6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.2. Công tác kiểm tra, KSNB hoạt động tín dụng tại Agribank Hả
Châu
a. Tổ chức bộ máy kiểm tra, kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm tra, KSNB hoạt động theo chỉ đạo của Ban Kiểm tra, KSNB Agribank. Bộ máy của phòng kiểm tra, KSNB tại chi nhánh chịu sự
quản lý và chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Chi nhánh, gồm có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và các kiểm tra viên. Số lượng và trình độ cán bộ công tác kiểm tra, KSNB tại Agribank Hải Châu như sau:
Bảng 2.7. Số lượng và trình độ cán bộ làm công tác kiểm tra, KSNB tại Agribank Hải Châu qua 3 năm (2011 - 2013)
Đơn vị tính: người. Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Số TT Chi nhánh Tổng số Đại học Tổng số Đại học Tổng số Đại học Hội sở 3 3 2 2 3 3
(BC tổng kết công tác KSNB năm 2011, 2012 và 2013 của Agribank Hải Châu)
Về trình độ, số cán bộ kiểm tra, kiểm soát đều có trình độđại học.
Về số lượng, năm 2012 giảm so với năm 2011 (-01 người). Nguyên nhân giảm là do cán bộđến tuổi nghỉ hưu, nhưng chưa được bổ sung.
Về điều kiện làm việc: Cán bộ kiểm tra tại chi nhánh được trang bị đầy
đủ phương tiện làm việc theo yêu cầu công việc, được cấp user để vấn tin trên IPCAS phục vụ cho công tác kiểm tra, KSNB. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Agribank và văn bản pháp luật có liên quan đều được sao gửi, triển khai đầy đủ, kịp thời.
- Về bố trí cán bộ KSNB: Tại chi nhánh bố trí số lượng cán bộ kiểm tra, kiểm soát tập trung tại Hội sở Chi nhánh tuy nhiên vẫn còn ít so với quy mô hoạt động và số lượng Phòng giao dịch (hội sở và 05 Phòng giao dịch trực thuộc), chưa đủ để đảm đương công việc. Với lực lượng như vậy, để hoàn thành nhiệm vụ và đạt được mục tiêu đề ra, bộ phận kiểm tra, KSNB phải có sự phối kết hợp với Phòng Tín dụng để tăng cường kiểm tra chuyên đề thì mới đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, giám sát tín dụng tại hội sở và các Phòng giao dịch trực thuộc
b. Nhiệm vụ của bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ
- Xây dựng chương trình công tác năm, quý phù hợp với chương trình công tác kiểm tra, kiểm soát của Agribank và đặc điểm cụ thể của Chi nhánh.
thực hiện kiểm tra, kiểm soát theo đề cương, chương trình công tác kiểm tra, kiểm soát của Agribank và kế hoạch của đơn vị, kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh ngay tại hội sở và các chi nhánh phụ thuộc.
- Tổng hợp và báo cáo kịp thời các kết quả kiểm tra, kiểm soát, việc chỉnh sửa các tồn tại thiếu sót của chi nhánh, đơn vị mình theo định kỳ gửi phòng Kiểm tra, KSNB Văn phòng đại diện và Ban kiểm tra, KSNB. Hàng tháng báo cáo nhanh về các công tác chỉ đạo điều hành hoạt động kiểm tra, kiểm toán của mình gửi Ban kiểm tra, KSNB.
- Đầu mối phối hợp với các đoàn kiểm tra của Agribank, các cơ quan thanh tra, kiểm toán để thực hiện các cuộc kiểm tra tại chi nhánh.
- Phát hiện những vấn đề chưa đúng về pháp chế trong các văn bản do Giám đốc Chi nhánh ban hành.
c. Phương thức kiểm tra, kiểm soát nội bộ
Thực hiện kiểm tra, kiểm soát theo hai phương thức cơ bản sau:
- Giám sát hoạt động thực hiện thông qua phân tích các báo cáo thống kê theo chế độ thông tin báo cáo và các văn bản chỉđạo nội bộ.
Định kỳ hàng năm hoặc đột xuất, các Phòng Giao dịch trực thuộc Chi nhánh Hải Châu thực hiện công tác tự kiểm tra, rà soát theo kế hoạch, yêu cầu kiểm tra hàng năm của Agribank. Kết quả tự kiểm tra của các PGD phải được gửi về Phòng Kiểm tra, kiểm soát nội bộ bằng văn bản, trong đó nêu rõ các dạng sai sót, kiến nghị và cách khắc phục. Trên cơ sở báo cáo của các PGD trực thuộc, Giám
đốc Chi nhánh Hải Châu có các văn bản chỉđạo, chấn chỉnh và khắc phục sửa sai.
