7. Tổng quan tài liệu
1.2.3. Sự hình thành kiểm soát nội bộ khu vực công
Trong lĩnh vực công, KSNB rất ñược xem trọng, nó là một ñối tượng ñược quan tâm ñặc biệt của kiểm toán viên nhà nước. Kiểm toán nhà nước ngày nay ñã ñược biết ñến và công nhận trên toàn thế giới, sự phát triển này kéo theo việc thừa nhận về tầm quan trọng của Cơ quan kiểm toán tối cao (SAI), ñó là vai trò kiểm toán các tài khoản và hoạt ñộng của Chính phủ, thúc ñẩy việc lành mạnh hóa trong quản lý tài chính và nâng cao chất lượng giải trình của chính phủ ở từng quốc gia. Một số quốc gia như Mỹ, Canada ñã có những công bố chính thức về KSNB áp dụng cho cơ quan sự nghiệp. Chuẩn mực về kiểm toán của Tổng kế toán nhà nước Hoa Kỳ (GAO) 1999 có ñề cập ñến vấn ñề KSNB ñặc thù trong tổ chức sự nghiệp. GAO ñưa ra 5 yếu tố về KSNB bao gồm các quy ñịnh về môi trường kiểm soát, ñánh giá rủi ro, các hoạt ñộng kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.
Năm 1992, tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ñã ban hành hướng dẫn về chuẩn mực KSNB áp dụng cho khu vực công. Tài liệu này ñã tích hợp các lý luận chung về KSNB của báo cáo COSO và những ñiểm ñặc thù của khu vực công. INTOSAI ñược thành lập vào năm 1953 và ñã phát triển từ 34 quốc gia ban ñầu cho ñến nay ñã có 192 thành viên và 5
thành viên dự bị. Kiểm toán Nhà nước Việt Nam là thành viên chính thức của tổ chức INTOSAI từ tháng 6/1996. INTOSAI ñã cập nhật Hướng dẫn về chuẩn mực KSNB áp dụng cho khu vực công và ñược công bố vào năm 2004 tại ðại hội XVIII của INTOSAI.
1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU CHI TRONG ðƠN VỊ
SỰ NGHIỆP CÔNG LÀ CƠ SỞ GIÁO DỤC ðẠI HỌC CÔNG LẬP 1.3.1. ðặc ñiểm hoạt ñộng thu chi trong cơ sở giáo dục ñại học công lập
a. Hoạt ñộng thu
Nguồn thu trong cơ sở giáo dục ðHCL: - Ngân sách nhà nước;
- Học phí và lệ phí tuyển sinh;
- Thu từ các hoạt ñộng hợp tác ñào tạo, khoa học công nghệ, sản xuất, kinh doanh và dịch vụ;
- Tài trợ, viện trợ, quà biếu, tặng, cho của các cá nhân, tổ chức trong nước và nước ngoài;
- ðầu tư của các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài; - Nguồn thu hợp pháp khác theo quy ñịnh của pháp luật
b. Hoạt ñộng chi
Các khoản chi trong cơ sở giáo dục ðHCL:
- Chi hoạt ñộng thường xuyên: các khoản chi cho người lao ñộng, chi hành chính, chi hoạt ñộng nghiệp vụ, chi hoạt ñộng tổ chức thu phí, lệ phí, chi hoạt ñộng sản xuất, cung ứng dịch vụ, chi mua sắm tài sản, chi khác…
- Chi thực hiện các ñề tài NCKH
- Chi thực hiện tinh giản biên chế theo chế ñộ do Nhà nước quy ñịnh - Chi ñầu tư phát triển: chi ñầu tư xây dựng cơ sở vật chất; mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản và chi thực hiện các dự án ñầu tư theo quy ñịnh.
- Chi thực hiện các nhiệm vụ ñột xuất ñược cấp có thẩm quyền giao. - Các khoản chi khác (nếu có).
1.3.2. Kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi trong cơ sở giáo dục ñại học công lập
a. Mục tiêu kiểm soát nội bộ các khoản thu chi
- KSNB thu, chi nhằm ñánh giá chất lượng hoạt ñộng, tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý các khoản thu, chi, ñồng thời ñánh giá tình hình sử dụng tài sản và các nguồn lực của ñơn vị. Các khoản thu, chi ñược thực hiện phải ñảm bảo các yêu cầu như: ñầy ñủ, kịp thời, hiệu quả, ñúng ñối tượng, ñúng quy ñịnh của Nhà nước và phù hợp với các nguyên tắc, quy trình, quy ñịnh nội bộ của ñơn vị.
- Ngăn chặn và kịp thời phát hiện những rủi ro, sai sót, gian lận cũng như xử lý các sai phạm và gian lận ñó.
