3.2. Giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về lƣu trữ tại cơ quan Bộ Nộ
3.2.2. Giải pháp cụ thể
3.2.2.1. Tăng cường sự chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ trong thực hiện pháp luật về lưu trữ
Luật Lưu trữ đã quy định tại Điều 6 “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình”; Điều 9 “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan”; Điều 15 “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý”; Điều 25 “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ”..., do đó, trên cơ sở quy định của Luật Lưu trữ, các đồng chí lãnh đạo Bộ cần quyết liệt chỉ đạo các đơn vị thuộc lĩnh vực phân công phụ trách nêu cao tinh thần trách nhiệm của người đứng đầu, gương mẫu thực hiện, chấp hành tốt các quy
định của pháp luật về lưu trữ; căn cứ tình hình thực tế của đơn vị mình để tổ chức thực hiện có hiệu quả công tác lưu trữ nói chung.
3.2.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Bộ Nội vụ; bảo quản an toàn hồ sơ tài liệu; phục vụ có hiệu quả việc khai thác, sử dụng tài liệu
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng, có ý nghĩa thiết thực trong công tác lưu trữ, có tính chất quyết định đến hiệu quả của công tác lưu trữ. Đó là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học, phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu. Thời gian tới, cơ quan Bộ Nội vụ cần triệt để thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn (hoặc quá hạn) từ các đơn vị chức năng, giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng; hình thành thói quen, trách nhiệm của công chức trong việc quản lý, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ nghiêm túc, hiệu quả, đúng quy định. Đồng thời cần tiến hành tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu. Việc tổ chức khoa học tài liệu của một phông lưu trữ góp phần tối ưu hóa thành phần tài liệu, tiết kiệm diện tích kho tàng, trang thiết bị bảo quản và các chi phí khác cho công tác lưu trữ. Để tổ chức khoa học tài liệu đòi hỏi phải có cán bộ có trình độ chuyên môn cao, điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị đầy đủ, khoa học, hiện đại.
Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu là nhiệm vụ, điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích của công tác lưu trữ, bởi lẽ, nếu tài liệu lưu trữ không được bảo quản an toàn thì sẽ không thể tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả. Bảo quản an toàn tài liệu bao gồm bảo quản không hư hỏng, mất mát tài liệu và bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu.
Thứ nhất, để bảo quản an toàn không hư hỏng, mất mát tài liệu, cơ quan Bộ Nội vụ cần quan tâm đến điều kiện kho tàng, chống nóng, ánh nắng trực tiếp, hệ thống điện phải tuyệt đối an toàn; có các thiết bị bảo vệ, bảo quản như điều hòa nhiệt độ, phòng cháy, chữa cháy, camera giám sát, thiết bị thông gió, chống ẩm, đo nhiệt độ trong kho, khử trùng, chống mối mọt...
Thứ hai, để bảo quản an toàn thông tin tài liệu, cơ quan Bộ Nội vụ cần
chú ý đến ý thức, trách nhiệm và trình độ của công chức lưu trữ; lưu ý đến từng loại đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu và các hình thức công bố, giới thiệu và khai thác sử dụng tài liệu. Đặc biệt, thực hiện nghiêm quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; xây dựng nội quy ra, vào kho lưu trữ...
Công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại cơ quan Bộ Nội vụ muốn đạt hiệu quả cao trong thời gian tới, người làm lưu trữ cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân; phân loại đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng các công cụ tra cứu khoa học, áp dụng các biện pháp, hình thức khai thác sử dụng tài liệu khác nhau; đáp ứng nhu cầu nhanh chóng, chính xác, thuận tiện và giảm thiểu các thủ tục khai thác sử dụng tài liệu không cần thiết.
