2.3.4.1 Nguyên tắc kế toán
Tài khoản các khoản phải trả, phải nộp khác dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản khác thuộc nhóm TK 33 (từ TK 331 đến TK 337). Tài khoản này cũng được dùng để hạch toán doanh thu nhận trước về các dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và các khoản chênh lệch giá phát sinh trong giao dịch bán thuê lại tài sản là thuê tài chính hoặc thuê hoạt động.
Nội dung và phạm vi phản ánh của tài khoản này gồm các nghiệp vụ chủ yếu sau: - Giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền; Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) theo quyết định của cấp có thẩm quyền ghi trong biên bản xử lý, nếu đã xác định được nguyên nhân;
- Số tiền trích và thanh toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn;
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương của công nhân viên theo quyết định của toà án;
- Các khoản lợi nhuận, cổ tức, phải trả cho các chủ sở hữu;
- Khoản chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả ngay.
- Các khoản phải trả, phải nộp khác, như phải trả để mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ và các khoản hỗ trợ khác (ngoài lương) cho người lao động... 2.3.4.2 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 338- phải trả, phải nộp khác sẽ được kế toán dùng để phản ánh nội dung này. Kết cấu tài khoản này như sau:
Bên Nợ:
- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý;
- Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị;
- Số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn;
- Doanh thu chưa thực hiện tính cho từng kỳ kế toán; trả lại tiền nhận trước cho khách hàng khi không tiếp tục thực hiện việc cho thuê tài sản;
- Số phân bổ khoản chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả tiền ngay (lãi trả chậm) vào chi phí tài chính;
Bên Có:
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý (chưa xác định rõ nguyên nhân); Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) theo quyết định ghi trong biên bản xử lý do xác định ngay được nguyên nhân;
- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc khấu trừ vào lương của công nhân viên;
- Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện, nước ở tập thể; - Kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù;
- Số BHXH đã chi trả công nhân viên khi được cơ quan BHXH thanh toán; - Doanh thu chưa thực hiện phát sinh trong kỳ;
- Các khoản phải trả khác.
Số dƣ bên Có:
- BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý hoặc kinh phí công đoàn được để lại cho đơn vị chưa chi hết;
- Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết;
- Doanh thu chưa thực hiện ở thời điểm cuối kỳ kế toán; - Các khoản còn phải trả, còn phải nộp khác.
Tài khoản này có thể có số dƣ bên Nợ: Số dư bên Nợ phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số bảo hiểm xã hội đã chi trả công nhân viên chưa được thanh toán và kinh phí công đoàn vượt chi chưa được cấp bù.
2.3.4.3 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
o Trường hợp phát hiện tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân phải chờ giải quyết:
+ Kế toán phản ánh giá trị tài sản thừa theo giá trị hợp lý tại thời điểm phát hiện để ghi sổ kế toán, ghi:
Nợ các TK 111, 152, 153, 156, 211 (Theo giá trị hợp lý) Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381).
+ Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền về số tài sản thừa, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý ghi vào các tài khoản liên quan, ghi:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381) Có TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu; hoặc Có TK 441 - Nguồn vốn đầu tư XDCB;
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3388); Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 711 - Thu nhập khác.
Trường hợp thừa tài sản: Doanh nghiệp chủ động theo dõi và ghi chép thông tin tài sản phát hiện thừa qua kiểm kê trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
- Kế toán xử lý tài sản thừa, thiếu trong kiểm kê: Đối với tài sản phát hiện thừa qua kiểm kê, căn cứ vào “Biên bản xử lý tài sản thừa, thiếu qua kiểm kê”, ghi:
Nợ TK 3381 - Tài sản thừa chờ giải quyết
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (nếu tài sản thừa của người bán) Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác(3388)
Có TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu (đối với tài sản thừa không xác định được nguyên nhân hoặc không tìm được chủ sở hữu).
o Kế toán BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
- Khi trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, ghi:
Nợ các TK 622, 623,627, 641, 642 (số tính vào chi phí SXKD)
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (số trừ vào lương người lao động) Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3386).
- Khi nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, ghi:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3386) Có các TK 111, 112,...
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382) Có các TK 111, 112,...
- Kinh phí công đoàn chi vượt được cấp bù, khi nhận được tiền, ghi: Nợ các TK 111, 112
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382)
o Doanh thu chưa thực hiện, ghi: Nợ 131- Phải thu khách hàng
Nợ 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có 3387 - Doanh thu chưa thực hiện
Chƣơng 3: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NGUỒN NHÂN LỰC SIÊU VIỆT
1.1.Giới thiệu tổng quan về đơn vị thực tập
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty cổ phần Nguồn Nhân Lực Siêu Việt ( tiền thân là công ty Cổ phần Tìm Việc Nhanh) được thành lập vào năm 2004 với sứ mệnh trở thành cầu nối hiệu quả giữa người tìm việc và nhà tuyển dụng.
Trải qua hơn 10 năm phát triển, Công ty Cổ phần Nguồn Nhân lực Siêu Việt tự hào là đối tác của hơn 400.000 doanh nghiệp và hơn 2 triệu hồ sơ người tìm việc. Công ty sở hữu hệ thống 2 website tuyển dụng hàng đầu là timviecnhanh.com và vieclam24h.vn, chiếm lĩnh 45% thị phần tuyển dụng trực tuyến Việt Nam, với hơn 500.000 lượt truy cập mỗi ngày (theo thống kê của comscore).
Công ty cổ phần Nguồn Nhân Lực Siêu Việt Mã số thuế: 0303452460
Địa chỉ: 111D Lý Chính Thắng, Phường 07, Quận 3, TP Hồ Chí Minh Giấy phép kinh doanh: 0303452460 - Ngày cấp: 03/09/2004
Ngày hoạt động: 01/10/2004
Website: http://timviecnhanh.com.vn/lienhe@timviecnhanh. Điện thoại: 0873098888 - Fax: 08 39301800
Giám đốc: Ông ONG XUÂN MINH
3.1.2 Lĩnh vực họat động
Hoạt động trong lĩnh vực tuyển dụng, Nguồn Nhân Lực Siêu Việt hiểu rõ tầm quan trọng của con người đối với tổ chức. Công ty luôn ưu tiên và chú trọng tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự trẻ. Là một thành viên của Nguồn Nhân Lực Siêu Việt,
chỉ cần bạn có đủ nhiệt huyết và thể hiện được năng lực trong công việc, công ty sẽ luôn sẵn sàng dành cho bạn cơ hội thăng tiến cùng những đãi ngộ hấp dẫn.
Công ty Cổ phần Nguồn nhân lực Siêu Việt hiện là đối tác tin cậy của các doanh nghiệp hàng đầu như: FPT, VietinBank, Ford, Unilever, Honda, Viettel, Toyota…
1.2.Cơ cấu tổ chức và quản lý tại công ty
1.2.1. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 3.1 : Sơ đồ bộ bộ máy quản lý
.
1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận Chức năng các bộ phận
Ban Giám Đốc
Ban Giám Đốc trực tiếp quản lí và điều hành các công việc của công ty, định hướng hoạt động và chịu trách nhiệm cao nhất.
Thành viên Ban Giám Đốc gồm:
- Ông: Ong Xuân Minh - Giám đốc - Bà: Tô Thanh Nga - Phó Giám Đốc
Các nhóm CSKH :
Trưởng nhóm CSKH:
Chịu trách nhiệm về doanh số của nhóm và hỗ trợ các thành viên nhóm nhằm đạt mục tiêu doanh số đề ra.
Phòng kế toán - HCNS – giao nhận: Phòng kế toán:
Cung cấp đầy đủ thông tin về hoạt động tài chính ở đơn vị. Thu nhận, ghi chép, phân loại, xử lý và cung cấp các thông tin. Tổng hợp, báo cáo lý giải các nghiệp vụ tài chính diễn ra ở đơn vị, giúp cho Giám đốc có khả năng xem xét toàn diện các hoạt động của đơn vị kinh tế.
Phản ánh đầy đủ tổng số vốn, tài sản hiện có như sự vận động của vốn và tài sản ở đơn vị qua đó giúp Giám đốc quản lý chặt chẽ số vốn, tài sản của công ty nhằm nâng cao hiệu quả của việc sử dụng vốn trong sản xuất kinh doanh. Thực hiện công tác hạch toán – kế toán hoạt động kinh doanh của đơn vị. Thực hiện theo chế độ báo cáo định kỳ của công ty và các báo cáo tài chính hiện hành của Nhà nước. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được giám đốc công ty giao.
Hành chính nhân sự: Quản lí nhân sự công ty.
Giao nhận: Chịu trách nhiệm thu tiền thanh toán cho các nhóm CSKH Quản lí chất lượng:
Là bộ phân hỗ trợ Hồ sơ ứng viên trên hệ thống trang chủ TimViecNhanh.Com và Vieclam24h.vn
Hỗ trợ các công việc liên quan đến CSKH và Nhà Tuyển Dụng
Tổng hợp các báo cáo, Hỗ trợ xử lý các công ty có công nợ xấu từ CSKH. QA ( Giám sát chất lượng cuộc gọi):
Theo dõi số lượng cuộc gọi các nhóm trong ngày Theo dõi và phân tích file ghi âm cuộc gọi
Tuyển dụng và đào tạo nhân sự cho các nhóm CSKH
Hỗ trợ các nhóm CSKH để tối đa hiệu quả tuyển dụng
1.3.Tổ chức công tác kế toán tại công ty
1.3.1. Cơ cấu bộ máy kế toán
Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung. Tức là toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán từ công việc xử lý chứng từ, ghi sổ tổng hợp đến việc lập báo cáo kế toán.
Phòng kế toán gồm có sáu người: một kế toán trưởng, một kế toán tổng hợp, một kế toán công nợ, 2 kế toán bán hàng và một thủ quỹ.
Sơ đồ 3.2 : Sơ đồ bộ máy kế toán
1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy kế toán
Mỗi nhân viên thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của kế toán trưởng phân công và cùng nhau hỗ trợ làm tốt các báo cáo kế toán của công ty.