- ðảm bảo cho thông tin về các khoản thu, chi thể hiện trên các chứng từ, sổ sách, báo cáo phải ñầy ñủ, rõ ràng, trung thực, cung cấp kịp thời cho quản lý ñơn vị và cơ quan Nhà nước khi cần.
b. Nội dung kiểm soát nội bộ các khoản thu
* Những rủi ro có thể xảy ra liên quan ñến các khoản thu
- Xây dựng dự toán thu không phù hợp với tình hình thực tế của ñơn vị, trong quá trình thực hiện không kiểm tra, ñối chiếu, so sánh với dự toán ñể có sự ñiều chỉnh kịp thời.
- Chưa ñảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: chưa tách rời nhiệm vụ trực tiếp thu và theo dõi các khoản thu; việc phân công, phân nhiệm chưa gắn trách nhiệm với công việc cụ thể, trách nhiệm kế toán, thủ quỹ chưa ñược phân ñịnh ñộc lập rõ ràng.
- Ban hành mức thu học phí, lệ phí không theo quy ñịnh của Nhà nước. Thực hiện chế ñộ miễn giảm các khoản phí, lệ phí không ñúng quy ñịnh.
- Phản ánh không ñầy ñủ, không kịp thời hoặc không ghi sổ kế toán của ñơn vị. Việc kiểm tra ñối chiếu chưa thực hiện thường xuyên, liên tục.
- ðơn vị sử dụng các chứng từ thu không theo quy ñịnh. Quy trình quản lý chứng từ thu chưa chặt chẽ, dễ xảy ra thất lạc, mất mát.
- Các khoản thu không ñược tập trung tại bộ phận kế toán của ñơn vị.
* Hoạt ñộng kiểm soát các khoản thu
ðể kiểm soát tốt các khoản thu, các ñơn vị cần phân chia trách nhiệm rõ ràng cho các cá nhân, bộ phận tham gia trong các công việc cụ thể. ðồng thời, phải ñảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách rời nhiệm vụ theo dõi với nhiệm vụ trực tiếp thu ñể ñối chiếu, không ñể xảy ra tình trạng một cá nhân hay bộ phận nào ñược thực hiện một nghiệp vụ từ ñầu tới cuối. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, tạo cơ chế kiểm soát chéo lẫn nhau nhằm hạn chế sai sót, gian lận.
Các chứng từ thu ñúng quy ñịnh, có cơ chế giám sát chứng từ chặt chẽ ñảm bảo không bị mất, thất lạc. Người lập và phê duyệt chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác các thông tin thể hiện trên chứng từ. ðịnh kỳ, ñơn vị phải tiến hành công tác kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ, sổ sách của các nhân viên liên quan nhằm ngăn chặn và hạn chế gian lận, sai sót. Các sổ kế toán và báo cáo kế toán phải thể hiện ñầy ñủ các thông tin liên quan ñến các khoản thu phát sinh trong kỳ. ðồng thời, thường xuyên có sự ñối chiếu số liệu giữa kế toán theo dõi các khoản thu với thủ quỹ, ñịnh kỳ ñối chiếu số liệu với kho bạc, ngân hàng, và các bộ phận có liên quan.
ðối với các khoản thu do NSNN cấp: căn cứ nguồn NSNN cấp hàng năm, tình hình thực hiện năm hiện hành, nhiệm vụ của năm kế hoạch, ñơn vị sự nghiệp công xây dựng dự toán chi tiết nhằm ñảm bảo thực hiện nhiệm vụ ñược giao trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Dự toán ñược phê duyệt là căn cứ ñể ñơn vị thực hiện và KBNN nơi ñơn vị giao dịch kiểm soát chi. ðơn
vị mở tài khoản dự toán và tài khoản tiền gửi tại KBNN. Khi có nhu cầu tạm ứng, thanh toán thì ñơn vị gửi hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi cho KBNN nơi giao dịch; KBNN thực hiện việc kiểm soát, thanh toán.
ðịnh kỳ hàng quý, toàn bộ các khoản rút dự toán ñược tổng hợp theo nguồn kinh phí, nhóm, mục chi ñể thực hiện ñối chiếu với KBNN (thể hiện số ñã rút, số dư còn lại cuối kỳ). ðối với các khoản tạm ứng dự toán, khi có ñầy ñủ các chứng từ theo quy ñịnh, ñơn vị thực hiện thủ tục thanh toán với KBNN theo nhóm, mục chi cụ thể và tình hình tạm ứng, thanh toán tạm ứng cũng ñược ñịnh kỳ ñối chiếu với KBNN.
