A Nghiệp vụ giữa doanh nghiệp xuất khẩu và ngân hàng
2.1.3 Những công việc ngân hàng cần làm
2.1.3.1 Nhận và kiểm tra chứng từ
Khi khách hàng xuất trình bộ hồ sơ yêu cầu nhờ thu gồm: Thư yêu cầu gửi chứng từ nhờ thu hàng xuất; bộ chứng từ ( bao gồm bản gốc và bản sao để lưu lại tại NHNT). TTV (thanh toán viên) thực hiện:
- Kiểm tra các chi tiết trên Thư yêu cầu nhờ thu của khách hàng.
- Kiểm tra loại chứng từ, số lượng của từng loại chứng từ kê trên Thư yêu cầu nhờ thu trước khi ký nhận.
- Đăng ký giao dịch ghi số tham chiếu giao dịch vừa đăng ký lên hồ sơ.
2.1.3.2 Gửi chứng từ nhờ thu
- TTV lập Thư nhờ thu kèm chứng từ gửi NHTH nêu rõ:
Yêu cầu NHTH điện xác nhận gửi NHNT khi được chứng từ nhờ thu.
Trường hợp nhờ thu thanh toán từng phần với các kỳ hạn khác nhau, trên Thư nhờ thu phải ghi rõ: tổng số tiền nhờ thu, số tiền nhờ thu thanh toán ngay, các số tiền nhờ thu thanh toán có kỳ hạn.
Trường hợp gửi chứng từ đòi tiền theo nhờ thu DP có kỳ hạn, nêu rõ tỷ lệ lãi phạt và cách tính lãi phạt chậm thanh toán.
- Thu phí nhờ thu theo quy định, NHNT sẽ thu phí Người gửi nhờ thu trong trường hợp không thu được phí do Người trả tiền nhờ thu chịu.
- Hạch toán nhập ngoại bảng trị giá chứng từ gửi nhờ thu.
- Toàn bộ giao dịch bao gồm: Thư gửi chứng từ, bút toán hạch toán, điện và các chứng từ liên quan phải được CTQ duyệt trước khi gửi đi. Thư gửi chứng từ phải có đầy đủ chữ ký theo quy định hiện hành của NHNT về mẫu chữ ký được uỷ quyền.
- Gửi chứng từ cho NHTH bằng thư đảm bảo hoặc theo yêu cầu của khách hàng.
- Lập và lưu hồ sơ nhờ thu gồm 01 thư gửi chứng từ, 01 bản sao hoá đơn, điện và các chứng từ liên quan nếu có.
2.1.3.3 Theo dõi ngân hàng thu hộ thanh toán nhờ thu
TTV có trách nhiệm theo dõi bộ chứng từ gửi đi nhờ thu. • Trường hợp ngân hàng thu hộ từ chối thanh toán.
- TTV thông báo ngay cho khách hàng và yêu cầu khách hàng có ý kiến bằng văn bản về việc xử lý chứng từ. Căn cứ công văn trả lời của khách hàng, TTV lập ngay điện trình CTQ duyệt gửi Ngân hàng thu hộ.
- Sau 15 ngày làm việc kể từ ngày thông báo cho khách hàng, nếu không nhận được ý kiến về việc xử lý bộ chứng từ đó, NHNT yêu cầu NHTH gửi trả lại chứng từ. Khi nhận được chứng từ, TTV thực hiện huỷ hồ sơ nhờ thu, giao lại chứng từ cho khách hàng.
• Trường hợp ngân hàng thu hộ chấp nhận thanh toán
- Nhận được SWIFT / Telex có mã từ NHTH chấp nhận thanh toán nhờ thu đối với nhờ thu thanh toán có kỳ hạn, lập Thư theo mẫu gửi khách hàng thông báo về việc NHTH chấp nhận thanh toán vào ngày đáo hạn.
- Đối với nhờ thu DP có kỳ hạn, ngày làm việc tiếp theo ngày NHTH phải thanh toán, nếu chưa nhận được Báo Có / thông báo thanh toán lập Điện / Thư tra soát, nội dung nêu rõ: Đề nghị các ông thanh toán lãi trả chậm lãi suất….kể từ
ngày…
- Đối với nhờ thu theo hình thức D/A, nếu bộ chứng từ được chấp nhận thanh toán thì TTV phải theo dõi kịp thời nhắc nhở NHTH chuyển trả tiền đúng hạn.
2.1.3.4 Thanh toán nhờ thu
Định nghĩa:
+ Tài khoản Nostro là tài khoản của ngân hàng A mở tại ngân hàng B nhằm
phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ của ngân hàng A, theo cách gọi của ngân
hàng A.
+ Tài khoản Vostro là tài khoản do ngân hàng B mở cho ngân hàng A theo
đề nghị của ngân hàng A, cũng nhằm phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ của ngân hàng A, nhưng theo cách gọi của ngân hàng B.