Kế toán trưởng :
+ Tổ chức công tác tài chính, lập hệ thống kế toán chi tiết, kế toán chuyên ngành, sổ chi tiết công ty theo quy định, hạch toán kế toán tổng hợp, phụ trách chỉ đạo hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho các kế toán chi tiết.
+ Tổ chức ghi chép, tính toán tình hình hoạt động kinh doanh và phân tích kết quả tài chính của công ty.
+ Tính toán và trích lập đầy đủ các khoản nộp ngân sách, nộp cấp trên.
+ Lập và gởi lên Giám đốc các báo cáo kế toán đúng hạn, tổ chức các cuộc kiểm kê định kỳ.
+ Tổ chức phổ biến hướng dẫn kịp thời các chế độ tài chính kế toán của Nhà nước cho các cán bộ trong công ty.
+ Tổ chức lưu trữ bảo vệ các tài liệu kế toán. Kế toán trưởng
Kế toán công nợ Kế toán bán
hàng 2 Thủ quỹ
Kế toán tổng hợp
Kế toán bán hàng 1
Kế toán tổng hợp:
Thay mặt kế toán trưởng giải quyết các công việc khi vắng kế toán trưởng.
Kiểm tra, theo dõi và hướng dẫn và đôn đốc các kế toán viên trong công việc đồng thời ký duyệt các giấy tờ hạch toán của nhân viên trong phòng. Đồng thời kế toán tổng hợp là người sẽ chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết, chứng từ tổng hợp, chứng từ ghi sổ và sổ kế toán tổng hợp theo định kỳ, trích lập các quỹ, phân bổ chi phí, lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế định kỳ.
Kế toán công nợ:
+ Có nhiệm vụ theo dõi cập nhật việc thanh toán nợ và công nợ giữa công ty và khách hàng.
+ Cập nhật và theo dõi sổ chi tiết tài khoản tiền mặt, tiền gởi ngân hàng.
+ Cập nhật và theo dõi sổ chi tiết tài khoản tiền vay tại các ngân hàng.
+ Cuối ngày đối chiếu số liệu giữa kế toán chi tiết tiền mặt với sổ quỹ.
+ Đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết tài khoản tiền gởi,tiền vay ngân hàng với sổ Ngân hàng.
Kế toán bán hàng 1:
+ Duyệt giá, kích tin bán hàng trên trang web vieclam24h.vn
+ Hàng ngày cập nhật và theo dõi chi tiết doanh thu thực hiện của từng nhóm chăm sóc khách hàng.
+Tổng hợp và báo cáo tình hình doanh thu tiêu thụ của từng dịch vụ theo từng ngày, tháng, quý, năm.
+ Lập phiếu thu tiền mặt
Kế toán bán hàng2:
+ Xuất hóa đơn giá trị gia tăng
+ Có nhiệm vụ theo dõi cập nhật công nợ giữa công ty và khách hàng. + Theo dõi, ghi nhận việc thu phí của bộ phận giao nhận.
Thủ quỹ :
+ Nhận tiền và nộp tiền tại ngân hàng và các đơn vị có liên quan, đối chiếu sổ quỹ tiền mặt hằng ngày trên sổ sách với thực tế và chi tiết của kế toán.
+ Có nhiệm vụ chi tiền mặt khi có quyết định của lãnh đạo và thu tiền vốn vay của các đơn vị, theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình tăng, giảm và số tiền còn tồn tại quỹ. Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho kế toán trưởng để làm cơ sở cho việc kiểm soát, điều chỉnh vốn bằng tiền, từ đó đưa ra những quyết định thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý tài chính của Công ty.
+ Kích tin bán hàng trên trang web timviecnhanh@gmail.com
1.3.3. Hình thức sổ kế toán
Công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán trên máy và sử dụng mẫu sổ theo hình thức nhật ký chung. Hình thức này phù hợp với mọi loại hình công ty, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Hiện tại công ty đang dùng phần mềm kế toán EFFECT để giảm bớt công tác ghi chép bằng tay cho công việc kế toán cũng như để hoàn thiện công tác quản lý. Chính vì thế đã phần nào hạn chế được những sai sót phát sinh trong việc liên kết thông tin xử lý số liệu giữa các phần hành hoạt động trong Công ty, tiết kiệm được rất nhiều thời gian đồng thời giảm bớt các loại sổ sách, giúp cho quá trình lưu giữ chứng từ thuận tiện hơn. Phần mềm xử lý các số liệu cho ra các báo cáo cần thiết, kế toán chỉ việc vào hệ thống kiểm tra. Khi có việc cần muốn xem chỉ việc mở phần mềm lên là có thể xem, không cần phải lục lại chứng từ.
Trình tự ghi sổ kế toán
+ Hàng ngày trên cơ sở chứng từ gốc nhận được, các cán bộ kế toán đảm nhiệm các phần hành cụ thể sẽ xem xét, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ có liên quan tới phần hành mà mình phụ trách, làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các mẫu biểu được thiết kế sẵn trên phần