Dự toán ñược thực hiện theo quy trình do Nhà nước ban hành, các ñơn vị phải tuyệt ñối tuân thủ quy trình này. KSNB ñược các ñơn vị thực hiện thông qua kiểm soát hồ sơ chứng từ có liên quan nhằm kịp thời phát hiện sai sót. Công tác thu từ nguồn kinh phí NSNN cấp, bên cạnh sự kiểm tra, kiểm soát của ñơn vị còn có sự kiểm tra ñối chiếu của KBNN nên khá chặt chẽ và ít xảy ra sai sót.
ðối với các khoản thu học phí, lệ phí
Việc kiểm soát thu, chi quỹ học phí ở ñơn vị ñược tập trung thực hiện tại bộ phận kế toán (thực hiện theo quy ñịnh số 19/2006/Qð-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế ñộ kế toán Hành chính sự nghiệp). ðơn vị phải quy ñịnh cụ thể về mức thu học phí, mức miễn giảm (nếu có) của từng loại học phí và lệ phí. ðồng thời phải mở sổ kế toán theo dõi thu chi quỹ học phí, nghiêm cấm việc ñể ngoài sổ sách kế toán quỹ học phí. ðơn vị có trách nhiệm nộp số tiền thu học phí hàng tháng vào tài khoản tiền gửi Quỹ học phí tại KBNN, sau khi kết thúc năm báo cáo quyết toán thu, chi quỹ học phí và chấp hành ñầy ñủ chế ñộ báo cáo tài chính theo quy ñịnh. Việc thu chi quỹ học phí phải tổng hợp chung vào Quyết toán NSNN hàng năm.
Thu từ hoạt ñộng sản xuất kinh doanh dịch vụ: căn cứ vào các hợp ñồng ñã ñược ký kết, bằng hình thức tổ chức ñấu thầu hay chỉ ñịnh thầu ñể ñơn vị thực hiện việc kiểm soát thu các dịch vụ này. ðối với các hợp ñồng ñào tạo ngắn hạn, căn cứ vào các ngành nghề ñào tạo khác nhau và mức tiêu hao vật tư khác nhau ñể ñịnh mức thu cho phù hợp. Cần hạch toán các khoản thu trên ñầy ñủ, rõ ràng và chính xác, báo cáo và mở sổ sách theo dõi ñầy ñủ khi có yêu cầu của các cấp có thẩm quyền.
c. Nội dung kiểm soát nội bộ các khoản chi
* Những rủi ro có thể xảy ra
- Dự toán chi lập không phù hợp với ñặc ñiểm hoạt ñộng của ñơn vị, chưa bao quát ñược hết các nhiệm vụ chi. Các khoản chi phát sinh trong thực tế không có trong dự toán hoặc vượt dự toán.
- Xây dựng ñịnh mức chi trong Quy chế chi tiêu nội bộ không ñúng với các quy ñịnh Nhà nước.
- Khoản chi không ñảm bảo ñúng chế ñộ, tiêu chuẩn, ñịnh mức quy ñịnh hoặc quy chế chi tiêu nội bộ của ñơn vị xây dựng ñịnh mức không ñúng theo quy ñịnh của Nhà nước dẫn ñến sai sót trong khâu thực hiện.
- Các khoản chi chưa ñược thủ trưởng ñơn vị (hoặc người ñược ủy quyền) quyết ñịnh chi, hoặc phê duyệt không ñúng thẩm quyền, phê duyệt khi chưa ñược kiểm tra chặt chẽ. Các khoản chi không tuân thủ quy trình thanh toán.
- Các khoản chi không ñúng ñối tượng, mục ñích, nội dung, không ñúng nguồn kinh phí, nhóm, mục chi.
- Không phản ánh kịp thời các khoản chi trên sổ sách, báo cáo. - Chứng từ chi không hợp lệ, không ñúng biểu mẫu quy ñịnh.
- Công tác kiểm duyệt, phê chuẩn, duyệt chi không ñúng quyền hạn hay không chặt chẽ dẫn ñến sai sót, gian lận.
- ðối với các khoản chi mua sắm, ñầu tư XDCB không thực hiện ñúng quy ñịnh.
* Các hoạt ñộng kiểm soát chi
- Xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ phù hợp với ñặc ñiểm ñơn vị, các ñịnh mức và tiêu chuẩn ñược xây dựng phải tuân thủ theo các quy ñịnh của Nhà nước.
- ðảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhiệm vụ chi tiền và nhiệm vụ kế toán theo dõi chi phải ñộc lập.
- Xây dựng kế hoạch và dự toán chi sát với thực tế, các khoản chi phải nằm trong dự toán ñược duyệt, ñúng thời ñiểm phát sinh và ñúng mục lục NSNN.
