- Phiếu lương - Bảng lương - Phiếu chi
3.1.5 Tài khoản sử dụng
Các tài khoản như: 642,641,112,111
Tài khoản 334 phải người lao động và các tài khoản đối ứng như :
Tài khoản 338: Phải trả phải nộp khác tài khoản này được mở chi tiết các cấp 2 như: TK 3383 Bảo hiểm xã hội, TK 3384 Bảo hiểm y tế, TK 3386 Bảo hiểm thất nghiệp
TK 3335 Thuế thu nhập cá nhân (nếu có).
Công ty không trích nộp KPCĐ 3.1.6 Sổ sách sử dụng Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 334, TK338 Sổ chi tiết TK 334,TK 338 Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, TK 338 Tài khoản 338 theo dõi chi tiết:
3382 : Kinh phí công đoàn 3383 : Bảo hiểm xã hội 3384 : Bảo hiểm y tế
3386 : Bảo hiểm thất nghiệp
3.1.7 Trình tự lưu chuyển chứng từ tiền lương
Kế toán tiền lương nhận bảng chấm công từ trưởng các bộ phận.
Sau khi kế toán tiền lương đã hoàn thành xong bảng chấm công hoàn thiện thì tiếp tục dựa vào bảng chấm công để lập ra bảng tính lương người lao động.
Khi đã tính ra được bảng lương thực nhận của người lao động sau khi trừ các khoản khấu trừ vào lương, phụ cấp ăn trưa, kế toán tiền lương sẽ chuyển bảng chấm công, bảng lương cho kế toán trưởng, kiểm tra đối chiếu một lần nữa sau đó sẽ trình bảng lương lên cho ban giám đốc.
Sau khi ban giám đốc ký duyệt lương, kế toán tổng hợp sẽ lập ra phiếu chi lương cho thủ quỹ, đồng thời kế toán tiền lương sẽ lập ra phiếu lương cho từng người lao động.
Đến ngày chi lương, thủ quỹ nhận phiếu chi từ kế toán trưởng, sau đó tiến hành trả lương.
Sau khi hoàn tất việc trả tiền lương thủ quỹ đưa các chứng từ chi trả lương cho kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ và hạch toán vào sổ sách kế toán đồng thời lưu trữ chứng từ.
3.2 Quy trình tính lương, chi trả lương và quy trình ghi sổ kế toán tiền lương tạicông ty công ty
3.2.1 Quy trình tính lương và chi trả lương cho người lao động
Ví dụ: trong tháng 03/2021 kế toán tính lương cho tất cả người lao động trong công ty
Bước 1 : Nhận bảng chấm công và kiểm tra đối chiếu
Kế toán tiền lương nhận bảng chấm công của tất cả phòng ban để tính ra được số ngày làm việc thực tế, ngày nghỉ thực tế của từng người, bảng chấm công do các trưởng các phòng ban trong công ty thực hiện. Cuối tháng kế toán lương tổng hợp lại để tính toán thời gian lao động và tính lương.
Hình 3.1 : Bảng chấm công
Hình 3.1 : Bảng chấm công (Nguồn: Công ty cung cấp ) Bước 2: Lập bảng thanh toán lương
Sau khi đã có căn cứ từ “Bảng chấm công”, kế toán tiền lương sẽ lập “ Bảng lương” cho từng phòng ban, trong bảng thanh toán tiền lương cần ghi rõ số tiền lương căn bản, phụ cấp ăn trưa, các khoản được khấu trừ vào lương, cuối cùng là tiền lương thực lãnh. Bảng thanh toán lương sẽ được kế toán lương tổng hợp từ bảng chấm công sau đó kế toán trưởng kiểm tra đối chiếu , cuối cùng ban lãnh đão ký duyệt và thanh toán vào ngày cuối tháng.Thủ quỹ là người trực tiếp chi tiền lương cho người công nhân viên công ty.
Hình 3.2: Bảng lương
(Nguồn: Công ty cung cấp) Bước 3: Lập phiếu lương cho người lao động
Sau khi ban giám đốc ký duyệt và đóng dấu đầy đủ, kế toán lương sẽ lập và in phiếu lương cho tất cả người lao động trong công ty.
