2.1 Phương thức thanh toán nhờ thu
2.1.1 Quy trình thanh toán phương thức nhờ thu Sơ đồ 2.7: Quy trình thanh toán phương thức nhờ thu
Diễn giải quy trình:
Bước 1: Người xuất khẩu giao hàng và bộ chứng từ hàng hóa cho người nhập khẩu.
Bước 2: Người xuất khẩu ký phát hối phiếu và ủy thác cho ngân hàng nhờ thu thu hộ tiền từ người nhập khẩu.
Bước 3: Ngân hàng nhờ thu chuyển hối phiếu cho ngân hàng thu hộ và nhờ ngân hàng này thu hộ tiền từ người nhập khẩu.
Bước 4: Ngân hàng thu hộ chuyển hối phiếu cho người nhập khẩu và yêu cầu thanh toán.
Bước 5: Người nhập khẩu sau khi kiểm tra, tiến hành trả tiền/ ký chấp nhận trả tiền hoặc từ chối trả tiền và gửi cho ngân hàng.
Bước 6: Ngân hàng thu hộ chuyển tiền hoặc hoàn lại hối phiếu bị từ chối trả tiền cho ngân hàng nhờ thu.
Bước 7: Ngân hàng nhờ thu chuyển tiền, hoặc gửi hối phiếu bị từ chối trả tiền cho người xuất khẩu.
Như vậy mỗi bên chỉ thực hiện một số khâu nhất định trong quy trình thanh toán:
Người nhập khẩu: thanh toán tiền cho người xuất khẩu dựa vào giấy báo nhờ thu.
Ngân hàng phục vụ nhà nhập khẩu (ngân hàng thu hộ): thực hiện thu tiền (3)
Ngân hàng nhờ thu Ngân hàng thu hộ
Xuất khẩu Nhập khẩu
(6)
(2) (7) (5) (4)
2.1.2 Những công việc nhà nhập khẩu cần làm
- Nhận giấy báo hàng nhập uỷ thác thu từ ngân hàng ( qua giấy này nhà nhập khẩu biết bộ chứng từ đã về tới ngân hàng; loại hình thanh toán: D/A hay D/P; loại tiền và số tiền…)
- Nhà nhập khẩu làm thủ tục thanh toán: • Nhờ thu thanh toán ngay D/P:
Sau khi nhận được giấy báo hàng nhập uỷ thác thu từ ngân hàng, nếu nhà nhập khẩu đồng ý thanh toán và nhận bộ chứng từ, nhà nhập khẩu phải ký vào giấy báo yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình thanh toán cho người xuất khẩu
• Nhờ thu trả chậm D/A:
Nếu công ty chấp nhận thanh toán và muốn nhận bộ chứng từ, công ty phải thực hiện đủ hai việc: ký chấp nhận vào mẫu thông báo D/A do ngân hàng gửi cho, và ký hậu chấp nhận thanh toán vào hối phiếu do người bán gửi tới ( kèm theo bộ chứng từ ).
2.1.3 Những công việc ngân hàng cần làm 2.1.3.1 Tiếp nhận và thông báo nhờ thu
Khi nhận được chứng từ nhờ thu, TTV tiến hành:
- Kiểm tra tên, địa chỉ của Ngân hàng thu hộ. - Kiểm tra tên, địa chỉ của Người trả tiền nhờ thu.
- Kiểm tra số lượng của từng loại chứng từ so với liệt kê chứng từ trên Thư nhờ thu và số tiền trên Thư nhờ thu. Nếu chứng từ bị thiếu hoặc số tiền không khớp đúng, phải điện thông báo ngay cho Ngân hàng nhờ thu.
- Kiểm tra chỉ thị nhờ thu, hình thức nhờ thu trên Thư nhờ thu. - Đăng ký giao dịch ghi số tham chiếu cho giao dịch.
- NHNT từ chối thu hộ trong các trường hợp sau:
o Nhờ thu D/A bộ chứng từ có vận đơn theo lệnh của NHNT, trừ trường hợp NHNT tuyên bố NHNT miễn trách khi ký hậu vận đơn
o Người trả tiền nhờ thu không có giao dịch tài khoản tại NHNT TTV lập thông báo gửi khách hàng
Thông báo nhờ thu được in thành 3 bản, 2 bản gửi Người trả tiền nhờ thu, 1 bản lưu hồ sơ.
2.1.3.2 Xử lý nhờ thu
Bộ chứng từ chỉ giao cho Người trả tiền nhờ thu khi có đủ điều kiện sau:
- Đối với nhờ thu D/P: Người trả tiền nhờ thu thanh toán ngay/ được cho vay, ký quỹ, chấp nhận thanh toán trả chậm và các chi phí liên quan (nếu có).