- Phải xây dựng quy trình kiểm duyệt, phê chuẩn ñúng quyền hạn, có cơ chế kiểm tra, giám sát chặt chẽ.
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa ñơn, chứng từ liên quan ñến các khoản chi. Phải có hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết liên quan ñến các khoản chi rõ ràng, ñầy ñủ. Thường xuyên có sự kiểm tra ñối chiếu giữa các bộ phận có liên quan.
Hoạt ñộng KSNB ñối với một số khoản chi cụ thể: Chi thanh toán cá nhân:
+ Chi lương và các khoản trích theo lương: kiểm soát thông qua chính sách tiền lương theo quy ñịnh của Nhà nước, và phương án tiền lương của ñơn vị ñối với người lao ñộng. Quy trình kiểm soát ñòi hỏi có sự phối hợp và giám sát của bộ phận quản lý nhân sự, bộ phận kế toán lương ñể thường xuyên theo dõi, cập nhật biến ñộng về tiền lương trong ñơn vị.
+ ðối với các khoản chi cá nhân khác (chi tiền thưởng, học bổng cho sinh viên…): tùy theo từng nội dung chi mà có sự kiểm tra, ñối chiếu giữa các bộ phận có liên quan ñảm bảo tuân thủ quy ñịnh của Nhà nước và quy chế chi
tiêu nội bộ của ñơn vị.
Chi nghiệp vụ chuyên môn: Kiểm soát thông qua việc phối hợp thực hiện giữa các bộ phận liên quan và bộ phận kế toán về: công tác lập dự toán chi hoạt ñộng chuyên môn, kế hoạch ñào tạo vào ñầu học kỳ, kiểm soát của bộ phận kế toán về số liệu dự toán, số liệu thực tế với các chứng từ liên quan ñến hoạt ñộng chi nghiệp vụ chuyên môn tại ñơn vị.
Chi hành chính, dịch vụ: gồm các khoản chi dịch vụ công cộng, thông tin liên lạc, văn phòng phẩm, chi hội nghị, công tác phí, nhiên liệu…: ñây là các khoản chi chiếm tỷ trọng không lớn nhưng phát sinh thường xuyên nên cũng cần phải tăng cường kiểm soát thông qua sự tuân thủ quy chế chi tiêu nội bộ của ñơn vị. Chứng từ kế toán liên quan ñến những khoản chi này ñều phải ñược kiểm tra bởi bộ phận kế toán trước khi người có thẩm quyền duyệt chi.
Chi mua sắm, sửa chữa tài sản: bao gồm chi mua sắm và sửa chữa TSCð, chi sửa chữa các công trình kiến trúc tại ñơn vị…: khi thực hiện mua sắm, sửa chữa TSCð phải thực hiện ñúng quy trình mua sắm và sửa chữa theo ñúng quy ñịnh của Nhà nước. Tùy theo ñặc ñiểm và giá trị mỗi lần mua sắm hay sửa chữa mà tiến hành lựa chọn các hình thức phù hợp như ñấu thầu rộng rãi, báo giá cạnh tranh, chỉ ñịnh thầu. ðối với công tác xây dựng cơ bản cần thực hiện theo ñúng quy ñịnh của Luật xây dựng và các quy ñịnh của Nhà nước.
Chi khác: các khoản chi này phải có dự toán ñược Thủ trưởng ñơn vị phê duyệt trước khi thực hiện, ñịnh mức chi ñược quy ñịnh cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ của ñơn vị.
Kết luận Chương 1
KSNB thu, chi trong ñơn vị sự nghiệp công là hết sức cần thiết, góp phần ngăn chặn rủi ro, giảm thiểu sai sót trong thu chi và ñảm bảo cho ñơn vị ñạt ñược các mục tiêu tài chính ñã ñề ra. ðối với các ñơn vị sự nghiệp công ở nước ta, việc quản lý tài chính thường dựa trên các quy ñịnh của pháp luật, kinh nghiệm cá nhân ñể ñiều hành. Trong ñiều kiện ñược giao quyền tự chủ về tài chính cũng như tổ chức bộ máy như hiện nay, các ñơn vị sự nghiệp công cần phải tăng cường hơn nữa công tác KSNB, nhằm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả các nguồn lực, khẳng ñịnh thương hiệu bằng cách cung ứng cho xã hội những sản phẩm và dịch vụ tốt hơn. Thông qua việc trình bày khái quát về KSNB và ñặc ñiểm hoạt ñộng cũng như cơ chế quản lý tài chính của các ñơn vị sự nghiệp, nội dung của chương 1 ñã nêu lên những vấn ñề lý luận chung về KSNB và công tác KSNB thu, chi trong ñơn vị sự nghiệp công. Qua