Hình 3.3 : Phiếu lương nhân viên
(Nguồn: Công ty cung cấp)
Ví dụ minh họa:
Trong tháng 3 năm 2021 của nhân viên Vương Thị Thúy Hằng được tính như sau :
Ngày công thực tế: 26 ngày
Lương thời gian quy định là : 9.500.000đ Lương ngày công : 365.000đ
Lương đóng BHXH : 4.729.400đ Phụ cấp cơm : 500.000đ
Như vậy lương của nhân viên Hằng tháng 03/2021
Tổng lương = Lương thực tế + Các khoản phụ cấp = 10.000.000đ - Các khoản khấu trừ vào lương :
+ BHXH: 4.729.400đ x 8% = 378.352đ + BHYT: 4.729.400đ x 1,5% = 70.941đ +BHTN: 4.729.400đ x 1% = 47.294đ
=> Lương thực nhận = Tổng lương - các khoản trích theo lương = 10.000.000 - ( 378.352+70.941+47.294 ) = 9.503.413
Bước 4: Lập phiếu chi
Sau khi lập xong bảng thanh toán lương và ban giám đốc đã duyệt, kế toán tổng hợp sẽ lập phiếu chi cho thủ quỹ chi trả tiền mặt cho người lao động.
Hình 3.4: Phiếu chi
(Nguồn: Công ty cung cấp)
3.2.2 Quy trình ghi sổ kế toán tiền lương tại công ty
Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra kế toán tổng hợp sẽ lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương theo tỉ lệ 32%. Trong đó người lao động đóng 10,5% bằng cách khấu trừ vào lương, còn lại 21,5% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hình 3.5: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
(Nguồn: Công ty cung cấp)
Sau đó, kế toán tổng hợp sẽ dựa vào bảng lương đã thanh toán cho người lao động để ghi chép vào “phiếu hạch toán” như sau:
Hình 3.6: Phiếu hạch toán lương phải trả cho người lao động
Hình 3.7: Phiếu hạch toán nghiệp vụ trích lập chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
(Nguồn: Công ty cung cấp)
Hình 3.8: Phiếu hạch toán trích các khoản trừ vào lương người lao động
Căn cứ vào phiếu chi số PC03/127 ( hình 3.4 ) kế toán hạch toán vào phiếu hạch toán như sau:
Hình 3.9: Phiếu hạch toán thanh toán tiền lương cho người lao động
(Nguồn: Công ty cung cấp)
Sau khi đã lập phiếu hạch toán tiền lương, kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ nhật ký chung từng nghiệp vụ tiền lương đã phát sinh theo trình tự thời gian.
Hình 3.10: Sổ nhật ký chung
Sau khi đã ghi sổ nhật ký chung, kế toán tổng hợp tiếp tục vào từng sổ cái chi tiết các tài khoản để theo dõi biến động tăng giảm của các tài khoản.
Hình 3.11: Sổ cái tài khoản 334
( Nguồn : Công ty cung cấp)
Sau đó, kế toán tiếp tục theo dõi những tài khoản đã mở chi tiết để ghi nhận những tài khoản cần theo dõi.
Hình 3.12: Sổ chi tiết tài khoản 3383
Hình 3.13: Sổ chi tiết tài khoản 3384
( Nguồn : Công ty cung cấp )
Hình 3.14: Sổ chi tiết tài khoản 3386
( Nguồn : Công ty cung cấp )
3.3 Kiểm soát nội bộ đối với tiền lương
Kiểm soát nội bộ tiền lương là vấn đề quan trọng trong doanh nghiệp, kiểm soát nội bộ tiền lương tốt giúp cho doanh nghiệp ổn định về nhân công làm tăng năng suất lao động. Công ty đang áp dụng những hoạt động kiểm soát nội bộ như:
- Ban giám đốc là người trực tiếp phê duyệt mức lương của người lao động.
- Bảng chấm công được các trưởng bộ phận trực tiếp chấm hằng ngày, cuối tháng kế toán lương rà soát giữa phần mềm chấm công và bảng chấm công để ra được bảng chấm công chính xác nhất.
- Kế toán lương không kiêm nhiệm việc chi trả lương.
- Khi thủ quỹ chi trả lương bằng tiền mặt xong thì bảng lương sẽ được in ra thêm một bảng thủ quỹ lưu trữ riêng, phòng trường hợp thắc mắc lương và mất chứng từ.
- Sau khi kế toán lương tính ra được bảng lương, kế toán trưởng sẽ kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ liên quan trước khi đưa lên ban giám đốc xét duyệt và hạch toán lên máy tính.