Đối với trường hợp có sai sót lớn, ảnh hưởng đến khả năng thu hồi khoản vay, Phòng Kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh đề xuất Giám đốc phương án xử
lý, kỷ luật hoặc tạm đình chỉ không cho vay, tập trung thu hồi nợ.
- Kiểm tra trực tiếp được thực hiện thông qua hoạt động kiểm tra, xem xét, xác minh, đối chiếu; thu nhập và đánh giá các bằng chứng; thống kê, tính
toán, phân tích, tổng hợp và so sánh. Xác định nguyên nhân và đánh giá mức
độ liên quan; dự đoán dự báo xu hướng, khả năng hoạt động của các đơn vị được kiểm tra, kiểm soát đểđưa ra các đánh giá, kiến nghị phù hợp.
d. Thời gian thực hiện kiểm tra tín dụng
Hàng năm, căn cứ kế hoạch kiểm tra đã được Trụ sở chính phê duyệt, Phòng Kiểm tra, KSNB tại Chi nhánh Hải Châu sẽ tiến hành hoạt động kiểm tra tại Hội sở và các PGD trực thuộc. Tối thiểu một PGD trực thuộc phải được kiểm tra 02 lần/năm đểđảm bảo các sai sót được phát hiệnvà ngăn ngừa kịp thời.
Đối với các đơn vị trực thuộc có các vấn đề nổi cộm, vụ việc phát sinh thì công tác kiểm soát nội bộ sẽđược thực hiện thường xuyên hơn.
e. Nội dung công tác kiểm tra tín dụng
* Kiểm tra việc tổ chức chỉđạo, điều hành hoạt động tín dụng
- Kiểm tra việc phân công trong Ban Giám đốc chỉ đạo, điều hành hoạt
động tín dụng.
+ Xem xét việc phân công trong Ban Giám đốc phụ trách công tác tín dụng và trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụđược giao.
+ Sự phối kết hợp giữa các đồng chí trong Ban Giám đốc, giữa Ban Giám đốc với các PGD trực thuộc để chỉđạo điều hành công tác tín dụng.
+ Việc ủy quyền phán quyết cho vay, bảo lãnh của Giám đốc cho Phó Giám đốc và các PGD trực thuộc.
+ Công tác chỉ đạo điều hành hoạt động tín dụng hàng tháng, quý, năm. Xây dựng chương trình công tác, giao chỉ tiêu kế hoạch, tổ chức đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu giao khoán cho từng chi nhánh trực thuộc, từng CBTD.
+ Các biện pháp, giải pháp triển khai để hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch tín dụng tháng, quý, năm.
+ Đánh giá công tác chỉ đạo điều hành hoạt động tín dụng theo định hướng tín dụng của ngành, mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của địa phương trong từng thời kỳ.
- Kiểm tra việc triển khai chính sách chế độ và tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho CBTD
+ Việc triển khai đầy đủ, kịp thời các chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước, của các cán bộ, các ngành, NHNN, của địa phương và của Agribank về công tác tín dụng với CBTD và các cán bộ có liên quan.
+ Việc phổ biến và mở các lớp tập huấn nghiệp vụ để nâng cao trình độ
cho CBTD? Hình thức mở lớp và phương pháp tập huấn.
+ Những sáng kiến, đề xuất trong việc cải tiến quy trình thủ tục cho vay, quản lý tín dụng.
- Việc phân công, bố trí CBTD phụ trách địa bàn
+ Tổng số CBTD/tổng số CBCNV. Chỉ tính CBTD trực tiếp cho vay, nếu trưởng, phó phòng không trực tiếp cho vay thì không tính là CBTD.
+ Trình độ CBTD; Sự hợp lý về trình độ của CBTD với địa bàn phụ trách. + Bình quân số món vay, số dư nợ/một CBTD.
+ Việc tổ chức luân chuyển và đổi địa bàn phụ trách của CBTD. - Các biện pháp để nâng cao chất lượng tín dụng của lãnh đạo
+ Tổ chức triển khai chỉđạo của cấp trên về nâng cao chất lượng tín dụng. + Tăng cường huy động vốn để mở rộng tín dụng. + Xử lý nợ đến hạn, nợ cơ cấu lại, nợ xấu và giải quyết các vướng mắc trong công tác tín dụng. - Kết quả hoạt động kinh doanh * Kiểm tra nghiệp vụ tín dụng - Kiểm tra hồ sơ vay vốn của KH:
hiện hành của pháp luật, của cán bộ, các ngành, NHNN, và của Agribank về
công tác tín dụng trong từng thời kỳđể kiểm tra.
