3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ
3.1. Định hướng phát triển của công ty trong 5 năm tới
Với xuất thân từ công ty mẹ là VNP Group, sau hơn 10 năm hình thành và phát triển, đến nay Bảo Kim đã trở thành những công ty trẻ năng động, góp phần đưa thương mại điện tử tại Việt Nam phát triển với những thế mạnh đi đầu về công nghệ cùng với đội ngũ nhân viên có tính chuyên nghiệp cao, không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng, dịch vụ, đáp ứng mong mỏi của khách hàng. Bảo Kim đang cung cấp dịch vụ cổng thanh toán trực tuyến và ví điện tử giúp khách hàng chuyển tiền, mua hàng bằng tiền ảo với tính bảo mật cao, hơn gian hàng điện tử, gần 2500 website thương mại điện tử tích hợp cổng thanh toán Bảo Kim.
Hiện nay, cả VNP và Bảo Kim đều có nhiều dự án nhỏ đang được thự hiện và phát triển với mong muốn sau các dự án có thể lớn mạnh và tách ra độc lập như Bảo Kim. Dịch vụ Thu - Chi hộ nói riêng cũng như VNP và Bảo Kim nói chung đang thực hiện số hoá quy trình, tiến tới số hoá toàn bộ dịch vụ và liên kết các dự án với nhaụ Mục đích nhằm giảm thiểu tối đa sai sót nhỏ của nhân viên như nhập nhầm số tiền, số tài khoản...
Trong vòng 5 năm tới, Bảo Kim hướng đến một hệ thống thuần công nghệ. Các dịch vụ dự định sẽ được thực hiện gần như hoàn toàn bằng hệ thống và thực hiện các dịch vụ chuyên sâu hơn trong lĩnh vực tài chính. Một trong các dự án Bảo Kim hướng đến là “Data Scoring”, đây là một dịch vụ đánh giá, chấm điểm khách hàng tiềm năng dựa trên các tiêu chí được đặt ra sẵn, từ đó có điểm số và thang đánh giá khách hàng, cung cấp thông tin tài chính chính xác nhất cho các đơn vị.
Bên cạnh các đối tác hiện tại chủ yếu là công ty tài chính, đơn vị buôn bán hàng hoá, Bảo Kim đang phát triển các dịch vụ hướng tới tất cả các lĩnh vực. Ví dụ như lĩnh vực vận chuyển, bằng cách phối hợp với các đơn vị vận chuyển với nhiều loại hình thức vận chuyển khác nhau như: Giao hàng nhanh, Giao hàng tiết kiệm, Now, Grab,. Bảo
Lê Hồng Hà 73 Lớp: K20CLCI
3.2. Giải pháp hoàn thiện KSNB nghiệp vụ Thu - Chi hộ tại Công ty cổ phần
Thương mại điện tử Bảo Kim 3.3.1. Môi trường kiểm soát
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thanh Bằng
Kim có thể áp dụng công nghệ để quản lý các đơn hàng được vận chuyển một cách chi tiết nhất.
3.1. Yêu cầu hoàn thiện Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ Thu - Chi hộ tại Công ty
Cổ phần Thương mại điện tử Bảo Kim
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam cũng như trên toàn thế giới bị ảnh hưởng nặng nề bởi đại dịch Covid-19. Điều này đòi hỏi Bảo Kim phải có sự thay đổi trong cách thức hoạt động, cơ chế quản lý cũng cần có sự đổi mới để đảm bảo hiệu quả công việc thì mới có thể bước qua đại dịch và phát triển.
Do vậy, KSNB tại Bảo Kim cần hoàn thiện theo các hướng cơ bản sau:
Thứ nhất: Hoàn thiện KSNB phải đáp ứng được yêu cầu đổi mới và phát triển của Việt Nam cũng như toàn thế giớị Hội nhập kinh tế đòi hỏi các công ty TMĐT phát nắm bắt được xu hướng, yêu cầu phát triển xu hướng của ngành trên thế giới và luật phát quốc tế để hợp tác làm việc với các công ty nước ngoài
Thứ hai: Hoàn thiện KSNB phải đảm bảo phù hợp với quy mô và đặc thù của ngành dịch vụ và TMĐT. Mỗi bộ phận và nghiệp vụ cần có quy trình kiểm soát phù hợp để đảm bảo theo dõi, kiểm tra và đánh giá sát sao, từ đó giúp các nhà quản lý nắm bắt được tình hình kinh doanh và đưa ra các quyết định phù hợp
Thứ ba: Hoàn thiện KSNB phải phù hợp với các quy định của Nhà nước ban hành, các quy định pháp luật hiện hành và các chuẩn mực được áp dụng. Bảo Kim hoạt động ngoài chứng nhận đăng ký kinh doanh như các doanh nghiệp khác thì còn cần có sự chấp nhận bởi Ngân hàng nhà nước Việt Nam về hoạt động cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán. Vì vậy KSNB cũng phải tuân thủ theo quy định của Ngân hàng nhà nước Việt Nam.