Kết luận chương 3: Dựa trên những chứng từ và các nghiệp vụ phát sinh trong quý của Công ty thông qua đó là những cơ sở đề xuất những kiến nghị liên quan đến tiền lương để hoàn thiện quy trình tính lương trong doanh nghiệp.
CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
Từ những thực trạng công tác tiền lương tại Công ty Thép Thảo Chúc đã trình bày ở chương 3, sau đây sẽ là những nhận xét và đề xuất để hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty .
4.1 Nhận xét chung
Trong nền kinh tế thị trường hiện đại hóa, công nghiệp hóa hiện nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp đang ngày càng gay gắt, các nhà quản lý luôn muốn giảm bớt chi phí tăng năng suất lao động và đạt được doanh thu mong muốn cao nhất. Để đạt được mục tiêu đó thì doanh nghiệp phải tăng kênh quảng cáo sản phẩm ngoài ra còn phải tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm.
Doanh nghiệp muốn làm ăn hiệu quả thì ban quản lý phải thường xuyên cập nhật thông tin cần thiết để áp dụng vào việc sản xuất, kinh doanh. Một trong những thành phần cốt lõi của việc quản lý kinh tế cung cấp các thông tin, giám sát hoạt động kinh doanh có giá trị cao đó là kế toán.
Kế toán là một trong những công cụ quản lý thông tin chính xác, hiệu quả không thể thiếu được trong hệ thống quản lý kinh tế, tài chính của các đơn vị cũng như toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Hiểu được tầm quan trọng của công tác kế toán đối với doanh nghiệp nên từ khi thành lập Công Ty TNHH ĐT TM Thép Thảo Chúc đã luôn chú trọng đến công tác kế toán. Với đội ngũ nhân viên kế toán có kinh nghiệm và có tinh thần trách nhiệm cao, luôn hoàn thành tốt những nhiệm vụ được ban lãnh đạo công ty giao, đội ngũ kế toán luôn cung cấp chính xác được những nhu cầu thông tin cần thiết.
Một trong những thông tin quan trọng của mà bộ phận kế toán cung cấp đó là thông tin về tiền lương và các khoản trích theo lương vì đó là một trong những nền tảng để cấu thành nên giá thành sản phẩm là chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cũng là tiền đề để cải tiến sản xuất tăng năng suất lao động, vì vậy việc phân bổ lương phải đúng, chính xác và kịp thời phù hợp với người lao động và xứng đáng với những gì họ bỏ ra.
Trong quá trình hình thành và phát triển Công Ty Thép Thảo Chúc luôn không ngừng phát triển và khẳng định được chỗ đứng của mình trong nền kinh tế hiện đại hóa. Công ty luôn phát huy những điểm mạnh về cơ sở vật chất và đội ngũ nhân lực của mình.
Công ty có bộ máy quản lý các phòng ban chặt chẽ, các phòng ban làm đúng với tính chất công việc được giao. Mỗi nhân viên được phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng của mình. Phòng kế toán thiết kế tương đối gọn nhẹ các thành viên đều có những nhiệm vụ cụ thể riêng biệt nhưng tính chất công việc vẫn liên quan đến nhau nhằm đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác.
4.1.1 Thuận lợi
Công ty có ban Giám đốc và đội ngũ lãnh đạo có năng lực, có nhiều kinh nghiệm trong việc điều hành sản xuất kinh doanh, cán bộ công nhân viên lành nghề, trang bị cơ sở vật chất hiện đại.
Chức năng trách nhiệm của từng thành viên trong bộ máy kế toán công ty được phân công rõ ràng tạo điều kiện cho viêc hạch toán kế toán tại công ty được thực hiện một cách nhanh gọn. Đội ngũ kế toán công ty hầu hết có trình độ từ Cao đẳng đến đại học và có kinh nghiệm trong các lĩnh vực mà công ty hoạt động.
Việc đào tạo và nâng cao kiến thức kế toán luôn được ban lãnh đạo công ty coi trọng, các nhân viên kế toán không những vững các nghiệp vụ, phần tin học văn phòng mà còn hiểu rõ về ngành nghề hoạt động của công ty.
