4. Kết quả thực tập theo đề tà
3.1. Định hƣớng của Công ty trong giai đoạn 2017-2020
Tạo môi trƣờng làm việc khoa học, chuyên nghiệp và năng động hơn. Tạo điều kiện tốt nhất giúp ngƣời lao động phát triển tốt nghề nghiệp bằng chính trình độ , năng lực và tƣ duy sáng tạo.
Mang đến sự gia tăng cao về giá trị của quả dừa. Đồng hành cùng lợi ích của ngƣời trồng dừa và sự phát triển ngành dừa Việt Nam.
Trở thành nhà sản xuất, kinh doanh và xuất khẩu số 1 Việt Nam về sản phẩm sạch, chất lƣợng cao đƣợc chế biến từ quả dừa nhằm phục vụ sức khỏe và cuộc sống con ngƣời.
Đến năm 2020, Công ty TNHH chế biến dừa Lƣơng Quới trở thành một trong top 50 công ty chế biến sản phẩm từ quả dừa lớn nhất Châu Á – Thái Bình Dƣơng.
Với phƣơng châm “An toàn- Chất lƣợng-Trách nhiệm để phát triển bền vững” Công ty sẽ cố gắng chinh phục các sản phẩm của mình ra nhiều thị trƣờng hơn khi các sản phẩm của Công ty dần nhận đƣợc nhiều sự tin cậy của khách hàng kể cả những khách hàng khó tính nhất nhƣ Mỹ, EU, Nhật Bản, Trung Đông,…
Mỹ là thị trƣờng chiến lƣợc hàng đầu của Công ty . Năm 2017 này Công ty sẽ thành lập Công ty con LQC.Inc tại Hoa kỳ để đánh dấu bƣớc ngoặc phát triển tại thị trƣờng này.
Tiếp tục xây dựng những vùng dừa đạt chuẩn Organic để cho ra đời những quả dừa “Sạch, chất lƣợng tốt” khi sử dụng và đảm bảo hệ sinh thái cây trồng, đáp ứng xu thế hiện nay.
3.2.Những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu tại Công ty TNHH chế biến dừa Lƣơng Quới.
Với những định hƣớng và sự phát triển của Công ty, chắc chắn ngày càng sẽ có nhiều khách hàng hơn, nhƣ vậy sẽ kéo theo công việc của quy trình xuất khẩu cũng sẽ tăng lên. Vì thế, với những nhƣợc điểm còn hạn chế tôi xin đƣa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu tại Công ty, với mong muốn giúp cho quy trình xuất khẩu đƣợc thực hiện một cách linh hoạt hơn.
3.2.1. Giải pháp 1: Hạn chế sai sót trong quá trình lập bộ chứng từ thanh toán bằng hình thức L/C.
Cơ sở giải pháp
Từ việc nhân viên khâu lên chứng từ thanh toán còn chƣa thành thạo do chƣa nắm rõ về hình thức thanh toán L/C và kiến thức chuyên môn tiếng anh thƣơng mại. Nên làm tốn nhiều thời gian cho việc lập bộ chứng từ thanh toán với hình thức thanh toán L/C.
Mục đích
Giúp nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên, tránh những sai sót xảy ra và nếu có xảy ra thì nhân viên có thể giải quyết nhanh chóng cho rủi ro sai sót trong bộ chứng từ thanh toán. Từ đó giúp cho việc lập bộ chứng từ nhanh chóng và tiết kiệm đƣợc thời gian hơn.
Nội dung thực hiện
Cần xây dựng đội ngũ có trình độ, chuyên môn giỏi về nghiệp vụ ở khâu lập bộ chứng từ thanh toán.
Không ngừng nâng cao kiến thức và chuyên môn nghiệp vụ cho các nhân viên thông qua các buổi tập huấn tại Công ty.
Tạo điều kiện cho các nhân viên tham gia các khóa học tiếng anh chuyên ngành, các cơ hội tham gia buổi hội thảo hay tập huấn chuyên về tiếng anh thƣơng mại trong thanh toán quốc tế.
Công ty cần thỏa thuận kỹ với nhà nhập khẩu những chứng từ cần xuất trình trong bộ chứng từ thanh toán để cho nhân viên nghiên cứu kĩ trƣớc từng chứng thanh toán và khi gặp khó khăn thắc mắc thì nhân viên có thể hỏi để biết cặn kẽ hơn, tránh sai sót.