Thứ tư: Hoàn thiện KSNB tại Bảo Kim cần phù hợp với trình độ nhân viên, đồng thời bộ máy phải gọn nhẹ, phát huy được thế mạnh của từng bộ phận và cá nhân nhân sự thực hiện. Áp dụng hơn nữa công nghệ thông tin để nâng cao độ chính xác của các nghiệp vụ và mang lại hiệu quả cho Bảo Kim và các đơn vị sử dụng dịch vụ của Bảo Kim.
Lê Hồng Hà 75 Lớp: K20CLCI
KSNB thắt chặt việc quản lý và kiểm soát các dự án mới của công ty và nâng cao quy trình đối với các dự án cũ đang thực hiện. Nhằm đảm bảo các quy trình cũ đang thực hiện ổn định nhất có thể và các dự án mới khi được triển khai phải là dự án được đánh giá tốt và đem lại lợi nhuận cho công tỵ
Cần thực hiện đào tạo, định hướng cho nhân sự trong công ty nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng của KSNB trong việc thực hiện dịch vụ Thu - Chi hộ nói riêng và quy trình trong toàn bộ công ty nói chung. Từ đó nhân sự các bộ phận sẽ có trách nhiệm hơn với việc thực hiện các quy trình đã được ban hành trong công ty để giảm thiểu tối đa sai sót có thể xảy rạ
Bảo Kim cần phối hợp với các công ty hoạt động cùng trong ngành TMĐT và các tổ chức liên quam để có thể kiến nghị lên các Bộ, Ban, Ngành liên quan, cụ thể là Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số thuộc Bộ Công thương để đóng góp ý kiến, hoàn thiện khung pháp lý hoàn chỉnh cho việc hoạt động trong lĩnh vực TMĐT để Bảo Kim có điều kiện tốt nhất để phát triển tiềm lực của công tỵ
3.3.2. Đánh giá rủi ro
Trưởng bộ phận KSNB cùng với nhân viên lập nên bảng đánh giá rủi ro với các yêu cầu và đánh giá cụ thể, nêu rõ tần suất, số lượng, ảnh hưởng như thế nào đến các bộ phận nào để có đánh giá rủi ro khách quan nhất và sát với tình trạng của công ty nhất.
STT Dịch vụ/ Nghiệp vụ Vấn đề phát sinh (Tính chất, nguyên nhân) Mức độ ảnh hưởng Ảnh hưởng tới Bảo Kim
Cách xử lý
1 Chi hộ Trạng thái giao dịch
trên ngân hàng giữa sao kê trên ngân hàng
Trung bình Khiến đối tác của Bảo Kim lập lại
Trao đổi với ngân hàng và đổi tác để thu
(thành công) và nhân viên ngân hàng thông báo (thất bại).
Nguyên nhân do ngân hàng đã thực hiện giao dịch thành công nhưng hệ thống lỗi báo về thất bại lệnh chuyển tiền, khiến khoản tiền chuyển bị nhân đôi hồi khoản chuyển bị lặp và yêu cầu ngân hàng giải trình về trường hợp này STT Trường hợp xảy ra Bộ phậnphối hợp Thời gian yêu cầu Cách xử lý 1 Khách hàng chuyển khoản thành công, hệ thống Bảo Kim không có ghi nhận giao dịch CSKH, IT 90 phútkể từ khi nhận được yêu cầu
1. Tiếp nhận yêu cầu từ đối tác, yêu cầu đối tác, khách hàng cung cấp các thông tin liên quan như số
tài khoản thụ hưởng, thời gian, số
tiền, biên lai/sao kê giao dịch chuyển tiền...
2. Bộ phận CSKH kiểm tra và xác
minh thông tin giao dịch
Lê Hồng Hà 76 Lớp: K20CLCI
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thanh Bằng
Bảng 3.1: Bảng đánh giá rủi ro đề xuất
3.3.1. Hoạt động kiểm soát
Đối với khắc phục nhược điểm của hoạt động kiểm soát, có thể thực hiện quy trình dưới đây để đảm bảo trách nhiệm thực hiện và thời gian thực hiện của các bộ phận để đảm bảo không thất thoát tiền của công ty và các lỗi được xử lý kịp thời, tiền của đối tác được chuyển chính xác không ảnh hưởng đến các quy trình tiếp theọ
- Kiểm tra tại web admin theo số tài khoản khách hàng cung cấp - Neu hệ thống đã ghi nhận giao dịch, báo lại cho đối tác kiểm tra lại
- Nếu không ghi nhận thực hiện tiếp bước 3
3. Kiểm tra giao dịch với ngân hàng thụ hưởng
- Bộ phân CSKH liên hệ với ngân
hàng thụ hưởng và yêu cầu kiểm tra xem giao dịch của khách hàng
có được ghi nhận không, trạng thái hiện tại như thế nàọ
- Nếu ngân hàng thụ hưởng không ghi nhận, CSKH phản hồi đối tác báo khách hàng kiểm tra lại phía đầu chuyển tiền.
