3.3.1 Chính sách đổi trả, hàng
Do mặt hàng hạt nhựa nguyên sinh mã hàng là mã quốc tế, chất lượng đã được kiểm định trước khi nhập khẩu về Việt Nam, nên gần như không có trường hợp hàng không đúng thông số kỹ thuật hay tính chất hóa học không đúng. Vì vậy, những trường hợp hàng mua bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán nằm trong những lý do sau:
- Hàng bị ẩm ướt do quá trình bảo quản của kho trước khi xuất cho khách hàng.
- Trọng lượng bao không đúng chuẩn (nhỏ hơn 25kg/ bao).
- Khách mua nhầm mã không sử dụng được và thỏa thuận trả lại bên bán.
3.3.2 Chứng từ sử dụng, luân chuyển và báo cáo
Khi phát sinh vấn đề trả hàng từ khách hàng theo như sau:
Ngày 05/12/2020, Công Ty Cổ Phần Stavian Hóa Chất trả lại toàn bộ lô hàng mua ngày 01/12/2020, lý do hàng bị ướt không sử dụng được.
Trước tiên, công ty sẽ cử nhân viên kinh doanh đại diện đến tại khách hàng để cùng kiểm tra xác nhận tình trạng hàng và lập biên bản xác nhận tình trạng hàng hóa và thống nhất ngày nhận lại hàng:
CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT SAMEN
165 đường số 13, KP 5, P. Phước Bình, TP. Thủ Đức ---
Số: 04/12
BIÊN BẢN XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG HÀNG HÓA
Hôm nay, ngày 04/12/2020, tại Công ty Vipora, đại diện bên mua và bên bán gồm:
Bên mua: CÔNG TY CỔ PHẦN STAVIAN HÓA CHẤT
Đại diện kiểm tra:
Bên bán: CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT SAMEN
Đại diện kiểm tra:
Cùng kiểm tra và xác nhận tình trạng hàng như sau:
Stt Tên hàng Ngày mua Số lượng xác
nhận (Kg) Tình trạng Ý kiến bênbán
1 Hạt nhựa LLDPE
lotrene Q 2018H 01/12/2020 5.000 Bị ướt bêntrong bao do lỗi bảo quản của bên bán Đồng ý nhận lại hàng vào ngày 05/12/2020 Cộng 5.000
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Kỹ Thuật Samen)
Tiếp theo, phòng kinh doanh sẽ chuyển biên bản xác nhận này qua kho để làm căn cứ đối chiếu với biên bản trả hàng và hóa đơn xuất trả hàng của bên mua để nhập kho
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---
TPHCM, ngày 05 tháng 12 năm 2021
BIÊN BẢN TRẢ LẠI HÀNG
Hôm nay, vào lúc 15h, ngày 05 tháng 12 năm 2020, tại Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Nhựa Vipora chúng tôi gồm:
1. BÊN BÁN (BÊN A): CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT SAMEN
Địa chỉ: 165 đường số 13, khu phố 5, Phường Phước Bình, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh Mã số thuế: 0311827988
Đại diện:………..…………..Chức vụ:………..………..
2. BÊN MUA (BÊN B): CÔNG TY CỔ PHẦN STAVIAN HÓA CHẤT
Địa chỉ: 1816/3D Quốc Lộ 1A, Phường An Phú Đông, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Mã số thuế: 0 3 1 3 4 2 1 7 2 9
Đại diện:………..…………..Chức vụ:………..……….. Bên B trả lại hàng đã mua và Bên A đồng ý nhận lại hàng đã bán theo hoá đơn số 0001420
ký hiệu SM/19E ngày 01/12/2020, cụ thể các mặt hàng trả lại như sau:
Stt Tên hàng Số lượng trả (Kg) Lý do trả
1 Hạt nhựa LLDPE lotrene Q
2018H 5.000 Hàng bị ướt do bênlỗi bên bán
Cộng 5.000
Biên bản này xác nhận rằng Bên B nhất trí trả lại hàng và Bên A nhất trí nhận lại số hàng trên.