Nhân viên khi đọc và tìm hiểu chứng từ thì cần nghiên cứu những rủi ro có thể xảy ra đối với từng chứng từ để khi khi lập chứng từ thì mình biết tránh né để tránh sai sót và có thể ứng biến kịp thời khi gặp sai sót.
3.2.2. Giải pháp 2: Phân công nhân viên hợp lý, đầu tƣ thiết bị máy móc và công nghệ trong quá trình kiểm tra hàng hóa
Kiểm tra hàng hóa là khâu vô cùng quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Trong quá trình đóng gói bị lỗi, chƣa đúng với tiêu chuẩn trong hợp đồng. Sau khi hoàn thành xong thì công nhân phải làm lại cho những lỗi sản phẩm này. Thiết bị máy móc cũ chƣa đƣợc đầu tƣ và còn sử dụng công nghệ kiẻm tra số lƣợng hàng hóa thủ công. Chính vì vậy nên, khâu kiểm tra hàng hóa còn nhiều thiếu sót, chƣa nhanh chóng.
Mục đích
Giảm thiểu rủi ro và những sai sót xảy ra một cách nhanh chóng và kịp thời, tạo ra nhiều số lƣợng sản phẩm hơn khi đầu tƣ thêm các máy móc thiết bị.
Giúp công ty dễ dàng kiểm tra hàng hóa, tiết kiệm đƣợc thời gian trong quá trình quản lý hàng hóa, có thể giảm bớt đƣợc số lƣợng nhân sự cho Công ty.
Nội dung thực hiện giải pháp.
Lập đội ngũ nhân viên hợp lý cho từng khâu sản xuất ra sản phẩm, để có hể kịp thời ngăn chặn những sai sót xảy ra và điều chỉnh ngay cho đúng với tiêu chuẩn và quy cách mà đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Lập đội ngũ kỹ thuật riêng cho từng quy trình để đáp ứng kịp thời khi có xảy ra sự cố về máy móc tránh gây hƣ hỏng cho sản phẩm.
Cần đầu tƣ thêm hoặc thay thế các thiết bị máy móc cũ, để có thể nâng cao nâng suất hơn, vì Công ty ngày càng nhiều khách hàng quan tâm tới, mặc khác cũng đảm bảo đƣợc chất lƣợng hàng hóa tạo ra.
Công ty cần đầu tƣ hệ thống đối với kho bãi nên sử dụng Mã Vạch - RFID Và Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng để dễ dàng quản lý hàng hóa hơn, nắm bắt đƣợc số lƣợng hàng hóa nhanh chóng và chính xác hơn để thay thế cho việc làm thủ công, giảm rủi ro sai sót xảy ra.
3.2.3. Giải pháp 3: Đầu tƣ phƣơng tiện vận tải
Cơ sở giải pháp
Từ việc Công ty chƣa có phƣơng tiện vận tải riêng cho việc vận chuyển các sản phẩm lên kho tại thành phố để đóng hàng. Công ty phải thuê phƣơng tiện vận chuyển cho hai chặng đƣờng từ Bến Tre lên Thành phố và từ Thành phố ra ngoài cảng Hải quan chờ thông quan. Từ đó dẫn đến phải tốn nhiều chi phí cho việc thuê phƣơng tiện vận tải.
Mục đích
Tiết kiệm đƣợc chi phí cho Công ty. Khi Công ty đầu tƣ cho phƣơng tiện vận tải riêng cho mình, Công ty sẽ sử dụng đƣợc cho lâu dài và Công ty không phải thuê ngoài và tốn chi phí cho việc thuê phƣơng tiện vận tải.
Nội dung thực hiện
Công ty nên đầu tƣ phƣơng tiện vận tải cho riêng Công ty để tiện lợi cho việc vận chuyển các sản phẩm về kho tại thành phố, vì Công ty ngày càng nhiều khách hàng và nhiều hợp đồng đƣợc kí kết nên việc thuê phƣơng tiện vận tải thƣờng xuyên.
