6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.1. Thủ tục kiểm soát qua quy trình cho vay
Để nắm bắt thực trạng KSNB đối với hoạt động tín dụng, phải bắt đầu từ
việc tìm hiểu về các bước công việc và các khâu kiểm soát trong quy trình nghiệp vụ tín dụng. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận được thể hiện qua từng giai đoạn của quy trình như sau:
Các giai đoạn của quy trình Bộ phận thực hiện Nhiệm vụ Hồ sơ/Chứng từ 1. Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ vay vốn CBTD - Tiếp xúc, phổ biến và hướng dẫn KH lập hồ sơ vay vốn. - Thẩm định tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ. Hoàn thiện bộ hồ sơ: hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài chính, hồ sơ tài sản bảo đảm, hồ sơ kế hoạch sản xuất- kinh doanh...để chuyển sang giai đoạn sau.
2. Thẩm định các
điều kiện vay vốn CBTD
- Tổ chức thẩm định về các mặt tài chính và phi tài chính, biện pháp bảo đảm tiền vay. Trình Trưởng phòng KHKD xem xét. Báo cáo kết quả thẩm định để chuyển sang bộ phận có thẩm quyền để quyết định cho vay.
3. Phê duyệt khoản vay Trưởng phòng KHKD - Trưởng phòng KHKD kiểm tra lại và nêu ý kiến đồng ý/không đồng ý cho vay để trình Giám đốc phê duyệt. - Đối với khoản vay phải thông qua bộ phận thẩm định độc lập thì sau khi Trưởng phòng KHKD nêu ý kiến, chuyển hồ sơ sang bộ phận thẩm định độc lập thực hiện theo quy định. Các hồ sơ, tài liệu và thông tin từ giai đoạn trước chuyển sang và báo cáo kết quả thẩm định. Các thông tin bổ sung.
4. Quyết định và ký HĐTD
Giám đốc Chi nhánh
Giám đốc Chi nhánh ra quyết định cho vay hoặc từ chối cho vay dựa vào kết quả thẩm định và đề
Quyết định cho vay hoặc từ chối tùy thuộc theo kết quả thẩm định. Tiến hành các
xuất của Phòng KHKD hoặc bộ phận thẩm định độc lập. thủ tục pháp lý như ký HĐTD, hợp đồng công chứng và các loại hợp đồng khác. CBTD - CBTD kiểm tra lại bộ hồ sơ vay, nhập thông tin vào hệ thống IPCAS. - Chuyển hồ sơ giải ngân cho phòng kế toán ngân quỹ. 5. Giải ngân Phòng kế toán ngân quỹ - Phòng kế toán ngân quỹ thực hiện giải ngân theo đối tượng phù hợp với chứng từ vay vốn.
Quyết định cho vay và các hợp đồng liên quan. Các chứng từ làm cơ sở giải ngân. 6. Kiểm tra và giám sát CBTD - CBTD phân tích hoạt động tài khoản, báo cáo tài chính, kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay. - Kiểm tra, đôn đốc việc trả nợđịnh kỳ của KH. - Tái xét và xếp hạng tín dụng. Các thông tin từ nội bộ ngân hàng.
Các báo cáo tài chính theo định kỳ của KH. Báo cáo kết quả giám sát và đưa ra các giải pháp xử lý. 7. Thanh lý HĐTD CBTD Lập các thủ tục thanh lý hợp đồng Giải chấp tài sản Lưu hồ sơ vay. Các chứng từ thu nợ và tất toán nợ vay của ngân hàng.
a. Kiểm soát quá trình xét duyệt cho vay
* Bước 1: Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ vay vốn:
CBTD làm đầu mối trực tiếp hướng dẫn thủ tục cho KH có nhu cầu. Giải
tiếp nhận hồ sơ vay vốn của KH. CBTD kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ
sơ pháp lý và hồ sơ kinh tế, hồ sơ vay vốn của KH vay.
» Ngân hàng có thể tiếp tục quan hệ tốt với KH truyền thống, hoặc CBTD sẽ tìm hiểu, tiếp cận KH tiềm năng.
» Giai đoạn này có thể xảy ra sai phạm như KH cung cấp thông tin sai sự
thực, CBTD thu thập thông tin về KH thiếu, hay có sự móc nối giữa KH và CBTD.
* Bước 2: Thẩm định các điều kiện vay vốn:
- Phân tích, thẩm định khách hàng vay vốn: Năng lực pháp luật, năng lực hành vi dân sự, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của KH…
- Phân tích, thẩm định phương án sản xuất kinh doanh/dự án đầu tư: Tính khả thi, hiệu quả về mặt tài chính của phương án, khả năng trả nợ và các rủi ro có thể xảy ra; làm cơ sởđể xác định số tiền cho vay, thời gian cho vay, tiến
độ giải ngân…
- Biện pháp bảo đảm tiền vay: Kiểm tra tình trạng thực tế của TSBĐ tiền vay; thẩm định TSBĐ tiền vay (giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất… phân tích đánh giá, dự báo giá trị, khả năng chuyển nhượng, phương pháp quản lý tài sản thế chấp).
