7. Kết cấu khóa luận
1.1.3. Saiphạm, rủi ro thường gặp
Khoản mục Nợ phải thu của khách hàng được đánh giá là một trong những khoản mục quan trọng ảnh hưởng tới BCTC của doanh nghiệp cũng như quyết định của các đối tượng liên quan.Ngoài ra, Nợ phải thu của khách hàng còn là một khoản mục linh động, phát sinh nhiều trong năm tài chính Do đó, khoản mục này rất dễ bị lời dụng thay đổi, gian lận.Dưới đây là những sai phạm và rủi ro thường gặp phải với khoản mục này.
Khóa luận tốt nghiệp 13 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
Bảng 1.2: Tổng hợp các sai phạm thường gặp của Nợ phải thu khách hàng và cơ sở dẫn liệu bị tác động
Thủ tục Mục tiêu Nội dung
Tiếp nhận đơn hàng và xét duyệt bán chịu
Đảm bảo khả
năng thu hồi cái khoản Nợ phải thu của khách hàng
- Căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn
thông tin
khác nhau của bộ phận tín dụng phải đánh
giá khả
năng thanh toán của khách hàng để ra quyết định
xét duyệt
- Khi quyết định cung cấp hàng hóa tiến hành Xuất kho hàng
hóa
Quản lý việc xuất kho, tránh nhầm lẫn, thất thoát hàng hóa
Thủ kho phải căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê duyệt và phiếu xuất kho mới xuất hàng cho bộ phận gửi bán.
Trên phiếu xuất kho phải có chữ kí của người lập, người kiểm tra, thủ kho và người nhận
Phiếu xuất kho thường lập 3 liên
Chuyển hàng Hạn chế sai sót Bộ phận gửi hàng lập chứng từ vận chuyển hàng
(Nguồn: Tổng hợp từ giáo trình Kiểm toán Tài chính - ĐH Kinh tế Quốc dân)
Từ những điều trên, có thể nói, khoản phải thu khách hàng là tài sản nên thường có xu hướng ghi tăng. Do đó cơ sở dẫn liệu quan trọng nhất là tính hiện hữu. Mặt khác việc lập dự phòng phải thu khó đòi chỉ là ước tính củanhà quản lý nên có thể có khả năng sai sót và khó kiểm tra. Điều này cũng dễ gây sai phạm với cơ sở dẫn liệu về tính đánh giá, KTV cần có thận trọng hơn với hai cơ sở dẫn liệu này khi kiểm toán khoản mục này.
1.1.4. Kiểm soát nội bộ với khoản mục Nợ phải thu khách hàng
Khoản mục Nợ phải thu của khách hàng chịu ảnh hưởng trực tiếp từ hoạt động bán hàng và ghi nhân doanh thu của doanh nghiệp. Do đó, kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp này phải được tiến hành thì khâu bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng cho đến việc theo dõi công nợ khách hàng và xét lập dự phòng nợ khó đòi.
Cụ thể việc KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền thể hiện trong sơ đồ dưới đây:
Giang Minh Ánh - K18 CLCG
Khóa luận tốt nghiệp 14 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
Sơ đồ 1.6: Quy trình bán hàng và ghi nhận nợ phải thu khách hàng
(Nguồn: Tổng hợp từ giáo trình Kiểm toán Tài chính - ĐH Kinh tế Quốc dân)
cho người mua trong khâu xuất hàng và các gian lận xảy ra
hóa và gửi hàng cho khách
Chứng từ vận chuyện là cơ sở để lập hóa đơn, thường bao gồm các thông tin về quy cách, chủng loại hàng hóa, số lượng và các dữ liệu có liên quan Thành lập một bộ phận gửi hàng độc lập để hạn chế sai sót trong khâu xuất hàng và các gian lận xảy ra do sự thông đồng giữ thử kho và người nhận hàng Lập và kiểm tra
hóa đơn
Hóa đơn được lập chính xác, đúng thời gian
Hóa đơn được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng
Hóa đơn phải có chữ ký của người lập, người đại diện theo pháp luật của DN và khách hàng. Trường hợp bán hàng qua điện thoại có thể không cần chữ ký của khách hàng
Khi lập hóa đơn: Kiểm tra các chứng từ có liên quan, ghi giá hóa đơn, tính ra số tiền cho từng chủng loại hàng hóa và cho cả hóa đơn; Đánh số hóa đơn theo thứ tự liên tục, lập thành 3 liên; Kiể m tra trước khi giao cho khách hàng
Theo dõi thanh toán
Kiểm soát thu hồi nợ
Bộ phận xét duyệt bán chịu định định kỳ lập BC Nợ phải thu theo từng nhóm tuổi để có biện pháp đòi nợ
Định kỳ gửi thông báo nợ cho khách hàng Xét duyệt các khoản chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại và giảm giá Đánh giá đúng giá trị của khoản phải thu của khách hàng
Quy định chính sách chiết khấu thương mại. Xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán rõ ràng
Xây dựng bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt, khấu trừ nợ phải thu
Lập dự phòng phải thu khó đòi, xóa sổ các khoản nợ thực tế không thu hồi được
Trích lập dự phòng đúng quy định
Khi các khoản nợ không có khả năng thu hồi ở đơn vị có một bộ phận xêm xét và phê chuẩn cho việc xóa nợ. Kế toán căn cứ vào quy định lập dự phòng phải thu khó đòi
Tính hiện hữu Mọi khoản phải thu phản ánh trên báo cáo tài chính thực tế phải tồn tại, có thực, vào thời điểm lập báo cáo.
