3.2. Giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về lƣu trữ tại cơ quan Bộ Nộ
3.2.1. Giải pháp chung
3.2.1.1. Tiếp tục đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ
Trong rất nhiều Văn kiện của Đảng và pháp luật của Nhà nước đã đề cập đến công tác phổ biến giáo dục pháp luật, trong đó, Chỉ thị số 32- CT/TW ngày 09 tháng 12 năm 2003 của Ban Bí thư Trung ương Đảng đã khẳng định: “Phổ biến, giáo dục pháp luật là một bộ phận của công tác giáo
dục chính trị, tư tưởng, là nhiệm vụ của toàn bộ hệ thống chính trị đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng….”. Kết luận số 04-KL/TW ngày 19 tháng 4 năm
2011 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về kết quả thực hiện Chỉ thị số 32- CT/TW (Kết luận số 04-KL/TW) cũng đã chỉ rõ: “Đảng đoàn Quốc hội tiếp
tục lãnh đạo, chỉ đạo các cơ quan, tổ chức hữu quan khẩn trương xây dựng, ban hành Luật phổ biến, giáo dục pháp luật và các văn bản pháp luật có liên quan, tạo cơ sở pháp lý để triển khai thực hiện công tác phổ biến, giáo dục pháp luật…” và nhiều chương trình, đề án, quyết định của Thủ tướng
Chính phủ, Bộ Tư pháp đã đề cập đến công tác phổ biến giáo dục pháp luật. Xuất phát từ vai trò, ý nghĩa quan trọng và yêu cầu nhiệm cụ công tác phổ biến giáo dục pháp luật, ngày 20 tháng 6 năm 2012, kỳ họp thứ 3, Quốc
hội khóa XIII thông qua Luật phổ biến, giáo dục pháp luật và có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2013. Lần đầu tiên nước ta có một văn bản Quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao dưới hình thức văn bản luật để điều chỉnh các hoạt động về công tác phổ biến giáo dục pháp luật, tạo cơ sở pháp lý đồng bộ, thống nhất, góp phần bảo đảm mọi tổ chức, cá nhân đều có quyền và được tạo điều kiện thuận lợi tiếp cận thông tin về pháp luật, qua đó nâng cao hiểu biết pháp luật và ý thức tuân thủ, chấp hành pháp luật.
Với vai trò và ý nghĩa của công tác lưu trữ như đã nêu, để Luật Lưu trữ đi vào đời sống, trước hết là cơ quan, tổ chức và cá nhân công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan, tổ chức phải hiểu và nắm chắc các quy định của pháp luật về lưu trữ để cụ thể hóa trong triển khai thực hiện. Đề làm được điều này, Bộ Nội vụ với vai trò là cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ trong toàn quốc, cần tiếp tục đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ; tăng cường trách nhiệm của người đứng đầu trong tổ chức thực hiện có hiệu quả pháp luật về lưu trữ.
Văn phòng Bộ Nội vụ với chức năng, nhiệm vụ được giao, cần tiếp tục tham mưu lãnh đạo Bộ tổ chức các đợt tập huấn, tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về lưu trữ bằng các hình thức như: Hội nghị, hội thảo; mở các lớp tập huấn hướng dẫn nghiệp vụ, đăng tin, bài trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Nội vụ, trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ hoặc qua các buổi làm việc các cuộc họp giao ban...để tích cực tuyên truyền sâu rộng việc thực hiện pháp luật về lưu trữ trong cơ quan Bộ Nội vụ.
3.2.1.2. Hoàn thiện các quy định của pháp luật về lưu trữ
Ở góc độ khái quát, những yếu tố chính ảnh hưởng đến nhu cầu hoàn thiện hệ thống pháp luật nói chung và đặc biệt hoàn thiện hệ thống pháp luật
Việt Nam bao gồm: yếu tố xã hội, yếu tố kinh tế, yếu tố chính trị và yếu tố hội nhập. Đi vào cụ thể hơn, trong thực tế, một văn bản quy phạm pháp luật hoặc một nhóm quy định pháp luật cần được sửa đổi, bổ sung, thay thế để nâng cao hiệu lực, hiệu quả điều chỉnh pháp luật thường là khi xuất hiện những ý kiến phản đối rộng rãi từ phía xã hội; từ thực tiễn thi hành kém hiệu quả do quy định có nhiều bất hợp lý; tồn tại những mâu thuẫn, chống chéo, lỗ hổng pháp luật...Từ những bất cập, vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện Luật Lưu trữ cũng như các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ, đòi hỏi cần hoàn thiện các quy định của pháp luật về lưu trữ nói chung.