Ví dụ như sau:
Ngân hàng A ở Việt Nam có nhu cầu mở tài khoản USD tại nước Mỹ để phục
vụ cho nghiệp vụ thanh toán bằng đồng USD, ngân hàng A làm thủ tục mở tài
khoản USD tại ngân hàng B tại Mỹ. Tài khoản USD này, theo cách gọi của ngân
hàng A là tài khoản Nostro, còn theo cách gọi của ngân hàng B là tài khoản Vostro.
Thanh toán qua tài khoản Nostro của NHNT:
- Nhận được Báo Có từ TTTT, Bộ phận nghiệp vụ thực hiện thanh toán cho khách hàng.
- Nhận được thông báo thanh toán bằng MT400/MT499/Telex có mã mà không nhận được Báo Có từ TTTT, Bộ phận nghiệp vụ chủ động tra soát với Bộ phận Quản lý tài khoản Nostro để xác định tiền thanh toán đã được ghi Có và còn treo.
Thanh toán qua tài khoản Vostro với NHNT
Nhận được uỷ quyền ghi Nợ tài khoản Vostro của NHTT, Bộ phận nghiệp vụ thực hiện:
+ Liên hệ Bộ phận quản lý tài khoản Vostro để xác nhận số dư trên tài khoản Vostro;
+ Trường hợp tài khoản Vostro không đủ tiền, điện ngay NHTT yêu cầu chuyển tiền thanh toán.
NHTH không thanh toán
NHNT được miễn trách trong trường hợp NHTH đã chấp nhận thanh toán DA nhưng đến hạn không thanh toán. Tuy nhiên, NHNT vẫn tiến hành các thủ tục nghiệp vụ cần thiết để giúp khách hàng như:
+ Tra soát, nhắc NHTH yêu cầu người mua thanh toán theo đúng canh kết, + Thông báo cho khách hàng chi tiết các thông tin nhận được từ NHTH, + Yêu cầu khách hàng làm việc trực tiếp với người mua,
+ Sau 60 ngày kể từ ngày đáo hạn mà bộ chứng từ vẫn chưa được thanh toán, NHNT thông báo cho khách hàng lần cuối để đóng hồ sơ.
2.2 Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ 2.2.1 Quy trình thanh toán tín dụng chứng từ 2.2.1 Quy trình thanh toán tín dụng chứng từ 2.2.1 Quy trình thanh toán tín dụng chứng từ
Sơ đồ 2.2: Quy trình thanh toán tín dụng chứng từ
Diễn giải quy trình:
(1) Nhà nhập khẩu yêu cầu ngân hàng phát hành mở L/C.
(2)Ngân hàng phát hành sau khi mở L/C thì thông báo cho nhà xuất khẩu qua ngân hàng thông báo.
(7)
(8) (1)
(2) (6)
Ngân hàng thông báo Ngân hàng phát hành
Xuất khẩu Nhập khẩu
(5) (3)
(4)
(9) (10)
(3) Ngân hàng thông báo chuyển L/C đến cho nhà xuất khẩu để người này đánh giá khả năng thực hiện L/C và đề nghị tu chỉnh L/C (nếu cần).
(4) Nhà xuất khẩu sau khi kiểm tra L/C thì tiến hành giao hàng.
(5) Nhà xuất khẩu lập bộ chứng từ theo đúng quy định của L/C và các văn bản tu chỉnh (nếu có) xuất trình cho ngân hàng đúng thời hạn quy định.
(6) Ngân hàng thông báo sau khi kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ thì chuyển tới ngân hàng phát hành.
(7) Ngân hàng phát hành thư tín dụng kiểm tra bộ chứng từ thanh toán:
– Nếu thấy phù hợp với quy định của L/C thì tiến hành trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu (đối với L/C trả chậm).
– Nếu thấy không phù hợp với quy định của L/C thì từ chối thanh toán và gửi bộ chứng từ cho người xuất khẩu.
(8) Ngân hàng phát hành thư tín dụng trao bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu và phát lệnh đòi tiền nhà nhập khẩu.
(9) Nhà nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ:
– Nếu thấy phù hợp với quy định của L/C thì đến ngân hàng làm thủ tục thanh toán, ngân hàng phát hành ký hậu bộ chứng từ cho đi nhận hàng.
– Nếu thấy không phù hợp với quy định của L/C thì nhà nhập khẩu có quyền từ chối thanh toán.
(10) Nhà xuất khẩu nhận được tiền thanh toán
Như vậy mỗi bên chỉ thực hiện một số khâu nhất định trong quy trình thanh toán:
+ Nhà xuất khẩu ( người hưởng lợi): Tiếp nhận L/C bản gốc và xem xét nội dung của L/C; giao hàng theo đúng quy định của L/C; lập bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng theo đúng quy định của L/C.
