2.1.1. Giới thiệu về công ty TNHH
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH xuất nhập khẩu Ngôi sao Sài Gòn Tên giao dịch : SAGO STAR CO.,LTD
Địa chỉ: 439/G2 Phan Văn Trị, Phường 5, Quận Gò Vấp, TPHCM. Mã số thuế: 0311464558
Người đại diện: Nguyễn Ngọc n Chức vụ : Giám đốc Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn
Thời gian hoạt động của doanh nghiệp bắt đầu từ ngày 04/01/2012.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của công ty
2.1.2.1. Chức năng
Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Ngôi Sao Sài Gòn chuyên những lĩnh vực hoạt động như: Cung cấp thiết bị điện máy văn phòng, thiết bị viễn thông, thiết bị trình chiếu hội trường - hội nghị - trường học, thiết bị ngân hàng, điện gia dụng …, bên cạnh đó công ty còn cho thuê máy chiếu, màn chiếu, máy photocopy, nạp mực, thay linh kiện máy văn phòng. Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Ngôi Sao Sài Gòn là một trong những công ty trực thuộc khu vực miền nam đã và đang hoạt động và mang lại cho danh nghiệp những giải pháp nhanh chóng và hiệu quả nhất.
2.1.2.2. Nhiệm vụ
- Đảm bảo cung ứng đầy đủ hàng hóa khi thị trường yêu cầu. - Tìm kiếm mở rộng thị trường trong và ngoài nước.
- Thực hiện đầy đủ các khoản tiền lương và trợ cấp, phụ cấp cho người lao động.
- Chấp hành nghĩa vụ thuế cũng như tuân thủ các chính sách chế độ quản lý của nhà nước.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm trước khách hàng về mọi hàng hóa mà công ty cung cấp.
- Không ngừng mở rộng thị trường, nâng cao uy tín đối với thị trường trong và ngoài nước.
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý
2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý của công ty với cơ cấu đơn giản gọn nhẹ phù hợp với trình độ năng lực, cán bộ có kinh nghiệm trong công tác quản lý và chuyên môn nghiệp vụ. Công ty thực hiện chế độ một Giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp. Bộ phận giúp việc cho Giám đốc chịu trách nhiệm báo cáo công việc, đề xuất những vấn đề có liên quan đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, từng cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả công việc của mình.
Sơ đồ 2.1. Sơ Đồ Cơ Cấu Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý
2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc: là người có quyền lực cao nhất và chịu trách nhiệm cao nhất trước cơ quan quản lý nhà nước và các đối tác. Giám đốc tổ chức quản lý một cách tổng quan mọi vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đàm phán và ký kết các hợp đồng mua bán của công ty.
Phó giám đốc kinh doanh: Hoạch định chiến lược kinh doanh, tìm kiếm đối tác, tham mưu, kiến nghị và đề xuất với Giám đốc những thị trường tiềm năng nhất.
Phó giám đốc nhân sự: Chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng và bố trí nhân sự cho phù hợp với khả năng trình độ và nhu cầu công việc cụ thể.
Phòng kinh doanh: Quản lý hệ thống mạng máy vi tính, bảo trì máy móc, thiết bị đảm bảo phục vụ kinh doanh. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám
GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG MARKETING PHÒNG KẾ TOÁN
PGĐ. KINH DOANH PGĐ. NHÂN SỰ
BỘ PHẬN GIÁM SÁT BỘ PHẬN GIAO NHẬN
doanh và ban Giám Đốc trong việc nghiên cứu thị trường, phát triển và mở rộng thị trường có tiềm năng tốt, phát triển mặt hàng mới.
Phòng kế toán: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám Đốc, phòng kế toán có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ nhiệm vụ có liên quan đến công tác kế toán tài chính của công ty như: nghiệp vụ thu chi, theo dõi xuất nhập tồn hàng hóa, xuất hóa đơn, tính giá thành, tính toán lãi lỗ, quyết toán thuế, tính thuế phải nộp nhà nước…Cuối mỗi tháng, mỗi quý phòng kế toán báo cáo cho giám đốc kết quả kinh doanh đồng thời lập các báo cáo tài chính để nộp cho cơ quan nhà nước.
Bộ phận giám sát: Bộ phận này hỗ trợ cho Giám đốc việc theo dõi và giám sát, đôn đốc công việc phòng ban trong công ty. Ngoài ra bộ phận này còn đề xuất với giám đốc khen thưởng những bộ phận, cá nhân hoàn thành tốt công việc cũng như xử phạt khi không hoàn thành công việc được giao.
Bộ phận giao nhận: thực hiện việc giao nhận, tổ chức quản lý hàng tồn kho.
2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán
2.1.4.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung. Tất cả các công việc kế toán đều được thực hiện tập trung ở phòng kế toán, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng về nghiệp vụ và hướng dẫn công việc cho kế toán viên.
