Hàng năm, Tổng cục Biển và Hải đảo Việt nam căn cứ trên nhu cầu sử dụng các loại tài sản phục vụ cho hoạt động sẽ tính toán ra lƣợng hàng hóa
cần mua sắm. Cùng với đó là việc lập dự toán ngân sách năm gửi về Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng. Trong đó có đƣa ra cụ thế số lƣợng, chủng loại hàng hóa nằm trong danh mục mua sắm TSC cần mua sắm.
Nhƣ đã đề cập trong Chƣơng 3, thực tế hầu hết nhu cầu của các đơn vị là rất lớn, trong khi ngân sách không thể đáp ứng đƣợc nhu cầu thực tế. Do đó, để nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch mua sắm thì việc lập kế hoạch phải thực sự khả thi. Khi xây dựng kế hoạch, phải đảm bảo các yếu tố sau:
- Danh mục, dự toán mua sắm tài sản đƣợc lập phải căn cứ vào các quy định về tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản và các quy định liên quan của pháp luật.
- Cập nhật kết quả thống kê, đánh giá và kế hoạch sử dụng các trang thiết bị, tài sản của các đơn vị trong Tổng cục. Để từ đó có dự kiến điều động các thiết bị từ đơn vị chƣa sử dụng sang đơn vị có nhu cầu, cân đối việc huy động thiết bị từ các đơn vị ngoài Tổng cục (thuê thiết bị hoặc hợp tác, liên kết), giảm tối đa gánh nặng ngân sách bố trí cho việc mua sắm mới tài sản trang thiết bị.
- Kế hoạch mua sắm có tính dài hạn (kế hoạch hàng năm, kế hoạch giai đoạn 02 năm, 03 năm và 05 năm), việc phê duyệt đƣợc hoàn thành sớm để đảm bảo thời gian thực hiện, đáp ứng nhu cầu sử dụng, giúp cho việc mua sắm đạt hiệu quả đề ra.
Dự toán mua sắm hàng năm đƣợc phê duyệt theo phân cấp (Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng hoặc Tổng cục phê duyệt); trên cơ sở dự toán chi NSNN đƣợc giao và cân đối để đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng thực tế, cần thiết nhất của các đơn vị trực thuộc.
Ngay sau khi danh mục, dự toán năm đƣợc Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng giao, Tổng cục cần sớm triển khai việc giao dự toán cho các đơn vị dự toán trực thuộc có thể chủ động trong việc tổ chức thực hiện mua sắm TSC với các loại tài sản đƣợc phân cấp.
Hàng năm, Tổng cục cần đánh giá kết quả thực hiện việc mua sắm của năm, nắm rõ nhu cầu thực tế của các đơn vị dự toán trực thuộc để dự kiến sớm kế hoạch của năm tiếp theo trên cơ sở ngân sách dành cho mua sắm tăng tối đa bằng 10% so với năm trƣớc. Điều này sẽ tránh tình trạng các đơn vị cấp dƣới gửi kế hoạch lên quá nhiều hoặc phê duyệt quá ít so với nhu cầu thực tế không đủ để trang bị cần thiết nhất cho các đơn vị.
Tổng cục cần chủ động nghiên cứu, xây dựng các tiêu chuẩn, định mức máy móc, thiết bị chuyên dùng phù hợp với đặc thù của ngành và thực tế để trình Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng báo cáo BTC phê duyệt theo phân cấp. Đây là một cơ sở quan trọng cho việc xác định, tổng hợp nhu cầu của đơn vị mua sắm TSC, từ đó nâng cao hiệu quả của công tác lập kế hoạch mua sắm TSC.
Việc xác định đúng những loại tài sản cần đƣợc mua sắm trang bị cũng góp phần cải thiện cả về chất lƣợng cũng nhƣ hiệu quả trong việc mua sắm. Tổng cục cần xác định danh mục tài sản phù hợp dựa vào đặc điểm hoạt động, nhu cầu và thực tế triển khai, tránh việc lựa chọn những loại tài sản chƣa phù hợp so với những tiêu chí của việc mua sắm TSC nhƣ số lƣợng ít, giá trị không lớn. Ngoài ra hệ thống thực hiện bảo hành, bảo trì của nhà thầu cũng là một nhân tố giữ vai trò tƣơng đối quan trọng phải xem xét. Việc xây dựng những yêu cầu, quy định đối với công tác bảo hành, bảo trì sau bán hàng không chặt chẽ sẽ dẫn đến thực tế nhà cung cấp không đáp ứng đƣợc yêu cầu về bảo hành, dịch vụ sau bán hàng. Điều này gây ra nhiều khó khăn đối với triển khai công việc của cấp dƣới.