tại Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ Techpro
Là sinh viên thực tập tại công ty, tuy kiến thức còn hạn chế nhưng được sự giúp đỡ của thầy cô giáo và các chị trong phòng kế toán, em xin đưa ra những một vài ý kiến đề xuất giúp tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty trong tương lai được hoàn thiện tốt hơn.
Thứ nhất, Công ty chủ động xem xét, kiểm tra lại năng lực làm việc của các giám đốc chi nhánh để củng cố nâng cao chất lượng cũng như năng lực lãnh đạo của toàn bộ ban quản lý công ty. Bên cạnh đó, về nhân lực thì công ty nên tăng cường tuyển thêm nhân viên kế toán cho phòng kế toán để giảm khối lượng công việc quá nhiều, tăng hiệu quả làm việc, hoàn thành đúng hạn được các yêu cầu của ban giám đốc.
Công ty nên tổ chức các buổi hội thảo và tập huấn tại công ty thường xuyên hơn. Kinh doanh công nghệ luôn yêu cầu trình độ chuyên môn rất cao và việc đào tạo lại đội ngũ nhân viên làm việc kỹ thuật là giải pháp lớn nhằm thích ứng nhanh chóng được những nhiệm vụ trong thời kì công nghệ hoá-hiện đại hoá.
Thứ hai, về công tác luân chuyển chứng từ được nhanh chóng và không bị mất mát thì công ty nên lập một sổ giao nhận chứng từ khi luân chuyển qua các bộ phận khác được thiết kế và lưu theo hình thức nội bộ công ty. Đồng thời, yêu cầu các bên giao nhận phải có chữ kĩ nhằm nâng cao được trách nhiệm trong việc bảo quản lưu trữ chứng từ. Em xin đưa ra một mẫu sổ giao nhận chứng từ như sau:
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Bích Ngọc
Đơn vị: Công ty cô phản phát triên công nghệ TECHPRO
Địa chì: số 51/39. Hảo Nam.. P.Ô Chợ Dừa, Q.Đổng Da1TP Hả
Nội
SỎ GIAO NHÂN CHỬNG TỬ Từ ngày.../.đến ngày.
... ...
Biểu 3.1: Mau sổ giao nhận chứng từ
Thứ ba, trong công tác kế toán vốn bằng tiền thì công ty còn gặp một hạn chế lớn đó là vấn đề kiểm kê tiền mặt tại quỹ. Theo em, để khắc phục được nhược điểm này, công ty nên lập ra một định mức tồn quỹ cụ thể dựa trên kế hoạch thu chi tiền mặt trong kỳ. Hiện nay vẫn chưa có một quy định nào định mức tồn quỹ hợp lý mà chỉ tuỳ thuộc vào tình hình kinh doanh của công ty để xác định. Dựa theo Khoản 1 Điều 2 Thông tư 164/2011/TT-BTC ngày 17/11/2011 của Bộ tài chính sử dụng cho đơn vị sự nghiệp, em xin áp dụng để tính định mức tồn quỹ tiền mặt cho Công ty theo công thức sau:
Tông các nhu câu thanh toán, chi trả bàng tiên mặt trong quý kế hoạch
Định mức ton =---X Sô ngày
quỹ tiên mặt định mức
So ngày làm việc trong quỳ kẻ hoạch
Trong đó: Số ngày làm việc trong quý kế hoạch là 65 ngày nhưng áp dụng vào tình hình công ty thì số ngày làm việc trong quý là 80 ngày, số ngày định mức là 3 ngày vì công ty cũng thường xuyên giao dịch ngân hàng.
STT Dien giãi Sò Iucmg ■: tờ Ị ÊòtỉỄn A B 1 ~ 2 I Sò drrtE∈o sò quỳ: T.- II Sò ki Hiii kẽ thực tè: 1 Tronz đỏ: - Loại 2 - Loai
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Bích Ngọc
Không thể chỉ dựa vào định mức tồn quỹ mà Công ty nên theo dõi kiểm soát thường xuyên sự biến động của tiền mặt và TGNH trong nội bộ. Vì đây là một quá trình quan trọng nhằm kiểm soát các rủi ro có thể xảy ra như mất mát tiền, sử dụng sai mục đích, bị đánh cắp bới nhân viên nội bộ hoặc việc chuyển khoản rút tiền bị lỗi,... Thông qua đó có thể biết được lượng tiền mặt còn tại quỹ và số dư TGNH để báo cáo cho Ban giám đốc tình hình tài chính của công ty và có những phương án kinh doanh phù hợp.