» Giai đoạn này có thể xảy ra sai phạm như: Chưa phát hiện hay đánh giá
đúng khả năng của KH, CBTD đánh giá không trung thực, có sự móc nối giữa CBTD nên cố tình bỏ qua hoặc bỏ sót những thông tin có ảnh hưởng lớn đến quyết định cho vay của ngân hàng. Vì vậy, đòi hỏi CBTD có trình độ chuyên môn để phân tích đúng điều kiện vay vốn của KH, tất cả phải theo đúng thủ
tục, quy định của ngân hàng. CBTD phải có đạo đức nghề nghiệp, thái độ
vững vàng, không để ý chí lung lay, bị mua chuộc, làm sai quy định.
» Giai đoạn này cần thực hiện nghiêm túc và đầy đủ, vì đây là cơ sở để
b. Kiểm soát quy trình giải ngân
Hồ sơ khoản vay sau khi được Giám đốc ký duyệt cho vay sẽ được CBTD kiểm tra lại danh mục hồ sơ cho vay, đối chiếu các thủ tục giải ngân, kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay trước khi giải ngân. CBTD kiểm tra tính phù hợp giữa chứng từ giải ngân, chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay và nội dung HĐTD để trình Trưởng phòng Tín dụng. Đồng thời, đăng ký thông tin KH, thông tin TSBĐ, đơn xin vay… vào hệ thống IPCAS.
Trưởng phòng tín dụng phê duyệt đơn xin vay trên hệ thống nội bộ sau khi đã kiểm tra. Khi đó, hệ thống tự động gán số hợp đồng, CBTD dùng số
phê duyệt này làm số HĐTD trên hồ sơ giấy để quản lý, theo dõi.
CBTD nhập thông tin về TSBĐ, phối hợp với bộ phận kế toán, kho quỹ
thực hiện nhận và nhập kho TSBĐ.
Sau khi trưởng phòng Tín dụng xem xét về tính phù hợp của chứng từ
giải ngân, nếu đồng ý CBTD thực hiện chuyển cho bộ phận kế toán kiểm tra (theo danh mục hồ sơ) và hạch toán theo quy định.
Bộ phận kế toán nếu kiểm tra phát hiện không đầy đủ, hợp lệ có thể
chuyển trả lại cho CBTD để chỉnh sửa, bổ sung trước khi thực hiện giải ngân.
c. Lưu giữ hồ sơ cho vay
Bộ hồ sơ cho vay phải có danh mục theo dõi đối với mỗi KH vay vốn. Người được giao bảo quản hồ sơ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để mất, thất lạc hoặc sửa chữa nội dung của hồ sơ.
- Phòng kế toán lưu giữ: Hồ sơ pháp lý, hồ sơ cho vay và các giấy tờ
khác.
- Phòng Kế hoạch kinh doanh lưu giữ: Hồ sơ kinh tế.
- Các giấy tờ bảo đảm tiền vay của KH đựơc lưu giữ tại kho theo chế độ
d. Kiểm tra và giám sát vốn vay
Kiểm tra và giám sát khoản vay là quá trình thực hiện các bước công việc sau khi cho vay nhằm hướng dẫn, đôn đốc người vay sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả, hoàn trả nợ gốc, lãi vay đúng hạn, đồng thời thực hiện các biện pháp thích hợp nếu người vay không thực hiện đầy đủ, đúng hạn các cam kết.
Các nội dung kiểm tra và giám sát khoản vay gồm: - CBTD theo dõi việc trả nợ gốc, lãi của KH. - CBTD lập thông báo nợđến hạn gửi cho KH.
- CBTD kiểm tra sau mục đích sử dụng vốn vay, TSBĐ, xếp loại KH, theo dõi các dấu hiệu bất thường trong hoạt động sản xuất kinh doanh, theo dõi tình hình trả gốc, lãi. Việc kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay, tài sản bảo
đảm tiền vay phải lập thành biên bản, được tiến hành định kỳ, đột xuất với tất cả các khoản vay, một hay nhiều lần tuỳ theo độ an toàn của khoản vay và quá trình sử dụng vốn vay của KH. Đối với các khoản nợ đã cơ cấu lại và quá hạn thì bắt buộc phải kiểm tra giám sát thường xuyên.
- Sau khi kiểm tra, nếu KH sử dụng sai mục đích hoặc phát sinh những vấn đề có nguy cơ ảnh hưởng lớn đến khả năng trả nợ của KH, CBTD báo cáo Trưởng phòng Kế hoạch kinh doanh để trình lãnh đạo xem xét quyết định ngừng cho vay hoặc có biện pháp thu hồi nợ trước hạn.