7. Tổng quan tình hình nghiên cứu
3.2.2.Khuyến nghị đối với Hội sở Ngân hàng TMCP Quốc Dân
a.Hoàn thiện hệ thống chính sách bảo lãnh
Cập nhật văn bản quy định nghiệp vụ bảo lãnh
Tuy đã vƣợt qua giai đoạn tái cấu trúc nhƣng NCB vẫn còn sử dụng văn bản quy định nghiệp vụ bảo lãnh của ngân hàng Nam Việt, những khác biệt về nhiệm vụ của các phòng ban so với hiện tại dẫn đến sự không thống nhất, chuyên môn hoá trong hoạt động bảo lãnh của toàn hệ thống. NCB cần ban hành lại văn bản mới áp dụng cho toàn hệ thống để hoạt động bảo lãnh đƣợc chuẩn hoá.
Nghiên cứu thủ tục, quy trình bảo lãnh đơn giản hơn
NCB cần nghiên cứu để đơn giản hoá các thủ tục, giảm bớt thời gian xét duyệt bảo lãnh, hợp đồng bảo lãnh ngắn gọn nhƣng vẫn phải đảm bảo an toàn, đầy đủ theo quy định. Hiện các hợp đồng bảo lãnh của NCB tƣơng đối dài và khách hàng cũng phải ký kết khá nhiều hồ sơ trƣớc khi đƣợc phát hành Cam kết bảo lãnh. Vì thế, NCB cần thu gọn hơn nội dung của hợp đồng bảo lãnh; đối với các khách hàng đã đƣợc cấp hạn mức bảo lãnh, đã ký 1 hợp đồng hạn mức chung thì những lần phát hành sau chỉ cần làm giấy đề nghị.
Chính sách bảo lãnh cho từng nhóm khách hàng
NCB cần thiết lập các chỉ tiêu để các chi nhánh, phòng giao dịch có thể căn cứ vào đó và phân nhóm khách hàng. Từ đó, xây dựng các mức thu phí bảo lãnh khác nhau và mức thu phí khác nhau thay vì thực hiện chính sách cào bằng nhƣ trƣớc đây.
Ngoài ra, NCB mới chỉ có chính sách ƣu đãi dành cho khách hàng hoạt động trong lĩnh vực xây dựng. Cần nghiên cứu ban hành chính sách dành riêng chi khách hàng hoạt động trong lĩnh vực thƣơng mại để khai thác nguồn
khách hàng đầy tiềm năng này.
Tại NCB cũng chƣa có chính sách bảo lãnh cụ thể dành cho nhóm khách hàng cá nhân. NCB cần nghiên cứu để quy định cụ thể danh mục sản phẩm, điều kiện áp dụng cho đối tƣợng khách hàng này.
Tăng cường tính tự chủ cho các chi chánh trực thuộc
NCB cần tăng cƣờng tính tự chủ cho các chi nhánh trực thuộc về quyền quyết định cấp bảo lãnh nhƣ tăng hạn mức phê duyệt của các giám đốc chi nhánh, bởi mỗi lần trình hồ sơ ra Hội sở tốn rất nhiều thời gian của khách hàng, làm hạn chế trong nỗ lực thu hút khách hàng sử dụng dịch vụ bảo lãnh.
Ngoài ra, Hội sở cũng nên cho chi nhánh một khoản giao động về tỷ lệ thu phí hay ký quỹ để chi nhánh có thể linh động hơn trong chính sách bảo lãnh.
b.Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động bảo lãnh của
chi nhánh từ Hội sở
Tăng cƣờng công tác quản lý, chỉ đạo, kiểm tra, kiểm toán nội bộ từ Hội sở cho đến chi nhánh, phòng giao dịch trực thuộc để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót nhằm đảm bảo chất lƣợng hoạt động của ngân hàng nói chung và hoạt động bảo lãnh nói riêng.
Để công tác kiểm tra, kiểm soát nội trên toàn hệ thống đạt hiệu quả cần tăng cƣờng tổ chức các cuộc kiểm tra chéo giữa các bộ phận kiểm toán tại các chi nhánh. Cần có sự luân chuyển giữa các cán bộ kiểm toán để có thể học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, đồng thời ra biên bản kiểm tra khách quan nhất.
c.Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ của NCB
NCB cần chú trọng xây dựng và thƣờng xuyên cập nhật bổ sung hệ thống thông tin, dữ liệu của khách hàng trên toàn hệ thống để các đơn vị kinh doanh trên toàn hệ thống có thể tiếp cận và sử dụng các nguồn thông tin từ cả hệ thống. Hệ thống này sẽ là nơi lƣu trữ và quản lý dữ liệu trong toàn hệ
thống. Qua đó, giúp cho công tác tìm kiếm dữ liệu tại các chi nhánh đƣợc cải thiện nhiều nhờ tiếp cận nguồn thông tin đa dạng từ mạng lƣới đó.
d.Thiết lập mạng lưới chia sẻ thông tin với các ngân hàng khác
Việc thiết lập mạng lƣới chia sẻ thông tin giữa các ngân hàng để có nguồn thông tin tín dụng khách hàng, cùng với hệ thống tra cứu CIC sẽ giúp cho việc thẩm định khách hàng đƣợc tin tƣởng hơn, biết đƣợc tình hình của các khách hàng tại các TCTD, nhằm giảm thiểu rủi ro có thể phát sinh cho hoạt động bảo lãnh.
e.Tăng cường công tác đào tạo nghiệp vụ, kỹ năng
NCB cần có các khoá học đào tạo bài bàn, dài hạn khoản vài tháng thay vì các lớp học tổ chức dàn trải 1-2 ngày trong năm, đặc biệt các khoá học này nên áp dụng cho các nhân viên mới.