Bên B có trách nhiệm xuất trả lại hóa đơn cho Bên A số hàng đã nêu trên.
Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản, các bản có giá trị pháp lý như nhau.
Đại diện bên A
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)Đại diện bên B
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
(Bản thể hiện của hóa đơn điện tử) Ngày 05 tháng 12 năm 2020
CÔNG TY CỔ PHẦN STAVIAN HÓA CHẤT STAVIAN CHEMICAL.,JSC
Địa chỉ: Lô số 16, đường 206 khu A, Khu công nghiệp Phố Nối A, Xã Đình Dù, Huyện Văn Lâm, Tỉnh Hưng Yên, Việt Nam
Mã số thuế: 0 1 0 4 1 6 0 0 5 4 Họ và tên người mua hàng:
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT SAMEN
Địa chỉ: 165 đường số 13, khu phố 5, Phường Phước Bình, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 0311827988
St
t Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT lượngSố Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 = 4x5
1 Hạt nhựa nguyên sinh HDPE
HHM TR-144 Kg 5.000 26.818,1818 134.090.909
(Xuất hàng trả lại do không đúng chất lượng)
Cộng tiền hàng hóa, dịch vụ: 134.090.909
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 13.409.091
Tổng số tiền thanh toán: 147.500.000
Số tiền bằng chữ: Một trăm bốn mươi bảy triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)Người bán hàng (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Kỹ Thuật Samen)
Sau đó, kho sẽ chuyển toàn bộ chứng từ, hóa đơn qua kế toán để làm căn cứ hạch toán và cấn trừ công nợ hoặc hoàn trả tiền cho bên mua:
Chứng từ Diễn giải Tài khoản
nợ Tài khoản có Số tiền Số Ngày 0016379 02/11/2020 Hàng bán bị trả lại 5212 1311 (ST) 134.090.909 0016379 02/11/2020 Thuế GTGT - Hàng bán bị trả lại 33311 1311 (ST) 13.409.091
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Kỹ Thuật Samen)
Mẫu số: 01GTKT0/001 Ký hiệu: VG/20E Sô: 0016379
Sổ chi tiết tài khoản:
CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT SAMEN
165 đường số 13, KP 5, P. Phước Bình, TP. Thủ Đức
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 5212
Đối tượng: Hàng bán bị trả lại Từ ngày 01/10/2020 đến này 31/12/2020 Loại tiền: VNĐ Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải TKđối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày,tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 Số dư đầu kỳ: 0 … … … … … … 01/11/2021 0016379 03/11/2021 Hàng bán bị trả lại 1311 134.090.909 … … … … … … Cộng số phát sinh: 134.090.909 Tổng cộng 134.090.90 9
- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ... - Ngày mở sổ: ...
Ngày 31 tháng 12 năm 2020
Người lập
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)Kế toán trưởng (Ký, đóng dấu, ghi rõ họGiám đốc tên)
(Nguồn: Phòng kế toán Công Ty Tnhh Kỹ Thuật Samen)
3.4 Kiểm soát nội bộ đối với doanh thu tại công ty
Các hoạt động kiểm soát đối với doanh thu được áp dụng tại công ty chủ yếu thủ công:
- Xét duyệt: đối với khách hàng công nợ, thì bất kỳ đơn hàng nào cũng phải được sự đồng ý của Giám đốc bằng cách ký duyệt trên đơn hàng hoặc qua mail để tránh trường hợp chạy theo doanh số mà bán hàng cho những khách hàng không thể thu hồi nợ.
- Chỉnh hợp: cuối tháng kế toán sẽ đối chiếu sổ chi tiết bán hàng vài bảng tổng hợp tài khoản 511 để tránh trường hợp hạch toán sai, thiếu, thừa doanh thu dẫn đến việc số liệu bị sai lệch.
- Kiểm kê: cuối ngày nhân viên bán lẻ tại quầy phải kiểm kê tiền mặt tại quỹ theo bảng chi tiết bán hàng trong ngày để đảm bảo tài sản không bị thất thoát.
- Kiểm soát phân chia trách nhiệm đầy đủ: mỗi công đoạn, mỗi bước thực hiện, mỗi bộ phận trong quy trình bán hàng được thực hiện bởi nhiều cá nhân để tránh trường hợp một cá nhân nắm nhiều quyền.
Các nguyên tắt kiểm soát đối với doanh thu được áp dụng tại công ty:
Mẫu số S38-DN
(Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC)
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: công ty có những quy trình, sơ đồ như: quy trình bán hàng, sơ đồ tổ chức công ty, sơ đồ tổ chức phòng kế toán, …
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
+ Nhân viên bán lẻ tại quầy tách bạch kế toán ghi sổ + Kế toán tách bạch với thủ kho
+ Xét duyệt bán hàng tách bạch với kế toán bán hàng
3.5 Kế toán giá vốn hàng bán3.5.1 Quy trình mua hàng 3.5.1 Quy trình mua hàng
Căn cứ vào lượng hàng tồn kho thực được kế toán báo cáo hàng tuần và đưa ra kế hoạch nhập hàng
Hàng được nhập từ các nhà cung cấp trong nước và nước ngoài. Nhưng chủ yếu vẫn là nhập khẩu từ nước ngoài
Sơ đồ 3.3: Quy trình mua hàng
(Nguồn: Phòng mua hàng Công Ty Tnhh Kỹ Thuật Samen)
3.5.2 Chứng từ sử dụng và hạch toán
Sau khi thỏa thuân ký hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ chuyển thông tin nhập hàng qua kho, kho sẽ đối chiếu nhập hàng và ký nhận đầy đủ chứng từ, sau đó chuyển toàn bộ qua kế toán để tiến hành hạch toán. Cụ thể qua các ví dụ sau:
Ví dụ 1: Ngày 01/10/2020, công ty có mua hàng của Công ty Công Ty Cổ Phần Bao Bì Nhựa Tiến Thịnh, số lượng: 48.000kg hạt nhựa 218W, giá mua bao gồm thuế là 22.500 đ, thanh toán sau khi nhận hàng theo hóa đơn GTGT số 0000860. Chi phí vận chuyển về đến kho là 2.200.000 đ (đã bao gồm thuế GTGT 10%).
Đàm phán với NCC nước ngoài Kế toán thanh toán theo dõi và thanh toán Kế toán công nợ theo dõi và thanh toán Bộ phận kho lập kế hoạch mua hàng Giám đốc duyệt mua hàngBộ phận Đàm phán với NCC trong nước
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử Ngày 01 tháng 10 năm 2020
Đơn vị bán hàng CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ NHỰA TIẾN THỊNH
Mã số thuế 0 3 1 3 8 8 3 2 1 9
Địa chỉ: Số 140/53 Vườn Lài, Phường An Phú Đông, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT SAMEN
Địa chỉ: 165 đường số 13, khu phố 5, Phường Phước Bình, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh Mã số thuế: 0311827988
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Số tài khoản (Bank account):
St t
Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Hạt nhựa LLDPE 218WJ Kg 48.000 20.454,5454 981.818.182
Cộng tiền hàng: 981.818.182
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 98.181.818
Tổng cộng tiền thanh toán: 1.080.000.000
Số tiền bằng chữ: Một tỷ không tram tá mươi triệu đồng chẵn ./.