Tính đầy đủ Tất cả các khoản nợ phải thu có thực, thuộc quyền sở hữu của đơn vị thì đều được ghi ghép và báo cáo.
Quyền và nghĩa vụ Mọi khoản phải thu phản ánh trên báo cáo tài chính đơn vị phải có quyền sở hữu tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Đánh giá Các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi được đánh giá, tính toán hợp lý, đồng thời số dư nợ phải thu cuối kỳ có gốc ngoại tệ được đánh giá lại phù hợp với quy định chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành.
Tính chính xác Những khoản nợ phải thu khách hàng được tính toán, tổng hợp số liệu chính xác, phù hợp giữa chi tiết của nợ phải thu KH với sổ cái.
Trình bày và công bố Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ phải thu được phân loại, diễn đạt, và công bố phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
(Nguồn: Tổng hợp từ giáo trình Kiểm toán Tài chính - ĐH Kinh tế Quốc dân)
Giang Minh Ảnh - K18 CLCG
Khóa luận tốt nghiệp 16 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
1.2. Quy trình kiểm toán đối với khoản mục Nợ phải thu khách hàng trongkiểm toán Báo cáo tài chính kiểm toán Báo cáo tài chính
1.2.1. Mục tiêu và căn cứ kiểm toán đối với Nợ phải thu khách hàng
1.2.1.1. Mục tiêu kiểm toán
❖Mục tiêu chung
Mục tiêu chung khi kiểm toán khoản phải thu khách hàng là nhằm thu thập được các loại bằng chứng kiểm toán để chứng minh cho tính trung thực và hợp lý của các khoản phải thu khách hàng. Có nghĩa là, khoản phải thu khách hàng được trình bày trên Báo cáo tài chính đã được phản ánh một cách trung thực và hợp lý, xét trên các khía cạnh trọng yếu.
❖Mục tiêu đặc thù
Các mục tiêu kiểm toán cụ thể được xây dựng dựa trên các cơ sở dẫn liệu sau: tính hiện hữu, tính phát sinh, tính đầy đủ, quyền và nghĩa vụ, đánh giá và phân bổ, tính chính xách, trình bày và công bố.
1.2.1. Quy trình kiểm toán khoản nợ phải thu của khách hàng
a. Lập kế hoạch kiểm toán
Quy trình kiểm toán bắt đầu từ sự liên lạc giữa đối tượng được kiểm toán (khách hàng) và công ty kiểm toán độc lập.
________________ Xem xét chấp nhận khách hàng và rủi ro hợp đồng ________________
-Xem xét hệ thống kiểm soát chất lượng của đơn vị kiểm toán.
-Với đối tượng khách hàng cũ, tổng hợp lại thông tin từ lần những lần kiểm toán trước đó, phỏng vấn lại BGĐ khách hàng nhằm bổ sung những thông tin cần cập nhật.
-Đối với khách hàng mới, đánh giá tình liêm chính của BGĐ Công ty khách hàng, liên hệ với KTV tiền nhiệm nhằm tìm hiểu một số thông tin cơ bản về đơn vị khách hàng.
-Đánh giá Mục tiêu kiểm toán nhằm đánh giá rủi ro kiểm toán.
Ký hợp đồng kiểm toán và lựa chọn thành viên nhóm kiểm toán
-Lập và kí hợp đồng kiểm toán.Hợp đồng kiểm toán được kí kết phải bao gồm những nội dung: Mục tiêu và phạm vi kiểm toán; Trách nhiệm của BGĐ khách hàng và KTV; Hình thức thông báo kết quả kiểm toán; Thời gian thực hiện cuộc kiểm toán; Căn cứ tính phí kiểm toán và hình thức thanh toán.
-Lựa chọn thành viên nhóm kiểm toán.
___________Tìm hiểu thông tin khách hàng và thông tin về nghĩa vụ pháp lý__________
-Thu thập thông tin hiểu biết về ngành nghề, công việc kinh doanh của khách hàng, tìm hiểu về hệ thống kế toán, kiểm toán nội bộ và thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng.