Hiện nay, trên thị trƣờng dịch vụ cho thuê phƣơng tiện vận tải có. Công ty nên tham khảo nhiều đại lý hay hãng tàu để biết đƣợc giá cả và tình hình chuyến đi để mình có thể lựa chọn chính xác, tránh tổn thất về chi phí cho Công ty hơn.
Nhân viên chuyên thuê phƣơng tiện vận tải cho Công ty nên trau dồi kiến thức cũng nhƣ kỹ năng đàm phám kí hợp đồng thuê phƣơng tiện vận tải, để khi kí hợp đồng có thể đem đến những điều kiện tốt nhất cho Công ty.
3.2.4. Giải pháp 4: Hạn chế sai sót xảy ra cho việc khai báo Hải quan
Cơ sở giải pháp
Từ việc hệ thống đƣờng truyền Internet còn chạp chờn, hay bị rớt mạng dẫn đến việc khai báo đôi lúc còn chậm. Một phần là do nhân viên chƣa hiểu rõ hết về các tiêu chí trong quá trình khai báo vì các tiêu chí khai báo phức tạp hơn nhiều so với số lƣợng tiêu chí phải khai và các tiêu chí thƣờng thay đổi theo thời gian. Một phần nữa là do nhân viên chƣa đƣợc đào tạo kỹ về việc khai báo hải quan trên hệ thống phần mềm.
Mục tiêu
Giúp cho đƣờng truyền mạng có thể ổn định nhiều hơn để khắc phục đƣợc những sai sót, rủi ro xảy ra khi khai báo hải quan để có sự phân luồng một cách chính xác từ phần mềm và khai báo hải quan đƣợc nhanh chóng hơn.
Giúp nâng cao kiến thức cho nhân viên khai báo hải quan, cung cấp các thông tin cho từng tiêu chí trong phần mềm hệ thống khai báo Hải quan đƣợc chính xác.
Nội dung thực hiện
Công ty nên lắp đặt thêm hệ thống đƣờng truyền mạng, vì hiện tại Công ty sử dụng đƣờng truyền mạng cho nhiều phòng ban.
Lắp đặt các hệ thống hỗ trợ phát điện đển tránh tình trạng mất điện gây ra tình trạng mất hệ thống kết nối Internet.
Đào tạo thêm cho nhân viên về các tiêu chí khai báo Hải quan,giúp cho nhân viên hiểu kĩ hơn.
Tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao nhận thức và sự tìm tòi , tìm hiểu từ bên ngoài để có thể áp dụng cho Công ty.
3.2.5. Giải pháp 5: Phát triển nguồn nhân lực trong Công ty.
Cơ sở giải pháp
Nguồn nhân lực là nhân tố chủ yếu tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp: nguồn nhân lực đảm bảo mọi nguồn sáng tạo trong tổ chức. Chỉ có con ngƣời mới sáng tạo ra các hàng hoá, dịch vụ và kiểm tra đƣợc quá trình sản xuất kinh doanh đó.. Mặc dù trang thiết bị, tài sản, nguồn tài chính là những nguồn tài nguyên mà các tổ chức đều cần phải có, nhƣng trong đó tài nguyên nhân văn - con ngƣời lại đặc biệt quan trọng. Không có những con ngƣời làm việc hiệu quả thì tổ chức đó không thể nào đạt tới mục tiêu. Hiện nay, việc hội nhập kinh tế đối với kinh tế của Việt Nam ngày càng đƣợc mở rộng, đa dạng các ngành nghề nên ngành xuất khẩu cũng ngày càng phát triển và đƣợc quan tâm đến đối với các doanh nghệp Việt Nam. Do đó Công ty Lƣơng quới cũng có nhiều cơ hội hơn trong quá trình xuất khẩu. Nhờ vậy, giúp cho trình độ của các nhân viên đƣợc nâng cao, chuẩn bị chu đáo cho quy trình xuất khẩu tại Công ty.
Mục đích
Giúp nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn, giúp thích ứng với quy trình thực tế của các khâu.
Khâu lên bộ phận chứng từ, booking container , khâu này một nhân viên làm nhiều công việc, nếu phân công rõ ràng và nhiệm vụ từng ngƣời thì công việc sẽ đƣợc làm tốt hơn không phải vừa làm việc soạn chứng từ còn phải vừa lo việc hậu cần ngoài hiện trƣờng, nhƣ vậy chứng từ sẽ đƣợc thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn.