+ Cán bộ kiểm tra phải thường xuyên cập nhật đầy đủ thông tin, những thay đổi về chính sách chếđộ để tập hợp hồ sơ vay vốn của KH sao cho chính xác, đầy đủ, làm cơ sở cho quá trình kiểm tra.
+ Bộ hồ sơ vay vốn của tổ chức gồm: Hồ sơ pháp lý, hồ sơ kinh tế, hồ sơ
cho vay và hồ sơ bảo đảm tiền vay.
+ Kiểm tra những nội dung cơ bản sau: Tính đầy đủ, hợp pháp hợp lệ của hồ sơ; việc đánh giá, phân loại và xếp hạng KH; kiểm tra công tác thẩm định, tái thẩm định của CBTD; kiểm tra đánh giá, phân loại nợ; kiểm tra cho vay
đảo nợ; kiểm tra bảo đảm tài sản tiền vay. - Kiểm tra, đối chiếu trực tiếp KH:
+ Xác nhận nợ nhằm khẳng định số dư nợ vay ngân hàng của KH là
đúng, ngăn ngừa tình trạng nợ vay bị lợi dụng, tham ô, vay hộ, vay ké.
+ Căn cứ vào tài liệu đang lưu giữ tại ngân hàng (sao kê HĐTD, sổ kế
toán cho vay, các HĐTD đang còn dư nợ) để xác định số tiền KH còn dư nợ, số lãi đọng đến ngày đối chiếu của từng HĐTD, theo từng loại vay: Ngắn hạn, trung hạn, dài hạn (nội tệ, ngoại tệ, bảo lãnh).
+ Việc xác định nợ vay giữa ngân hàng và KH phải được lập thành văn bản. - Kiểm tra việc sử dụng tiền vay.
- Kiểm tra thực trạng TSBĐ nợ vay (trường hợp TSBĐ do KH hoặc bên thứ ba giữ)
+ Tình trạng hiện tại của tài sản (ai đang quản lý, sử dụng, chất lượng, mẫu mã, chủng loại đối chiếu với hồ sơ bảo đảm).
+ Tham khảo giá cả thị trường tại địa phương nơi có tài sản để so sánh giá trị của tài sản với giá trị trong hồ sơ bảo đảm tiền vay.
động của tài sản so với thời điểm cho vay và so với dư nợ tại thời điểm kiểm tra đểđánh giá mức độ an toàn của khoản vay.
- Kiểm tra quá trình cho vay, thu nợ và quản lý nợ: Đúng với chính sách tín dụng, quy định của Agribank.
+ Kiểm tra điều kiện vay vốn của KH.
+ Kiểm tra phương án, dự án vay vốn của KH. + Kiểm tra quy trình, thủ tục phát tiền vay.
+ Kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý nợ xấu. + Kiểm tra quản lý và lưu giữ hồ sơ tín dụng.
- Rà soát hồ sơ các khoản nợ xấu, nợ đã xử lý rủi ro, nợ tồn đọng để có biện pháp tích cực thu hồi nợ.
2.3.3. Kết quả kiểm tra, KSNB hoạt động tín dụng tại Agribank Hải Châu
a. Số lượng hồ sơđược kiểm tra
Bảng 2.8. Số lượng hồ sơ tín dụng được kiểm tra tại các Phòng giao dịch và tại chi nhánh Hải Châu từ năm 2011-2013 ĐVT: Triệu đồng 2011 2012 2013 STT Hkiồ sểơm tra được Số món Số tiền Số món Số tiền Số món Số tiền 1 Doanh nghiệp 102 445.960 76 303.902 89 325.391 2 Hộ sản xuất 52 58.138 60 42.294 66 42.679 3 Đời sống 80 9.617 71 18.993 58 21.032 4 Ctờầ có giá m cố giấy 38 1.015 25 870 61 1.890 5 Bảo lãnh 66 17.267 47 12.364 52 31.029 6 Đốtiếp i chiếu trực 32 135.289 24 78.215 42 127.950 Tổng cộng 370 667.286 303 456.787 368 549.971
b. Những dạng sai sót trong hoạt động tín dụng được phát hiện qua công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại chi nhánh
Bộ phận kiểm tra, KSNB đã đóng góp tạo nên môi trường kiểm soát hoạt động tại các PGD trực thuộc; phát hiện và chấn chỉnh kịp thời những sai sót trong các hoạt động nghiệp vụ, đảm bảo cho đơn vị trực thuộc hoạt động an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật.
