a. Sơ đồ tổ chức
Hình 4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Schindler Việt Nam – chi nhánh Đà Nẵng 2022
b. Chức năng của từng bộ phận
Giám đốc chi nhánh
Chức năng:
Lập kế hoạch chung, điều hành, quản lý các nhân sự trong chi nhánh và chịu trách nhiệm với Ban tổng giám đốc.
Nhiệm vụ:
- Triển khai xây dựng mô hình tổ chức, cơ cấu nhân sự tại các đơn vị, phòng ban trực thuộc Chi nhánh và tổ chức thực hiện khi Ban lãnh đạp công ty phê duyệt thông qua.
- Tổ chức hoạch định chiến lược, kế hoạch hoạt động kinh doanh của Chi nhánh trình Ban lãnh đạo Công ty phê duyệt.
- Tổ chức xây dựng và hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn và các chỉ tiêu chất lượng phục vụ công tác quản lý điều hành hoạt động của Chi nhánh (quy trình, quy chế, hướng dẫn thực hiện công việc…), giám sát, kiểm tra, đôn đốc các phòng/ban chức năng thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất, đúng quy định của Công ty và pháp luật.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và công tác quản lý điều hành của Chi nhánh tới Ban giám đốc Công ty theo quy định.
Phòng Kinh Doanh
Chức năng:
- Nhận kế hoạch, chịu trách nhiệm về phát triển thị trường, doanh số, doanh thu từ Ban giám đốc chi nhánh.
- Tìm kiếm khách hàng, tư vấn, thuyết phục, thương lượng, ký kết hợp đồng với khách hàng và tiến hành khảo sát.
- Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc chi nhánh trong việc quản lý, điều hành công việc thuộc các lĩnh vực kinh doanh.
- Xây dựng và theo dõi thực hiện chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh.
Phòng Kỹ Thuật
Chức năng:
- Lập kế hoạch, chịu trách nhiệm về các mảng vận hành, lắp đặt. - Chịu sự điều hành của Ban Giám đốc chi nhánh.
Nhiệm vụ:
- Lắp đặt thang máy, thang cuốn, sàn di động, thang máy... và các thiết bị liên quan khác.
- Tiến hành lắp đặt các bộ phận cơ khí của thang máy theo bản vẽ lắp đặt. - Căn chỉnh thiết bị cơ khí thang máy
- Bốc xếp hàng hóa tại kho, công trình
- Đảm bảo an toàn, an ninh trong quá trình lắp đặt thang máy - Làm việc theo yêu cầu công việc của công ty
Phòng Bảo Trì
Chức Năng
- Bảo dưỡng thang máy khách hàng định kỳ - Kiểm tra, bảo dưỡng thang
- Lập biên bảng, báo giá cho khách hàng
- Chịu sự điều hành của Ban giám đốc chi nhánh
Nhiệm vụ
- Thực hiện bảo trì và sửa chữa thang theo định kỳ. - Lập biên bản nghiệm thu bảo trì.
- Báo cáo công việc cho quản lý, phòng ban.
- Tuân thủ các quy trình bảo trì và dịch vụ thích hợp.
- Tuân thủ các quy định, quy tắc an toàn trong khi lao động, quy định đeo thiết bị bảo hộ trong quá trình làm việc.
Phòng tài chính
Chức năng:
- Hỗ trợ các phòng ban kinh doanh trong chi nhánh
- Có chức năng lưu trữ và lập báo cáo
- Kiểm soát tài chính, nguồn vốn
- Chức năng huy động vốn
- Lập kế hoạch ngân sách hoạt động cho công ty
Nhiệm vụ:
- Kiểm tra hợp đồng, giấy tờ và cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin của khách hàng trên hệ thống.
- Ghi nhận các giao dịch tài chính
- Quản lí dòng tiền của công ty
- Lập ngân sách và đưa ra dự báo tài chính cho công ty
- Tư vấn và tìm kiếm nguồn tài chính dài hạn cho công ty
- Quản lí hoạt động của chi nhánh
Phòng Hành chính – Nhân sự
Chức năng:
- Tham mưu Giám đốc về các vấn đề liên quan đến công tác kế hoạch, hành chính quản trị, đối ngoại và các chính sách chung của chi nhánh và công tác tổ chức nguồn lực hiệu quả phục vụ sản xuất kinh doanh.
- Thực hiện các công tác hành chính quản trị, kế hoạch vật tư, tổ chức lao động tiền lương.
Nhiệm vụ:
- Thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự tại chi nhánh: tuyển dụng, đào tạo, quản lý cán bộ, chế độ chính sách cho người lao động.
- Lưu trữ tài liệu hồ sơ, soạn thảo văn bản, tổ chức hội họp, trang trí văn phòng, quản lý ngoại thất trụ sở.
- Quản lý và điều động phương tiện theo yêu cầu phục vụ sản xuất. Đảm bảo công tác an ninh, an toàn, đối ngoại của Trung tâm.
- Thực hiện công tác vật tư nhập xuất vật tư, thống kê vật tư, kiểm soát hợp đồng mua bán vật tư, thiết bị.
