7. Bố cục đề tài
3.2.2 Xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
Việc ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng phần mềm đăng ký hộ tịch là biện pháp số hóa (điện tử hóa) thông tin hộ tịch của cá nhân, trong đó có thông tin khai sinh - là thông tin hộ tịch gốc. Theo Đề án 896, Luật Hộ tịch, Luật Căn cước công dân, đây là thông tin đầu vào của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Bên cạnh đó, những thông tin hộ tịch khác về kết hôn, ly hôn, thay đổi cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, khai tử... được cập nhật vào hệ thống dữ liệu, được coi là thông tin “động”, có giá trị làm cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư luôn sống.
Việc xây dựng dữ liệu hộ tịch điện tử trên toàn quốc là cấp thiết và không hề “dẫm chân” cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư mà hạt nhân là số định danh cá nhân do Bộ Công an đang làm.
Hiện nay nhiều nước đã ứng dụng thành công việc quản lý dân cư bằng “số hóa” và coi đây là phương thức quản lý hiệu quả. Hầu hết các bộ, ngành, địa phương tại Việt Nam cũng mong muốn thực hiện công tác quản lý dân cư bằng biện pháp này.
Nghị định 90 ban hành năm 2010 của Chính phủ quy định về số định danh cá nhân là một trường thông tin cơ bản của công dân. Đây là bước khởi đầu cho công tác quản lý dân cư ở Việt Nam theo hướng hiện đại.
Số định danh cá nhân sẽ được cấp thông qua thủ tục đăng ký khai sinh. Theo đó, khi đăng ký khai sinh, công tác Tư pháp - Hộ tịch sẽ cập nhật trực tiếp các thông tin cá nhân vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy số định danh cung cấp cho người dân.
Thời hạn đề ra là từ 1/1/2016, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sẽ được vận hành.
Khi đó, các bộ, ngành, địa phương có trách nhiệm dùng số định danh cá nhân để tra cứu, sử dụng thông tin cơ bản của cá nhân để phục vụ giải quyết thủ tục hành chính cho người dân và công tác quản lý nhà nước. Các bộ ngành không cần thu thập, quản lý các thông tin cá nhân nữa. Cơ quan soạn thảo luật khẳng định, điều đó vừa bảo đảm tiết kiệm, tránh lãng phí đầu tư, vừa bảo đảm thống nhất về thông tin cá nhân.
Hộ tịch điện tử song hành với số định danh cá nhân.
Mối quan hệ giữa dữ liệu hộ tịch điện tử và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Bộ Tư pháp đề xuất quy định dữ liệu hộ tịch điện tử là bộ phận cấu thành của cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, được xây dựng phù hợp với cơ sở quốc gia về dân cư nhằm kết nối, cung cấp thông tin hộ tịch của cá nhân cho cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Theo đó, cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư không phải nhập lại những thông tin của cá nhân mà ngành Tư pháp đã thực hiện. Điều đó có nghĩa, căn cứ tình hình phát triển kinh tế - xã hội và tiến trình cải cách thủ tục hành chính, Chính phủ quy định lộ trình đăng ký hộ tịch trực tuyến để phục vụ lợi ích của người dân.
Ngoài những thông tin chung nhất của cá nhân được chuyển vào cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư khi đăng ký khai sinh (như họ tên, giới tính, ngày sinh, dân tộc, quốc tịch, họ tên cha mẹ, nơi thường trú) có thể chia sẻ được cho tất cả các bộ ngành địa phương khi có yêu cầu tra cứu thì cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử còn chứa đựng gần 100 trường thông tin khác. Các trường thông tin này liên quan đến tình trạng nhân thân của một người, kể cả những di/biến động, thay đổi, cải chính hoặc đã được xác định lại (như giới tính). Đây là những thông tin quan trọng, phục vụ đắc lực cho công tác thống kê, dự báo, xây dựng và hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội, dân số, giáo dục, y tế, quốc phòng. Đây cũng đồng thời là cơ sở để tra cứu, xác minh thông tin hộ tịch của cá nhân, cấp trích lục về hộ tịch, đảm bảo quyền và nghĩa vụ trong giao dịch dân sự của người dân, là căn cứ xác định trách nhiệm của cán bộ tư pháp hộ tịch khi có sự việc phát sinh. Do đó, đây được coi là thông tin đầu vào quan trọng của một số cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác có liên quan (như cơ sở dữ liệu về lý lịch tư pháp, quốc tịch…). Cơ quan soạn thảo luật cũng khẳng định, khi dữ liệu hộ tịch điện tử đi vào vận hành, nhiều nội dung thông tin hộ tịch còn có thể phục vụ trực tiếp cho công tác tổng điều tra dân số, đảm bảo tiết kiệm đáng kể về chi phí cho công tác điều tra.
Vì vậy, việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc-cơ sở trung tâm để kết nối, tiếp nhận, liên thông với toàn bộ cơ sở hộ tịch điện tử từ các địa
phương trên cả nước - nhằm lưu giữ tập trung, kết nối, chia sẻ và cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, là yêu cầu cốt lõi, là điều kiện không thể thiếu mà bất cứ phần mềm đăng ký hộ tịch nào cũng phải đáp ứng được.