7. Kết cấu của đề tài
1.3.2. Hạn chế tiềm tàng của KSNB
Ở bất kì đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành HTKSNB. Thế nhưng vẫn không thể có một HTKSNB hoàn toàn hữu hiệu. Bởi lẽ, ngay cả khi có thể xây dựng một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, tính hữu hiệu thật sự của nó vẫn chủ yếu phụ thuộc vào nhân tố con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự…Nói cách khác, HTKSNB chỉ giúp đơn vị hạn chế tối đa những sai phạm vì bản thân HTKSNB có những hạn chế tiềm tàng.
Hạn chế vốn có của HTKSNB xuất phát từ những nguyên nhân sau: + Yêu cầu thông thường của nhà quản lý là những chi phí cho HTKSNB không vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại.
Ví dụ: khi thiết kế và thực hiện các kiểm soát, Ban Giám đốc có thể thực hiện các xét đoán về phạm vi, mức độ các kiểm soát mà Ban Giám đốc lựa chọn thực hiện và về phạm vi, mức độ rủi ro mà họ quyết định chấp nhận.
+ Phần lớn các thủ tục KSNB thường thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi, lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên.
+ Sai sót bởi con người thiếu chú ý, thiếu thận trọng khi thực hiện chức năng nhiệm vụ hoặc do không hiểu rõ yêu cầu của công việc.
+ Khả năng của HTKSNB không phát hiện (KSNB có thể bị vô hiệu hóa) do sự thông đồng của hai hay nhiều người hoặc bị Ban Giám đốc khống chế.
Ví dụ, Ban Giám đốc có thể có các “thỏa thuận phụ” với khách hàng
nhằm thay đổi các điều khoản trong hợp đồng bán hàng của đơn vị, dẫn đến việc ghi nhận doanh thu không chính xác.
+ Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục KSNB lạm dụng đặc quyền của mình;
+ Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm.
Những hạn chế trong KSNB sau khi được phát hiện, dù bởi bộ phận nào cũng cần được báo cáo kịp thời lên cấp quản lý thích hợp, với những vấn đề nghiêm trọng cần báo cáo tới HĐQT và Ban TGĐ. Khi đã báo cáo, điều quan trọng là cần đảm bảo việc các khiếm khuyết này được ban quản lý giải quyết một cách kịp thời.
Tóm lại, những hạn chế nói trên của KSNB là nguyên nhân khiến cho KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của mình. HTKSNB chỉ có thể dự tính trước những rủi ro do gian lận, sai sót có thể xảy ra chứ không thể bao quát và ngăn chặn hết những rủi ro có thể lường trước được, nhất là những sai phạm đột xuất, bất thường. Do đó, KSNB cần phải thường xuyên được hoàn thiện.