+ Ngân hàng phục vụ nhà xuất khẩu (ngân hàng thông báo): Tiếp nhận L/C bản gốc và chuyển nguyên văn tới nhà xuất khẩu; đánh giá ban đầu tính hợp lệ của bộ chứng từ; chuyển bộ chứng từ thanh toán đến ngân hàng phát hành; thanh toán tiền cho người xuất khẩu nếu được uỷ quyền thanh toán.
2.2.2 Những công việc nhà xuất khẩu cần làm
2.2.2.1 Những công việc thực hiện trước khi giao hàng
Trước khi đến thời hạn đôi bên đã thoả thuận, người xuất khẩu đôn đốc người nhập khẩu mở L/C đúng hạn như điện toại, fax, telex hay gặp trực tiếp đại diện đối tác ở nước mình. Đối với những hợp đồng lớn để chắc chắn người ta dùng hình thức đặt cọc (performance –PB): cả ai bên đặt cọc ở ngân hàng 2% - 5% trị giá hợp đồng, nếu bên nào không thực hiện nghĩa vụ của mình thì sẽ mất tiền cọc.
Khi được thông báo chính thức về việc mở L/C, cần kiểm tra kỹ lưỡng L/C: - Kiểm tra tính chân thật của L/C
- Kiểm tra nội dung của L/C
Mặc dù hiện nay, EDI rất phát triển, người ta có thể nhận L/C trực tiếp từ người mua hoặc từ ngân hàng mở L/C, nhưng với điều kiện Việt Nam thì các nhà xuất khẩu nên nhận L/C từ ngân hàng thông báo, bởi bì ngân hàng có khả năng kiểm tra tính thật giả của L/C (nếu L/C mở bằng thư thì đối ciếu chữ ký, nếu mở bằng điện thì kiểm tra mã số…)
Kiểm tra L/C là khâu cực kỳ quan trọng trong việc thực hiện phương thức tín dụng chứng từ, bởi nếu không phát hiện được sự không phù hợp giữa L/C và hợp đồng mà người xuất khẩu tiến hành giao hàng thì sẽ không nhận được thanh toán. Cơ sở để kiểm tra L/C là hợp đồng ngoại thương mà hai bên đã ký. Trong trường hợp kiểm tra L/C của một hợp đồng bổ sung, không những dựa vào hợp đồng bổ sung mà còn dựa vào hợp đồng gốc ( original contract)
Khi phát hiện thấy nội dung L/C không phù hợp với hợp đồng hoặc trái với luật lệ, tập quán của hai nước, hoặc không có khả năng để thực hiện, người xuất khẩu cần đề nghị người nhập khẩu và ngân hàng mở L/C tu chỉnh L/C.
Các nội dung cần kiểm tra kỹ:
- Số hiệu, địa điểm và ngày mở L/C (No of L/C, Place and date of issuing) - Tên ngân hàng mở L/C (opening bank or issuing bank)
- Kiểm tra tên, địa chỉ ngân hàng thông báo (advising bank), ngân hàng trả tiền (negotiating bank or paying bank), ngân hàng xác nhận (confirming bank).
- Kiểm tra tên, địa chỉ của người thụ hưởng (beneficiary hoặc In favour of…) - Kiểm tra tên, địa chỉ của người mở L/C (applicant)
- Số tiền của L/C (amount)
- Loại L/C (form of documentary credit) - Ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C
- Thời hạn giao hàng (shipment date or time of delivery) - Cách giao hàng
- Cách vận tải
- Phần mô tả hàng hoá (covering, description of goods)
- Các chứng từ thanh toán (documents required, documents for payment) ⇒ Tóm lại, người xuất khẩu muốn dễ dàng được thanh toán sau khi giao hàng,
thì phải kiểm tra đánh giá khả năng thực hiện được các yêu cầu nêu trong L/C, đặc biệt về bộ chứng từ thanh toán, và đề nghị tu chỉnh L/C (khi cần thiết) để có được một nội dung L/C có thể thực hiện được.
2.2.2.2 Tu chỉnh L/C
Tu chỉnh L/C (Amendment) là hành vi mà các bên liên quan (nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, ngân hàng) thực hiện sửa đổi, bổ sung hoặc huỷ bỏ từng phần nội dung của L/C đã ban hành trước đó.
Trong thực tế, nhà nhập khẩu chỉ đề nghị tu chỉnh trong một số ít trường hợp do điều khoản L/C đã mở không chính xác. Thường việc đề nghị tu chỉnh L/C xuất phát từ người xuất khẩu khi nhận thấy việc thực hiện các điều khoản của L/C vượt quá khả năng hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi kinh tế của nhà xuất khẩu.