2.1.4.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn tin: Phòng kế toán
2.1.4.3. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
Kế toán trƣởng:
Là người đứng đầu trong bộ máy kế toán, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin tài chính kế toán
KẾ TOÁN TRƯỞNG
THỦ QUỸ KẾ TOÁN VỐN
BẰNG TIỀN
Tổ chức phân công công việc cho các nhân viên kế toán, ký kết các chứng từ kế toán, chịu trách nhiệm hướng dẫn và quản lý công việc của kế toán viên, kiểm tra và giám sát việc hạch toán của kế toán viên cũng như việc chấp hành các chế độ kế toán và chính sách của Bộ tài chính
Ngoài ra, kế toán trưởng còn chịu trách nhiệm thực hiện mọi công việc của kế toán tổng hợp, phân tích tình hình công nợ, doanh thu, chi phí, tham mưu và báo cáo số liệu tài chính kế toán cho Ban Giám Đốc.
Thủ quỹ:
Quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, hàng ngày kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế.
Thực hiện lập phiếu thu và xuất hóa đơn GTGT.
Theo dõi tình hình biến đổi của tiền mặt, thực hiện việc chi tiền mặt dựa trên phiếu chi của kế toán vốn bằng tiền.
Thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt với sổ kế toán để xác định lượng tiền mặt tồn quỹ, nếu có chênh lệch phải tìm hiểu nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.
Đồng thời kiêm luôn việc ghi nhận quản lý doanh thu bán hàng. Kế toán vốn bằng tiền:
Quản lý các khoản chi phí, theo dõi các khoản công nợ (bao gồm thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp, khoản phải thu phải trả khác, công nợ nội bộ công ty). Các khoản công nợ hàng tháng có đối chiếu và xác nhận công nợ.
Theo dõi quản lý tình hình biến động của TGNH, đối chiếu với thủ quỹ khoản doanh thu tiền mặt.
Kiểm tra đối chiếu chứng từ để lập UNC đối với TGNH hay phiêu chi thanh toán nhà cung cấp, các khoản thanh toán cho ngân sách Nhà nước như BHXH, thuế TNCN, thuế TNDN, cung cấp số liệu cho Kế toán
Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho và tiêu thụ hàng hóa.
Xác định giá vốn hàng bán có lien quan đến doanh thu thực hiện.
Kiểm tra giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho. Phản ánh chính xác và kịp thời tình hình biến động của từng loại vật liệu. Phát hiện kịp thời vật liệu tồn đọng, kém phẩm chất để có biện pháp xử lý nhằm hạn chế mức thiệt hại thấp nhất.
2.1.5. Tổ chức công tác kế toán
Hình thức kế toán:
Tại Công ty TNHH Ngôi Sao Sài Gòn áp dụng hình thức hình thức kế toán trên máy tính được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán nhật ký chung.
Qúa trình xử lý dữ liệu kế toán tại công ty
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Trisoft, đây là công cụ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán. Phần mềm Trisoft có kết cấu gồm nhiều file: file dùng để quản lý hàng hóa, file dùng làm sổ sách kế toán để xác định kết quả kinh doanh trong mỗi tháng, file dùng để tổng hợp số liệu lên Báo cáo tài chính.
Mỗi file có thiết kế riêng một sheet “Nhập liệu”. Từ những hóa đơn, chứng từ hợp pháp, kế toán lần lượt nhập vào sheet Nhập liệu, vận dụng kiến thức kế toán hạch toán chứng từ chính xác, mọi số liệu sẽ được cập nhật ở những sheet sau như: báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa, sổ chi tiết từng mặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng cân đối số phát sinh, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản, sổ quỹ tiền mặt, phiếu thu tiền, phiếu chi tiền...
Sơ đồ 1.3. Sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính tại công ty
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo có cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Giải thích:
+ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc các loại hóa đơn đã được kiểm tra, kế toán xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập vào phần mềm Trisoft. Máy tính sẽ tự động ghi vào các sổ sách liên quan như Sổ cái, Sổ chi tiết… + Cuối tháng, phần mềm Trisoft sẽ tự động tính tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cho ra Báo cáo tài chính để tính thuế TNDN, GTGT.
+ Cuối kỳ kế toán, các sổ và báo cáo kế toán sẽ được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo đúng quy định của pháp luật.
Chính sách kế toán áp dụng:
Từ năm 2014 trở về trước công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Bắt đầu từ
PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRISOFT CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẰNG CHỨNG TỔNG HỢP CHÚNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN SỔ CHI TIẾT SỔ TỔNG HỢP BÁO CÁO KẾ TOÁN
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ). Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc.
Phương pháp xuất kho: theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường th ng. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế.
Việc doanh nghiệp sử dụng phần mềm để hỗ trợ hạch toán, hệ thống mẫu sổ sách, báo cáo được thiết lập sẵn, do đó số liệu được rút trích tự động, điều đó đã giảm nhẹ rất nhiều trong công tác kế toán. Ngoài ra, luồng thông tin giữa các phòng ban cũng được cung cấp nhanh chóng, chính xác hơn giúp các bộ phận phối hợp hoạt động, giám đốc ra quyết định kịp thời, tránh những tình trạng tiêu cực trong quản lý. Tuy nhiên, mặc dù phần mềm kế toán đã giúp giảm nhẹ công việc kế toán của công ty nhưng kế toán cũng cần phải rà soát các số liệu kỹ nhằm tránh xảy ra sai xót.
