5. Kết cấu khóa luận
1.4.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của Doanh nghiệp, nó được nhập xuất kho thường xuyên liên tục. Tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm vật liệu của từng Doanh nghiệp mà các Doanh nghiệp có các phương pháp kiểm kê khác nhau. Có Doanh nghiệp kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất, nhưng cũng có Doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ. Tương ứng với hai hương pháp kiểm kê trên, trong kế toán tổng hợp về vật liệu nói riêng, hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp là:
- Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp kiểm kê định kỳ.
a) Kế toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên
> Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó, tuy nhiên những Doanh
được lượng nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung.
Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán. về nguyên tắc, số hàng tồn kho thực tế phải luôn phù hợp với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.
Phương pháp này áp dụng trong các Doanh nghiệp có quy mô lớn chủ yếu là Doanh nghiệp Nhà nước sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau với số lượng lớn, giá trị cao.
Tài khoản sử dụng
Để hạch toán NVL kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán:
- Tài khoản 152 - “Nguyên vật liệu”.
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm NVL theo giá thực tế có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ, kho tuỳ theo phương diện quản lý và hạch toán của từng đơn vị.
Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế làm tăng NVL trong kỳ như mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận góp vốn....
Bên Có: Phản ánh giá thực tế làm giảm NVL trong kỳ như xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu được hưởng.
Số dư Nợ (đầu kỳ hoặc cuối kỳ): Phản ánh giá trị NVL tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ)
Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2: + TK 1521: NVL chính
+ TK 1522: Vật liệu phụ + TK 1523: Nhiên liệu
+ TK 1524: Phụ tùng thay thế
+ TK 1525: Vật tư, thiết bị xây dựng cơ bản + TK 1528: Vật liệu khác.
Đánh giá tăng
HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, CCDC, hàng hoá mà Doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của Doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số gửi ở kho người khác).
Bên Nợ: Giá trị NVL đang đi đường đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Bên Có: Phản ánh trị giá hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc bàn giao cho khách hàng.
Số dư Nợ: Phản ánh trị giá hàng đi đường (đầy kỳ hoặc cuối kỳ).
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như:
+ Tài khoản 111: Tiền mặt
+ Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng + Tài khoản 131: phải thu của khách hàng + Tài khoản 133: Thuế GTGT được khấu trừ + Tài khoản 331: Phải trả người bán
Căn cứ vào giấy nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết thì khi hàng về đến nơi có thể lập ban kiểm nhận vật liệu cả về số lượng, chất lượng, quy cách. Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế để ghi vào “Biển bản kiểm kê vật tư” sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho” vật tư trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trường hợp phát hiện thừa thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản.
Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu ở Doanh nghiệp thường bao gồm:
- Hoá đơn bán hàng (nếu tính theo phương pháp trực tiếp). - Hoá đơn GTGT (nếu tính theo phương pháp khấu trừ).
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho ... tuỳ theo từng nội dung chủ yếu của từng doanh
nghiệp.
HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
> Hạch toán tăng NVL đối với các Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương
pháp khấu trừ.
Đối với các Doanh nghiệp kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua bán có hoá đơn, chứng từ, ghi chép hoá đơn đầy đủ) thuế GTGT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của VL. Như vậy khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua thực tế được ghi tăng VL, còn phần thuế GTGT đầu vào được ghi vào số khấu trừ cụ thể.
