , kết chuyển hàng xuất bán, xuất nguyên nhiên vật liệu chế biến thành phẩm v.v.. được lập và nhập vào máy. Khi tiến hành khoá sổ thì máy sẽ tiến hành tính toán và kết chuyển các chi phí phát sinh bộ phận vào chi phí chung của bộ phận, phân bổ chi phí quản lý và tính toán kết quả kinh doanh trong kỳ. Việc khoá sổ trên máy được tiến hành lập từng tháng một và được lưu trữ thành riêng 1 nhóm tập tin.
Chương trình máy còn tự động tính và kết xuất một số bảng báo cáo kế toán như bảng cân đối kế toán, bảng cân đối số phát sinh tổng hợp, chi tiết, các bảng báo cáo phân tích hoạt động kinh doanh của từng loại hình kinh doanh của khách sạn như : kết quả kinh doanh phòng ngủ, kết quả kinh doanh dịch vụ ăn uống, kết quả kinh doanh các dịch vụ khác...Ngoài ra máy có khả năng in ấn các chứng từ ghi sổ riêng lẽ hay tổng hợp , in sổ cái, sổ kế toán chi tiết.. .