-Xem xét dự kiến về chuyên gia bên ngoài cho những đối tượng khách hàng đặc biệt và thu thập những giấy tờ liên quan.
-Đặc biệt với khoản mục Nợ phải thu khách hàng, tìm hiểu về quy trình bán hàng thu tiền của khách hàng, chế độ kế toán áp dụng cho khoản phải thu, và các tài liệu có liên
______
Phân tích sơ bộ BCTC
Đánh giá chung kiểm soát nội bộ và rủi ro
Xác định mức trọng yếu tổng thể và mức trọng yếu thực hiện Thiết kế chương trình kiểm toán
Sơ đồ 1.7: Quy trình lập kế hoạch kiểm toán
(Nguồn: Tổng hợp từ giáo trình Kiểm toán Tài chính - ĐH Kinh tế Quốc dân)
Đánh giá của kiểm toán viên về rủi ro kiểm soát
Cao TB Thâp
Khóa luận tốt nghiệp 18 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
❖Phân tích sơ bộ BCTC
KTV tiến hành so sánh dữ liệu, số dư năm thực hiện kiểm toán và hai năm liên trước, tính toán số liệu biến động và các hệ số tài chính như hệ số quay vòng khoản phải thu, vốn lưu động, hệ số thanh toán v.v...
Các thủ tục phân tích thường được áp dụng dưới hai dạng sau: Phân tích ngang và phân tích dọc.
- Phân tích ngang: Đối với Nợ phải thu khách hàng, KTV so sánh số liệu các khoản phải thu khách hàng kỳ này so với ký trước trong mối quan hệ vói các khoản
doanh thu bán chịu để xem xét về xu hướng biến động của khoản mục phải thu
khách hàng. So sánh giá trị nợ quá hạn của kỳ này với kỳ trước đề đánh giá
về kiểm
soát của doanh nghiệp với các khoản phải thu.
- Phân tích dọc: KTV tiến hàng thực hiện phân tích cơ cấu nợ phải thu ngắn hạn so với tổng thể nợ phải thu của doanh nghiệp để xem xét các khoản thu hồi
trong thời gian gần nhất của khách hàng, điều này ảnh hưởng tới khả năng thanh
toán của khách hàng. Phân tích tỷ số quay vòng nợ phải thu và thời gian thu
hồi nợ
trong kỳ để xem xét chính sách tín dụng mà công ty áp dụng.
❖Đánh giá chung KSNB và rủi ro
Sau khi tìm hiểu thông tin về hệ thống KSNB của doanh nghiệp liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền và ghi nhận nợ phải thu của khách hàng, KTV đánh giá mức độ đáng tin cậy của hệ thống KSNB tại đơn vị khách hàng. Sau đó, KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm toán (AR) dựa trên 3 tiêu chí: rủi ro tiềm tàng (IR), rủi ro
Khóa luận tốt nghiệp 19 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
THỰC HIỆN KIỂM TOÁN
(Nguôn: Tông hợp từ giáo trình Kiêm toán Tài chính - ĐH Kinh tê Quoc dân)
❖Xác định mức trọng yếu tổng thể và mức trọng yếu thực hiện
Mức trọng yếu tổng thể được xây dựng dựa trên 1 trong 3 tiêu chí sau: doanh thu, lợi nhuận trước thuế và tài sản thuần.
- Lợi nhuận trước thuế: 5% - 10% - Doanh thu: 0.5% - 3%
- Nguồn vốn hay tài sản thuần: 2%
Sau khi xác định tiêu chí và tính toán mức trọng yếu tổng thể phù hợp, KTV tiến hành xây dựng mức trọng yếu thực hiện bằng công thức:
Mức trọng yêu khoản mục = Mức trọng yêu tông thê (x) (50% - 75%)
Ngưỡng sai sót có thể bỏ qua (tối đa)
Ngưỡng sai sót có thê bỏ qua = Mức sai sót thực hiện (x) 4% (toi đa)
❖Thiết kế chương trình kiểm toán
Theo VSA 30, chương trinh kiểm toán được chia thành 3 phần: Thử nghiệm kiểm soát, thủ tích phân tích và kiểm tra chi tiết. Việc thiết kế các loại thử nghiệm kiểm toán trên đề gồm 4 nội dung: xác định thủ tục kiểm toán, quy mô chọn mẫu, khoản mục được chọn và thời gian thực hiện.
Đối với khoản mục phải thu khách hàng, ta cũng tuân theo quy trình nói trên.