2.2.2.3 Những công việc thực hiện sau khi giao hàng
Để được thanh toán, nhà xuất khẩu phải lập bộ chứng từ thanh toán theo đúng quy định của L/C và xuất trình cho ngân hàng trong thời hạn quy định. Bộ chứng từ phải đạt các yêu cầu:
- Đầy đủ chứng từ về chủng loại và số lượng theo yêu cầu của L/C. - Hoàn chỉnh về mặt hình thức bề ngoài.
- Nội dung các chứng từ phải đúng theo các quy định của L/C. - Nội dung các chứng từ không có sự mâu thuẫn với nhau.
2.2.2.4 Những rủi ro và cách phòng chống
Bảng liệt kê những rủi ro trong thanh toán bằng phương thức L/C mà nhà xuất khẩu thường gặp và cách phòng chống.
Nguồn gốc rủi ro Nội dung của rủi ro Biện pháp hạn chế rủi ro Rủi ro từ ngân hàng phát hành L/C không có uy tín. Ngân hàng không giữ đúng cam kết thanh toán.
a. Lựa chọn ngân hàng đích danh có uy tín ngay từ khâu ký kết hợp đồng.
b. L/C được xác nhận bởi ngân hàng được nêu đích danh hoặc chi nhánh của ngân hàng phát hành tại nước xuất khẩu.
Doanh nghiệp xuất khẩu không thực hiện được đúng những điều kiện mà L/C quy định. a. Thời gian giao hàng chậm so với quy định của L/C. b. Chuyên chở hàng hoá không đúng quy định của L/C. b. Giao hàng không đúng cơ cấu yêu cầu.
Dùng kinh nghiệm thực tế để lập bảng chiết tính thời gian, gồm hai bảng:
- Thời gian thu mua và chuẩn bị hàng hoá.
- Thời gian đưa hàng lên tàu. Nếu không thoả mãn với khung thời gian cho phép trong L/C thì phải tu chỉnh ngay.
Trường hợp chuyển tải: - Điều tra từ trước về tuyến
đường vận tải ( ngay sau khi ký hợp đồng).
- Xem hãng tàu mạnh ở tuyến nào.
- Thuê tàu chuyến nếu tàu lớn. - Tu chỉnh rồi mới giao hàng nếu
không giải quyết vấn đề chuyển tải được.
Trường hợp giao hàng từng phần, nhà xuất khẩu đọc kỹ L/C và đề nghị tu chỉnh L/C khi cần.
- L/C cho phép giao hàng mấy lần.
- Thời gian của từng lần giao hàng.
- Khối lượng của từng lần giao hàng.
Đọc kỹ L/C và chuẩn bị hàng hoá theo đúng quy định.
Đề nghị tu chỉnh L/C khi cần Rủi ro trong khâu
thanh toán.
Người xuất khẩu lập bộ chứng từ không đúng quy định của L/C.
- Bố trí nhân sự giỏi về nghiệp vụ ở khâu lập bộ chứng từ.
- Lựa chọn đối tác nhập khẩu có thiện chí.
- Đọc, nghiên cứu kỹ quy định của L/C đối với bộ chứng từ. - Nghiên cứu kỹ những rủi ro, sai
sót thường gặp đối với từng loại chứng từ.
- Thoả thuận với nhà nhập khẩu các chứng từ cần xuất trình từ khâu ký hợp đồng.
- Đề nghị tu chỉnh L/C khi cần.
2.2.2 Những công việc ngân hàng cần làm 2.2.2.1 Thông báo L/C 2.2.2.1 Thông báo L/C
Nhận được L/C từ Ngân hàng phát hành/ Ngân hàng chuyển nhượng/ Ngân hàng thông báo khác, TTV kiểm tra các điều kiện sau:
o L/C nhận được bằng TELEX/ SWIFT MT799 phải có xác nhận mã đúng;
o L/C nhận được bằng SWIFT phải theo mẫu chuẩn của tổ chức SWIFT quốc tế;
o L/C / Thông báo L/C nhận được bằng Thư phải có xác nhận chữ ký đúng và hợp lệ của Bộ phận quan hệ Ngân hàng đại lý hội sở chính.
o Kiểm tra tính chân thật của L/C đặc biệt chú ý đến: Ngân hàng phát hành L/C; tên địa chỉ người hưởng lợi, UCP áp dụng trong L/C.
- Trường hợp L/C nhận được bị chập hoặc lỗi (điện SWIFT / TELEX ), bị mờ hoặc rách (thư), TTV cần phải:
o Điện thông báo ngay cho nơi gửi điện / thư yêu cầu chuyển phát lại.
o Nếu sau nhiều lần nhắc nhở Ngân hàng gửi điện/ thư không thực hiện yêu cầu thì tiến hành từ chối thông báo L/C.