Ghi chú:
: ghi hàng ngày : quan hệ đối chiếu : ghi cuối tháng : ghi định kỳ • Đặc điểm tổ chức sổ:
- Căn cứ trực tiếp để ghi Sổ Cái là các Chứng từ ghi sổ
- Trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ ghi theo trình tự thời gian - Trên sổ Cái thì ghi theo nội dung kinh tế
- Chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tờ rời, được lập hằng ngày hoặc định kỳ. • Hình thức Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ sau:
- Chứng từ ghi sổ: được lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được lập hằng ngày hay định kỳ.
- Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối SPS.
- Sổ Cái, các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết • Trình tự ghi sổ:
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi và sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ để đối chiếu với Bảng cân đối SPS và phải đảm bảo quan hệ cân đối:
Tổng số tiền trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ = Tổng SPS Nợ (Tổng SPS Có) của tất cả TK trên Sổ Cái = Tổng SPS Nợ (Tổng SPS Có) của tất cả các TK trên Bảng cân đối SPS
Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối SPS. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
2.1.5.4. Một số chính sách kế toán khác đang áp dụng tại Công ty
- Công ty hiện đang áp dụng Hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo thông tư số 200/2014/TT – BTC ban hành ngày 22/12/2014
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 mỗi năm. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
• Nguyên tắc đánh giá: Hàng tồn kho ghi nhận theo giá gốc.
• Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. • Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Bình quân gia quyền .
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp tính giá thành sản phẩm: phương pháp trực tiếp (giản đơn).
Trích [3, 31 – 44]
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢNTRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY AN NHƠN 2.2.1. TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY AN NHƠN 2.2.1. Quy chế quản lý sử dụng lao động, sử dụng quỹ lương, nguồn hình thành quỹ lương
2.2.1.1. Quy chế quản lý, sử dụng lao động
Công ty tương đối hoàn chỉnh chặt chẽ về quản lý lao động. Việc sử dụng lao động ở Công ty được thực hiện theo đúng quy định người lao động, bố trí đảm bảo các chế độ theo Luật lao động, đồng thời lao động phải có năng lực để có thể hoàn thành công việc được phân công. Những lao động có thành tích tốt và chưa tốt thì công ty sẽ có hình thức thưởng, phạt thỏa đáng.
2.2.1.2. Quy chế sử dụng quỹ lương, nguồn hình thành quỹ lương
Quy chế trả lương của Công ty được áp dụng cho từng người cụ thể: đối với bộ phận lao động trực tiếp, tiền lương được gắn liền với năng suất lao động của từng cá nhân; bộ phận gián tiếp được tính lương trên cơ sở hạch toán kết quả sản xuất của xí nghiệp và chức năng của từng thành phần.
Hàng tháng Công ty sẽ trả lương cho người lao động làm 2 kỳ:
+ Kỳ 1: tạm ứng diễn ra từ ngày 05 đến ngày 10 hàng tháng (nếu nhân viên có nhu cầu).
+ Kỳ 2: thanh toán diễn ra từ ngày 20 đến ngày 25 hàng tháng. Quỹ lương của công ty được xác định theo công thức sau:
Quỹ tiền
lương =
Doanh thu tiêu thụ sản phẩm ×
Đơn giá tiền lương theo % doanh thu
Trong đó:
Doanh thu tiêu thụ sản phẩm: là doanh thu thực tế trong kỳ tính lương. Nguồn hình thành quỹ lương:
+ Quỹ tiền lương theo đơn giá được giao
+ Quỹ tiền lương từ các hoạt động sản xuất kinh doanh và các dịch vụ khác
+ Quỹ tiền lương bổ sung từ tiền lương còn lại của năm, quý, tháng trước chuyển sang.
Để đảm bảo quỹ tiền lương không vượt quá so với quỹ tiền lương được hưởng, dồn chi quỹ lương vào các tháng cuối năm hoặc để dự phòng quỹ tiền lương quá lớn, tổng quỹ lương hàng tháng được phân chia như sau:
+ Tiền lương trả trực tiếp cho cán bộ CNV theo lương sản phẩm, lương khoán, lương thời gian bằng 76% tổng quỹ lương.
+ Tiền thưởng trong lương bằng 12% tổng quỹ lương.
+ Quỹ dự phòng cho năm sau tối đa không quá 12% tổng quỹ lương.
Kết thúc năm thực hiện công ty sẽ cân đối và phân phối (gốc + lãi) quỹ lương dự phòng năm trước và năm thực hiện cho người lao động theo lương cấp bậc.
2.2.2. Hệ thống chứng từ và tài khoản sử dụng
2.2.2.1. Hệ thống chứng từ
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán dựa theo biểu mẫu mà Bộ tài chính đã quy định sẵn:
- Bảng chấm công: Là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong công ty.
- Giấy nghỉ ốm: Khi người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động đến bệnh viện được bác sỹ chuyên khoa khám và điều trị… thì phải có phiếu xác nhận do bệnh viện, cơ sở y tế cấp để về nộp cho phòng tổ chức hành chính.
- Bảng thanh toán BHXH: Căn cứ vào giấy chứng nhận nghỉ ốm của người lao động, cán bộ tiền lương lập bảng thanh toán tiền BHXH phải trả cho người lao động.
- Biên bản ngừng việc, làm thêm giờ: Đối với các trường hợp làm thêm giờ hay ngừng việc xảy ra do bất cứ nguyên nhân gì đều phải được phản ánh vào biên bản ngừng việc, biên bản làm thêm giờ. Chứng từ đó ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu quy định.
- Phiếu xác nhận công việc hoàn thành: Phiếu này do người nhận việc lập, phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng sản phẩm và người duyệt. Phiếu được chuyển cho kế toán tiền lương để tính lương áp dụng cho hình thức trả lương theo sản phẩm.
- Bảng tính lương: Từ bảng chấm công, cán bộ tiền lương kiểm tra và lập bảng tính cho từng bộ phận, ghi sổ theo dõi chi tiết tiền lương cho phòng kế toán chi trả tiền lương cho người lao động. Bảng tính lương được lập thành 3 bản
+ 1 bản lưu ở phòng Tổ chức hành chính + 1 bản lưu ở phòng kế toán
+ 1 bản làm chứng từ gốc để lập Báo cáo tài chính
- Phiếu chi: Từ các chứng từ liên quan đến việc chi trả tiền như bảng tính lương, làm thêm giờ, bảng thanh toán BHXH… đã được ban giám đốc duyệt, kế toán tiến hành viết phiếu chi để chi trả cho các cán bộ, CNV.
Bộ phận, đơn vị Tổ chức hành chính Phòng kế toán Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ Phòng kế toán Lưu chứng từ Bảng chấm công Xét duyệt
Kế toán tiền lương tính lương, lập bảng thanh toán
tiền lương
Kiểm tra, xác nhận, ký duyệt Xem xét, duyệt
Thanh toán lương cho người lao động
Lập bảng phân bổ tiền lương
và BHXH, ghi sổ kế toán