4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.4.2. Nhược điểm và hạn chế
Nhược điểm
Nguồn nhân lực trẻ nên nghiệp vụ còn yếu
+ Nhân viên phòng giao nhận ngoài những anh chị có kinh nghiệm nghiệp vụ, vẫn có một số nhân viên mới chưa nắm vững thành thạo về công việc chuẩn bị chứng từ cũng như làm C/O nên tiến độ làm việc còn chậm và dễ xảy ra sai sót, bộ hồ sơ đôi khi bị trả lại yêu cầu chỉnh sửa gây mất thời gian, công sức và đôi khi phát sinh chi phí, dẫn đến kéo dài thời gian hoàn thành quy trình. Mặt khác, khi xảy ra rủi ro, những nhân viên mới cũng chưa nhạy bén trong việc giải quyết vấn đề.
+ Cơ cấu nhân sự tại phòng kinh doanh không ổn định, nhân viên mới chủ yếu là sinh viên mới ra trường, chưa biết cách tiếp cận khách hàng hoặc chưa nắm rõ được ưu nhược điểm của từng nhà vận tải để tư vấn đúng với yêu cầu khách hàng, dẫn đến phát sinh chi phí hay những bất lợi, kéo dài thời gian thực hiện quy trình.
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị: Các trang thiết bị như máy in, máy scan giấy tờ, máy vi tính… tại phòng Giao nhận khá lạc hậu và còn ít, chưa đáp ứng được nhu cầu của công việc làm chứng từ của các đơn hàng ngày càng nhiều.
Các luật định và thông tư chưa được cập nhật cho nhân viên thường xuyên nên xảy
ra các lỗi không mong muốn, làm chậm quá trình xuất khẩu hàng hóa.
Hạn chế
Về việc liên hệ hãng tàu để đặt chỗ: Công ty ASL chưa có mối quan hệ tốt với các
hãng tàu lớn ở ngoài nước như Maersk, Hyundai… nên khi đặt chỗ ở các hãng tàu này phải qua một bên forwarder khác, gây mất thời gian và giá cả lại cao.
Kéo cont rỗng:
+ Vẫn có trường hợp tài xế lấy cont rỗng không đạt yêu cầu (cont không sạch, cont bị rỉ sét…) về đóng hàng, phải làm vệ sinh lại cont hoặc buộc phải đổi cont làm mất nhiều thời gian và phát sinh chi phí.
+ Với một tài xế đảm nhận 2 rơ-mooc nên thỉnh thoảng xe tới không đúng thời gian, không đúng kế hoạch đóng hàng, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ, gây phát sinh chi phí về việc lưu hàng lâu hơn, tăng ca của tài xế hay thuê nhân viên ngoài.
Sai sót trong khi giám sát đóng gói hàng hóa: Khâu đóng gói hàng hóa mất nhiều thời gian và mang tính bị động, khó kiểm soát được doanh nghiệp dịch vụ đóng gói hàng hóa có làm đúng yêu cầu của mình hay không. Đôi khi hàng hóa bị thất thoát, trọng lượng hàng hóa không đúng, dẫn đến hàng hóa thực tê không khớp với chứng từ.
Thủ tục hải quan:
+ Quy trình thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa nhân viên chứng từ và nhân viên hiện trường dẫn đến trễ giờ CUT OFF, làm rớt cont, vấn đề này ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của công ty nói riêng và khách hàng nói chung, thậm chí phải đền hợp đồng cho khách hàng.
+ Quy trình tập trung vào nghiệp vụ nhưng thiếu sự tư vấn cho khách hàng. Do đó quy trình thiếu sự thống nhất của nhân viên chứng từ và khách hàng, chẳng hạn trong
việc áp mã HS, định mức… làm phát sinh các vấn đề tranh cãi sau này giữa công ty và khách hàng vì nếu áp mã sai sẽ ảnh hưởng đến thuế xuất nhập khẩu.
+ Khi thanh lý tờ khai và vào sổ tàu, đôi khi nhân viên hiện trường còn chủ quan trong việc kiểm lại các thông tin như tên tàu, số chuyến, cảng chuyển tải… không đúng với Booking dẫn đến việc rớt cont, công ty phải đền bù các chi phí.
Một số khó khăn:
+ Việc khai hải quan điện tử còn mất nhiều thời gian do đường truyền không ổn định thêm với việc hay gặp những lỗi phát sinh phần mềm ECUS. Sự cố mất điện tại khu vực địa phương đặt trụ sở công ty cũng gây nhiều khó khăn cho việc khai báo, truyền dữ liệu điện tử… làm kéo dài thời gian thực hiện quy trình.
+ Quá trình vận tải còn gặp nhiều trở ngại như giá nhiên liệu tăng liên tục, mặt khác cơ sở hạ tầng ở nước ta còn xảy ra nhiều về tình trạng kẹt xe dẫn đến việc phát sinh những phụ phí vận tải.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Trải qua hơn 12 năm hình thành và phát triển, với ngành nghề kinh doanh chính trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế, công ty ASL không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng dịch vụ. Công ty đạt nhiều thành tựu to lớn và là thành viên chính thức của nhiều tổ chức giao nhận vận tải uy tín trong và ngoài nước. Với mạng lưới các chi nhánh và đại lý cùng đội ngũ cán bộ nhân viên chuyên nghiệp, công ty ASL cung cấp tất cả các dịch vụ của ngành giao nhận vận tải nhằm hướng tới một ASL tiêu chuẩn quốc tế với đầy đủ dịch vụ và chuỗi cung ứng liên kết chặt chẽ với nhau.
Sau khi quan sát thực tế và đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển thì có thể thấy được một cách tổng quát về quy trình giao nhận tại công ty. Về cơ bản quy trình tại công ty tương đối giống với quy trình lý thuyết chung tuy nhiên các bước trong quy trình thực tế được thực hiện một cách chi tiết và cụ thể hơn.
Mặc dù có thể nói quy trình giao nhận hàng hóa nói chung và quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển nói riêng tại công ty ASL rất chặt chẽ, thể hiện tính chuyên môn và càng ngày dần được hoàn thiện, nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế trong quy trình cũng như những khó khăn từ các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình và đến hoạt động giao nhận của công ty.
CHƯƠNG 3:
GIẢI PHÁP NHẰM KHẮC PHỤC CÁC HẠN CHẾ CỦA QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI MỸ Á