Ngoài ra, ban lãnh đạo có thể mời các chuyên gia tài chính về giảng dạy tại các lớp học để truyền đạt kinh nghiệm, kỹ năng xử lý tình huống cho các nhân viên.
f. Áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình tác nghiệp, quảng bá
hình ảnh NCB
Nâng cấp việc truy xuất dữ liệu báo cáo
NCB cần đẩy mạnh việc áp dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình tác nghiệp hoạt động bảo lãnh, hạn chế việc thực hiện thủ công theo dõi số liệu bảo lãnh. Nâng cấp việc truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, giảm thời gian chờ cập nhật cơ sở dữ liệu, báo cáo.
Hệ thống quản lý dữ liệu NCB đang sử dụng là T24. Hệ thống này chỉ cho phép lấy đƣợc số dƣ bảo lãnh của khách hàng tại thời điểm truy xuất, chứ không lấy đƣợc các thông tin nhƣ: doanh số bảo lãnh của khách hàng, phí bảo lãnh đã thu, hình thức đảm bảo cho bảo lãnh. Hội sở cần mở rộng tính năng của T24 nhằm áp dụng tối đa hiệu quả từ công nghệ vào hoạt động bảo lãnh.
Mở thêm phân quyền truy cập hệ thống T24 cho các chuyên viên QHKH (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chuyên viên QHKH cần nguồn dữ liệu bảo lãnh phục vụ cho công tác thẩm định, làm tờ trình phát hành bảo lãnh. Tuy nhiên, phân quyền của các chuyên viên tại chi nhánh không thể coi đƣợc số liệu số dƣ bảo lãnh mà phải lấy số liệu từ phân quyền truy cập của Chuyên viên QLTD. Bộ phận IT của Hội sở cần lƣu tâm đến vấn đề này tất cả các chuyên viên có thể truy cập lấy dữ liệu cần thiết phục vụ cho quá trình tác nghiệp.
Điều chỉnh hệ thống ký quỹ bảo lãnh
Theo hệ thống T24 mà NCB đang sử dụng thì số tiền ký quỹ cho bảo lãnh đƣợc hạch toán tại một tài khoản ký quỹ riêng, tách biệt với tài khoản thanh toán của khách hàng. Riêng đối với bảo lãnh hoàn tạm ứng, theo thoả thuận về việc phát hành thì việc ký quỹ có thể đƣợc thực hiện khi dòng tiền tạm ứng của bên nhận bảo lãnh về tài khoản của khách hàng tại NCB.
Hạn chế của hệ thống T24 này là không tự động trích tiền từ tài khoản thanh toán sang tài khoản ký quỹ, dẫn đến việc chuyên viên QHKH phải phong toả tạm thời tài khoản của khách hàng theo đúng số tiền trong cam kết bảo lãnh và theo dõi khi nào dòng tiền về để làm đề nghị chuyển sang tài khoản ký quỹ. Điều này gây ra bất tiện là khách hàng phải đề nghị mở phong toả tài khoản thanh toán mỗi khi dòng tiền về nhƣng không phải dòng tiền tạm ứng bảo lãnh để ký quỹ. Hơn nữa còn làm mất thời gian của chuyên viên khi phải thƣờng xuyên theo dõi tài khoản thanh toán của khách hàng.
Vì thế, NCB cần tìm ra giải pháp cho vấn đề ký quỹ này để khách hàng hài lòng hơn khi sử dụng dịch vụ bảo lãnh của chi nhánh, đồng thời hạn chế việc theo dõi tài khoản thanh toán của khách hàng một cách thủ công.
Thiết lập hệ thống xác thực bảo lãnh trực tuyến
phòng Cam kết bảo lãnh có thể giả mạo thì phải trực tiếp đến trụ sở HO hoặc đến chi nhánh phát hành bảo lãnh. Điều này gây bất tiện cho khách hàng, vì thế NCB cần áp dụng hệ thống xác thực bảo lãnh trực tuyến bằng cách truy cập vào website của ngân hàng, nhập thông tin của bảo lãnh để kiểm tra. Việc này sẽ tạo sự thuận tiện cho khách hàng và cũng góp phần xây dựng hình ảnh NCB là ngân hàng hiện đại.
Cung cấp các thông tin liên quan về bảo lãnh trên website của
NCB
Hoạt động bảo lãnh của NCB có thể tiếp cận gần với các khách hàng cá nhân hay doanh nghiệp bằng cách đƣa thông tin về các sản phẩm bảo lãnh của NCB trên hệ thống website trực tuyến. Trên trang web của NCB hiện có rất ít thông tin liên quan đến hoạt động bảo lãnh vì thế đây cũng là một kênh nhằm quản bá hoạt động bảo lãnh cần đƣợc phát huy.