Qua kiểm tra của bộ phận kiểm tra, KSNB đã phát hiện một số trường hợp sai sót tại các chi nhánh trực thuộc, điển hình như sau:
(1) Tồn tại trong việc thiết lập hồ sơ cho vay
Việc lưu giữ hồ sơ cho vay chưa đầy đủ, thiếu các giấy tờ hoặc các giấy tờ chỉ là bản sao chưa được chứng thực như:
* Hồ sơ pháp lý
Khách hàng doanh nghiệp Khách hàng cá nhân, nhu cầu đời sống
- Thiếu Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Điều lệ doanh nghiệp, Quyết định bổ nhiệm Giám đốc, Kế
toán trưởng.
- Thiếu biên bản họp HĐTV, HĐQT công ty về việc bầu Chủ tịch HĐQT, HĐTV, thông qua nội dung Điều lệ, phương án tổ chức quản lý, sản xuất kinh doanh công ty, về việc vay vốn ngân hàng.
- Thiếu Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh đối với hàng hóa, dịch vụ
kinh doanh có điều kiện. - Thiếu biên bản góp vốn của các thành viên. - Thiếu Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. - Thiếu giấy phép xây dựng nhà hoặc đã hết hạn.
- Cho vay góp vốn đầu tư nhưng thiếu biên bản của Công ty công nhận tư
cách thành viên của người vay.
- Thiếu giấy phép sữa chữa nhà, xây dựng; Giấy phép xây dựng hết thời hạn hiệu lực.
* Hồ sơ kinh tế:
Khách hàng doanh nghiệp
- Thiếu Báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Thiếu kế hoạch sản xuất kinh doanh trong kỳ; Kế hoạch sản xuất kinh doanh chưa được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Số liệu không khớp giữa báo cáo tài chính năm trước và năm sau.
* Hồ sơ cho vay:
Khách hàng doanh nghiệp Khách hàng cá nhân, nhu cầu đời sống
- Chưa khai thác thông tin từ Trung tâm thông tin tín dụng của NHNN - Thiếu hợp đồng, chứng từ chứng minh mục đích sử dụng tiền vay. - Thiếu xếp loại KH.
- Thiếu biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay hoặc có nhưng ghi sơ sài.
- Điều chỉnh lãi suất cho vay không ký phụ lục HĐTD, không thông báo cho KH; Thiếu biên bản hoặc thoả
thuận khi điều chỉnh tăng lãi suất. - Không có thông báo nợ quá hạn cho khách hàng.
- Thiếu hóa đơn, chứng từ chứng minh mục đích sử dụng tiền vay. - Thiếu giấy tờ chứng minh nguồn thu nhập của người vay
- Tài liệu chứng minh nguồn thu nhập trả nợ thiếu cơ sở.
* Hồ sơ bảo đảm tiền vay
Khách hàng doanh nghiệp Khách hàng cá nhân, nhu cầu đời sống
- TSBĐ bắt buộc mua bảo hiểm nhưng không mua bảo hiểm theo quy
định hoặc bảo hiểm hết hạn chưa mua
- Thiếu đơn yêu cầu đăng ký thế chấp hoặc đơn yêu cầu đăng ký thế chấp không có chứng nhận của cơ quan
bổ sung; thiếu văn bản thỏa thuận với tổ chức bảo hiểm về việc chi trả số
tiền bảo hiểm trực tiếp cho Chi nhánh khi xảy ra sự kiện bảo hiểm.
- Bảo đảm bằng tài sản hình thành từ
vốn vay nhưng thiếu báo cáo kế
hoạch và tiến độ hình thành tài sản hoặc Phụ lục HĐTC khi tài sản đã hình thành.
- Cho vay không có bảo đảm bằng tài sản đối với doanh nghiệp loại C. - Tài sản thế chấp là khối lượng công trình, các hợp đồng thi công đã quá hạn nhưng chưa được thanh toán.
đăng ký.
- TSBĐ bắt buộc mua bảo hiểm nhưng không thực hiện mua bảo hiểm hoặc hết hạn nhưng chưa mua bổ
sung.
- Thiếu Biên bản xác định giá trị tài sản bảo đảm.
- Sử dụng Hợp đồng thế chấp cũ đã
được đăng ký bảo đảm cho khoản vay cũ có thỏa thuận thay thế phạm vi bảo
đảm để bảo đảm cho món vay mới nhưng chưa đăng ký bổ sung.
- Một số yếu tố trên HĐ bảo đảm tiền