Đồng thời, công ty nên chú trọng lập kế hoạch quản trị dòng tiền để không xảy ra trường hợp dòng tiền bị thiếu hụt ở mức nghiêm trọng hoặc dư thừa tiền dẫn đến sử dụng không hiệu quả lãng phí trong khi công ty còn đang vay vốn với lãi suất cao. Kế toán cần có những biện pháp xử lý dòng tiền thừa hoặc thiếu thích hợp để báo cáo cho ban quản trị. Khi số dư tiền mặt, TGNH bị thấp thì kế toán chủ động sử dụng các biện pháp hướng đến sự cân bằng như vay vốn ngân hàng, tăng khả năng thu hồi nợ,.. .để đủ lượng tiền chi ra cho hoạt động kinh doanh của công ty. Ngược lại, nếu dư thừa cần xem xét và thông báo cho ban quản trị để quyết định đầu tư một cách thích hợp nhằm tăng sức sinh lời. Vì vậy, để đảm bảo cân đối thu chi và hoạt động đầu tư thì phải xây dựng kế hoạch điều hoà lượng tiền, dữ trữ tiền ở mức hợp lý.
Bên cạnh đó, hằng tháng, quý, năm hoặc có thể là đột xuất Công ty nên thực hiện kiểm tra trực tiếp lượng tiền mặt tồn quỹ nhằm xác định các sai xót như chênh lệch giữa tiền mặt thực tế và trên sổ. Khi tiến hành quy trình kiểm kê, Công ty nên lập ban kiểm kê bao gồm có thủ quỹ và kế toán đồng thời lập biên bản kiểm kê. Trước khi kiểm kê, kế toán hoặc thủ quỹ kiểm tra lại các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ thu chi và tính ra được số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê.
Trên Bảng kiểm kê quỹ cần phải xác định và ghi rõ nguyên nhân gây ra thừa hoặc thiếu quỹ, có ý kiến nhận xét và kiến nghị của Ban kiểm kê. Bảng kiểm kê quỹ phải có đầy đủ chữ ký của thủ quỹ, Trưởng ban kiểm kê và kế toán trưởng. Mọi khoản chênh lệch quỹ đều phải báo cáo giám đốc doanh nghiệp xem xét giải quyết.
Mẫu biên bản kiểm kê có thể được lập như sau:
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Bích Ngọc
Đom lị: Cõng ty Co phản Phắt tiền Mầu so OSa- TT
Công nghệ Techpro
Địa chĩ: So 51 39, HaoNanL ÍBan hãnh theo Thông tư so: 2Cl0'2014;TT-BTC Phường O Chợ Dữa. Quặn Đông Đạ
Thánh phô Há Nội
n≡iv 22 122014 của BTCỊ
BANG KIÊM KE QUỸ
(Dũng cho KJVDJ sʃ_________
Hôm nay, vảo...giờ...ngàv...tháng...năm... Chiing tôi gôm:
- Óng Bi:...đại diện kê toán - Óng Bi:...đại diện thũ quỹ - Qng B á:...đại diện... Cứng t:ẽn hành kiêm kè quỹ tiên mạt kẽt quá như sau:
Tên TK:... Bão cáo lạp bỡi... ...Ngày...
So TK... Kiem tra bỡĩ
________________
...Ngày.. .
Ngày tĩnh tuôi nợ... Đơn vị tĩnh... ...
T èn K H Kv hạn nợ Sổ HD Ngây HD Ngây đèn hạn Dư nợ Tron g hạn Quá hạn 1- 30 ngày Quả hạn 31-60 ngày Quá hạn 61- 90 ngày Quá hạn >90 ngày Tong cộng
Người lạp bão cáo Kè toán trướng
(Ký, họ tên) (Kỹ ,họ tên)
-Lý do: — Thin:... ÷ TEIEU: ...............
- Kẽt liiỊTì SIU khi LsHtiI kẽ quỹ:.........
Kê toãn trưởng Thũ quỹ Nguvi chịu trách nhiệni kicm kê quỳ
(jKj⅛ họ ỉén) (Kỷ, họ lén) (Ký, Aọ i⅛..∙
Biểu 3.2: Mau sổ kểm kê quỹ tiền mặt theo thông tư 200
Thứ tư, biện pháp quan trọng để cải thiện được tình hình kinh doanh của Công ty là tiến hành lập một chính sách chi tiết về việc thu hồi tất cả các khoản nợ bao gồm các chính sách cho các khoản nợ phải thu khó đòi.
