- Mẫu phiếu số 2: Mẫu phiếu dựng trong đỏnh giỏ thực hiện cụng việc đối vớ
2.3.2 Thực trạng về quy trỡnh đào tạo và phỏt triển tại Trung tõm
- Xỏc định chớnh sỏch quản lý hồ sơ. - Xõy dựng quy trỡnh. - Huấn luyện - Tổ chức sắp xếp. - Lập danh mục. - Theo dừi, cập nhật +. Xỏc định chớnh sỏch quản lý hồ sơ. Cỏc chớnh sỏch quản lý hồ sơ của DN bao gồm: - Thời gian lưu trữ của từng loại hồ sơ (kể từ khi lưu) - Việc quản lý cỏc loại hồ sơ mật, tuyệt mật.
- Người được phộp tiếp cận cỏc loại hồ sơ. + Xõy dựng quy trỡnh.
- Xỏc định phương phỏp lưu trữ hồ sơ. - Xỏc định phương phỏp huỷ hồ sơ.
- Phương phỏp lập và cập nhật danh mục hồ sơ. - Phương phỏp nhận dạng và phõn loại hồ sơ. - Phương phỏp sắp xếp và bảo quản hồ sơ
+ Đào tạo, tập huấn
- Phổ biến cho nhõn viờn về quy định và thủ tục quản lý hồ sơ của Trung tõm - Giải thớch và làm mẫu cho nhõn viờn.
- Quy trỡnh lập hồ sơ
- Hướng dẫn biờn mục, tài liệu theo quy định của cục văn thư lưu trữ nhà nước - Chuẩn bị cỏc phương tiện, cụng cụ.
- Lờn kế hoạch thời gian tổ chức sắp xếp.
- Lập kế hoạch kinh phớ, chọn đơn vị tư vấn, thi cụng - Tổ chức nghiệm thu đưa vào khảo thị
* Cỏc cụng cụ phương tiện: - Chuẩn bị cỏc tủ, kệ đựng hồ sơ
- Bỡa hồ sơ, hộp bỡa, giỏ tài liệu, kho chứa - Giấy dỏn sticker, kộo, hồ dỏn.
- Đĩa CD và đầu ghi
* Lờn kế hoạch về thời gian
- Thụng thường việc tổ chức lại hệ thống hồ sơ mất từ ẵ - 1 ngày.
- Trung tõm cú thể chọn phương phỏp sắp xếp dần dần, nhưng cuối cựng vẫn phải tổ chức 1 buổi tổng vệ sinh
- Thụng bỏo cho cỏn bộ để chuẩn bị sắp xếp cụng việc.
- Thụng bỏo cho phũng nhõn sự để họ cú chuẩn bị liờn quan đến tài sản, điện… * Tổ chức thực hiện
- Họp nhõn viờn thụng bỏo lại thứ tự cỏc cụng việc. - Giải thớch cỏc yờu cầu.
- Làm mẫu cho cỏn bộ một lần.
- Tiến hành ghi list hồ sơ giấy và hồ sơ mỏy tớnh. - Dỏn cỏc sticker.
- Sắp xếp lại hệ thống hồ sơ. + Lập danh mục.
- Trưởng phũng quản lý cỏc hồ sơ của phũng, hồ sơ chung.
+. Theo dừi, cập nhật
- Cập nhật cỏc hồ sơ phỏt sinh vào danh sỏch. - Kiểm tra danh mục hồ sơ định kỳ của cỏn bộ
Trung tõm cũng cú một số chương trỡnh đào tạo NNL. Nhưng chủ yếu là do Sở Tài nguyờn và Mụi trường chủ trương cũn về phớa Trung tõm chưa tự tổ chức cho mỡnh được kế hoạch đào tạo và phỏt triển NNL. Bờn cạnh đú Trung tõm cũn hợp tỏc với một số cơ quan nước ngoài về việc đào tạo và phỏt triển NNL cho Trung tõm đặc biệt là đào tạo nguồn nhõn lực cụng nghệ thụng tin, ứng dụng cỏc phần mềm hiện đại vào việc quản lý tài liệu của Trung tõm.
Với khối lượng cụng việc khỏ nhiều và địa bàn hoạt động trờn phạm vi khỏ rộng hiện nay ( thành phố Hà Nội mở rộng) nờn NNL của Trung tõm chưa đỏp ứng được cỏc yờu cầu đó nờn ra. Trung tõm đó cú một số chương trỡnh đào tạo và phỏt triển như tổ chức cỏc chương trỡnh đào tạo và phỏt triển. Cũng như việc đào tạo trong cụng việc đó đỏp ứng một số yờu cầu cơ bản cho Trung tõm.
Do mới thành lập nờn khối lượng dữ liệu giấy và số bản đồ cần biờn soạn đưa vào khai thỏc của Trung tõm là khỏ nhiều.
Trong điều kiện cụng nghệ thụng tin ngày càng phỏt triển như hiện nay Trung tõm đó cú những hoạt động để thực hiện cụng tỏc đào tạo của mỡnh.
Mục tiờu đào tạo và phỏt triển nguồn nhõn lực trong thời gian tới:
- Khắc phục một cỏch cơ bản những tồn tại trong cơ cấu lao động hiện tại,
tạo lập cơ cấu mới năng động, thớch ứng với điều kiện thực tiễn để phỏt triển
Trung tõm.
