1. Những vấn đề chung
2.4. Kế toán chi phí bằng tiền mặt
Quy trình thực hiện
- Kế toán phải có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các chứng
từ thanh toán.
- Những hồ sơ thanh toán đều phải đầy đủ thủ tục chứng từ quy định trước khi chuyển sang phòng kế toán kiểm tra. Những hồ sơ không đạt yêu cầu sẽ không được xét duyệt và được trả lại cho cá nhân/phòng ban đề nghị thanh toán để bổ sung, chỉnh sửa.
- Phòng kế toán không được xác nhận chi trong những trường hợp chứng từ thanh toán không đầy đủ và không hợp lệ.
- Những khoản chi từ 20 triệu trở lên bắt buộc phải được thực hiện qua ngân hàng.
GVHD: Nguyễn Thị Lệ Huyền liên tục và đầy đủ mọi khoản thu chi tiền mặt theo trình tự phát sinh và tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm.
- Kế toán tiền mặt phải thường xuyên đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có phát sinh chênh lệch phải lập biên bản và báo trực tiếp với kế toán trưởng phụ trách đơn vị.
Quy trình ghi sổ
Căn cứ vào các những chứng từ kế toán sẽ nhập số dữ liệu vào phần mềm kế toán MISA SMS.NET
Mở phần mềm MISA SMS.NET, đăng nhập tên và mật khẩu để vào chương trình mà Công ty đã cài sẵn. Nhấn Enter để tiếp tục vào chương trình
Chọn Nhập chứng từ
Trên màn hình xuất hiện khung Nhập chứng từ kế toán→ Chọn phân hệ Tổng hợp
Chọn tháng phát sinh → Nhập ngày chứng từ → Ngày ghi sổ → Số hiệu → Diễn giải
Tiếp đến nhập số TK ghi Nợ chi phí → Nhập số TK ghi Nợ thuế GTGT được khấu trừ
Nhập số TK ghi Có tiền mặt phải trả → Nhấn Enter → Trên màn hình xuất hiện khung Thông tin về phiếu thu- chi → Nhập đầy đủ thông tin : Tên người nhận tiền → Địa chỉ người nhận tiền → Số chứng từ gốc → Số hiệu đối tượng → Ghi
GVHD: Nguyễn Thị Lệ Huyền Kiểm tra cân bằng tổng Nợ, tổng Có → Ghi
Sau khi nhập đầy đủ phần mềm tự động tạo Phiếu chi, kết chuyển vào Sổ Chi Tiết Tài Khoản 1111
Cuối tháng, kiểm tra Bảng Cân Đối phát sinh trên phần mềm kế toán MISA SMS.NET và số liệu trên Sổ chi tiết TK 1111 lên Sổ Cái TK liên quan đối ứng với Bảng Tổng Hợp Chi Tiết để lập Báo Cáo Tài Chính.
Ví dụ minh họa
- Ngày 23/10/2018, Công ty Cổ phần MISA mua máy tính bàn của Công ty cổ phần Thiên Tân.
- Sẽ lập ra phiếu chi (phụ lục 7)
- Kèm theo hóa đơn chứng từ (phụ lục 8) Quy trình thực hiện
Quy trình ghi sổ
Chọn nhập chứng từ.
Trên màn hình xuất hiện phiếu chi→ nhập phiếu chi + Đối tượng : Công ty cổ phần Thiên Tân
+ Địa chỉ : 284/37/32 Hương Lộ 22, PK4, Bình Trị Đông A, HCM + Lý do chi : Chi tiền mua văn phòng phẩm cho công ty
GVHD: Nguyễn Thị Lệ Huyền + Ngày chứng từ : 23/10/2018 + Số chứng từ : PC00027 + Loại tiền : VNĐ + Tỷ giá : 1 + Số tiền : 8.800.000
+ Kiểm tra tổng Nợ, tổng Có → Ghi + Xuất phiếu chi