Chính sách bán hàng của công ty tại thời điểm bây giờ khá tốt do ảnh hưởng của dịch Covid nhưng doanh thu thu được vẫn đạt 85% so với kế hoạch nhưng chính sách thu hồi các khoản phải thu khách hàng lại chưa triệt để. Có một chính sách em xem xét thấy rất phù hợp với tình hình của Công ty là kế toán công nợ các khoản phải thu nên theo dõi theo tuổi nợ để xác định được những khoản nợ quá hạn, khó đòi nhằm đưa ra các biện xử lý tốt nhất.
Kế toán công nợ nên lập báo cáo các khoản phải thu theo tuổi nợ liệt kê chi tiết tất cả các khách hàng có hoá đơn chưa thanh toán (hoặc thanh toán một phần) và sắp xếp các số dư các hóa đơn của họ theo ngày quá hạn thanh toán.
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Bích Ngọc
V 1-30: Hoá đơn trong cột này đã quá hạn từ 1-30 ngày.
V 31-60: Hoá đơn trong cột này đã quá hạn 31-60 ngày.
V 61-90: Hoá đơn trong cột này là 61-90 ngày quá hạn.
V Hơn 90: Hóa đơn ở đây quá hạn hơn 90 ngày kể từ ngày hết hạn hóa đơn.
Ke toán xác định thời gian hoá đơn quá hạn (1 ngày, 30 ngày, 60 ngày, hoặc 90 ngày) để gọi cho khách hàng nhắc nợ và hỏi xem khi nào khách hàng có thể thanh toán cho công ty.
Những khách hàng có thời gian quá hạn từ 61-90 ngày là những cá nhân tổ chức quá chậm trễ trong việc thanh toán và không thể trả hết trong một lần vì vậy không chỉ đơn giản gọi điện thúc giục khách hàng mà kế toán cần phải xây dựng một lịch trình thanh toán từng phần nếu thấy hợp lý.
Còn về các khoản phải thu trễ hạn trên 90 ngày, kế toán nên rà soát lại toàn bộ để xem có thể thu hồi được khoản tiền nào. Nếu không được thì tiến hành hồ sơ khởi kiện thu nợ.
Đơn vị: Công ty Co phàn Phãt triển Công nghệ T echpto
Địa chi: sổ 51/39, Hào Nam, Phường ò chợ Dừa, Quân Đống Đa, Thảnh phổ Hà Noi
BÃO CẢO CÁC KHOẢN PHẢI THU THEO TUỎI NỢ Năm....
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Bích Ngọc
Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi, Công ty nên trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu dự kiến không thu được hoặc khách hàng phá sản tránh trường hợp tổn thất quá nhiều ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của công ty.
V 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm
V 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đếndưới2 năm
V 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đếndưới3 năm
V 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
Dựa vào những quy định trên, kế toán dự kiến được mức tổn thất có thể xảy ra và ghi chép lại toàn bộ các khoản dự phòng đã trích lập vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán. Công việc này yêu cầu kế toán phải thường xuyên theo dõi và trích lập theo từng năm.
Sau khi trích lập Công ty hạch toán
> Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi kỳ này lớn hơn kỳ trước chưa hạch toán hết thì
Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 229(2293) Dự phòng tổn thất tài sản
> Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi kỳ này nhỏ hơn kỳ trước chưa hạch toán hết thì
Nợ TK 229(2293) Dự phòng tổn thất tài sản Có TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Thứ năm, về vấn đề quản lý tạm ứng, Công ty phải theo dõi chặt nghiêm ngặt hơn nữa công tác tạm ứng của nhân viên công ty, xem xét thật kĩ quá trình tạm ứng để giải quyết kịp thời trường hợp thừa hoặc thiếu tiền xảy ra.
Trường hợp thừa tiền là số tiền tạm ứng nhiều hơn số tiền xin hoàn tạm ứng thì các chừng từ kế toán cần có là hoá đơn, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, bảng kê chi phí, phiếu thu số tiền còn lại.
Với rất nhiều ưu điểm như vậy thì công ty nên xem xét đưa phần mềm MISA vào
sử dụng để tối đa hiệu quả làm việc, tăng năng suất công việc.