Các Bộ, ngành tiếp tục ban hành các văn bản hướng dẫn triển khai thực hiện các quy định của Luật Lưu trữ đã được Chính phủ phân công. Trong đó, tập trung ban hành các chế độ, chính sách đối với công tác lưu trữ và người làm lưu trữ; Xây dựng, hoàn thiện hệ thống định mức quản lý tài liệu lưu trữ làm căn cứ khoa học để bố trí đủ số lượng biên chế làm công tác lưu trữ cho phù hợp; ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn thực hiện về nghiệp vụ chuyên môn như: nộp lưu tài liệu chuyên ngành; tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ quý, hiếm; chế tài xử lý vi phạm hành chính trong hoạt động lưu trữ ; quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ, công tác lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, biên mục hồ sơ, hệ thống hoá hồ sơ...Trên cơ sở đó nghiên cứu, xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể hơn nữa trong công tác chỉnh lý tài liệu, tránh việc mâu thuẫn, chồng chéo, không thống nhất trong nghiệp vụ.
3.2.1.3. Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ
Thanh tra, kiểm tra là nhiệm vụ quan trọng giúp các cơ quan, tổ chức nắm được tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về một ngành, lĩnh vực nhất định. Để thực hiện pháp luật về lưu trữ ngày càng hiệu quả, công tác
lưu trữ được thực hiện nghiêm túc, Bộ Nội vụ với vai trò là cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cần tham mưu, tổ chức các cuộc thanh tra, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về lưu trữ tại các Bộ, ngành, địa phương; chấn chỉnh, kịp thời xử lý các hoạt động lưu trữ sai quy định của pháp luật; kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền biện pháp khắc phục; phòng ngừa, phát hiện và xử lý hành vi vi phạm pháp luật về lưu trữ; góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước nói chung. Nội dung thanh tra, kiểm tra tập trung vào công tác quản lý Nhà nước và thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ như: Việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; công tác thu thập hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị, bảo quản hồ sơ, tài liệu; việc bố trí kho tàng, đầu tư trang thiết bị, phương tiện bảo quản cho công tác lưu trữ. Sau thanh tra, kiểm tra có thông báo kết quả kiểm tra đối với từng Bộ, ngành, địa phương về những việc đã làm được, những việc chưa làm được, những kiến nghị đối với đơn vị được kiểm tra.
3.2.1.4. Về tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác lưu trữ
- Về tổ chức lưu trữ: Quản lý thống nhất tổ chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan Trung ương theo đúng quy định tại Thông tư 06/2015/TT-BNV ngày 08 tháng 12 năm 2015 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ. Thống nhất thành lập “Phòng Văn thư – Lưu trữ” tại các Bộ, tránh để tình trạng Phòng Văn thư – Lưu trữ được ghép với các mảng nhiệm vụ khác.
- Về nhân sự làm công tác lưu trữ: Bộ Nội vụ với vai trò là cơ quan quản lý nhà nước về tổ chức, biên chế, đồng thời là cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, cần quan tâm bổ sung biên chế làm công tác lưu trữ theo đúng vị
trí việc làm tại các Bộ, ngành, địa phương; đảm bảo đủ số lượng biên chế để thực hiện pháp luật về lưu trữ được hiệu quả, chất lượng.
- Về đào tạo, bồi dưỡng: Tăng cường công tác tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu về lĩnh vực lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức các đợt tham quan, học tập, trao đổi kinh nghiệm về văn thư, lưu trữ trong và ngoài nước.
3.2.1.5. Đề xuất cơ quan có thẩm quyền ban hành Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ
Căn cứ Luật số 15/2012/QH13 được Quốc hội thông qua ngày 20 tháng 6 năm 2012 ban hành Luật xử lý vi phạm hành chính, một số Bộ, ngành đã đề xuất Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong các lĩnh vực có liên quan. Theo thống kê, hiện nay có gần 70 Nghị định quy định xử phạt vi phạm hành chính trong các lĩnh vực. Tháng 7 năm 2019, Ban Cán sự đảng Bộ Nội vụ đã trình Ban Cán sự đảng Chính phủ dự thảo Nghị định của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tín ngưỡng tôn giáo. Như vậy, cho đến nay, đây là lĩnh vực quản lý đầu tiên của Bộ Nội vụ được đề xuất đưa ra các quy định xử phạt vi phạm hành chính.
Bên cạnh đó, ngày 20 tháng 6 năm 2017, tại kỳ họp thứ 3, Quốc hội khóa XIV đã thông qua Luật Trách nhiệm bồi thường của nhà nước số 10/2017/QH14. Luật này được ban hành nhằm khắc phục những hạn chế , bất cập trong các quy định của Luật Trách nhiệm bồi thường của nhà nước số 35/2009/QH12, phù hợp với Hiến pháp năm 2013, đồng bộ, thống nhất với hệ thống pháp luật hiện hành; thiết lập cơ chế pháp lý minh bạch, khả thi để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức bị thiệt hại và quyền, lợi ích của Nhà nước; từng bước nâng cao trách nhiệm của người thi hành công vụ,
hiệu lực, hiệu quả nền công vụ, đáp ứng xây dựng nhà nước pháp quyền, xã hội chủ nghĩa Việt Nam và hội nhập quốc tế.