Phòng kế toán tuy không lớn nhưng nghiệp vụ phát sinh vẫn xảy ra hằng ngày không có hiện tượng lúc quá bận và lúc lại nhàn rỗi, mỗi người luôn có trách nhiệm với công việc mình làm, điều này giúp tối đa hóa nguồn lực và đem lại hiệu quả công việc cao.
Các chứng từ kế toán phát sinh tại công ty được lưu trữ cẩn thận trong phòng kế toán, chứng từ được sắp xếp một cách gọn gàng theo năm kế toán để khi có những cuộc kiểm tra, kiểm toán công ty có thể khẳng định tính chính xác của các nghiệp vụ phát sinh.
4.1.2 Khó khăn
Nhìn theo một cách tổng quan công tác kế toán tại công ty tổ chức một cách khả quan, tuy nhiên còn có một số mặt còn hạn chế trong quá trình quản lý và sản xuất kinh doanh.
Công ty chưa có chế độ lương thưởng hợp lý cho người lao động, khuyến khích người lao động tham gia tăng năng suất, khuyến khích lao động.
Vẫn còn trả lương bằng hình thức tiền mặt, điều này sẽ gây ra mặt hạn chế khi chi trả lương.
Chưa áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình kế toán. Công ty chưa áp dụng trích kinh phí công đoàn.
4.2 Nhận xét về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được công ty cực kỳ chú trọng, bộ phận kế toán tiền lương do đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm đảm nhiệm, phản ánh chính xác, kịp thời .
Các hạch toán lương, BHXH, BHYT,BHTN đều luôn chấp hành đúng theo Luật của Nhà Nước. Kế toán tiền lương của công ty luôn cập nhật những công văn, nghị định mới của Nhà Nước vào việc trích quỹ Bảo hiểm cho người lao động.
Về việc luân chuyển chứng từ tiền lương được công ty quy định thống nhất, mọi chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương như (bảng chấm công , bảng phân bổ tiền lương, bảng lương,...) đều được lập và gửi về phòng kế toán để làm chứng từ để ghi chép vào các sổ nhật ký chung, sổ cái TK 334, TK 338. Hình thức lưu trữ chứng từ như này giúp công ty quản lý chứng từ hiệu quả hơn vì chúng liên quan đến nhau tránh việc bỏ sót chứng từ hay làm mất chứng từ.
Trong tình hình hiện nay, công tác quản lý nguồn lao động có ý nghĩa và vai trò quan trọng, giải quyết đúng đắn mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động, thấy được tầm quan trọng của việc quản lý lao động công ty đã cố gắng hoàn thiện công tác quản lý lao động hiệu quả hơn.
4.3 Kiến nghị
Mục tiêu của công ty hiện nay là tăng doanh thu cho công ty, giảm được tối đa chi phí phát sinh, tăng năng suất lao động. Để đạt được điều đó ban quản lý phải phân bổ, tính toán, phân tích hợp lý chi phí phát sinh mà tiền lương cũng là một trong những bộ phận cấu thành nên chi phí của doanh nghiệp. Công ty cần hoàn thiện công tác tiền lương dựa trên nguyên tắc tôn trọng các chế độ kế toán hiện hành và cần bổ sung thêm các quy định mới để phù hợp với tình hình sản xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương tại công ty.
Hiện tại Công Ty TNHH ĐT TM Thép Thảo Chúc đã có nhiều thế mạnh cần phát huy, tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế trong khả năng của công ty có thể từng bước khắc phục để hoàn thiện hơn. Trên những cơ sở về lý luận, đặc điểm tình hình của công tác tiền lương và các khoản trích theo lương em xin đưa ra những kiến nghị như sau:
Kiến nghị thứ 1: Công ty nên áp dụng trả lương bằng hình thức qua thẻ ATM
Khi nền kinh tế ngày càng phát triển hàng loạt các ngân hàng đã cho xây dựng các trụ ATM rút tiền bằng thẻ, sử dụng các tài khoản cá nhân. Điều này là một bước ngoặc lớn của
hệ thống Ngân hàng Việt Nam giảm bớt sự lưu thông về tiền mặt cũng như hạn chế những rủi ro trong việc di chuyển.
Do đó việc áp dụng thanh toán lương cho người lao động bằng tài khoản cá nhân trong công ty là rất cần thiết điều này làm làm giảm được công việc cho thủ quỹ, giảm được sử dụng lượng tiền mặt trong công ty cũng như bảo mật được tiền lương của cán bộ công