7. Kết cấu của luận văn
1.1.5 Các mô hình dự toán ngân sách
Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống
Theo mô hình này các chỉ tiêu dự toán đƣợc định ra từ ban quản lý cấp cao của tổ chức, sau đó truyền xuống cho quản lý cấp trung gian, sau khi quản lý cấp trung gian xem xét sẽ chuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở để làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Hình 1.1: Mô hình thông tin từ trên xuống
(Nguồn: Huỳnh Lợi (2012), Sách Kế toán quản trị)
Nhận xét:
Lập dự toán theo mô hình này mang nặng tính áp đặt từ quản lý cấp cao xuống nên rất dễ tạo ra sự gây ra sự bất bình của các bộ phận riêng lẻ trong doanh nghiệp. Đôi khi dự toán do nhà quản lý cấp cao tự ấn định sẽ quá cao hoặc quá thấp so với mức độ hoạt động và năng lực thực tế của bộ phận, điều này không khuyến khích sự cộng tác chung sức và tăng năng suất của các bộ phận trong tổ chức. Tâm lý của nhiều ngƣời thì họ thích làm những gì mà mình hoạch định hơn là những gì áp đặt từ bên ngoài vì thế dự toán ngân sách khó có thể thành công.
Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp cao
Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở
Khi lập dự toán ngân sách theo mô hình này đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có tầm nhìn tổng quát, toàn diện về mọi mặt của doanh nghiệp và nhà quản lý cấp cao phải nắm vững chặt chẽ chi tiết hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp cả về mặt định tính và định lƣợng, điều này chỉ phù hợp với doanh nghiệp có qui mô nhỏ, có ít sự phân cấp về quản lý hoặc đƣợc sử dụng trong những trƣờng hợp hoặc tình thế đặc biệt mà buộc doanh nghiệp phải tuân theo sự chỉ đạo của quản lý cấp cao hơn.
Mô hình thông tin phản hồi
Theo mô hình này thì việc lập dự toán đƣợc thực hiện theo qui trình sau: Các chỉ tiêu dự toán đầu tiên đƣợc ƣớc tính từ ban quản lý cấp cao nhất trong doanh nghiệp, dự toán lúc này mang tính dự thảo và đƣợc truyền xuống cho các cấp quản lý trung gian. Trên cơ sở đó các đơn vị quản lý trung gian sẽ phân bổ xuống các đơn vị cấp cơ sở. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng và điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện đƣợc và những chỉ tiêu dự toán cần giảm bớt hoặc tăng lên. Sau đó bộ phận quản lý cấp cơ sở bảo vệ dự toán của mình trƣớc bộ phận quản lý cấp trung gian.
Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với kinh nghiệm và tầm nhìn tổng quát toàn diện hơn về hoạt động của các bộ phận cấp cơ sở, để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện đƣợc của bộ phận mình và tiến hành trình bày và bảo vệ trƣớc bộ phận quản lý cấp cao hơn.
Bộ phận quản lý cấp cao trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ hoạt động của tổ chức, hƣớng các bộ phận khác nhau đến mục tiêu chung. Bộ phận quản lý cấp cao sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán của bộ phận quản lý trung gian và bộ phận quản lý trung gian xét duyệt thông qua cho bộ phận
quản lý cơ sở. Và khi dự toán đã đƣợc xét duyệt sẽ trở thành dự toán chính thức đƣợc sử dụng nhƣ định hƣớng hoạt động của kỳ kế hoạch.
Hình 1.2: Mô hình thông tin phản hồi
(Nguồn: Huỳnh Lợi (2012), Sách Kế toán quản trị)
Nhận xét:
Lập dự toán theo mô hình này sẽ thu hút đƣợc trí tuệ và kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán. Mô hình này thể hiện đƣợc sự chung sức trong việc xây dựng dự toán ngân sách trong doanh nghiệp từ quản lý cấp cơ sở đến nhà quản lý cấp cao, vì vậy dự toán sẽ có tính chính xác và độ tin cậy cao. Dự toán đƣợc lập trên sự tổng hợp về khả năng và điều kiện cụ thể của các cấp quản lý nên chắc chắn tính khả thi sẽ cao. Tuy nhiên nếu lập dự toán theo mô hình này sẽ phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc thông tin dự thảo, phản hồi, xét duyệt và chấp thuận. Hơn nữa, việc lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận và sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên trong mỗi bộ phận để có thể đƣa ra những số liệu dự toán phù hợp với bộ phận của mình, vì vậy nhân tố con ngƣời đóng vai trò quan trọng, các thành viên và các bộ phận trong doanh nghiệp phải đoàn kết và đồng lòng thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp cao
Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp cơ sở cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở
Mô hình thông tin từ dưới lên
Theo mô hình này, dự toán đƣợc lập từ cấp quản lý cấp thấp nhất đến cấp quản lý cấp cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năngvà điều kiện của cấp mình để lập dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp cao hơn (quản lý cấp trung gian). Quản lý cấp trung gian tổng hợp số liệu của cấp cơ sở và trình lên quản lý cấp cao. Quản lý cấp cao sẽ tổng hợp số liệu của quản lý cấp trung gian và kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện về toàn bộ hoạt động doanh nghiệp của quản lý cấp cao, mục tiêu ngắn hạn, chiến lƣợc dài hạn của doanh nghiệp để xét duyệt thông qua dự án. Khi dự án đƣợc xét duyệt thông qua sẽ chính thức đi vào sử dụng.
Hình 1.3: Mô hình thông tin từ dƣới lên
(Nguồn: Huỳnh Lợi (2012), Sách Kế toán quản trị)
Nhận xét:
Lập dự toán ngân sách theo mô hình này rất thoáng, hầu nhƣ mọi việc đều để cho các bộ phận tự quyết định. Ngƣời trực tiếp tham gia trong các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp lập dự toán thì số liệu sẽ chính xác hơn và thực tế hơn. Tâm lý chung thì mọi ngƣời sẽ thích làm những gì do mình đặt
Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp cao Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở
ra, vì vậy dự toán mang tính khả thi cao và kéo mọi ngƣời trong tổ chức cùng hƣớng đến mục tiêu chung của tổ chức.
Việc để cho các bộ phận tự lập dự toán của bộ phận mình sẽ phát huy rất tích cực vai trò kiểm tra của dự toán ngân sách, buộc mọi ngƣời trong tổ chức phấn đấu đạt đƣợc kế hoạch do chính mình lập ra. Nếu các bộ phận không đạt đƣợc các chỉ tiêu nhƣ trong dự toán thì họ chỉ có thể trách mình chứ không thể đổ lỗi cho bất kỳ ai đƣợc. Dự toán theo mô hình này rất phù hợp với công ty lớn, hoặc các tập đoàn vì thể hiện sự phân quyền trong quản lý.
Lập dự toán theo mô hình này không tốn nhiều thời gian và chi phí nhƣng vẫn hiệu quả. Tuy nhiên nhƣợc điểm lớn nhất của mô hình chính là việc để cho các cơ sở tự định dự toán của mình nên có thể xảy ra tình trạng lập dự toán thấp hơn năng lực thật sự mà họ có thể thực hiện đƣợc. Lúc này dự toán ngân sách không phát huy đƣợc tính tính cực của nó mà còn làm trì trệ các hoạt động sản xuất, lãng phí tài nguyên và năng lực của doanh nghiệp, không khai thác hết khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp. Vì vậy nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra, cân nhắc kỹ lƣỡng trƣớc khi chấp nhận ngân sách tự định của cấp dƣới. Nếu có những khoản mục nào đáng nghi ngờ thì phải thảo luận với quản lý các cấp dƣới cho đến khi đạt đƣợc sự chấp nhận.
Nhận xét chung
Trong 3 mô hình trên thì mỗi mô hình có ƣu điểm và nhƣợc điểm nhất định. Tùy theo đặc điểm của từng tổ chức sẽ chọn mô hình phù hợp cho việc lập dự toán ngân sách tại đơn vị mình. Tuy nhiên mô hình lập dự toán ngân sách từ dƣới lên chịu nhiều ảnh hƣởng của lý luận quản lý hiện đại, nhấn mạnh cơ chế khuyến khích cổ vũ nhân viên bằng sự cùng tham gia nhiều hơn là ép buộc. Hiện nay theo xu thế chung, thì quản lý hiện đại đang đƣợc phát triển và sử dụng ở nhiều công ty, nhiều tập đoàn thay cho quản lý kiểu truyền thống, tập quyền trƣớc đây, nên dự toán theo mô hình từ dƣới lên đƣợc các
doanh nghiệp ƣa chuộng.
Thực chất, trong quá trình lập dự toán ngân sách tất cả các cấp quản lý trong tổ chức cần kết hợp với nhau, cùng làm việc chung với nhau để lập dự toán ngân sách hoàn chỉnh. Nhà quản lý cấp cao thì không quen với chi tiết, cần dựa vào nhà quản lý cấp dƣới để cung cấp chi tiết thông tin ngân sách, nhƣng họ có tầm nhìn rộng và nắm vững các mục tiêu, chiến lƣợc của doanh nghiệp. Vì vậy vấn đề con ngƣời trong dự toán ngân sách rất quan trọng đòi hỏi mọi ngƣời trong tổ chức hƣớng đến mục tiêu chung của tổ chức, cùng bắt tay tham gia vào việc dự toán ngân sách và cùng thực hiện dự toán ngân sách để dự toán ngân sách trở nên thực tế và khả thi hơn.