5. Kết cấu của đề tài
2.1.1 Cơ cấu tổ chức và quản trị tại doanh nghiệp x
Tính tới thời điểm hiện tại, Công ty đã mở rộng và phát triển quy mô từ 8 thành viên lên tới con số 21 thành viên. Theo như lời đánh giá đến từ Phòng Hành chính - Nhân sự tại Công ty cổ phần Phát triển sản phẩm Sáng tạo Việt, đó là một quá trình nỗ lực và chuyển mình hết sức ấn tượng tại một công ty khởi nghiệp. Chính vì đặc điểm của sản phẩm kinh doanh, môi trường làm việc năng động nhưng không kém phần hiệu quả và mục đích luôn nhắm tới quyền lợi của khách hàng khiến cho doanh nghiệp có sự phân chia các phòng ban tương đối rõ ràng.
Cơ cấu công ty bao gồm 6 phòng ban lớn với sự hướng dẫn và quản lý của 2 giám đốc bao gồm Giám đốc vận hành và Giám đốc tài chính. Phân cấp dưới các phòng ban là hệ thống nhân viên với các nhiệm vụ riêng biệt nhằm duy trì và phát triển mục tiêu chính của cả doanh nghiệp.
Dưới đây là sơ đồ bộ máy tại Công ty cổ phần Phát triển sản phẩm Sáng tạo Việt, được thiết kế và bổ sung lần cuối cùng vào tháng 6/2018 nhằm phù hợp với quy mô mở rộng doanh nghiệp.
Hình 2.1. Sơ đồ bộ máy doanh nghiệp
Nguồn: Báo cáo nhân sự tổng hợp - Phòng Hành chính - Nhân sự
*Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận và phòng ban trong doanh nghiệp:
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết. Mang bản chất là 1 đại hội đồng cổ đông trong 1 doanh nghiệp khởi nghiệp, đại hội đồng cổ đông có trách nhiệm góp vốn thúc đẩy quá trình đầu tư. Đồng thời đại hội đồng cổ đông cũng có trách nhiệm là hội đồng quản trị, là cơ quan quản lý công ty có quyền nhân danh công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty từ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông. Hội đồng quản trị gồm 3 thành viên với 1 thành viên giữ chức chủ tịch.
đồng quản trị về trách nhiệm, quyền hạn và nhiệm vụ được giao. Giám đốc do hội đồng quản trị bổ nhiệm, giữ vai trò điều hành và quyết định các vấn đề liên quan đến mọi phòng ban của công ty.
Giám đốc vận hành là người trợ giúp các công việc cho Tổng giám đốc, giúp giám đốc thực hiện các quyết định, đề xuất với giám đốc các phương hướng phát triển của công ty và các biện pháp quản lý trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và phải chịu trách nhiệm về những quyết định của mình.
Giám đốc tài chính là người trực tiếp phụ trách mảng tài chính của công ty. Giữ trách nhiệm quản lý và điều phối dòng tiền, lập bảng báo cáo kết quả kinh doanh và làm việc trực tiếp với bên kế toán độc lập bên ngoài công ty.
Phòng hàng hóa được chia thành 2 bộ phận bao gồm Kho và Hàng hóa.
Thứ nhất, Bộ phận kho đứng đầu là Quản lý kho có nhiệm vụ quản lý số liệu nguyên liệu đầu vào, quá trình đóng gói tạo thành phẩm, số liệu thành phẩm có thể bán và quá trình trung chuyển từ kho qua các kênh bán hàng online hoặc tại cửa hàng.
Thứ hai, Bộ phận Hàng hóa chịu trách nhiệm hỗ trợ quá trình đóng gói và vận chuyển sản phẩm đến tay khách hàng với toàn bộ đơn hàng đặt online hoặc cần vận chuyển. Ngoài ra, 2 bộ phận kho và hàng hóa phải luôn kết hợp với nhau để cập nhật được số lượng hàng hóa có thể bán sau mỗi ca làm việc đảm bảo quá trình bán hàng được thông suốt.
