7. Kết cấu của đề tài
1.2Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền trong doanh nghiệp
phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong nghiệp vụ này thường bị bỏ qua.
Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.
Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp...
1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp nghiệp
1.2.1 Đặc điểm, sai phạm có thể xảy ra và mục tiêu kiểm soát
1.2.1.1 Đặc điểm của chu trình
Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từ khách hàng. Quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán...) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền.
Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng sau khi chúng đã sẵn sàng chờ bán.
Chu trình bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng thông qua đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng , … và chấm dứt bằng sự chuyển đổi sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ thành một khoản phải thu, cuối cùng thành tiền.
27
Vậy chu trình bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từ khách hàng.
Chu trình bán hàng và thu tiền là một chu trình quan trọng của các đơn vị kinh doanh. Chu trình này bao gồm các hoạt động sau: Nhận đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, lập lệnh bán hàng, xuất kho hàng hóa, lập và kiểm tra hóa đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền.
- Chu trình bán hàng và thu tiền trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền,… nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng.
- Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của đơn vị, bởi lẽ sự cạnh tranh gây gắt trên thị trường là một nhân tố thúc đẩy nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và điều này làm tăng rủi ro có sai phạm.
Mọi doanh nghiệp hoạt động đều có mục tiêu chung là lợi nhuận. Do đó, doanh nghiệp sau khi sản xuất ra sản phẩm muốn thu hồi được vốn và có lợi nhuận thì phải tìm kiếm thị trường phù hợp để đưa sản phẩm của mình đến tay người tiêu dùng một cách hiệu quả. Đây là hoạt động cuối cùng và không thể thiếu để doanh nghiệp chuyển hoá sản phẩm thành tiền thông qua hoạt động trao đổi giữa doanh nghiệp với khách hàng. Khách hàng có nhu cầu sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp thì phải có tiền, còn doanh nghiệp có nhu cầu cung cấp những sản phẩm mà khách hàng cần để tìm kiếm lợi nhuận. Thông qua các hoạt động marketing như nghiên cứu thị trường, quảng cáo, khuyến mại,… các doanh nghiệp có thể biết được thị trường nào sẽ chấp nhận sản phẩm do đơn vụ sản xuất ra và đối tượng nào có nhu cầu sử dụng sản phẩm đến khách hàng, đồng thời cũng thông qua các hoạt động marketing mà khách hàng có thể biết được nơi cung cấp những sản phẩm uy tín nhờ đó mà
28
quá trình trao đổi mới diễn ra và doanh nghiệp mới thực hiện được hoạt động bán hàng và thu tiền.
Chu trình bán hàng và thu tiền được xem là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng của họ.
Chu trình bán hàng – thu tiền:
Nhận đơn đặt hàng -> Lập lệnh bán hàng -> Xét duyệt bán chịu -> Gửi hàng -> Lập hoá đơn -> Theo dõi nợ phải thu -> Thu tiền.
1.2.1.2 Sai phạm có thể xảy ra
Có thể xảy ra những sai phạm sau:
- Chấp nhận những đơn đặt hàng nhưng không được phê duyệt hoặc không có khả năng đáp ứng.
- Bộ phận hoặc cá nhân không có nhiệm vụ lại nhận ĐĐH.
- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho Công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức.
- Việc xuất và giao hàng do nhân viên không có thẩm quyền thực hiện. - Công ty có thể giao hàng không đúng địa điểm, không đúng khách hàng, hoặc có thể giao cho khách hàng không đúng quy cách như đã thoả thuận.
- Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hóa đơn hàng hoá đã giao, lập sai hoá đơn, lập một hoá đơn thành nhiều lần hoặc lập hóa đơn khống khi thực tế không giao hàng.
- Kế toán có thể không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán, ghi sai khách hàng thanh toán.
- Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu.
29
Trong xử lý đơn đặt hàng của khách hàng cũng thường xảy ra những sai phạm như: Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt; Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng; Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số điều khoản bán hàng, hoặc nhầm lẫn đơn hàng của khách hàng này với khách hàng khác. Sai phạm này sẽ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo trong chu trình bán hàng – thu tiền, gây ấn tượng không tốt cho khách hàng và tác động xấu tới hình ảnh của đơn vị.
Trong xét duyệt bán chịu: Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền; hoặc nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều định mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức.
Trong giao hàng có thể xảy ra các rủi ro: Giao hàng khi chưa được xét duyệt, giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hay không đúng khách hàng; hàng hoá có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm và cũng có thể xảy ra việc phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng.