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Bích Ngọc
Trường hợp thiếu tiền là số tiền đã tạm ứng thấp hơn số xin hoàn tạm ứng, chứng từ cần có là hoá đơn, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, bảng kê, phiếu chi có sự phê duyệt của kế toán trưởng.
Vì vậy, kế toán cần lưu trữ những chứng từ gốc cẩn thận và có hệ thống phân loại thông minh phục vụ cho việc theo dõi, thanh toán đúng số tiền và đối tượng giúp tăng cường công tác quản lý tiền mặt trong việc sử dụng tiền đã đúng mục đích, đúng việc hay không.
Cuối cùng, em xin đề xuất là Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán để trợ giúp tối đa công việc cho bộ phận kế toán. Với một công ty quy mô khá lớn và hoạt động lâu năm thì kế toán thủ công thường rất vất vả trong việc hạch toán và lưu trữ chứng từ gốc. Hiện nay có rất nhiều các phần mềm kế toán phù hợp mà công ty có thể tham khảo như MISA, Smartpro....
Một mẫu phần mềm đáng được chú ý đó là phần mềm MISA được nâng cấp với nhiều tính năng tiện lợi , giao diện đẹp, giá cả hợp lý, hệ thống đa dạng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, tốc độ xử lý dữ liệu xem sổ sách và báo cáo rất nhanh so với kế toán thủ công,...
Biểu 3.4: Giao diện phần mềm MISA
có những giải pháp tối ưu nhất để hỗ trợ các doanh nghiệp kém phát triển trong mọi lĩnh vực kinh doanh.
Nhà nước nên áp dụng nhiều chính sách miễn, giảm, dãn thuế cho các doanh nghiệp đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp thông qua Nghị định số 41/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về gia hạn thời hạn nộp thuế và tiền thuê đất có hiệu lực kể từ ngày ban hành và được áp dụng rộng rãi cho hầu hết doanh nghiệp chịu tác động trực tiếp của dịch Covid-19.
Bên cạnh đó, cần có nhiều chính sách cần được ưu tiên hỗ trợ như nâng cao năng lực công nghệ, hỗ trợ mặt bằng kinh doanh cho doanh nghiệp, thông tin thị trường, tổ chức nghiên cứu thị trường, chính sách ưu đãi cho các doanh nghiệp thanh toán và luân chuyển tiền qua nhiều hình thức nhằm giảm rủi ro khi dùng tiền mặt, chính sách chế độ khuyến khích đào tạo đội ngũ chuyên gia kế toán của các doanh nghiệp có nhu cầu nhưng chưa đủ nguồn kinh phí.
Các văn bản thông tư cần được quy định rõ ràng và cập nhập theo đúng tình hình kinh tế như Thông tư số 01/2020/TT-NHNN ngày 13/3/2020 của ngân hàng nhà nước, Ban hành Nghị định số 22/2020/NĐ-CP ngày 24/02/2020 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 139/2016/NĐ-CP ngày 04/10/2016 của Chính phủ quy định về lệ phí môn bài.. .nhằm giúp các doanh nghiệp áp dụng đúng lúc phù hợp với tình hình kinh tế mà không tốn quá nhiều thời gian để tìm hiểu và thích ứng.
về ngân hàng nhà nước Việt Nam nên nới lỏng chính sách tín dụng với việc huy động vốn của các doanh nghiệp để cùng nhau vượt qua khoảng thời gian khủng hoảng này và hướng tới mục tiêu phát triển toàn diện.
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Bích Ngọc
Hiện nay, Công ty vẫn luôn giữ vững được tình hình kinh doanh trong thời kỳ kinh tế khó khăn với đại dịch Covid nhờ những chính sách phát triển và phương hướng phù hợp tuy nhiên công ty vẫn còn đang gặp nhiều hạn chế về trình độ quản lý, chưa nhận biết hết được tầm quan trọng của vấn đề tổ chức công tác kế toán. Vì vậy để đảm bảo thực hiện tốt tổ chức công tác kế toán thì công ty nên tuân thủ các nguyên tắc sau:
Nắm rõ các nguyên tắc, chính sách, chế độ, thể lệ, các quy định của pháp luật hiện hành để áp dụng đúng với loại hình doanh nghiệp của mình.
- Luật Kế toán sửa đổi 2015, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán