4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.3.1. Xác định nhu cầu mua hàng của công ty
Đối với việc xác định nhu cầu mua hàng, công ty đã xác định đựơc mua cái doanh nghiệp cần tức là nhưng gì công ty mẹ cần, khách hàng cần từ đó doanh nghiệp đi sâu vào nghiên cứu hàng hóa, chất lượng hàng hóa, chất lượng giao nhận và giá cả thị trường. Việc theo dõi nhu cầu của công ty mẹ Ashley và nhu cầu của khách hàng di n ra hàng ngày, để có thể theo sát sự thay đổi về nhu cầu của khách hàng, về sản phẩm và số lượng khách hàng cần, từ đó xác định và thay đổi nhu cầu mua cho hợp lý. Ngoài ra, không ch xác định nhu cầu của khách hàng, của công ty mẹ theo số lượng báo trước, như ta biết, tâm lý khách hàng, tâm lý người mua hàng hay thay đổi, khi khách hàng thay đổi tâm lý về một yếu tố nhỏ, cũng ảnh hưởng rất lớn đến số lượng hàng đã mua, vì vậy công ty Wanek Furniture không những ch cân nhắc về số lượng khách hàng bào trước mà còn cân nhắc về nhiều yếu tố khác như lịch sử tiêu thụ vật liệu sản xuất hàng hóa của những năm trước (history production consumption), số lượng hàng đã xuất khẩu theo mỗi tháng, mỗi quý của kì trước...
Tuy nhiên, mặc dù đã có biện pháp theo dõi và quan sát sự thay đổi về nhu cầu của khách hàng, nhưng do Wanek vẫn còn mua hàng từ nước ngoài thời gian mua hàng dài nên phải đặt hàng trước cho nhà cung cấp trong thời gian dài để kịp tiến độ sản xuất và xuất hàng cho mình, nên công tác điều ch nh theo nhu cầu của công ty mẹ, của
khách hàng cũng khó mà đạt được như mong muốn, như có những thay đổi của khách hàng, bộ phận mua hàng cũng điều ch nh ngay lập tức nhưng nhà cung cấp đã làm xong, trong trường hợp này, thì số lượng hàng hóa này Wanek phải có trách nhiệm lấy hàng về, thời gian lấy có thể thương lượng dài ra nhưng chắn chắn là phải lấy hàng và thanh toán cho nhà cung cấp. Hoặc một trường hợp nữa là công ty mẹ, khách hàng thay đổi nhu cầu tr , nên có trường hợp vật liệu đã về đến kho Wanek, hoặc hàng hóa đang trên tàu về đến Việt Nam… Đây là một nhược điểm của khâu xác định nhu cầu và mua hàng của công ty Wanek Furniture.
Ngoài ra, công tác xác định khối lượng mua, còn một số hạn chế, nhất là về nhược điểm của hệ thống, ch một lỗi nhỏ trong hệ thống, cũng ảnh hưởng rất lớn đến số lượng mua, để hệ thống đưa ra con số chính xác, đòi hỏi các khâu liên quan, những bộ phận tham gia trực tiếp vào các yếu tố chạy đúng như khách hàng nhập vào hệ thống con số nhu cầu (demand) đúng, bộ phận nhập số thời gian mua hàng (lead time), thời gian vận chuyển (transportation lead time) thời gian kiểm hàng (inspection lead time) đúng, và quan trọng nhất là bộ phận BOM, ch một sai xót nhỏ từ bộ phận này, cũng dẫn đến khối lượng mua hàng sai trầm trọng...
Do hạn chế về trình về trình độ chuyên môn hoặc do khối lượng công việc khá lớn, nên Wanek th nh thoảng vẫn phải đối mặt với các vấn đề mua hàng sai, khối lượng sai, thời gian sai vì các khâu nêu trên làm chưa tốt.
2.3.2 Đối với công tác t m và lựa chọn nhà cung cấp
Đối với mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có các nhà cung cấp thì việc có cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần dựa vào nguyên tắc “Nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ”.
Đối với mặt hàng mới được đưa vào danh mục mặt hàng sản xuất của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải dựa trên các tiêu chí đã nêu ở trên để lựa chọn vào tại Wanek, khâu tìm kiếm nhà cung cấp mới này được giao cho bộ phận phát triển và tìm kiếm nhà cung cấp (Sourcing & development) dưới sự giám sát của tổng giám đốc và bộ phận mua hàng.
Công ty luôn đánh giá mức độ tín nhiệm của nhà cung ứng trong quá trình mua hàng qua các mặt sau: thành tích của nhà cung cấp với công ty trong quá khứ, thành tích của
nhà cung ứng với các doanh nghiệp khác, khả năng tài chính của nhà cung cấp, nhãn hiệu hàng hóa, uy tín của nhà cung cấp các ưu đãi mà nhà cung ứng hay đưa ra, thái độ và cách thức làm việc của nhà cung cấp, các dịch vụ sau bán...
Một hạn chế là do công ty thường tiến hành mua hàng của những nhà cung cấp đã có mối quan hệ làm ăn thường xuyên và lâu dài, ít quan tâm đến tìm kiếm nhà cung cấp mới để dự phòng trong các trường hợp khan hiếm hàng hóa nên thường xuyên đối mặt với khó khăn trong các thời gian khi có vấn đề dẫn đến khan hiếm hàng hóa, như dạo gần đây việc mua hàng từ Trung Quốc của công ty đang đối mặt với các nhà máy Trung Quốc đối mặt với vấn đề ngưng hoạt động của các nhà máy nhuộm trong suốt thời gian hội nghị quốc tế được di n ra tại Hàn Châu, Trung quốc, các nhà máy nhuộn phải đóng cửa theo ch thị của chính phủ Trung quốc trong suốt thời gian này. Do không thai thác nhà cung cấp ở các nước khác để thay thế cho các nhà máy Trung Quốc trước, nên trong suốt thời gian này, công ty và bộ phận mua hàng s phải đối mặt với khó khăn khan hiếm hàng, thiếu hàng, đòi hỏi phải tìm ra một phương án là mua hàng trước cho một thời gian dài, mà như ta đã phân tích, khách hàng thường có tâm lý thay đổi nhu cầu mua, nên phương án này không mang tính triệt để và chính xác cao.
Đây chính là mặt hạn chế của khâu tìm kiếm nhà cung cấp của công ty Wanek Furniture.
2.3.3 Đối với công tác thƣơng lƣợng và đặt hàng.
Quá trình thương lượng và đặt hàng phải di n ra liên tiếp và song song. Nhân viên phụ trách một hoặc một số mặt hàng thì họ có trách nhiệm thương lượng và đặt hàng khi có nhu cầu mua. Tuy nhiên ở Wanek, khâu thương lượng giá cả, chất lượng và mua hàng lại tách ra 2 bộ phận, bộ phận khai thác - tìm kiếm nhà cung cấp và bộ phận mua hàng. Một bộ phận làm việc các vấn đề giá cả, chất lượng một bộ phận mua hàng, thông báo khối lượng mua, thời gian giao nhận… sự tách ra như vậy có lợi về mặt chuyên môn hóa như có hạn chế là không tận dụng được triệt để ưu thế của người đi mua hàng, của “Thượng Đế”, thậm chí nhiều khi họ ch quan tâm đến số lượng cần mua mà quên đi các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng của mình.
2.3.4 Đối với công tác theo d i và iểm tra việc giao nhận hàng hóa.
Công tác này tại Wanek được chú trọng và thực hiện khá tốt, bộ phận kho và mua hàng phối hợp chặt chữ để theo dõi, kiểm tra và kiểm soát việc giao nhận hàng hóa về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và các điều khoản trong hợp đồng mua hàng của công ty với nhà cung cấp. Nếu gần đến ngày giao nhận mà chưa thấy gì nhân viên mua hàng s thúc giục các nhà cung cấp. Khi nhận hàng kho kiểm tra hàng hóa thực tế có khớp với chi tiết số lượng thể hiện trong chứng từ và hàng thực tế dựa vào Barcode (nhãn hàng, số lượng, màu sắc) nếu đủ và đúng s chuyển hàng qua bộ phận QC (quality control) kiểm tra lại hàng hóa để đảm bảo đủ về số lượng, chất lượng.
Do làm tốt công tác này nên đã góp phần làm cho hàng hóa giao nhận đủ về số lượng, đúng về chất lượng, thời gian giao nhận như trong hợp đồng mua bán đã ghi, góp phần làm tăng hiệu quả của công ty.
Ngoài ra, công tác kiểm tra, kiểm soát được di n ra trong tất cả các khâu của quá trình mua hàng. Nếu không có sự xác nhận của phòng kiểm tra chất lượng thì hàng hóa s không được nhập vào kho, sản phẩm s được thông báo và giao trả lại cho nhà cung cấp và phòng tài vụ s không được phép thanh toán mặt hàng đó.
Hàng tuần tháng, hàng năm công ty đề đánh giá kết quả mua hàng và đánh giá nhà cung cấp. Việc đánh giá này dựa trên nguyên tắc việc mua hàng của công ty có đảm bảo đầy đủ kịp thời với chất lượng cao và chi phí thấp nhất không.
Trên thực tế công tác mua hàng được thực hiện đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của khách hàng, của công ty mẹ, ít để gây ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa để sản xuất. Chi phí mua hàng đối với những hàng hóa trong nước đã phần lớn đảm bảo ở mức thấp nhất nhưng những hàng hóa nhập khẩu công ty vẫn phải mua với giá cao và chi phí vận chuyển cao. Nên công ty cần tiến hành khai thác và chuyển dần mua hàng 100 hàng từ nội địa để giảm giá thành và chi phí vận chuyển tối đa để tăng lợi nhuận hàng năm lên mức cao nhất.
Tóm tắt chƣơng 2
Công ty Wanek Furniture là một doanh nghiệp với 100% vốn đầu tư của M , với hơn 9000 công nhân viên, công ty chuyên sản xuất và xuất khẩu các mặt hàng nội thất qua Châu âu cho công ty mẹ Ashley tiêu thụ, những năm gần đây, ngoài việc xuất thành phẩm cho công ty mẹ Ashley, công ty đã trực tiếp bán hàng cho một số khách hàng ở các quốc gia khác. Trong hơn 8 năm từ ngày thành lập công ty đã không ngưng phát triển về nhân lực, các nhà máy, và chuyên môn hóa các hoạt động, các khâu trong doanh nghiệp và chất lượng sản phẩm, cũng như các công tác tổ chức, sắp xếp của công ty ngày càng được hoàn thiện hơn. Nhất là khâu mua hàng tại công ty Wanek Furniture, được đầu tư và chú trọng phát triển từng ngày.
Hoạt động mua hàng trong công ty Wanek Furniture trước đây ch đơn giản bằng một hệ thống nhỏ và excel thì thay vào đó đến nay doanh nghiệp đã sử dụng một hệ thống chuyên nghiệp được lập trình theo các nguyên tác mua hàng khoa học và chuyên nghiệp theo các phương thức mua khoa học và các nguyên tắc đảm bảo mua hàng có chất lượng và có thể thống kê chi tiết theo các phương thức mua theo từng từng tháng từng năm và sự tác động vào doanh thu của doanh nghiêp.
Do đó, ta có thể d dàng đánh giá hiệu quả của công tác mua hàng và sự tác động trực tiếp đến doanh thu. Từ đó có thể đưa ra các giải pháp và phương thức để nâng cao hiệu quả của doanh động mua hàng và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu để có thể cải thiện và tăng lợi nhuận doanh nghiệp cũng nâng tầm uy tín và lớn mạnh của công ty trong ngành và thế giới. Bên cạnh những sự cải thiện và tiến bộ trong suốt hơn 8 năm qua, Công ty và đặc biệt là hoạt động mua hàng của công ty Wanek Furniture cũng còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục như sự sắp xếp thương lượng giá cả giữa bên bán, nhân viên mua hàng và nhân viên khai thác - tìm kiếm nhà cung cấp chưa được rõ ràng và triệt để, chưa tận dụng được lợi thế người mua hàng, công tác theo dõi sự thay đổi về nhu cầu của khách hàng chưa được đầu tư và theo dõi triệt để dẫn đến việc điều ch nh đơn hàng và lượng mua chưa đạt kết quả tốt nhất và chính xác nhất. Việc đào tạo kiến thức chuyên môn cho nhân viên mua hàng và nhân viên của các bộ phận liên quan trực tiếp đến hoạt động mua hàng vẫn chưa được chú trọng.
CHƢƠNG 3:
M T SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ N NG CAO HIỆU QUẢ HOẠT Đ NG MUA H NG CÔNG TY WANEK FURNITURE
3.1 Phƣơng hƣớng và nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới.
Với gần 8 tồn tại và phát triển công ty Wanek Furniture không ngừng mở rộng về quy mô sản xuất. Như hình di n tả ngắn gọn của Wanek bên dưới ta thấy sự phát triển mạnh m của công ty về nhân sự, sản phẩm và số lượng sản phẩm.
Các sản phẩm của công ty khá đa dạng có thể đáp ứng nhu cầu của mọi khách hàng dù là khó tính nhất và có nhiều mặt hàng phù hợp với các đoạn khúc của thị trường, các tầng lớp khách hàng từ thượng lưu đến bình dân. Điều này đòi hỏi công ty chú trọng đến khâu khai thác nhu cầu khách hàng, đổi mới sản phẩm, cải tiến chất lượng, khâu tìm kiếm hàng hóa và thu mua vật liệu phải tiến hành chính xác và giảm giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm tăng lợi nhuận và mở rộng thị trường cung cấp sản phẩm cho người tiêu dùng trên toàn thế giới và công ty ngàng càng đứng vững trên thương trường,
Công ty luôn tổng kết những gì đạt được trong năm qua và đề ra phương hướng phấn đấu cho những năm tiếp theo. Trong năm tới công ty đặt ra mục tiêu khai thác và sản xuất một số mặt hàng mới như giường (bedding), PU (nhựa giả gỗ)
3.1.1 Phƣơng hƣớng của công ty trong thời gian tới:
Tăng doanh thu15 ~17 , so với năm trước.
Đẩy mạnh công tác theo dõi và giám sát sự tiến bộ của nội bộ, sự phát triển của các sản phẩm, sự thay đổi về nhu cầu của khách hàng, của công ty mẹ Ashley, khai thác nhà cung cấp trong nước giá thành giảm, để cung cấp cho khách hàng
những sản phẩm chất lượng cao, giá cả hợp lý và thấp hơn so với những năm trước để nâng cao uy tín của công ty và khẳng định mình với khách hàng, công ty mẹ và thương trường quốc tế và các công ty trong ngành
3.1.2 Nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới.
Nhiệm vụ hàng đầu của công ty là hướng tới khách hàng, khách hàng là trung tâm (customer centric).
Xem xét và hành động theo quan điểm của khách hàng.
Phấn đấu vượt ngoài sự mong đợi của khách hàng nội bộ và khách hàng bên ngoài.
Cải tiến công tác quản lý, sắp xếp lao động một cách hợp lý, khoa học.
Nâng cao năng suất lao động, đẩy mạnh sản xuất, tăng thu nhập cho công nhân viên.
3.1.3 Một số phƣơng hƣớng nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng tại công ty trong thời gian tới.
Hoàn thiện và củng cố quy trình mua hàng của công ty theo các bước công việc một cách hợp lí và thích hợp với tính chất kinh doanh của công ty.
Nâng cao chất lượng, kiến thức cho nhân viên mua hàng.
Đẩy mạnh công tác quản lí các chi phí có liên quan đến dự trữ hàng hoá. Giảm chi phí mua hàng, và chi phí bảo quản hàng hoá, để tăng lợi nhuận cho công. Thiết lập mối quan hệ giữa hoạt động mua hàng, dự trữ và tiêu thụ hàng hoá sao
cho các khâu này di n ra một cách hợp lý nhất và hỗ trợ cho nhau.
Đẩy mạnh công tác kiểm tra các dữ liệu đưa vào hệ thống như dữ liệu BOM, thời gian mua, vận chuyển, kiểm tra… để số liệu mà hệ thống đưa ra luôn đúng, giảm thiểu sai sót, mua sai, mua thiếu, mua dư…
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng tại công ty
Wanek Furniture
Qua phân tích cơ sở lý luận của quản trị mua hàng ở chương 1 & 2 và quá trình khảo sát làm việc ở công ty Wanek Furniture hơn 2 năm tại khâu mua em xin đề xuất
một số giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại để hoàn thiện tốt hơn công tác quản trị mua hàng tại công ty.
3.2.1 Giải pháp về công tác ác định nhu cầu mua hàng của công ty 3.2.1.1 Cơ sở của giải pháp:
Đối với công tác xác định nhu cầu mua hàng công ty đã biết xác định mình mua cái gì, với số lượng bao nhiêu. Sau khi xác định được mua cái gì công ty đã tính toán được mua với số lượng bao nhiêu dựa vào mức xuất ra, lượng hàng tồn kho và nhu cầu