- Thực hiện chớnh sỏch đối với người lao động của trung tõm, tạo điều kiện để nhõn viờn ổn định cuộc sống, yờn tõm làm việc.
- Nõng cao trỡnh độ quản lý, điều hành bộ mỏy quản lý Trung tõm về chuyờn mụn nghiệp vụ và ngoại ngữ.
- Bổ tỳc, nõng cao tay nghề cho cỏn bộ.
- Đào tạo cho nhõn viờn cỏc phần mềm mới phự hợp với tớnh chất cụng việc và ngành nghề của Trung tõm.
Kế hoạch đào tạo phỏt triển gồm cỏc nội dung sau: - Mục đớch, nội dung của từng khúa học.
- Đối tượng được đào tạo và phỏt triển
- Số lượng cỏn bộ cụng nhõn viờn dự kiến cử đi học. - Thời gian bắt đầu và kết thỳc từng khúa học. - Địa điểm đào tạo
- Chi phớ dự kiến cho từng khúa học.
Cụng tỏc đào tạo và phỏt triển nguồn nhõn lực của Trung tõm nhằm hướng tới mục tiờu trang bị cho nhõn viờn những kiến thức, kỹ năng tiờn tiến và thỏi độ phự hợp để phục vụ khỏch hàng cú hiệu quả, thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, đồng thời phỏt triển tiềm năng của mỗi nhõn viờn và mang lại hiệu quả tối đa cho Trung tõm.
Trung tõm hỗ trợ cụng tỏc đào tạo và phỏt triển ở tất cả vị trớ và coi đõy là sự đầu tư cần thiết bằng cỏch phõn bổ ngõn sỏch hợp lý.
Trung tõm cú những chớnh sỏch sau:
Tất cả nhõn viờn được tạo điều kiện nghiờn cứu, học tập thụng qua cỏc chương trỡnh đào tạo nội bộ, đào tạo bờn ngoài phự hợp với yờu cầu vị trớ cụng việc của mỗi người trong lĩnh vực chuyờn mụn và quản lý.
Cụng tỏc đào tạo và phỏt triển năng lực nhõn viờn được tổ chức và tiến hành một cỏch cú hệ thống, liờn tục ở tất cả cỏc cấp, cỏc phũng, bộ phận và nhúm sản xuất- kinh doanh
Mỗi nhõn viờn được tạo điều kiện để phỏt triển năng lực bản thõn dựa trờn kế hoạch phỏt triển nghề nghiệp cỏ nhõn theo định hướng phỏt triển của Trung tõm
Mỗi nhõn viờn được tạo điều kiện để phỏt triển năng lực bản thõn dựa trờn kế hoạch phỏt triển nghề nghiệp cỏ nhõn theo định hướng phỏt triển của Trung tõm.
Nhõn viờn mới sẽ được huấn luyện một cỏch đầy đủ để hội nhập vào mụi trường làm việc của Trung tõm.
Cụng ty căn cứ vào đú xõy dựng được kế hoạch đào tạo và phỏt triển hàng năm với nội dung cụ thể. Số lượng cỏn bộ cụng nhõn viờn thực tế được đào tạo cộng thờm một tỷ lệ hao hụt, tức là đào tạo phải dụi dư để sau đú hao hụt đi là vừa, tỷ lệ hao hụt này nằm trong một giới hạn cho phộp. Theo kinh nghiệm rỳt ra từ thực tế của Cụng ty thỡ tỷ lệ này khoảng từ 5 →15%.
Sau đú tựy theo hoàn cảnh điều kiện về tỡnh hỡnh sản xuất, trang thiết bị, cơ sở vật chất, nguồn giỏo viờn... cũng như xu thế của tỡnh hỡnh sắp tới mà Cụng ty cú thể điều chỉnh, bổ sung kế hoạch đào tạo cho phự hợp, với nhiều loại hỡnh đào tạo và phỏt triển
Việc mó húa cỏc tài liệu.
*) Đào tạo nội bộ (đào tạo trong cụng việc): Phương phỏp này được Trung tõm ỏp dụng thường xuyờn trong chương trỡnh đào tạo của mỡnh.
- Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn cụng việc: Người hướng dẫn là cỏc cỏn bộ điều hành kĩ thuật cú trỡnh độ chuyờn mụn cao.
+ Người lao động làm thử cụng việc đú dựa trờn sự chỉ dẫn kết hợp với sự quan sỏt của người dạy cho tới khi thành thạo cụng việc.
- Đào tạo theo kiểu học nghề: Sau khi học lý thuyết cỏc cụng nhõn được làm việc cựng với người giỏm sỏt, người hướng dẫn cho tới khi thành thạo cụng việc.
* Đào tạo bờn ngoài (đào tạo ngoài cụng việc):
- Tổ chức cỏc buổi hội nghị, hội thảo: Trung tõm tổ chức cỏc buổi hội nghị, hội thảo theo định kỡ hoặc đột xuất khi cần phổ biến thụng tin hoặc quy chế đào tạo mới cho cỏc cỏn bộ cụng nhõn viờn. Thụng qua sự trao đổi ý kiến và cựng thảo luận, người lao động sẽ tiếp thu được cỏc kiến thức kinh nghiệm cần thiết. Phương phỏp này chủ yếu Xớ nghiệp ỏp dụng đối với cỏc cỏn bộ quản lý.
Kinh phớ đào tạo và phỏt triển của Trung tõm chủ yếu là do Sở tài nguyờn và Mụi trường thành phố Hà Nội cung cấp.