Giang Minh Ảnh - K18 CLCG
Khóa luận tốt nghiệp 20 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
Tìm hiểu KSNB Thử nghiệm kiểm soát Đánh giá KSNB
Sơ đồ 1.8:Tổng hợp các giai đoạn thực hiện kiểm toán
(Nguồn: Tổng hợp từ giáo trình Kiểm toán Tài chính - ĐH Kinh tế Quốc dân)
❖ Thử nghiệm kiểm soát
Kiểm soát nội bộ với khoản phải thu khách hàng phải được bắt đầu từ giai đoạn nhận đơn đặt hàng, xem xét phương thức thanh toán của khách hàng cho đến giai đoạn xóa nợ phải thu.
Giai đoạn tiếp nhận đơn hàng và xét duyệt bán chịu:
- Kiểm tra danh sách khách hàng xem khách hàng có đầy đủ thông tin và có sự phê duyệt về hạn mức bán chịu hay không.
- Chọn mẫu kiểm tra các lệnh bán hàng có được đính kèm với đơn đặt hàng phù hợp không, có thực lập phù hợp với danh sách khách hàng và hạn mức
bán chịu
không.
- Kiểm tra chữ ký xét duyệt bán chịu và cơ sở xét duyệt xem có tuân thủ các thủ tục xét duyệt bán chịu không.
Giai đoạn gửi hàng và lập hóa đơn:
- Chọn mẫu hóa đơn, kiểm tra số lượng, đơn giá, các khoản chiết khấu và việc tính tiền có chính xác không, đối chiếu với sổ sách về doanh thu, nợ phải thu.
Khóa luận tốt nghiệp 21 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
- Xem xét tổng cộng của từng loại hàng, tổng cộng từng hóa đơn, so sánh giá trên hóa đơn với bảng giá được xét duyệt tại mỗi thời điểm.
- Lưu ý về việc đánh số liên tục của phiếu gửi hàng và hóa đơn.
- KTV sẽ lần theo các hóa đơn để kiểm tra việc ghi chép chúng trên sổ sách kế toán.
- Chọn mẫu để đối chiếu giữa chứng từ chuyển hàng với những hóa đơn liên quan.
Kế toán Nợ phải thu khách hàng: kiểm tra biểu giá bán, chính sách chiết khấu, tuổi nợ, việc gửi thông báo nợ định kỳ cho KH, biên bản lập dự phòng phải thu khó đòi v.v...
❖ Thử nghiệm cơ bản
> Thủ tục phân tích
Kết quả phân tích có thể coi là yếu tố quan trọng để lựa chọn các thủ tục kiểm tra chi tiết. Một số thủ tục phân tích thường thấy trong kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng:
- So sánh số dư nợ phải thu phân tích theo tuổi nợ của cuối kỳ so với đầu kỳ về tên của khách hàng chủ yếu, tỷ trọng của từng nhóm nợ
- Tính số vòng quay nợ phải thu (hoặc kỳ thu tiền bình quân), so sánh với số liệu kỳ trước, với chính sách bán chịu của đơn vị và số liệu bình quân của ngành.
- Tính tỷ lệ dự phòng phải thu khó đòi trên doanh thu, trên số dư nợ phải thu cuối kỳ và so sánh với kỳ trước.
> Kiểm tra chi tiết
Tùy thuộc vào từng mục tiêu kiểm toán mà KTV có thể linh hoạt các thủ tục kiểm toán sau:
Thủ tục 1: Kiểm tra bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ và đối chiếu với sổ chi tiết, sổ cái
Kiểm tra chi tiết về nợ phải thu khách hàng và dự phòng nợ khó đòi chủ yếu dựa vào bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ. Bảng này liệt kê số dư của từng khách hàng và sắp xếp theo thời gian quá hạn nợ. Bảng này thường được đơn vị lập ngay sau ngày kết thúc niên độ làm việc hoặc do KTV tự lập.
Khóa luận tốt nghiệp 22 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
Khi nghiên cứu bảng, tùy vào tính hữu hiệu của KSNB, KTV cần xem xét lại các lập bảng và lựa chọn các thủ nghiệm cần thiết. Thông thường, trước hết KTV kiểm tra việc cộng dồn hàng ngang, hàng dọc. Sau đó, xem xét đến tính hợp lý của việc phân loại công nợ, thông qua chọn một số khách hàng để đối chiếu. Ngoài ra, cần kiểm tra lại tổng cộng số dư trên các sổ chi tiết và đối chiếu với tổng số dư trên sổ cái.
Thủ tục 2: Gửi thư xác nhận đến đối tượng công nợ của khách hàng
Trong các thủ tục kiểm toán đối với khoản mục nợ phải thu khách hàng, thủ tục gửi thư xác nhận là một thủ tục bắt buộc KTV cần thực hiện. Các bằng chứng được thu thập từ Thư xác nhận thường được đánh giá đem lại độ tin cậy cao cho các