Người mua hàng
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)Người bán hàng
(Nguồn: Phòng kế toán Công Ty Tnhh Kỹ Thuật Samen)
Mẫu số: 01GTKT0/001 Ký hiệu: TT/20E Số: 0000860
BIÊN BẢN GIAO NHẬN
Căn cứ Hợp đồng mua bán số 01/2021/TT-SM Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000860 ngày 01/10/2021
Bên giao: Công ty Tiến Thịnh
Địa chỉ: Số 140/53 Vườn Lài, An Phú Đông, Q.12
Người giao:
Bên nhận: Công ty Samen
Địa chỉ: 165 đường số 13, khu phố 5, Phường Phước Bình, TP. Thủ Đức
Người nhận: Cùng nhau thống nhất số lượng giao như sau:
Stt Tên hàng Đvt Số lượng Số bao Ghi chú
1 Hạt nhựa LLDPE 218WJ Kg 48.000 1.920
Cộng 48.000 1.920
Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản
Đại diện bên giao Đại diện bên nhận
(Nguồn: Phòng kế toán Công Ty Tnhh Kỹ Thuật Samen)
Căn cứ váo hóa đơn GTGT và biên bản giao nhận với đầy đủ chữ ký của các bên, kế toán tiến hành nhập kho
CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT SAMEN
165 đường số 13, KP 5, P. Phước Bình, TP. Thủ Đức
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 01 tháng 10 năm 2020 Số: 001
Họ và tên người giao hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ NHỰA TIẾN THỊNH
Theo: hóa đơn số 0000860 ngày 01 tháng 10 năm 2020
Nhập tại: Kho Agrimexco Địa điểm
Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách, vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơnvị tính Số lượng Theo chứng từ nhập Thực
Nhập Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4 1 Hạt nhựa LLDPE 218WJ LL218WJ Kg PN001 48.000 20.454,5454 981.818.182 Cộng 48.000 981.818.182 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Số chứng từ gốc kèm theo: 0000860 Mẫu số 01-VT
(Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC)
Nợ: 1561 Nợ: 1331 Có: 3311
Ngày 01 tháng 10 năm 2020
Người lập Người giao Thủ kho Kế toán trưởng
(Nguồn: Phòng kế toán Công Ty Tnhh Kỹ Thuật Samen)
Và chi phí mua hàng được hạch toán như sau:
Chứng từ
Diễn giải Tài khoảnnợ Tài khoảncó Số tiền
Số Ngày
PN001 01/10/2020 Phi phí mua hàng 1562 1111 2.000.000
(Nguồn: Phòng kế toán Công Ty Tnhh Kỹ Thuật Samen)
Ví dụ 2: Ngày 25/11/2020, công ty có nhập khẩu từ BASELL ASIA PACIFIC LTD., hạt nhựa HDPE17450N, số lượng: 100.000 kg, giá CIF quy đổi ra VNĐ là 23.000 đ, thuế NK là 69.000.000 đ, theo tờ khai hải quan số 10420323691 ngày 25/11/2020, chi phí vận chuyển hàng về đến kho là 22.000.000đ (đã bao gồm thuế GTGT 10%) do công ty vận chuyển Đặng Huỳnh đảm nhiệm.
Căn cứ vào bộ tờ khai hải quan đi kèm là hợp đồng, hóa đơn thương mại, chi tiết đóng gói, bill tàu, kế toán tiến hành nhập kho:
CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT SAMEN
165 đường số 13, KP 5, P. Phước Bình, TP. Thủ Đức
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 25 tháng 11 năm 2020 Số: 010
Họ và tên người giao hàng: BASELL ASIA PACIFIC LTD Theo: TK 104203236911 ngày 25 tháng 11 năm 2020
Nhập tại: Kho Agrimexco Địa điểm
Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thànhtiền Theo chứng từ nhập Thực Nhập A B C D 1 2 3 4 1 Hạt nhựa Polyethylene 17450N High Density HD17450 N Kg PN015 100.000 23.000 2.300.000.000 Cộng 100.00 2.300.000.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Số chứng từ gốc kèm theo: TK10420323691 Mẫu số 01-VT
(Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC)
Nợ: 1561 Có: 3311
Ngày 25 tháng 11 năm 2020
Người lập Người giao Thủ kho Kế toán trưởng
phiếu
(Nguồn: Phòng kế toán Công Ty Tnhh Kỹ Thuật Samen)
Hạch toán hạch toán thuế nhập khẩu:
Chứng từ Diễn giải Tài khoản
nợ
Tài khoản
có Số tiền
Số Ngày
PN010 25/11/2020 Thuế nhập khẩu 1561 3333 69.000.000
(Nguồn: Phòng kế toán Công Ty Tnhh Kỹ Thuật Samen)
Hạch toán hạch toán thuế GTGT:
Chứng từ
Diễn giải Tài khoảnnợ Tài khoảncó Số tiền
Số Ngày
PN010 25/11/2020 Thuế GTGT 1331 33312 69.000.000
(Nguồn: Phòng kế toán Công Ty Tnhh Kỹ Thuật Samen)
Chi phí nhập hàng:
Chứng từ Diễn giải Tài khoản
nợ Tài khoản có Số tiền Số Ngày PN010 25/11/2020 Chi phí mua hàng 1562 3311(ĐH) 20.000.000 PN010 25/11/2020 Thuế GTGT - Chi phí mua hàng 1331 3311(ĐH) 2.000.000
(Nguồn: Phòng kế toán Công Ty Tnhh Kỹ Thuật Samen)
Sổ chi tiết tài khoản
CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT SAMEN
165 đường số 13, KP 5, P. Phước Bình, TP. Thủ Đức
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 1561 Đối tượng: Giá mua hàng hóa Từ ngày 01/10/2020 đến này 31/12/2020 Loại tiền: VNĐ Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải TKđối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày,tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 Số dư đầu kỳ: 45.123.456.002 … … … … … … Mẫu số S38-DN
(Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC)
01/10/2020 PN001 01/10/2020 Nhập kho 3311 981.818.182 25/11/2020 PN010 25/11/2020 Nhập kho 3311 2.300.000.000 25/11/2020 PN010 25/11/2020 Thuế nhập khẩu 3333 69.000.000 … … … … … … Cộng số phát sinh: 20.751.132.100 Tổng cộng 20.751.132.10 0
- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ... - Ngày mở sổ: ...
Ngày 31 tháng 12 năm 2020
Người lập
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)Kế toán trưởng (Ký, đóng dấu, ghi rõ họGiám đốc tên)
(Nguồn: Phòng kế toán Công Ty Tnhh Kỹ Thuật Samen)
3.5.3 Phương pháp xuất kho áp dụng tại công ty
Công ty xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ, cụ thể tình hình nhập xuất, tồn kho qua ví dụ sau:
Hàng 218WJ:
- Tồn kho đầu tháng 10/2020: 100.00kg, giá trị: 2.270.000.000 đ
- Nhập trong kỳ: Ngày 01/10/2020, công ty có mua hàng của Công ty Công Ty Cổ
Phần Bao Bì Nhựa Tiến Thịnh, số lượng: 48.000kg hạt nhựa 218WJ, giá mua bao gồm thuế là 22.500 đ, thanh toán sau khi nhận hàng theo hóa đơn GTGT số 0000860. Chi phí vận chuyển về đến kho là 2.200.000 đ (đã bao gồm thuế GTGT 10%)
Đơn giá xuất kho218WJ=2.270 .000.000100.000+(981.818.182+48.000 +2.000 .00)=21.985đ/kg
Hàng 4024WN:
- Tồn kho đầu tháng 10/2021: 50.000 kg, giá trị: 1.250.000.000 đ
- Trong kỳ không không nhập hàng
Đơn giá xuất kho4024WN=1.250 .000 .00050.000 =25.000đ/kg
Hàng HD17450N
- Tồn kho đầu tháng11/2020: 150.000, trị giá: 3.750.000.000đ
- Nhập trong kỳ: Ngày 25/11/2020, công ty có nhập khẩu từ BASELL ASIA PACIFIC LTD., hạt nhựa HDPE17450N, số lượng: 100.000 kg, giá CIF quy đổi ra VNĐ là 23.000 đ, thuế NK là 69.000.000 đ, chi phí liên quan đến lô hàng là 22.000.000đ (đã bao gồm thuế GTGT 10%).
CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT SAMEN
165 đường số 13, KP 5, P. Phước Bình, TP. Thủ Đức