Phòng Kế toán
Chức năng:
- Lập kế hoạch, chịu trách nhiệm các nghiệp vụ kế toán của Chi nhánh và chịu sự điều hành của Ban Giám đốc chi nhánh.
Nhiệm vụ:
- Thực hiện tổng hợp số liệu và kiểm tra tổng hợp, cân đối số liệu kế toán. Kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ của chứng từ thu, chi, chứng từ ngân hàng và các chứng từ điều chỉnh…
- Có nhiệm vụ thu hồi công nợ
- Nghiên cứu các quy định, chính sách, chế độ Kế toán của nhà nước và tổ chức triển khai theo dõi thực hiện.
Phòng An Toàn
Chức năng
Bộ phận an toàn lao động có chức năng tham mưu, giúp việc cho người sử dụng lao động trong việc tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các hoạt động an toàn - vệ sinh lao động.
Nhiệm vụ
- Xây dựng nội quy, quy chế, chương trình, biện pháp đảm bảo an toàn lao động
- Kiểm tra thường xuyên an toàn lao động tại công ty cũng như công trường - Quản lý theo dõi việc đăng ký, kiểm định các máy, thiết bị, vật tư và các chất có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động
- Xây dựng những kế hoạch an toàn lao động hằng năm và đôn đốc, giám sát việc thực hiện kế hoạch, đánh giá rủi ro và xây dựng kế hoạch ứng cứu khẩn cấp
- Tổ chức thực hiện các hoạt động tuyên truyền, phổ biến các quy định về an toàn - vệ sinh lao động của Nhà nước, của cơ sở lao động trong phạm vi cơ sở lao động
- Tổ chức huấn luyện về an toàn lao động cho người lao động
2.1.5. Nhân lực
Nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng góp phần vào sự thanh công của Schindler. Để phát triển và tồn tại đến hôm nay thì Schindler luôn luôn biết ơn về sự đóng góp này của toàn bộ nhân viên trên toàn thế giới. Vì vậy đối với các doanh nghiệp sản xuất thì lực lượng lao động là yếu tố then chốt để cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Tình hình sử dụng lao động của công ty được thể hiện như sau:
Bảng 2. Tình hình nguồn lực công ty Chỉ tiêu 201 9 % 202 0 % 202 1 % Chênh lệch2020/2019 Chênh lệch2021/2019 Số lượn g % Số lượn g % Tổng lao động 200 100% 205 100 210 100% 05 2.5% 10 05 Giới tính Nam 120 60% 132 64 140 67% 12 10% 20 16.7 Nữ 80 40% 73 36 % 70 33% (7) (8.75)% (10) (12.5)% Trình độ chuyê n môn Đại học & sau đại học 150 75% 165 80% 170 81% 15 10% 30 (13)% Cao đẳng & trung cấp 30 15% 20 10% 25 12% (10) (33)% (5)% (17)% Khác 20 10% 10 5% 15 7% (10) (50)% (10) % (25)%
(Nguồn: phòng nhân sự công ty TNHH schindler Việt Nam- chi nhánh Đà Nẵng)
Những năm gần đây số lao động của Schindler có nhiều biến động, tính đến năm 2019 tổng số lao động của công ty là 200 người. Năm 2020, tăng so với năm 2019 là 05 người, năm 2021 tăng so với năm 2019 là 10 người. Điều này thể hiện sự thay đổi trong chính sách, chiến lược sử dụng lao động cũng như quy mô, trình độ sản xuất của công ty.
Xét về giới tính, lao động nam chiếm tỉ trọng lớn trong công ty, và tỉ trọng này ngày càng tăng qua các năm. Điều này là do tính chất công việc đòi hỏi sự cần cù, khéo léo, khả năng ăn nói và sự kiên trì trong công việc nhất là bộ phận bán hàng. Bên cạnh đó tỉ trọng nhân viên nữ cũng ngày càng giảm tính chất công việc cần phải có sự hiểu biết về sản phẩm kĩ thuật nên công ty tuyển dụng những nhân viên nam có am hiểu về chuyên ngành để có thể tư vấn và trao đổi với khách hàng đem lại cho khách hàng những thông tin chính xác nhất của sản phẩm .
Bên cạnh việc gia tăng về số lượng thì trình độ của lực lượng bán hàng của công ty cũng thay đổi ta thấy trình độ chuyên môn đạt cấp bật đại học, và khác ngày càng tăng, số người đạt trình, trình độ đại học trở lên năm 2020 tăng 10%, cao đẳng & trung cấp giảm 33%, các nhân viên không có trình độ chuyên môn giảm 50% so với năm 2019. Số người đạt trình độ đại học trở lên năm 2021 tăng 13%, cao đẳng và trung cấp giảm 17%, không có chuyên môn giảm 15% so với năm 2019. Điều này chứng tỏ công ty có những thay đổi trong chính sách dùng người một các phù hợp với mục tiêu thị trường, nâng cao khả năng chuyên môn và trình độ của nhân viên tập trung tuyển dụng và đào tạo những nhân viên có trình độ đại học để có những kiến thức chuyên sâu về các sản phẩm.