- Nếu ngân hàng thụ hưởng có nhận được tiền nhưng sai thông tin tài khoản thụ hưởng nên bị hoàn lạị CSKH báo kết quả cho đối tác, khách hàng sẽ được hoàn lại tiền.
- Nếu ngân hàng thụ hưởng ghi nhận giao dịch thành công mà hệ
thống Bảo Kim không có, thực hiện bước 4.
4. CSKH thông báo cho IT kiểm tra với ngân hàng thụ hưởng và xử lý.
- CSKH thông báo và cung cấp các thông tin liên quan cho IT để làm căn cứ phối hợp với ngân hàng thụ hưởng để kiểm tra nguyên ngân và xử lý. IT báo lại cho CSKH sau khi xử lý xong để thông tin đến đối tác.
2 Giao dịch ghi
nhận thành công trên hệ thống Bảo Kim nhưng đối tác không nhận được tiền CSKH, kế toán, IT, KSNB 75 phút kể từ khi tiếp nhận yêu cầu
1. CSKH tiếp nhận thông tin từ đối tác/khách hàng, yêu cầu đối tác, khách hàng cung cấp các thông tin liên quan như số tài khoản thụ hưởng, thời gian, số tiền, biên lai/sao kê giao dịch chuyển tiền...
2. Bộ phận CSKH kiểm tra và xác
minh thông tin giao dịch
- Kiểm tra tại web admin theo số tài khoản khách hàng cung cấp - Trường hợp giao dịch ghi nhận trạng thái “Đã gửi thông báo cho đối tác”, CSKH phản hồi báo đối tác/khách hàng kiểm tra lại
Lê Hồng Hà 78 Lớp: K20CLCI
- Trường hợp giao dịch ghi nhận trạng thái “Chưa gửi thông báo”, thực hiện tiếp bước 3
3. CSKH thông báo cho IT kiểm tra nguyên nhân và thực hiện và sửa lỗị CSKH phản hồi lại kết quả cho đối tác/khách hàng sau khi có kết quả từ IT.
Nếu lỗi không gửi được thông báo xuất phát từ phía đối tác và đối tác không khắc phục triệt để lỗi này thì Bảo Kim sẽ không gửi thông báo cho đối tác và yêu cầu đối tác cập nhật dịch vụ cho khách hàng theo danh sách Bảo Kim đối soát.
Bước Đầu việc thực
hiện Bộ phận thực hiện Thời gian yêu cầu Quy trình thực hiện
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thanh Bằng
Bảng 3.2: Giải pháp xử lý lỗi chi tiết
Riêng đối với trường hợp khách hàng chuyển nhầm tài khoản thụ hưởng và có yêu cầu chuyển hoàn lại tiền cho khách hàng cần xử lý cần chú ý, vì trường hợp này tiền không lưu chuyển trong nội bộ của hệ thống Bảo Kim mà được chuyển cho cá nhân bên ngoài, nếu sai sót có thể bị kẻ xấu lợi dụng lỗ hổng và lấy tiền của Bảo Kim. Quy trình chuyển lại tiền cho khách hàng cần được thực hiện cụ thể chi tiết như sau:
1 Tiếp nhận thông tin khiếu nại và xác minh thông tin CSKH Trong vòng 60 phút
- Tiếp nhận khiếu nại từ khách hàng/đối tác, yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin giao dịch chuyển nhầm bao gồm: Số tài khoản thụ hưởng, thời gian giao dịch, số tiền giao dịch, biên lai chuyển tiền hoặc sao kê giao dịch.
- CSKH kiểm tra thông tin giao dịch trên hệ thống của Bảo Kim và liên hệ với đối tác để yêu cầu huỷ giao dịch. Sau khi đối tác đồng ý, chuyển trạng thái giao dịch về thất bạị
- Yêu cầu khách hàng cung cấp thêm thông tin để hoàn thiện chứng từ bao gồm: Ảnh chụp CMND/CCCD, ảnh chụp chân dung khách hàng có cầm mặt trước CMND/CCCD, thông tin tài khoản nhận tiền (thông tin phải đúng với CMND/CCCD). - Gửi email tới bộ phận KSNB, đối soát, kế toán để xác nhận hỗ trợ và chuyển lại tiền cho khách hàng. Trong mail đính kèm đầy đủ các thông tin giao dịch và xác thực của khách hàng.