- Đối với nhờ thu D/A: Người trả tiền nhờ thu chấp nhận thanh toán chứng từ và các chi phí liên quan (nếu có).
2.1.3.3 Xử lý cụ thể theo các hình thức nhờ thu a) D/A a) D/A
Khi nhận được chấp nhận thanh toán của Người trả tiền nhờ thu, TTV thực hiện:
– Giao chứng từ cho Người trả tiền nhờ thu – Chấp nhận thanh toán
– Theo dõi các nhờ thu sắp đến hạn, kiểm tra nguồn thanh toán và thông báo để Người trả tiền nhờ thu đảm bảo thanh toán.
– Khi Người trả tiền nhờ thu có đủ tiền, thực hiện thanh toán như quy định.
b) D/P at sight
Khi nhận được chấp nhận thanh toán của Người trả tiền nhờ thu, TTV thực hiện:
- Kiểm tra nguồn thanh toán
- Giao chứng từ cho Người trả tiền nhờ thu - Thực hiện thanh toán như quy định c) D/P at X days sight
Khi nhận được chấp nhận thanh toán của Người trả tiền nhờ thu, TTV thực hiện:
- Chấp nhận thanh toán
- Giao chứng từ cho Người trả tiền nhờ thu - Theo dõi các nhờ thu sắp đến hạn
i) Thanh toán từng phần ( Partial Payment )
ii) Giao chứng từ khi có Giấy hứa trả tiền ( Delivery of documents against Promissory notes)
Khi nhận được chấp nhận thanh toán của Người trả tiền nhờ thu, TTV thực hiện:
– Giao chứng từ cho Người trả tiền nhờ thu khi xuất trình giấy hứa trả tiền. – Chấp nhận thanh toán.
– Theo dõi các nhờ thu sắp đến hạn, kiểm tra nguồn thanh toán và thông báo để người trả tiền nhờ thu đảm bảo thanh toán.
– Khi người trả tiền nhờ thu có đủ tiền, thực hiện thanh toán như quy định.
iii)Giao chứng từ khi có Thư cam kết trả tiền ( Delivery of documents against Letters of undertaking to pay)
Khi nhận được chấp nhận thanh toán của Người trả tiền nhờ thu, TTV thực hiện:
– Giao chứng từ cho Người trả tiền nhờ thu khi xuất trình Thư cam kết trả tiền. – Chấp nhận thanh toán
– Theo dõi các nhờ thu sắp đến hạn, kiểm tra nguồn thanh toán và thông báo để Người trả tiền nhờ thu đảm bảo thanh toán.
– Khi Người trả tiền nhờ thu có đủ tiền, thực hiện thanh toán như quy định.
iv)Giao chứng từ khi có Biên lai tín thác ( Delivery of documents against a Signed Trust Recript)
Khi nhận được chấp nhận thanh toán của Người trả tiền nhờ thu, TTV thực hiện:
– Giao chứng từ cho Người trả tiền nhờ thu khi xuất trình Biên lai tín thác. – Chấp nhận thanh toán
– Theo dõi các nhờ thu sắp đến hạn, kiểm tra nguồn thanh toán và thông báo để Người trả tiền nhờ thu đảm bảo thanh toán.
2.1.3.4 Từ chối thanh toán nhờ thu
Từ chối thanh toán nhờ thu
- Khi nhận được từ chối thanh toán một phần hoặc toàn bộ nhờ thu của người trả tiền nhờ thu, TTV thực hiện: Lập điện trình CTQ thông báo ngay cho Ngân hàng gửi nhờ thu và ghi rõ: Chúng tôi đang giữ chứng từ nhờ sự định đoạt của các ông (sử dụng MT 422 nếu bằng SWIFT)
- Sau 60 ngày kể từ ngày thông báo mà vẫn không nhận được chỉ thị của Ngân hàng gửi nhờ thu, TTV thực hiện huỷ hồ sơ nhờ thu.
- NHNT không chịu trách nhiệm trả tiền cho Ngân hàng gửi nhờ thu khi người mua từ chối thanh toán, trừ trường hợp NHNT đã chấp nhận thanh toán trong hình thức DP at X days Sight.
- NHNT đều có quyền từ chối thu hộ đối với các trường hợp nhờ thu có quy định ràng buộc trách nhiệm của NHNT với vai trò là Ngân hàng thu hộ, trừ khi có sự thoả thuận trước.
Trả chứng từ cho ngân hàng gửi chứng từ
Trường hợp trả lại chứng từ cho nước ngoài, TTV thực hiện:
- Đòi ngân hàng gửi chứng từ phí chuyển trả chứng từ theo cước phí chuyển phát nhanh hoặc cước phí thư bảo đảm;
- Lập điện / thư gửi ngân hàng gửi chứng từ thông báo việc chuyển trả chứng từ.