Khoản 1, 2 Điều 2 Luật xử lý vi phạm hành chính năm 2012 quy định: “Vi phạm hành chính là hành vi có lỗi do cá nhân, tổ chức thực hiện, vi phạm quy định của pháp luật về quản lý nhà nước mà không phải là tội phạm và theo quy định của pháp luật phải bị xử phạt vi phạm hành chính”; “Xử phạt vi phạm
hành chính là việc người có thẩm quyền xử phạt áp dụng hình thức xử phạt,
biện pháp khắc phục hậu quả đối với cá nhân, tổ chức thực hiện hành vi vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính”.
Điều 1, 2 Luật Trách nhiệm bồi thường nhà nước năm 2017 quy định: “Luật này quy định trách nhiệm bồi thường của Nhà nước đối với cá nhân, tổ chức bị thiệt hại do người thi hành công vụ gây ra trong hoạt động quản lý hành chính, tố tụng và thi hành án; thiệt hại được bồi thường; quyền, nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức bị thiệt hại; cơ quan giải quyết bồi thường; thủ tục giải quyết yêu cầu bồi thường; phục hồi danh dự; kinh phí bồi thường; trách nhiệm hoàn trả; trách nhiệm của các cơ quan nhà nước trong công tác bồi thường nhà nước”; “Đối tượng được bồi thường: Cá nhân, tổ chức bị thiệt hại về vật chất, thiệt hại về tinh thần do người thi hành công vụ gây ra thuộc phạm vi trách nhiệm bồi thường của Nhà nước được quy định tại Luật này”; “Hành vi trái pháp luật của người thi hành công vụ là hành vi không thực hiện hoặc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn không đúng quy định của pháp luật”...
So sánh, đối chiếu các quy định của Luật Lưu trữ với những quy định nêu trên tại Luật Xử phạt vi phạm hành chính và Luật bồi thường trách nhiệm của nhà nước thì thấy pháp luật đòi hỏi phải thống nhất, đồng bộ giữa các quy phạm trong hệ thống pháp luật, bao gồm:
Thứ nhất, các quy định trong hệ thống pháp luật không được chồng
chéo, mâu thuẫn nhưng cũng không được tách rời; pháp luật phải được ban hành đầy đủ để điều chỉnh các quan hệ xã hội làm cơ sở để cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức dựa vào đó mà thực hiện nhiệm vụ của mình; người dân dựa vào đó mà thực hiện nghĩa vụ và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân.
Thứ hai, xuất phát từ những thay đổi trong đời sống kinh tế - xã hội của
đất nước, kéo theo sự đòi hỏi sửa đổi luật pháp cho phù hợp với đáp ứng yêu cầu thực tiễn đặt ra, do đó việc bảo đảm tính thống nhất của hệ thống pháp luật đối với những sửa đổi của luật pháp là hết sức cần thiết và quan trọng.
Thứ ba, không ít những văn bản quy phạm pháp luật có những quy định
mâu thuẫn, chồng chéo, không phù hợp tạo nên những rắc rối về mặt pháp lý, không chỉ đối với người dân mà còn đối với đội ngũ cán bộ, công chức, không biết phải dựa vào quy định nào của pháp luật để thực thi công vụ.
Thứ tư, xuất phát từ yêu cầu của việc hoàn thiện hệ thống pháp luật, là
nhu cầu tất yếu của mọi thiết chế, các quy định của pháp luật đòi hỏi phải sửa đổi, hoàn thiện cho phù hợp để đảm bảo tính thống nhất của hệ thống pháp luật. Thực tế cho thấy, Luật Lưu trữ đã đề ra rất nhiều quy định mang tính bắt buộc, có quy tắc xử sự chung để bảo đảm thực hiện điều chỉnh các quan hệ xã hội theo mục đích của Nhà nước. Tuy nhiên, thực trạng hiện nay các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hệ thống các cơ quan nhà nước còn thường xuyên xảy ra vi phạm về công tác lưu trữ như: thất lạc tài liệu lưu trữ, tiêu hủy tài liệu lưu trữ sai quy định; vi phạm các quy định về bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; không thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu về lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử...nhưng chưa có một quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ. Để đảm bảo tính thống nhất giữa các quy phạm pháp luật ở Việt Nam hiện nay, nhất là trong thực hiện pháp luật về lưu trữ,
Bộ Nội vụ với vai trò là cơ quan quản lý nhà nước cần tham mưu, trình Chính phủ ban hành Nghị định quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ nhằm bảo vệ sự tôn nghiêm của pháp luật, đồng thời xử lý nghiêm các hành vi vi phám pháp luật về lưu trữ để nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về lưu trữ trong cả nước nói chung.