Điều cốt lõi của việc khóa sổ đối với General Fund hoặc Special Revenue Fund của Chính quyền ban hoặc địa phương là chuyển số dư các Tài khoản hoạt động và số dư các Tài
khoản ngân sách vào Tài khoản số dư quỹ (Fund Balance). Chú ý bút toán khóa sổ đầu tiên là bút toán đảo của bút toán dự toán ngân sách (bút toán 1) và bút toán điều chỉnh ngân sách (bút toán 18). Sau khi vào sổ các bút toán khóa sổ, Tài khoản số dư quỹ (Fund Balance) cho biết giá trị ròng của các nguồn lực sẵn có để phân bổ ngân sách (appropriation)
29. Appropriations Control 5,300,000
Estimated Other Financing Uses Control 800,000
Budgetary Fund Balance 150,000
Estimated Revenues Control 6,250,000
30. Revenues Control 6,081,290
Special Items—Proceeds from Sale of Land. 300,000
Expenditures Control (prior year) 45,000
Expenditures Control (prior year) 4,985,300
Other Financing Uses—Transfers Out Control 800,000
Encumbrances Control 50,000
Fund Balance 500,990
Sau khi vào sổ cái các bút toán khóa sồ, phần chênh lệch lớn hơn giữa Tài sản và Nợ phải trả được phân ra thành 2 Tài khoản số dư quỹ (Fund Balance) như sau:
– Fund Balance $790,990 ($290,000 số dư đầu kỳ cộng $500,990 trong bút toán khóa sổ số 30), và
– Budgetary Fund Balance – Reserve for Encumbrances $50,000
Những giá trị trên phải được báo cáo thành 5 loại Số dư quỹ (Fund Balance). General Fund không dùng đến công cụ dụng cụ hay chi phí trả trước, vì vậy không có nguồn lực
không thể tiêu dùng được (Nonspendable) trong ví dụ này. Giả sử Village nhận được một khoản trợ cấp $350,000 từ chính quyền bang mà khoản trợ cấp này giới han chi tiêu liên quan tới những hoạt động công. Cuối năm, $75,000 chưa dùng hết từ khoản trợ cấp này được ghi nhận là Số dư quỹ bị giới hạn (Restricted Fund Balance).
Village cam kết trao $100,000 từ số dư quỹ còn lại cho dự án cải tiến phương tiện thông tin cho cảnh sát, phòng cháy chữa cháy và chương trình EMT.
Số dư của Budgetary Fund Balance—Reserve for Encumbrances trình bày những khoản chưa trả vào cuối năm và sẽ được trả vào năm sau từ General Fund. Những khoản cam kết của chính phủ về việc sử dụng $50,000 từ nguồn lực ròng của General Fund cho mục đích cụ thể và được báo cáo là số dư quỹ ấn định (Assigned Fund Balance).
Nguồn lực ròng còn lại của quỹ là $615,000 được báo cáo là số dư quỹ không ấn định (Unassigned Fund Balance). Những giá trị tên được tổng hợp theo bảng sau:
Total $ Non- spendabl e Bị giới hạn (Restricted ) Đã cam kết (Committed) Ấn định (Assigned) Unassigned Fund Balance $790,990 - $75,000 $100,000 - $615,990 Budgetary Fund Balance—Reserve for Encumbrances $50,000 - - - 50,000 -
Total Fund Balances $840,990 0 $75,000 $100,000 $50,000 $615,990
Một số Chính phủ có thể chọn cách phân bổ những giá trị trên vào các Tài khoản số dư quỹ riêng biệt thông qua các bút toán nhật ký. Phương pháp của chúng tôi là xác định các thành phần của Số dư quỹ theo bảng minh họa phía trên và trình bày tồng số trong bảng cân đối kế toán. Theo cách này, chúng tôi giảm được số lượng các tài khoản cần thiết để ghi nhận những thay đổi trong tổng thể Số dư quỹ (Fund Balance)