3.2.2.3. Tiếp tục kiện toàn, bố trí đủ biên chế thực thực hiện công tác lưu trữ, thực hiện các chế độ, chính sách đối với công chức làm công tác lưu trữ
Con người luôn được xác định là nhân tố cơ bản, quan trọng, có tính chất quyết định và giữ vai trò chi phối đối với các yếu tố khác trong mỗi cơ quan, tổ chức. Với những hạn chế đã nêu ở trên, trong thời gian tới cơ quan Bộ Nội vụ cần căn cứ các tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn về lưu trữ, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ có năng lực, phẩm chất và trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu đề ra; tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao
trình độ chuyên môn nghiệp vụ; ưu tiên những công chức có lòng yêu nghề, có kinh nghiệm công tác đồng thời cam kết gắn bó lâu dài với công việc lưu trữ. Để làm được điều đó, Bộ Nội vụ cần quan tâm thực hiện các chế độ chính sách đối với người làm lưu trữ; trang bị điều kiện làm việc, thực hiện các chế độ phụ cấp theo quy định, đồng thời thực hiện chính sách đề bạt, bổ nhiệm để khích lệ, động viên công chức làm lưu trữ.
3.2.2.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ
Ngày 03 tháng 01 năm 2013, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, trong đó dành cả Chương II của Nghị định để quy định về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Ngày 01 tháng 7 năm 2014, Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số 36-NQ/TW về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế; ngày 14 tháng 10 năm 2015, Chính phủ cũng ban hành Nghị quyết 36a/NQ-CP về Chính phủ điện tử, đây là cơ sở có tính tiền đề để Lưu trữ Việt Nam bước vào kỉ nguyên mới - Cách mạng công nghiệp số (4.0). Do đó, việc ứng dụng hiệu quả các thành tựu của khoa học và công nghệ, nhất là công nghệ thông tin vào các hoạt động nghiệp vụ của ngành Văn thư – Lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng và thiết thực, gắn liền với chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Trong đó, cần có sự nỗ lực và cam kết của Chính phủ trong công tác chỉ đạo việc quản lý tài liệu điện tử nói chung và lập hồ sơ điện tử nói riêng trong quá trình xây dựng và áp dụng Chính phủ điện tử, đồng thời cần giao các cơ quan có thẩm quyền xây dựng các văn bản quy định bắt buộc thực hiện quản lý tài liệu, hồ sơ điện tử.
Một là, bổ sung, sửa đổi hệ thống văn bản pháp luật về quản lý văn bản,
tài liệu điện tử và lập hồ sơ điện tử, đặc biệt trong việc xác định giá trị tài liệu điện tử; tính toàn vẹn của tài liệu điện tử; xây dựng khung phân loại hồ sơ, mã hồ sơ...
Hai là, cơ quan Bộ Nội vụ cần sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác văn
thư, lưu trữ, trong đó bổ sung Quy chế lập hồ sơ điện tử và lưu trữ hồ sơ điện tử để đảm bảo tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc quản lý và lưu trữ hồ sơ điện tử, đáp ứng được yêu cầu đặt ra của việc quản lý thông tin, tài liệu lưu trữ điện tử trong bối cảnh Chính phủ điện tử và cải cách hành chính nhà nước, đồng thời đáp ứng nhu cầu cung cấp những thông tin có giá trị phục vụ công tác chuyên môn và nghiên cứu lịch sử đối với các thế hệ trong tương lai.
Ba là, nghiên cứu tham mưu xây dựng Đề án số hóa tài liệu lưu trữ,
trên cơ sở khối lượng các Phông tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan. Cần ưu tiên xác định số hóa khối tài liệu thường xuyên đưa ra phục vụ khai thác; khối hồ sơ, tài liệu bảo quản Vĩnh viễn đã đến hạn nộp lưu về kho lưu trữ lịch sử để vừa đáp ứng nhu cầu khai thác, vừa đảm bảo hạn chế đưa tài liệu ra khỏi kho, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi sử dụng tài liệu khi đã nộp lưu về kho lưu trữ lịch sử.
Bốn là, cần động viên, khích lệ công chức lưu trữ tích cực nghiên cứu
các đề án, đề tài khoa học để ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ. Để làm được việc này, ngoài việc cần bổ sung công chức có chuyên môn về lưu trữ, cơ quan Bộ cần quan tâm tiếp nhận, lựa chọn công chức lưu trữ có trình độ công nghệ thông tin để thực hiện tốt giải pháp này.