- Xuất ngoại bảng chứng từ nhờ thu.
- Chuyển toàn bộ hồ sơ chuyển trả chứng từ đến CTQ duyệt; - Lưu hồ sơ và ghi bìa hồ sơ nhờ thu.
2.2 Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ 2.2.1 Quy trình thanh toán tín dụng chứng từ
Sơ đồ 2.8: Quy trình thanh toán tín dụng chứng từ
Diễn giải quy trình:
(1) Nhà nhập khẩu yêu cầu ngân hàng phát hành mở L/C.
(2) Ngân hàng phát hành sau khi mở L/C thì thông báo cho nhà xuất khẩu qua ngân hàng thông báo.
(3) Ngân hàng thông báo chuyển L/C đến cho nhà xuất khẩu để người này đánh giá khả năng thực hiện L/C và đề nghị tu chỉnh L/C (nếu cần).
(4) Nhà xuất khẩu sau khi kiểm tra L/C thì tiến hành giao hàng.
(5) Nhà xuất khẩu lập bộ chứng từ theo đúng quy định của L/C và các văn bản tu chỉnh (nếu có) xuất trình cho ngân hàng đúng thời hạn quy định.
(6) Ngân hàng thông báo sau khi kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ thì chuyển tới ngân hàng phát hành.
(7) Ngân hàng phát hành thư tín dụng kiểm tra bộ chứng từ thanh toán:
– Nếu thấy phù hợp với quy định của L/C thì tiến hành trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu (đối với L/C trả chậm).
– Nếu thấy không phù hợp với quy định của L/C thì từ chối thanh toán và gửi bộ chứng từ cho người xuất khẩu.
(8) Ngân hàng phát hành thư tín dụng trao bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu và phát lệnh đòi tiền nhà nhập khẩu.
(9) Nhà nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ:
– Nếu thấy phù hợp với quy định của L/C thì đến ngân hàng làm thủ tục thanh toán, ngân hàng phát hành ký hậu bộ chứng từ cho đi nhận hàng.
(8) (1)
(2) (6)
Ngân hàng thông báo Ngân hàng phát hành
Xuất khẩu Nhập khẩu (2) (3) (4) (7) (9) (10)
– Nếu thấy không phù hợp với quy định của L/C thì nhà nhập khẩu có quyền từ chối thanh toán.
(10) Nhà xuất khẩu nhận được tiền thanh toán
Như vậy mỗi bên chỉ thực hiện một số khâu nhất định trong quy trình thanh toán:
Người nhập khẩu: làm giấy đề nghị mở L/C; thực hiện ký quỹ khi có yêu cầu của ngân hàng; thanh toán phí dịch vụ ngân hàng; kiểm tra tính hợp lệ bộ chứng từ; thanh toán tiền hàng và nhận hàng.
Ngân hàng phục vụ nhà nhập khẩu (ngân hàng phát hành): phát hành thư tín dụng theo nội dung của giấy đề nghị mở L/C, thông báo thư đến người hưởng lợi; tu chỉnh L/C khi có yêu cầu; kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ thanh toán do người xuất khẩu gửi tới; yêu cầu nhà nhập khẩu thanh toán tiền cho người hưởng lợi nếu bộ chứng từ hợp lệ theo quy định của L/C.
2.2.2 Những công việc nhà nhập khẩu cần làm 2.2.2.1 Mở L/C 2.2.2.1 Mở L/C
• Điều kiện để được mở L/C
Doanh nghiệp phải nộp tại ngân hàng: - Giấy phép thành lập công ty
- Giấy đăng ký kinh doanh (nộp một lần)
- Giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp XNK do hải quan cấp (nộp một lần).
- Mở tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng • Cách thức mở L/C
Những giấy tờ cần nộp khi đến ngân hàng xin mở L/C:
a) Đối với L/C trả ngay: cần nộp cho Phòng nhập khẩu của ngân hàng các giấy tờ sau:
- Giấy phép nhập khẩu hàng hoá nếu hàng quản lý bằng giấy phép (đối với hàng nhập khẩu có điều kiện).
- Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá bản sao.
- Giấy đề nghị mở L/C trả tiền ngay ( theo mẫu của ngân hàng) b) Đối với L/C trả chậm ( Usance L/C): cần nộp
- Giấy phép nhập khẩu hàng hoá nếu hàng quản lý bằng giấy phép (đối với hàng nhập khẩu có điều kiện).
- Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá bản sao.
- Xuất trình hợp đồng nhập khẩu uỷ thác và sự thoả thuận của đôi bên trong trường hợp nhập khẩu uỷ thác.