TK 151 TK 152 TK 621
Nguyên vật liệu đi đường kỳ trước *
TK 627, 641,642 TK 331,111,112,
141., 331
Tăng do mua ngoài (phương pháp khấu trừ VAT)
TK 33 Thuế VAT --- -;- - - -► được khấu trừ TK 333 Thuế nhập khẩu TK411
Xuất cho sản xuất chung bán hàng, QLDN
TK 632 (157)
Xuất gửi bán
TK 128,222
Xuất góp vổn liên doanh
Nhập cấp phát, khen thướng
—---►
TK 642,3381
TK 1381,642
Thiếu phát hiện khi kiểm kê
Thừa phát hiên khi kiểm kê
TK 154
TK 128, 222 Xuất thuê ngoài gia công
Nhập lại vốn góp liên doanh
tôn đâu kỳ
TK 111,331,141
HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Hình 1.4 Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên (thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)
b) Hạch toán NVL, công cụ, dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ
> Kế toán NVL, công cụ, dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
Phương pháp kiểm kê định kì là phương pháp kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trển sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra trị giá vật tư hàng hóa đã xuất trong kỳ theo công thức:
Trị giá vật tư hàng hóa xuất kho Trị giá vật tư hàng hóa mua vào trong kỳ Trị giá vật tư hàng hóa tồn kho đầu kỳ Trị giá vật tư hàng hóa tồn cuối kỳ +
Theo phương pháp kê khai thường xuyên, mọi biến động vật tư hàng hóa không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho. Giá trị vật tư hàng hóa mua và nhập kho được phản ánh trên một tài khoản riêng (Tài khoản “Mua hàng”)
Công tác kiểm kê vật tư hàng hóa trên được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định giá trị vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế, trên cơ sở đó kế toán phản ánh vào các tài khoản hàng tồn kho. Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kì, các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để kết chuyển số dư cuối kỳ).
Phương pháp kiểm kê định kỳ thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều loại vật tư, hàng hóa với quy cách và mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên.
Phương pháp kiểm kê định kì hàng tồn kho có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng công việc của kế toán, nhưng độ chính xác về vật tư hàng hóa xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến, bãi....
Các TK sử dụng
TK 611 mua hàng: Là TK phản ánh giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ tăng (↑) (ị) giảm trong kỳ.
Bên nợ: Giá thực tế VL, công cụ, dụng cụ tồn đầu kỳ, tăng trong kỳ.
HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Bên có: Kết chuyển giá thực tế VL công cụ, dụng cụ tồn cuối kỳ do:
- Giá thực tế VL, công cụ, dụng cụ giảm do hàng bị trả lại, chiết khấu thương mại
- Tổng giá thực tế VL xuất dùng.
TK này không có số dư và mở chi tiết cho từng loại NVL, công cụ, dụng cụ. TK 152: (nguyên liệu, VL) là TK theo dõi giá thực tế VL tồn kho
Bên nợ: Giá thực tế VL tồn kho cuối kỳ được kết chuyển sang từ TK 611 Bên có: Kết chuyển giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ sang TK 611.
TK này dư nợ: Phản ánh giá thực tế VL tồn kho
Phương pháp hạch toán
Giá trị NVL mua vào (phương pháp khâu trừ) TK 1331 Thuế VAT ---;---► được khấu trừ TK 333 Thuế nhập khẩu Ket chuyển gi á tri NVL
CUÔ1kỳ
TK 331 Giá tri hàng mua trả lại
TK 411
Nhập vốn liên doanh
—×, ■ . . -—r;—í- - - - -*■
câp phát, tặng thưởng TK 412
Bánh giá tăng nguyên ■ vật liệu
TK412 Đảnh giá giảm nguyên
vật liệu
TK 1331
Thuế VAT không được - - ---÷∙ khấu trừ của hàng trả 1 ại
TK 632 Giá trị nguyên vật liệu
xuât dùng
TK 821 138,334 Giá trị thiếu hụt mất mát
Hình 1.5 Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê kiểm kê định kỳ 1.4.3. Kế toán dự phòng giảm giá NVL tồn kho cuối kì
a) Khái niệm Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất, kinh doan phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm hàng hóa tồn kho bị giảm giá, đồng thời phản ánh đúng giá tri thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho khi doanh nghiệp lập báo cáo tài chính.
b) Điều kiện lập dự phòng
Đối tượng lập dự phòng bao gồm nguyên vật liệu, dụng cụ dùng cho sản xuất, vật tư, hàng hóa, thành phẩm tồn kho, sản phẩm dở dang (bao gồm cả hàng tồn kho bị hư hỏng, kém phẩm chất, lạc hậu ..) mà giá gốc trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần cho việc bán sản phẩm đó.
Điều kiện lập dự phòng:
- Có hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn của hàng tồn kho.