2.1.6. Những thuận lợi, khó khăn và phƣơng hƣớng phát triển của công ty
2.1.6.1. Thuận lợi
- Phương thức quảng cáo, PR trên website tốt nên doanh nghiệp được giới thiệu với truyền thông, dễ dàng tiếp cận trên các website việc làm, dịch vụ kế toán. Trong những năm qua doanh nghiệp đã thiết lập được các mối quan hệ với khách hàng, tạo dựng được sự tín nhiệm của khách hàng. Hoạt động cũng mở rộng sang các lĩnh vực tư vấn thuế, dịch vụ thành lập doanh nghiệp, thay đổi giấy phép kinh doanh, đào tạo nghề, mua bán vi tính và thiết bị văn phòng.
- Đội ngũ nhân viên : Sự phân công công việc và nhiệm vụ của mỗi thành viên rõ ràng, tránh sự trùng lắp trong công việc, đội ngũ nhân viên nhiệt tình với công việc.
- Công tác kế toán được hỗ trợ bởi phần mềm kế toán, phần nào giải quyết được khối lượng công việc của công ty kịp thời, hạn chế sai sót.
2.1.6.2. Khó khăn
- Quy mô công ty còn nhỏ nên việc đầu tư trang thiết bị mới còn khó khăn. - Phương tiện vận chuyển hàng hóa chưa đủ đáp ứng nhu cầu phục vụ khách hàng ngày càng nhiều.
2.1.6.3. Phương hướng khắc phục khó khăn trong tương lai
- Tính giá thực tế các loại hàng hóa mua vào một cách đúng đắn và kiểm tra chặt chẽ các chứng từ mua hàng và kiểm nhận hàng mua một cách nghiêm túc.
- Lựa chọn phương án tính giá xuất hàng hóa hợp lý để xây dựng giá bán phù hợp với khả năng của khách hàng và đảm bảo tính cạnh tranh.
- Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn hàng hóa,giảm giá hàng hóa…tổ chức kiểm kê hàng hóa đúng theo quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho.
- Phân bổ chi phí mua hàng hóa cho hàng đã bán trong kỳ để tính giá vốn của hàng đã bán một cách đúng đắn nhằm xác định chính xác kết quả hoạt động kinh doanh.
- Cung cấp thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết về hàng hóa kịp thời phục vụ cho quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY
2.2.1. Kế toán doanh thu, thu nhập khác
2.2.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng a) Tài khoản sử dụng a) Tài khoản sử dụng
Tại công ty doanh thu phát sinh được theo dõi trên tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác: TK 111: Tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 131: Phải thu khách hàng TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
b) Phương pháp tính doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ và chứng từ sủ dụng
Doanh thu bán hàng hóa = Số lượng hàng hóa x Đơn giá Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng mua bán: là văn bản pháp lý được ký kết giữa công ty với khách hàng và có giá trị theo thời hạn trong hợp đồng.
- Phiếu thu: chứng từ xác nhận khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt, làm căn cứ để thủ quỹ ghi sổ quỹ.
c) Phương pháp hạch toán:
Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến doanh thu, thủ quỹ căn cứ vào hóa đơn GTGT để lập phiếu thu sau đó tiến hành nhập liệu thông tin vào phần mềm, phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan. Sau đó hóa đơn GTGT được đính kèm với phiếu xuất kho và lưu tại phòng kế toán. Cuối kỳ, kế toán trưởng kết xuất các sổ từ phần mềm theo mẫu có sẵn, in ra giấy, đóng thành quyển để lưu trữ và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định ch sổ chi tiết tài khoản, sổ nhật ký bán hàng và sổ cái tài khoản.
(1) Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ dù khách hàng thanh toán hay chưa thì kế toán đều hạch toán vào TK 131: “ Phải thu của khách hàng”
Nợ TK 131: tổng giá thanh toán
Có TK 511: giá bán chưa có thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
(2) Sau đó khách hàng thanh toán ghi giảm khoản phải thu của khách hàng, KT hạch toán:
Nợ TK 111,112: KH thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 131: Giảm khoản phải thu của khách hàng
(3) Cuối tháng, KT kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh, KT hạch toán:
Nợ TK 511
Có TK 911
d) Ví dụ minh họa (lấy số liệu quý 3/2014)
Ví dụ 1: Căn cứ hóa đơn GTGT số 0000046 ngày 26/07/2014 về việc bán cho Nhà máy quy chế II (phụ lục)
1 máy in Canon MF 4550, đơn giá 7.000.000đ/cái 1 chai mực nạp, đơn giá 350.000đ/chai
Hóa đơn có tổng trị giá là 8.085.000đ (V T 10%), trong đó doanh thu