- Phương án kinh doanh hàng trả chậm, trong đó thể hiện thời gian hoàn vốn vay cho ngân hàng và các nội dung khác: doanh số bán hàng trả chậm, chi phí phát sinh, thuế các loại, lãi ròng, tỷ suất lại.
- Bảng cân đối kế toán (hay quyết toán tài chính) của đơn vị trong thời gian gần nhất.
- Hợp đồng thế chấp tài sản khi công ty thực hiện vay vốn của ngân hàng để ký quỹ.
- Giấy đề nghị mở L/C trả chậm ( theo mẫu của ngân hàng).
Những lưu ý khi làm giấy đề nghị mở L/C:
+ Cơ sở để viết giấy đề nghị mở L/C là hợp đồng ngoại thương đã ký kết. + Giấy đề nghị mở L/C là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp (nếu có) đồng thời là cơ sở để ngân hàng phát hành L/C, cho nên nhà nhập khẩu phải cân nhắc kỹ từng nội dung khi viết đơn.
+ Trên đơn phải có chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng đơn vị nhập khẩu. Nếu thực hiện nhập khẩu uỷ thác thì trên giấy đề nghị mở L/C phải có đầy đủ 4 chữ ký, bao gồm: chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng đơn vị uỷ thác.
+ Để tránh L/C phải tu chỉnh nhiều lần mất thời gian và tốn kém, nhà nhập khẩu có thể fax giấy đề nghị mở L/C đến nhà xuất khẩu xem trước và cho ý kiến.
+ Nhà nhập khẩu nên xem L/C bản gốc đã mở và đề nghị tu chỉnh nếu cần để bảo vệ quyền lợi cho mình.
c) Ký quỹ mở L/C:
Ký quỹ là hình thức lập ra tài khoản đặc biệt chỉ dành cho thanh toán một L/C đã mở, doanh nghiệp không được quyền sử dụng cho mục đích khác.
Cơ sở ký quỹ
Hiện nay các ngân hàng quy định tỷ lệ ký quỹ ( 100%; dưới 100% hoặc không cần ký quỹ) đối với doanh nghiệp nhập khẩu căn cứ vào:
• Uy tín thanh toán của doanh nghiệp
• Mối quan hệ của doanh nghiệp đối với ngân hàng • Số dư ngoại tệ trên tài khoản của doanh nghiệp • Công nợ của doanh nghiệp nhập khẩu
• Tính khả thi trong phương án kinh doanh hàng nhập khẩu của đơn vị nhập khẩu
Cách thức ký quĩ:
- Nếu số dư tài khoản tiền gửi của khách hàng lớn hơn số tiền ký quĩ, ngân hành sẽ trích từ tài khoản tiền gửi chuyển sang tài khoản ký quĩ. Phòng nhập khẩu trực tiếp làm phiếu chuyển khoản nội dung ký quĩ mở L/C sau đó sẽ chuyển sang Phòng Kế toán để thực hiện
- Nếu số dư tài khoản tiền gửi nhỏ hơn số tiền ký quĩ, giải quyết bằng hai cách sau:
+ Mua ngoại tệ để ký quĩ + Vay ngoại tệ để ký quĩ.
Phí mở L/C tùy theo mức nhà nhập khẩu thực hiện ký quỹ: Ví dụ: Tại Vietcombank Ký qũy Phí mở L/C 100% trị giá L/C 0,075% trị giá L/C mở 30 - 50% trị giá L/C 0,1% trị giá L/C mở Dưới 30% trị giá L/C
0,15% trị giá L/C mở ( min 5 USD và max 200 USD)
Miễn ký quĩ 0,2% trị giá L/C mở ( min 5 USD và max 300 USD ) Khi mở L/C trả chậm: phải có sự bảo lãnh của ngân hàng nên nhà nhập khẩu phải trả thêm 0,2% - 0,5% cho mỗi quý tùy vào từng mặt hàng nhập
2.2.2.2 Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ trước khi chấp thuận thanh toán toán
Cách thức kiểm tra bộ chứng từ:
a) Kiểm tra hối phiếu ( Draft – Bill of Exchange)
Hối phiếu có giá trị thanh toán phải là hối phiếu bản gốc, có chữ ký bằng tay của người ký phát hối phiếu
Kiểm tra ngày ký phát có trùng hoặc sau ngày B/L không. Ngoài ra, ngày ký phát hối phiếu phải nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C.
Kiểm tra số tiền ghi trên hối phiếu có nằm trong khoảng trị giá của L/C và phải bằng 100% trị giá hoá đơn. Ngoài ra, nhà nhập khẩu căn cứ theo điều 30a, 30b UCP 600 có quy định về mức dung sai của số tiền, số lượng, đơn giá trong L/C.