Hiện nay Công ty Cổ phân Yashi đã đăng ký sử dụng phần mềm kế toán Gia Đặng trong công tác kế toán và phần mềm đƣợc sử dụng dựa trên hình thức kế toán Nhật ký
chung. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Công ty đều đƣợc cập nhật dữ liệu trên
phần mềm kế toán và hệ thống các báo cáo chứng từ, loại sổ sách kế toán đã đƣợc lập trình sẵn trên phần mềm theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Sơ đồ 2.3: Hình thức kế toán trên máy vi tính
Trình tự ghi sổ kế toán bằng phần mềm Gia Đặng:
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập liệu vào máy tính theo các bảng biểu, phân mục đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy định của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với các số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp, số kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán.