2.4.1. Kế toán chi phí giá vốn hàng bán
2.4.1.1. Khái niệm[2]
Giá vốn hàng bán là giá thực tế xuất kho của số sản phẩm (bao gồm cả chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hóa đã bán ra trong kỳ - đối với doanh nghiệp thƣơng mại), hoặc là giá thành thực tế lao vụ, dịch vụ hoàn thành và đã đƣợc xác định là tiêu thụ và các khoản khác thƣờng đƣợc tính vào giá vốn để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
2.4.1.2. Nguyên tắc kế toán[1]
- Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tƣ; giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp (đối với doanh nghiệp xây lắp) bán trong kỳ. Ngoài ra, tài khoản này còn dùng để phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản đầu tƣ nhƣ: Chi phí khấu hao; chi phí sửa chữa; chi phí nghiệp vụ cho thuê BĐS đầu tƣ theo phƣơng thức cho thuê hoạt động (trƣờng hợp phát sinh không lớn); chi phí nhƣợng bán, thanh lý BĐS đầu tƣ…
- Trƣờng hợp doanh nghiệp là chủ đầu tƣ kinh doanh bất động sản, khi chƣa tập hợp đƣợc đầy đủ hồ sơ, chứng từ về các khoản chi phí liên quan trực tiếp tới việc đầu tƣ, xây dựng bất động sản nhƣng đã phát sinh doanh thu nhƣợng bán bất động sản, doanh nghiệp đƣợc trích trƣớc một phần chi phí để tạm tính giá vốn hàng bán. Khi tập hợp đủ hồ sơ, chứng từ hoặc khi bất động sản hoàn thành toàn bộ, doanh nghiệp phải 111, 112, 131 521 511
Kế toán nhận lại sản phẩm hàng hóa
632 154, 155, 156 632
Hạch toán chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại
641 911
Kết chuyển chi phí bán hàng 333
Khi phát sinh các khoản CKTM, GGHB, hàng bán bị trả lại
KC CKTM, GGHB, hàng bán bị trả lại
Giảm các khoản thuế phải nộp
Khi nhận lại sản phẩm, hàng hóa (pp kê khai thƣờng xuyên)
Giá trị thành phẩm, hàng hóa đƣa đi tiêu thụ
611, 631 Khi nhận lại sản phẩm, hàng hóa
(PP kiểm kê định kỳ)
Giá trị thành phẩm, hàng hóa đƣợc xác định là tiêu thụ trong kỳ
111, 112, 141, 334...
Khi phát sinh chi phí liên quan đến hàng bán bị trả lại
15
quyết toán số chi phí đã trích trƣớc vào giá vốn hàng bán. Phần chênh lệch giữa số chi phí đã trích trƣớc cao hơn số chi phí thực tế phát sinh đƣợc điểu chỉnh giảm giá vốn hàng bán của kỳ thực hiện quyết toán.
- Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc tính vào giá vốn hàng bán trên cơ sở số lƣợng hàng tồn kho và phần chênh lệch giữa giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc nhỏ hơn giá gốc hàng tồn kho. Khi xác định khối lƣợng hàng tồn kho bị giảm giá cần phải trích lập dự phòng, kế toán phải loại trừ khối lƣợng hàng tồn kho đã ký đƣợc hợp đồng tiêu thụ (có giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc không thấp hơn giá trị ghi sổ) nhƣng chƣa chuyển giao cho khách hàng nếu có bằng chứng chắc chắn về việc khách hàng sẽ không từ bỏ thực hiện hợp đồng.
- Khi bán sản phẩm, hàng hóa kèm thiết bị, phụ tùng thay thế thì giá trị thiết bị, phụ tùng thay thế đƣợc ghi nhận vào giá vốn hàng bán.
- Đối với phần giá trị hàng tồn kho hao hụt, mất mát, kế toán phải tính ngay vào giá vốn hàng bán (sau khi trừ đi các khoản bồi thƣờng, nếu có).
- Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tiêu hao vƣợt mức bình thƣờng, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ vào giá trị sản phẩm nhập kho, kế toán phải tính ngay vào giá vốn hàng bán (sau khi trừ đi các khoản bồi thƣờng, nếu có) kể cả khi sản phẩm, hàng hóa chƣa đƣợc xác định là tiêu thụ.
- Các khoản thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trƣờng đã tính vào giá trị hàng mua, nếu khi xuất bán hàng hóa mà các khoản thuế đó đƣợc hoàn lại thì đƣợc ghi giảm giá vốn hàng bán.
- Các khoản chi phí không đƣợc coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhƣng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không đƣợc ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
2.4.1.3. Chứng từ kế toán
- Phiếu xuất kho - Hóa đơn bán hàng
2.4.1.4. Tài khoản sử dụng
Sử dụng TK 632 – Giá vốn hàng bán
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 632 – Giá vốn hàng bán:
Nợ 632 Có
- Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ.
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công vƣợt trên mức bình thƣờng và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ đƣợc tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ;
- Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thƣờng do trách nhiệm cá nhân gây ra;
- Chi phí xây dựng, tự chế TSCĐ vƣợt trên mức bình thƣờng không đƣợc tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình tự xây dựng, tự chế hoàn thành;
- Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trƣớc chƣa sử dụng hết).
- Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ sang tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”;
- Khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trƣớc);
17
2.4.1.5. Sơ đồ kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
- Trƣờng hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai
thƣờng xuyên
Sơ đồ 2.5. Sơ đồ hạch toán giá vốn hàng bán theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên
- Trƣờng hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê
định kỳ 154,155,156,157 632 155,156 911 152,153,156,1381 241 217 111,112,331,334 2294
Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 335
154, 627
Trị giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ Chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ
Hao hụt, mất mác của hàng tồn kho sau khi đã bồi thƣờng
Chi phí tự xây dựng TSCĐ vƣợt quá mức bình thƣờng Bán bất động sản đầu tƣ 2147 Trích khấu hao bất động sản đầu tƣ Chi phí phát sinh liên quan đến BĐSĐT không đƣợc ghi tăng giá trị BĐSĐT
242 Nếu chƣa phân bổ
Trích trƣớc chi phí để tạm tính giá vốn BĐS đã bán trong kỳ
Hàng bán bị trả lại nhập kho
KC giá vốn hàng bán để xác định kết quả kinh doanh
Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Sơ đồ 2.6. Sơ đồ hạch toán giá vốn hàng bán theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ
2.4.2. Kế toán chi phí bán hàng 2.4.2.1. Khái niệm[2] 2.4.2.1. Khái niệm[2]
Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ nhƣ: tiền lƣơng phải trả cho nhân viên bán hàng, tiền hoa hồng, chi phí vật liệu bao bì…thực tế phát sinh trong kỳ.
2.4.2.2. Nguyên tắc kế toán[1]
- Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,...
- Các khoản chi phí bán hàng không đƣợc coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhƣng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không đƣợc ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
- Tài khoản 641 đƣợc mở chi tiết theo từng nội dung chi phí nhƣ: Chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 641 có thể đƣợc mở thêm một số nội dung chi phí. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".
2.4.2.3. Chứng từ kế toán
- Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT - Phiếu chi
- Giấy thanh toán tạm ứng, các chứng từ khác có liên quan
2.4.2.4. Tài khoản sử dụng
Sử dụng tài khoản 641 – chi phí bán hàng
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 641
611 632 155,157
155, 157
911 631
Cuối kỳ KC hàng hóa đã xuất
bán đƣợc xác định là đã bán KC thành phẩm hàng gửi đi bán cuối kỳ
KC giá vốn hàng bán tiêu thụ trong kỳ
KC thành phẩm hàng gửi đi bán đầu kỳ
Giá thành thực tế thành phẩm nhập kho; DV hoàn thành của các đơn vị cung cấp DV
19
Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng, có 7 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6411 - Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán
hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hoá,... bao gồm tiền lƣơng, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp,...
- Tài khoản 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất
dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, nhƣ chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,... dùng cho bộ phận bán hàng.
- Tài khoản 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá nhƣ dụng cụ đo lƣờng, phƣơng tiện tính toán, phƣơng tiện làm việc,...
- Tài khoản 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, nhƣ nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phƣơng tiện bốc dỡ, vận chuyển, phƣơng tiện tính toán, đo lƣờng, kiểm nghiệm chất lƣợng,...
- Tài khoản 6415 - Chi phí bảo hành: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản
phẩm, hàng hoá. Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở TK 627 “Chi phí sản xuất chung” mà không phản ánh ở TK này.
- Tài khoản 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài
phục vụ cho bán hàng nhƣ chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu,...
- Tài khoản 6418 - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát
sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên nhƣ chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng...
2.4.2.5. Sơ đồ kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
Nợ TK 641 Có Các chi phí phát sinh liên quan đến
quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ.
- Khoản đƣợc ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ;
- Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.
Sơ đồ 2.7. Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng
2.4.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 2.4.3.1. Khái niệm[2] 2.4.3.1. Khái niệm[2]
Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí có liên quan chung tới toàn bộ hoạt động quản lý điều hành chung của doanh nghiệp, bao gồm: chi phí hành chính, chi phí tổ chức, chi phí văn phòng…
2.4.3.2. Nguyên tắc kế toán[1]
- Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lƣơng nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lƣơng, tiền công, các khoản phụ cấp,...); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài (điện, nƣớc, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ...); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng...) .
- Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp không đƣợc coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhƣng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không đƣợc ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
641 111,112 Chi phí vật liệu, công cụ
133 Các khoản thu giảm chi
334,338 214 911 242, 335 352 111,112, 152,153, 242 Thuế GTGT phải nộp
Chi phí tiền lƣơng và các khoản trích trên lƣơng
Chi phí khấu hao TSCĐ KC chi phí bán hàng
Chi phí phân bổ dần, chi phí trích trƣớc
Thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, tiêu dùng nội bộ; biếu, tặng, cho KH bên ngoài DN
Hoàn nhập dự phòng phải trả về chi phí bảo hành hàng hóa, sản phẩm
Dự phòng phải trả về chi phí bảo hành hàng hóa, sản phẩm 152,153,155,156
21
- Tài khoản 642 đƣợc mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 642 có thể đƣợc mở thêm các tài khoản cấp 2 để phản ánh các nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý ở doanh nghiệp. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".
2.4.3.3. Chứng từ kế toán
- Bảng lƣơng và các khoản trích theo lƣơng - Phiếu xuất kho, phiếu chi
- Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT - Bảng kê thanh toán tạm ứng
2.4.3.4. Tài khoản sử dụng
Sử dụng TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642
Tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp, có 8 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ
nhân viên quản lý doanh nghiệp, nhƣ tiền lƣơng, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
- Tài khoản 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp nhƣ văn phòng phẩm... vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,... (giá có thuế, hoặc chƣa có thuế GTGT).
- Tài khoản 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn
phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế, hoặc chƣa có thuế GTGT).
- Tài khoản 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp nhƣ: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phƣơng tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,...
- Tài khoản 6425 - Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí nhƣ: thuế