Phòng hành chính nhân sự: Tương tự như phòng Hàng hóa, phòng Hành chính nhân sự cũng được chia làm 2 bộ phận là Hành chính và Nhân sự.
Thứ nhất, Bộ phận Hành chính phụ trách giúp việc cho Giám đốc về việc tổ chức công tác văn thư, tiếp khách, xử lý sổ sách giấy tờ của công ty trong quá trình kinh doanh.
Thứ hai, Bộ phận Nhân sự đảm nhiệm việc tuyển dụng, đào tạo và sử dụng lao động, tổ chức quản lý phân phối tiền lương, khuyến khích lợi ích vật chất, thực hiện các chính sách đối với người lao động theo quyền lợi được hưởng.
Phòng Chăm sóc khách hàng được đánh giá là “trái tim” của bộ máy vận hành Công ty cổ phần Phát triển sản phẩm Sáng tạo Việt, nơi những giá trị cốt lõi về văn hóa và con người được gửi đến khách hàng. Phòng Chăm sóc khách hàng có 3 bộ phận chính là Kinh doanh online, Chăm sóc khách hàng và Bảo hành. Với nhịp độ thị trường mua bán hàng hóa online đang trong quá trình tăng dần hiện tại thì việc bộ phận Kinh doanh online được sinh ra nhằm đáp ứng mục tiêu đưa sản phẩm đến tay khách hàng chủ trong 1 nút click chuột. Bên cạnh đó, công việc chăm sóc khách hàng được trải dài trong cả quá trình từ trước khi mua hàng, trong khi mua và sau khi mua hàng. Nhiệm vụ của đội ngũ kinh doanh online và chăm sóc khách hàng là kết hợp cùng nhau để vừa tư vấn và vừa chăm sóc để khách hàng có những trải nghiệm tốt nhất về cả sản phẩm cũng như dịch vụ tại thương hiệu đồng hồ thời trang Curnon. Không chỉ dừng tại những chương trình hậu mãi, tặng quà sinh nhật mà dịch vụ chăm sóc khách hàng còn đưa đến cho người sử dụng trải nghiệm khó quên khi được chăm sóc định kỳ tư khi bắt đầu mua sản phẩm. Cuối cùng là bộ phận bảo hành với nhiệm vụ tiếp nhận sửa chữa và bảo hành cho mọi sản phẩm của khách hàng với thời gian ngắn nhất và mức giá thấp nhất thông qua bên Trung tâm bảo hành liên kết. Phòng chăm sóc khách hàng là nơi luôn luôn ghi nhận những đóng góp, cải tiến liên tục những quy trình làm việc và giải quyết khiếu nại cho khách hàng để không chỉ đem lại chính sự hài lòng cho mỗi khách hàng khi đến với Curnon mà cho cả chính những người nhân viên thuộc Curnon.
Phòng Marketing: Với đặc thù về công việc, phòng Marketing tạo thành 1 khối vững với rất nhiều những bài sự kiện, bài ra mắt sản phẩm, chiến lược quảng cáo và thiết kế trang web. Đây là nơi đảm bảo cho những ý tưởng đột phá nhất được thực hiện. Khiến khách hàng phải bất ngờ khi tiếp cận không chỉ kênh bán online mà ngay cả những showroom, store của Curnon.
Phòng Kinh doanh Offline: Hiện Curnon có 3 chi nhánh nằm tại các con phố chính thuộc 2 thành phố lớn là Hà Nội và Hồ Chí Minh. Với mỗi thành phố sẽ có những quản lý riêng. Trách nhiệm của những quản lý là tổ chức quản lý, chỉ đạo hoạt động kinh doanh tại các store, thống kê hàng hóa từ khâu chuyển kho đến khâu bán
Chỉ tiêu
2016 2017 2018 2017/2016 2018/2017
Trị giá % Trị giá % Trị giá % Chênh
lệch % Chênh lệch %
Vốn 3,129,197,4
hàng. Kết hợp cùng phòng Marketing tổ chức công tác quảng cáo, tiếp thị, nắm bắt nhu cầu sử dụng sản phẩm của đối tượng khách hàng để đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp nhất