7. Kết cấu của luận văn
1.1.3 Vai trò, chức năng dự toán ngân sách
Vai trò dự toán ngân sách
Hilton và cộng sự (2010) thì vai trò cơ bản của dự toán ngân sách là phục vụ cho việc hoạch định và kiểm tra hoạt động kinh doanh. Thông qua đó mà ngƣời quản lý đạt đƣợc mục tiêu của các doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận. Ngoài ra dự toán ngân sách còn có một số vai trò khác nhƣ:
- Dự toán ngân sách tạo điều kiện cho nhà quản trị kiểm soát đƣợc hoạt động của doanh nghiệp và đánh giá đƣợc trách nhiệm quản lý của mỗi bộ phận, cá nhân trong tổ chức.
- Dự toán ngân sách cũng là cơ sở để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ đã đặt ra. Trên cơ sở đó cũng đề ra các biện pháp để thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ theo đúng tiến độ.
- Dự toán ngân sách giúp cho các nhà quản trị cụ thể hóa các mục tiêu doanh nghiệp thông qua các số liệu để có cái nhìn khái quát hơn.
Dự toán ngân sách cung cấp cho các nhà quản trị tất cả thông tin của kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm trong mỗi thời gian cụ thể và toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh.
Chức năng dự toán ngân sách
Dự toán ngân sách có những chức năng nhƣ sau:
Chức năng dự báo: Chức năng dự báo của DTNS đề cập đến việc dự báo các tác động từ bên ngoài đến hoạt động của DN. Một vài bộ phận của dự toán không khác hơn là dự báo vì trong thực tế dự toán có thể đƣợc sử dụng cho kiểm soát nhƣng đôi khi lại không thể do có những yếu tố khách quan không thể kiểm soát đƣợc. Vì vậy, dự toán trong những trƣờng hợp này chỉ mang tính chất dự báo.
Chức năng hoạch định: Chức năng hoạch định của DTNS mang tính chủ động hơn chức năng dự báo. Một DTNS đƣợc lập, bắt buộc DN phải thiết lập những mục tiêu, kế hoạch hoạt động cho từng bộ phận, từng hoạt động cho một giai đoạn thích hợp trong tƣơng lai dựa trên các chính sách tổng thể của DN. Các dự toán sẽ đƣa ra những định mức chi tiết về các kết quả đầu ra cần đạt đƣợc, thời gian hoàn thành và các nguồn lực cần sử dụng đạt đƣợc kết quả theo yêu cầu này. Các DN hoạch định kết quả đầu ra nhƣ số lƣợng sản phẩm tiêu thụ, giá bán, doanh số đạt đƣợc và các nguồn lực cần sử dụng thể hiện ở các dự toán về chi phí nhƣ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, ... Đó là chức năng hoạch định của DTNS.
Chức năng điều phối: Chức năng điều phối của DTNS thể hiện thông qua việc huy động và phân phối các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị. Nhà quản trị kết hợp giữa hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể và việc đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh thực tế của từng bộ phận để điều phối các nguồn lực của doanh nghiệp tới các bộ phận sao cho việc sử dụng đạt hiệu quả cao nhất.
Chức năng thông tin: Chức năng thông tin thể hiện ở chỗ DTNS là văn bản cụ thể, súc tích để truyền đạt các mục tiêu, chiến lƣợc kinh doanh của
doanh nghiệp đến nhà quản lý các bộ phận, phòng ban. Thông qua các chỉ tiêu cụ thể trong dự toán, nhà quản trị đã truyền đạt thông điệp hoạt động cho các bộ phận và các bộ phận dựa vào cơ sở số liệu đó làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động hàng ngày.
Chức năng kiểm soát: Chức năng kiểm soát của DTNS đƣợc xem là cơ sở, là thƣớc đo chuẩn để so sánh, đối chiếu với số liệu thực tế đạt đƣợc thông qua các báo cáo kế toán quản trị. Lúc này thì DTNS đóng vai trò kiểm tra, kiểm soát. Khi đóng vai trò kiểm soát, DTNS quan sát việc thực hiện các kế hoạch chiến lƣợc, đánh giá mức độ thành công và trong trƣờng hợp cần thiết có thể có phƣơng án sửa chữa, khắc phục yếu điểm.
Chức năng đo lƣờng đánh giá: Chức năng đo lƣờng, đánh giá thể hiện ở việc DTNS cung cấp một thƣớc đo chuẩn, một khuôn khổ chuẩn để đánh giá hiệu quả của nhà quản lý trong việc đạt đƣợc các mục tiêu đã đề ra.
DTNS là một công cụ quản lý đa chức năng, trong đó chức năng quan trọng nhất là hoạch định và kiểm soát.