Trong việc lập hoá đơn: Bán hàng nhưng không lập hoá đơn; lập hoá đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ khách hàng; và cũng có thể không bán hàng nhưng vẫn lập hoá đơn.
Trong khâu ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng: Ghi nhận sai trên khách hàng, thời hạn thanh toán; ghi sai niên độ doanh thu và nợ phải thu khách hàng; ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hoá đơn; nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ; quản lý nợ phải thu khách hàng kém như thu hồi nợ chậm trễ, không đòi được nợ; không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng,…
30
1.2.1.3 Mục tiêu kiểm soát
Bán hàng - thu tiền là một trong các chu trình chủ yếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất, hoạt động tiêu thụ nhằm thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ. Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu cuối cùng đó, chu trình này cũng có những mục tiêu riêng của nó.
Theo tác giả Trần Thị Giang Tân (2012), chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp cần phải tuân thủ những mục tiêu sau [14]:
Tính có căn cứ hợp lý: Các nghiệp vụ bán hàng - thu tiền phải có căn cứ hợp lý, không có các nghiệp vụ “Ma” trong sổ sách kế toán.
Sự phê chuẩn: Các nghiệp vụ bán hàng - thu tiền phải được phê chuẩn đúng đắn từ các cá nhân có liên quan tránh tình trạng gây thất thoát tài sản doanh nghiệp.
Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ bán hàng - thu tiền đã phát sinh đều phải được ghi sổ. Mục tiêu này yêu cầu tất cả doanh thu phát sinh hợp lý phản ánh đầy đủ không bị bỏ sót. Nếu mục tiêu này không được tuân thủ sẽ ảnh hưởng đến BCTC và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Sự đánh giá và tính toán: Các nghiệp vụ bán hàng - thu tiền phải được đánh giá và tính toán đúng đắn. Thể hiện ở khoản tiền thu được đúng với số tiền trên hoá đơn, phiếu thu; phải được kiểm tra, đối chiếu hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng tương ứng.
Sự phân loại: Các nghiệp vụ bán hàng - thu tiền đều phải đựơc phân loại đúng đắn, rõ ràng từng nội dung.
Tính đúng kỳ và kịp thời: Doanh thu phản ánh đúng kỳ, các khoản tiền thu được phản ánh kịp thời tại thời điểm phát sinh.
Quá trình chuyển sổ và tổng hợp: Các nghiệp vụ bán hàng - thu tiền được ghi chép đúng đắn vào các sổ chi tiết đã mở và tổng hợp chính xác.
31
1.2.2. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình bán hàng - thu tiền
1.2.2.1 Những thủ tục kiểm soát chung
Thứ nhất, phân chia trách nhiệm giữa các chức năng.
Điều này nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận vì nếu một cá nhân hay bộ phận nắm giữ một số chức năng nào đó thì họ sẽ có thể lạm dụng. Chính vì thế, đơn vị nên phân công đội ngũ nhân viên tách biệt thành các bộ phận sau:
Bộ phận bán hàng: Tiếp nhận đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng.
Bộ phận xét duyệt bán chịu: Xét duyệt tất cả các trường hợp bán chịu theo đúng chính sách của đơn vị. Nếu bán hàng trả chậm với giá trị lớn, cần có sự phê chuẩn của cấp cao hơn.
Bộ phận giao hàng: Kiểm tra độc lập hàng hoá trước khi giao hoặc gửi cho khách hàng.
Bộ phận lập hoá đơn bán hàng: Lập hoá đơn bán hàng.
Bộ phận kho: Bảo quản hàng và xuất kho theo lệnh bán hàng đã được xét duyệt.
Bộ phận theo dõi nợ phải thu: Liên lạc với khách hàng, đốc thúc việc trả tiền, phân tích tuổi nợ và đề xuất xoá sổ nợ khó đòi.
Kế toán nợ phải thu khách hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền với việc ghi nợ phải thu khách hàng.
Thứ hai, kiểm soát quá trình xử lý thông tin.
- Kiểm soát ứng dụng:
Kiểm soát dữ liệu: Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ.
Kiểm soát quá trình nhập liệu: Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập điền có đầy đủ thông tin; để đảm bảo tính chính xác.
32
Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả chứng từ quan trọng như lệnh bán hàng, hoá đơn, phiếu gửi hàng,… Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh số tham chiếu để có thể kiểm tra khi cần thiết.
Các hoá đơn bán hàng phải được lập căn cứ trên đơn đặt hàng, hợp đồng, lệnh bán hàng. Trước khi lập hoá đơn phải đối chiếu với phiếu xuất kho vận đơn.
Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng, hay tiền bán hàng thu được.
- Uỷ quyền và xét duyệt:
Các cam kết về ngày giao hàng, lượng hàng bán ra, các đề nghị mua chịu của khách hàng, cũng như lệnh bán hàng hay các đề nghị xoá sổ nợ không thể thu hồi,… cần được có thẩm quyền xét duyệt. Nhà quản lý có thể uỷ quyền cho cấp dưới xét duyệt thông qua việc ban hành các chính sách.
Thứ ba, kiểm tra độc lập việc thực hiện
Đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra độc lập với người bị kiểm tra. Thủ tục này nhằm nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các cá nhân, bộ phận trong đơn vị.
1.2.2.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn
Giai đoạn kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn hàng, xét duyệt bán chịu
Tiếp nhận đơn đặt hàng là khâu đầu tiên trong chu trình bán hàng – thu tiền. Trong đơn vị, phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn hàng. Để kiểm soát, đơn vị nên thiết kế đơn đặt hàng theo mẫu thống nhất, có đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Tuy nhiên, để tạo thuận lợi và chủ động cho khách hàng, đơn vị cũng nên chấp nhận những đơn đặt hàng do khách hàng tự soạn.
Trong đơn đặt hàng cần có những nội dung chính như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, email, mặt hàng cần mua, cụ thể về tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá; thời hạn, địa điểm giao hàng dự kiến. Đơn đặt hàng phải
33
được người có thẩm quyền của đơn vị xét duyệt.
Do những sai phạm ở khâu này sẽ ảnh hưởng đến các bước còn lại của chu trình, nên các thủ tục kiểm soát phổ biến khác cần thực hiện là:
Xác minh người mua hàng: Ngoại trừ các khách hàng quen thuộc của đơn vị, còn khi nhận được một đơn đặt hàng với đầy đủ thông tin và chữ ký thì cũng chưa chắc người lập đơn hàng và ký tên là người thật sự được uỷ quyền để mua hàng. Vì vậy, đơn vị cần liên hệ với khách hàng để đảm bảo đơn đặt hàng và chữ ký trên đó là thực sự xuất phát từ họ, nhất là những đơn đặt hàng có số lượng hoặc giá trị lớn. Điều này nhằm hạn chế tình trạng bán hàng trả chậm cho những khách hàng giả mạo.
Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức cuả đơn vị. Khi có sự khác biệt thì nhân viên bán hàng cần liên hệ ngay với khách hàng và nếu họ đồng ý yêu cầu họ gửi lại đơn đặt hàng mới và cần chú ý lưu trữ đơn đặt hàng cũ cho tới khi nhận được đơn đặt hàng mới. Những sai sót ở khâu này có thể dẫn đến những tranh chấp không đáng có sau này. Sự biến động của thị trường và chính sách bán hàng của đơn vị thường là nguyên nhân khiến cho bảng giá thay đổi. Ngoài ra cần xác định rõ khác khoản chi phí phát sinh khác, địa điểm giao hàng cần thống nhất.
Xác nhận khả năng cung ứng: Trong một số trường hợp, nhân viên bán hàng cần xác minh lượng hàng tồn kho có đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay không, bằng cách liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ thống để có được thông tin về số lượng tồn kho. Nếu không đủ mặt hàng đó, sẽ đề xuất với khách hàng để thay thế bằng mặt hàng tương tự, hoặc đề nghị mua hàng, sản xuất bổ sung.
Lập lệnh bán hàng: Sau khi đã kiểm tra khả năng cung ứng, nhân viên bán hàng phải ghi các thông tin trên đơn đặt hàng của khách hàng vào lệnh bán hàng. Cần có một nhân viên độc lập kiểm tra sự phù hợp các thông tin
34
giữa hai chứng từ, nhất là đối với các đơn đặt hàng có giá trị lớn. Nếu đơn vị có sử dụng máy tính, phần mền cần được thiết kế để các thông tin trên đơn đặt hàng được tự động chuyển vào kênh bán hàng, từ đó giúp hạn chế sai sót với việc lập bán hàng thủ công. Ngoài ra còn thủ tục kiểm soát khác cũng quan trọng và cần thực hiện là phải gửi mọi lệnh bán hàng sang cho bộ phận xét duyệt bán chịu.
Xét duyệt bán chịu: Căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng trên lệnh bán hàng. Việc xét duyệt bán chịu là khâu kiểm soát quan trọng trong chu trình bán hàng thu tiền. Cần