Học các lớp nghiệp vụ giúp cho nhân viên hiểu rõ hơn về bên ngoài, khi Công ty có gặp trục trặc cũng dễ xử lý và ứng biến hơn.
Thuê phƣơng tiện vận tải cũng đòi hỏi kĩ năng và chuyên môn nên khi am hiểu ta sẽ biết cách đàm phán nhƣ thế nào sẽ mang lại hiệu quả, tiết kiệm cho Công ty hơn. Vì
hiện nay, có rất nhiều đại lý và hãng tàu rất có uy tín, tuy mới nhƣng có nhiều kinh nghiệm.
Nội dung thực hiện
Đối với cấp nhân viên
Công ty nên tổ chức các buổi tập huấn hằng tháng, hằng quý cho nhân viên về tình hình quy trình xuất khẩu hiện nay tại Việt Nam nói chung và địa bàn tỉnh Bến Tre nói riêng.
Huấn luyện cho nhân viên Công ty ở khâu chuẩn bị chứng từ hiểu kĩ hơn về từng ý nghĩa của chứng từ và những lô hàng xuất khẩu qua từng nƣớc cần có những chứng từ nào, công tác chuẩn bị hàng hóa cho việc xuất khẩu nhƣ thế nào.
Cho nhân viên tham gia các lớp học ngắn hạn về đào tạo nghiệp vụ xuất khẩu bên ngoài.
Các khóa học chuyên sâu về thuê phƣơng tiện vận tải, quy trình làm C/O, khai báo hải quan.
Giúp nâng cao trình độ của mỗi nhân viên tại phòng xuất khẩu của Công ty theo thời gian vì nền kinh tế càng phát triển thì sẽ kéo theo các hoạt động giữa các nƣớc cũng sẽ gần gũi với nhau hơn, thì việc xuất khẩu các hàng hóa sang các nƣớc cũng sẽ kỹ càng hơn. Vì vậy Công ty nên thƣờng xuyên cập nhật trau dồi bổ sung kiến thức cho nhân viên. Trong quá trình đào tạo đó, Công ty nên chọn lọc ra những nhân viên nào có ƣu thế hơn cho mỗi khâu để phân công nhân viên đảm nhận và chịu trách nhiệm cho khâu đó cho rõ ràng, vì nếu họ có ƣu thế và đam mê trong một quy trình nào đó thì công việc có khó khăn, họ chỉ tập trung giải quyết tốt một việc thì khâu đó sẽ sớm đƣợc giải quyết tốt nhất.
Đối với cấp quản lý
Sự thành công hay thất bại, lợi nhuận nhiều hay ít, công việc đƣợc giải quyết tốt nhất hay không tốt của Công ty phụ thuộc nhiềuvào đƣờng lối lãnh đạo và quan tâm của cấp quản lý. Hiện tất cả nhân viên quản lý của Công ty là những ngƣời có nhiều kinh nghiệm, nhƣng không vì vậy mà Công ty không ngừng trao dồi kiến thức chuyên môn cho các nhân viên quản lý. Tất cả các nhân viên quản lý đều có chức năng của một quản trị và sự hiểu biết chuyên môn trong quy trình xuất khẩu. Tuy nhiên, với sự cạnh tranh gay gắt hiện nay thì các nhà quản lý phải mở rộng tầm nhìn và các chiến
lƣợc phát triển cho Công ty. Chính vì điều này, Công ty nên cho các nhân viên quản lý tham gia các khóa học về quản lý, về chuyên môn xuất khẩu sang các thị trƣờng. Có thể Công ty nên cho các nhân viên quản lý tham gia các khóa học ở nƣớc ngoài nhằm tiếp cận các chƣơng trình quản lý hiện đại tại mỗi nƣớc và tiếp cận tình hình nhập khẩu của mỗi nƣớc để Công ty có thể tiếp cận và hiểu rõ hơn về nƣớc chúng ta xuất khẩu hay là những nƣớc mà ta đã xâm nhập các sản phẩm vào. Từ đó Công ty cũng nên phân công mỗi nhân viên quản lý một khâu trong quy trình xuất khẩu của Công ty để khi có khó khăn là nhân viên sẽ ứng biến một cách chính xác hơn.
3.3 .Những kiến nghị