Lê Hồng Hà 80 Lớp: K20CLCI
2 Thẩm định yêu
cầu hỗ trợ KSNB Trongvòng 2
giờ
- KSNB kiểm tra lại giao dịch, thẩm định tính hợp lệ của chứng từ khách hàng cung cấp. Sau khi xác nhận thông tin hỗ trợ hợp lệ, xác nhận lại qua luồng mail để đối soát và kế toán thực hiện chuyển lại cho khách hàng
3 Cấn trừ đối
soát Đối soát Trongvòng 1
giờ
Đối soát thực hiện cấn trừ đối soát
giao dịch chuyển nhầm với đối tác. Gửi yêu cầu chuyển tiền lại cho khách hàng sang kế toán và thực hiện trừ phí thu hộ trên lệnh chi tiền
4 Thực hiện
chuyển lại cho khách hàng
Kế toán Trong
vòng 3 giờ
Kế toán thực hiện chuyển tiền cho
khách hàng theo thông tin bộ phận đối soát đã gửi sang, thực hiện trừ phí chuyển tiền theo ngân
hàng hoặc cấu hình người nhận chịu phí. Thông báo lại cho CSKH sau khi thực hiện chuyển tiền 5 Thông báo kết quả cho khách hàng/đối tác CSKH Trong vòng 30 phút
Sau khi nhận được xác nhận chuyển tiền thành công của kế toán, CSKH gửi thông báo kết quả cho khách hàng/đối tác.
Bước Nội dung
công việc Mô tả Ghi chú gianThời
Bộ phận 1 Đối soát và Duyệt đối soát
Đối soát: Số tiền cần
chuyển = Tổng tiền thu hộ - Tổng phí với Merchant (Trạng thái giao dịch thành công)___________________
Dữ liệu đối soát tùy theo chu kỳ chốt đối soát và thanh toán cho từng Merchant theo Hợp đồng đã ký Hoàn thành trước 10h sáng Đối soát 1.1 Nếu khớp số tổng hợp --> OP duyệt
1.2 Nếu lệch số đối soát -Chỉnh sửa khớp số đối soát sau đó Duyệt_____________
2
Xác nhận số liệu đối soát_______
Kiếm tra số liệu và xác nhận số liệu đối soát
Hoàn thành trước 13h
KSNB
2.1 Nếu khớp --> Duyệt Sau khi Duyệt sẽsinh ODP gửi về Kế toán_________ 2.2 Nếu lệch --> Từ chối Khi KSNB từ chối --> các bước thực hiện trở về bước 1 3 Kiểm tra số dư Ngân hàng
Kiểm tra số dư ngân hàng đảm bảo đủ số dư tối thiểu
= 3 tỷ đồng + số tiền cần thanh toán______________ Tài khoản cụ thể chuyên chi Hoàn thành trước 14h Kế toán
3.1 Nếu đủ số dư --> Chuyểnsang bước 4 xác nhận OTP
3.2
Nếu không đủ số dư --> Điều chuyển tiền từ ngân hàng khác về đảm bảo đủ số dư___________________
4 Xác nhậnOTP Xác nhận OTP nếu số dưđủ
Hoàn thành trước 15h Kế toán
Bảng 3.3: Quy trình chuyển lại tiền cho khách hàng
Lê Hồng Hà 82 Lớp: K20CLCI
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thanh Bằng
Để thực hiện đưa công nghệ vào quy trình của KSNB, có thể đề xuất xây dựng hệ thống trả tiền thu hộ tự động qua hệ thống của Bảo Kim. Quy trình duyệt đối soát và thanh toán tự động cho đối tác thu hộ cụ thể như sau:
3.3.3. Thông tin và truyền thông
Bảo Kim cần thực hiện xây dựng hệ thống đổ sao kê tự động hằng ngày, có thể kết hợp với bộ phận IT bên phía các ngân hàng để năng suất cao nhất. Hệ thống lấy sao kê tự động cần đảm bảo các điều kiện sau: Thông tin phải được giới hạn và bảo mật, sao kê lấy cần về đúng các địa chỉ mail đã đăng ký trước (địa chỉ mail của nhân sự có thẩm quyền tiếp cận); thông tin kịp thời, đúng thời gian đã cài đặt trước (8h sáng nhận sao kê của ngày hôm trước).
3.3.4. Giám sát kiểm soát
Phát triển môi trường kiểm soát để người lao động hiểu hơn được tầm quan trọng của KSNB để từng cá nhân trong công ty có trách nhiệm hơn trong việc phát triển KSNB của đơn vị. Thành lập Ban kiểm toán nội bộ để giám sát tình hình hoạt động KSNB