3.2.1.5. Đầu tư kinh phí cho công tác lưu trữ
Điều 39 Luật Lưu trữ đã quy định: Kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được bố trí trong
dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được sử dụng vào các công việc: Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ; Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm; Chỉnh lý tài liệu; Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ; Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ; Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ; Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ; Những hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ...Như vậy, để thực hiện pháp luật về lưu trữ có hiệu quả, việc bố trí, đầu tư kinh phí cho công tác lưu trữ vừa là giải pháp nhưng cũng là nhiệm vụ cần thiết để triển khai các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ. Đây là trách nhiệm hàng đầu của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, đồng thời cũng là nhiệm vụ tham mưu, đề xuất của các tổ chức, cá nhân thực hiện nhiệm vụ về lưu trữ.
TIỂU KẾT CHƢƠNG III
Trên cơ sở kết quả nghiên cứu thực trạng thực hiện pháp luật lưu trữ tại cơ quan Bộ Nội vụ tại Chương 2, trong Chương này, tác giả đã đặt vấn đề nghiên cứu vừa mang tính định hướng vừa đưa ra các giải pháp cụ thể đối với việc thực hiện pháp luật về lưu trữ tại cơ quan Bộ Nội vụ trong giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo.
Về định hướng, giải pháp chung tác giả nêu lên 03 nội dung, đó là: Tiếp tục đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ; tăng cường trách nhiệm của người đứng đầu trong chỉ đạo thực hiện các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ; Hoàn thiện các quy định của pháp luật về lưu trữ; Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ; Về tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác lưu trữ; Đề xuất cơ quan có thẩm quyền ban hành Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ.
Về định hướng, giải pháp cụ thể, tác giả nêu 06 nội dung, đó là: Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ bằng nhiều hình thức khác nhau; Tăng cường sự chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ trong thực hiện pháp luật về lưu trữ; Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Bộ Nội vụ; bảo quản an toàn hồ sơ tài liệu; phục vụ có hiệu quả việc khai thác, sử dụng tài liệu tại cơ quan Bộ và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu; Tiếp tục kiện toàn, bố trí đủ biên chế thực thực hiện công tác lưu trữ, đảm bảo phù hợp với vị trí việc làm tại cơ quan Bộ Nội vụ; thực hiện các chế
độ, chính sách đối với công chức làm công tác lưu trữ; Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ; Đầu tư kinh phí cho công tác lưu trữ.
Từ kết quả nghiên cứu định hướng, tác giả đã đưa ra các giải pháp cụ thể, đồng bộ nhằm nâng cao hiệu quả việc thực hiện pháp luật về lưu trữ tại cơ quan Bộ Nội vụ. Các giải pháp mà luận văn đề cập đến đều xuất phát từ tình hình thực trạng thực hiện pháp luật về lưu trữ tại cơ quan Bộ Nội vụ. Đối với mỗi giải pháp, tác giả đã đi sâu phân tích những nội dung cơ bản của từng giải pháp. Hy vọng rằng, với việc thực hiện một cách đồng bộ các giải pháp như đã nêu trên, trong thời gian tới, công tác thực hiện pháp luật về lưu trữ tại cơ quan Bộ Nội vụ sẽ có những chuyển biến tích cực, các quy định của pháp luật về lưu trữ được thi hành một cách nghiêm túc, triệt để, đồng thời thông qua hoạt động thực hiện pháp luật về lưu trữ, những hạn chế, bất cập của Luật Lưu trữ và các quy định hiện hành cũng được hoàn thiện một cách kịp thời.
KẾT LUẬN
Công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng và ý nghĩa trong hoạt động thực tiễn của các cơ quan, tổ chức và trong đời sống xã hội. Việc đánh giá tổ chức thực hiện pháp luật nói chung và pháp luật về lưu trữ nói riêng là điều hết sức cần thiết, đảm bảo tính toàn diện, thống nhất, phù hợp, khả thi và hiệu quả của hệ thống pháp luật. Cùng với sự phát triển bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực tế, công tác lưu trữ trong bộ máy các cấp cũng ngày càng được củng cố, nhất là trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ngày càng hoàn thiện, cơ bản đáp ứng yêu cầu cải cách thủ tục hành chính nhà nước, nhất là nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, giúp quản lý hồ sơ một cách khoa học, chính xác, nhanh chóng, đảm bảo tốt việc bảo quản văn bản và lưu trữ tài liệu.
Tuy nhiên, qua các số liệu, kết quả đạt được của ngành lưu trữ cũng như đánh giá những mặt hạn chế của công tác này cho thấy, dù đã có nhiều bước phát triển trong mấy chục năm qua, hệ thống văn bản pháp lý về công