- Là những vật tư, hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
c) Thời gian lập và hoàn nhập dự phòng
- Thời điểm lập và hoàn nhập dự phòng là thời điểm cuối kỳ kế toán năm. Trường hợp doanh nghiệp được Bộ tài chính chấp thuận áp dụng năm tài chính khác
năm dương lịch thì thời điểm lập dự phòng là ngày cuối cùng của năm tài chính. - Riêng đối với những doanh nghiệp niêm yết phải lập báo cáo tài chính giữa niên
độ thì được trích lập và hoàn nhập dự phòng cả thời điểm lập báo cáo tài chính
Doanh ngiệp căn cứ vào tình hình giảm giá và số lượng của từng loại hàng tồn kho để xác định mức dự phòng theo công thức:
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Lượng tồn kho thực tế tại thời điểm báo cáo
(Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị
thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho)
e) Phương pháp hạch toán
152.153. 155.156
với vật tư, hàng hóa bị hủy bở do hết hạn sử dụng Xử lý khoản dự phòng đối
Hoàn nhập phần chênh lệch nếu số phải lập
632 Phần được tính
vào chi phí
Hình 1.6 Sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá NVL
1.5. Hình thức ghi sổ
Hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán, trình tự và phương pháp ghi chép cũng như việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán.
Chế độ kế toán ban hành theo thông tư 133/2016/TT-BTC phát hành ngày 26/8/ 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định việc mở sổ, ghi chép, quản lý, lưu
trữ và bảo quản sổ kế toán. Tùy theo đặc điểm, tình hình hoạt động của các doanh nghiệp mà có thể vận dụng hính thức sổ kế toán một cách phù hợp.
1.5.1. Hình thức Nhật ký chung
Ghi hàng ngày ---►
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ ►
Quan hệ đối chiếu, kiểm kê <■--->
Hình 1.7 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức ghi sổ Nhật ký chung
> Đặc điểm:
Phù hợp với các DN có số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ tương đối, không nhiều cũng không ít, vừa cho các DN có từ 2 - 3 kế toán.
Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ vào hai sổ tổng hợp riêng biệt là sổ nhật ký chung và sổ cái.
> Ưu điểm:
Hình thức này rõ ràng, dễ hiểu, mẫu sổ đơn giản nên rất thận lợi cho việc phân công tổ chức kế toán, thuận lợi cho việc áp dụng máy tính.
Theo hình thức này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian sẽ được ghi vào sổ nhật ký chung. Số liệu trên Nhật ký chung là căn cứ ghi vào Sổ cái nên việc quản lý sổ sách đơn giản.
> Nhược điểm:
Tổng hợp phát sinh bên Nợ và bên Có của sổ Nhật ký chung là số liệu tổng của các tài khoản chứ không chi tiết cho tài khoản nào, do đó gây khó khăn cho việc kiểm tra hay tổng hợp số liệu cho từng tài khoản, việc đối chiếu khó khăn và ít có căn cứ để xem xét sai
sót.1.5.2. Hình thức Nhật ký-Sổ cái
Ghi chú:
Ghi hàng ngày ---►
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ ►
Quan hệ đối chiếu, kiểm kê <--->
Hình 1.8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký — Sổ cái
> Đặc điểm:
Phù hợp với các DN nhỏ có số tài khoản cũng như số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ ít, chỉ cần một hoặc 2 kế toán.
Theo hình thức này, toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng như tài khoản mà doanh nghiệp sử sụng sẽ được ghi hết trong một sổ tổng hợp duy nhất theo trình tự thời gian và theo hệ thống từng đối tượng gọi là sổ “Nhật ký-Sổ cái”.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ đều nằm gọn trong một cuốn sổ duy nhất là sổ “Nhật ký-Sổ cái”. Chỉ cần một kế toán trực tiếp ghi sổ, cộng sổ, lấy số dư và lên cân đối nên giảm chi phí khâu gián tiếp, dễ dàng quản lý sổ sách. Yêu cầu trình độ kế toán viên cũng không cao.
Việc ghi sổ kế toán không trùng lặp do định khoản ngay trên chứng từ gốc và ghi các tài khoản đối ứng ngay trong 1 quyển sổ cái. Từ đó việc lên cân đối số phát