ĐẶC ĐIỂM CHI PHÍ QUẢN LÝ CÔNG VỤ TẠI BID

7. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI

2.2. ĐẶC ĐIỂM CHI PHÍ QUẢN LÝ CÔNG VỤ TẠI BID

2.2.1. Nội dung của chi phí quản lý công vụ tại BIDV Phú Tài

Căn cứ theo Nghị định Chính phủ số 93/NĐ- CP ngày 07/08/2017 và Thông tư của Bộ Tài chính số 16/TT-BTC ngày 07/02/2018, Tổng Giám đốc BIDV đã ban hành Quy định nội bộ số 2066/QyD-BIDV về chế độ thu chi ngày 10/05/2020 áp dụng chung cho toàn hệ thống BIDV, các chi phí quản lý công vụ được chia thành hai loại chính dựa trên việc quản lý theo định mức:

37

(1) Chi phí quản lý công vụ chung

(2) Chi phí quảng cáo tiếp thị, lễ tân khánh tiết.

Dựa trên các quy định của Hội sở chính BIDV, Giám đốc chi nhánh cũng duyệt thông báo số 242/TB-BIDV. PT ngày 19/08/2019 nhằm ban hành một số chế độ và hướng dẫn quy trình hồ sơ thủ tục trong công tác kế toán.

2.2.1.1. Chi phí quản lý công vụ chung

Chi phí quản lý công vụ chung gồm các khoản chi:

(1) Chi vật liệu, giấy tờ in: Gồm chi văn phòng phẩm, ấn chỉ, giấy tờ, mực in, chi vật mang tin, chi xăng dầu, chi vật liệu khác.

Chi văn phòng phẩm: Là các khoản chi phí mua sắm văn phòng phẩm sử dụng trong hoạt động quản lý (không thuộc phạm vi công cụ lao động) như bút viết, bấm giấy, đục lỗ giấy, giấy note, sổ ghi chép cá nhân, mực in...

Chi ấn chỉ, giấy tờ in: Là các khoản chi phí mua và in các mẫu biểu, ấn chỉ quan trọng (séc, sổ tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, chứng chỉ tiền gửi...), ấn chỉ thường (ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền, giấy rút tiền, sổ tài khoản khách hàng, sổ tài khoản trái phiếu ghi sổ, chứng chỉ tiền gửi ghi sổ,…), giấy mở tài khoản tiền gửi khách hàng, bìa đóng nhật ký chứng từ; chi phí mua các loại giấy đục lỗ và không đục lỗ như giấy A3, A4, A5,…

Không hạch toán vào tài khoản này đối với các khoản chi phí mua các loại giấy tờ phục vụ cho mục đích tiếp thị, quảng cáo; in thiếp mời dự hội nghị; bằng khen, giấy khen..

Chi vật mang tin: Là các chi phí mua các loại vật liệu văn phòng là vật mang tin như USB, đĩa CD… sử dụng cho việc lưu trữ, thông tin, dữ liệu của ngân hàng.

Chi xăng dầu: Là các khoản chi phí xăng dầu phục vụ cho hoạt động của đơn vị theo hóa đơn bao gồm xăng dầu dùng cho các loại xe ô tô tại chi nhánh bao gồm cả xe chuyên dùng và máy phát điện, lệ phí xăng dầu...

38

Nếu xe chuyên dùng chỉ sử dụng cho mục đích vận chuyển tiền thì chi phí mua xăng dầu sử dụng cho xe chuyên dùng không thuộc khoản chi quản lý công vụ này, mà được phản ánh vào chi phí về dịch vụ kho quỹ.

Chi vật liệu khác: Là các khoản chi phí mua sắm công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ, riêng lẻ, chóng hỏng (không tính các khoản mua sắm là bộ phận khi sửa chữa, bảo dưỡng tài sản) như: ấm chén, bát đũa, tranh ảnh, ổ cắm dây, cờ,…

(2) Chi công tác phí: Là các khoản chi phí cho cán bộ, nhân viên đi công tác trong và ngoài nước theo chương trình/ quyết định cử đi công tác của cấp có thẩm quyền (không bao gồm cán bộ thử việc, học nghề).

Đối với cán bộ vận chuyển, áp tải tiền, ngoại tệ, vàng, kim loại/ đá quý và chứng từ có giá ngoại tỉnh, không thường xuyên, có thể lựa chọn áp dụng theo khoản chi về dịch vụ kho quỹ hoặc chi phụ cấp lưu trú theo chi phí quản lý công vụ này.

Gồm các khoản chi: Chi phương tiện đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê chỗ ở. Chi phương tiện đi lại: gồm tiền tàu xe và cước thuê phương tiện taxi/ grap...

Phụ cấp lưu trú: Là khoản tiền chi trả để hỗ trợ tiền ăn và tiêu vặt cho người đi công tác phải nghỉ tại nơi công tác , tính từ ngày bắt đầu đi công tác đến khi trở về đơn vị (bao gồm thời gian đi đường, thời gian lưu trú tại nơi đến công tác).

Tiền thuê chỗ ở: Nếu địa bàn có nhà khách của BIDV thì cán bộ đi công tác được nghỉ tại nhà khách, còn nếu không có nhà khách thì được thanh toán theo mức giá tại khách sạn trung bình (có hóa đơn tài chính) tại địa bàn đến công tác theo qui chế của đơn vị.

(3) Chi đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ: Là các khoản chi đào tạo, khảo thí, tập huấn trong nước; đào tạo, khảo sát tại nước ngoài cho cán bộ, nhân viên

39

ngân hàng theo quy định BIDV.

Tại BIDV Phú Tài, nghiệp vụ này chỉ phát sinh khi chi nhánh cử các cán bộ đi đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ ở các lớp đào tạo tập trung ngắn hạn, dài hạn do Trụ sở chính BIDV tổ chức. Ngoài các chi phí về vé tàu xe, taxi, tiền thuê chỗ ở như mức chi khi đi công tác, còn có các khoản chi cho học viên hỗ trợ tiền ăn hàng ngày và các chi phí khác (chi tổ chức lớp học, tiền tài liệu, khảo sát thực tế, y tế thông thường...)

(4) Chi nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ, sáng kiến: Là chi phí trích lập quỹ phát triển khoa học công nghệ theo quy định của Pháp luật và Chế độ tài chính của Ngân hàng; chi phí Chi thưởng năng suất lao động, thưởng sáng kiến cải tiến, thưởng tiết kiệm chi phí theo quy định BIDV.

(5) Chi bưu phí và điện thoại:Là các khoản chi về cước phí điện thoại, cước phí bưu điện, điện báo, fax... trả theo hoá đơn của bưu điện, cụ thể:

Chi cước phí bưu điện: Là các khoản chi phí sử dụng dịch vụ bưu chính cho nhà cung cấp như chi phí chuyển phát nhanh, chi phí gửi thư, công văn... phục vụ hoạt động kinh doanh của đơn vị.

Chi cước phí điện thoại: Là các khoản chi phí lắp đặt, hòa mạng, chi mua điện thoại và cước phí điện thoại bao gồm cả cước phí điện thoại sử dụng cho hoạt động kinh doanh và cước phí điện thoại cho cán bộ trong định mức được duyệt.

Chi cước phí mạng viễn thông: Là các khoản chi phí trả cho nhà cung cấp mạng viễn thông (đường truyền) phục vụ cho hoạt động kinh doanh hàng ngày của đơn vị như đường truyền internet... (không bao gồm chi cước phí đường truyền phục vụ hoạt động thanh toán như cước phí điện Swift, Reuters...).

(6) Chi mua tài liệu, sách báo: Là các khoản chi mua tài liệu, sách báo, tập san chuyên ngành, văn bản chế độ, chi mua thông tin phục vụ hoạt động

40

quản lý kinh doanh của ngân hàng. Và các khoản chi nhuận bút, nhuận ảnh, thù lao trên ấn phẩm của BIDV và các phương tiện thông tin đại chúng thực hiện theo quy định.

(7) Chi về các hoạt động đoàn thể: Làcác khoản chi hỗ trợ cho hoạt động của tổ chức đoàn thể như Công đoàn, Đảng ủy, Đoàn Thanh niên. Định mức chi hỗ trợ hoạt động đoàn thể không bao gồm chi phụ cấp trách nhiệm kiêm nhiệm công tác Đảng, Đoàn thể.

(8) Chi thuê chuyên gia trong và ngoài nước: Là các khoản chi trả trong việc thuê chuyên gia, thuê tư vấn trong việc hỗ trợ, nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý kinh doanh của ngân hàng.

(9) Chi phí quản lý công vụ khác:

Chi phí điện nước, vệ sinh cơ quan: Là các khoản chi phí trả cho công ty điện lực, công ty cấp nước, công ty vệ sinh môi trường; chi cho công tác làm vệ sinh cơ quan như chi mua vật liệu, dụng cụ phương tiện làm vệ sinh như giấy vệ sinh, nước tẩy sàn nhà, các loại chổi, cọ lau sàn..., và tiền thuê nhân công làm vệ sinh không thuộc biên chế của chi nhánh.

Chi phí cho việc thanh tra, kiểm toán hoạt động ngân hàng: Là các khoản chi về phí kiểm toán, chi phí tiền ăn cho cán bộ thanh tra, kiểm tra theo quy định BIDV.

Chi phòng cháy chữa cháy: Bao gồm chi phí chi trang bị hệ thống báo cháy, mua vật dụng phòng cháy nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận tài sản, chi cho công tác diễn tập phòng cháy, chi phí phục vụ chữa cháy.

Chi quản lý công vụ khác: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí cho mục đích quản lý, công vụ theo Chế độ thu chi tài chính ngoài các khoản đã được quy định hạch toán vào tài khoản chi phí thích hợp (như chi mua các loại trang trí văn phòng, nước uống cho khách hàng và nhân viên, thuê dịch vụ bảo vệ tòa nhà, chi cho công tác tuyển dụng,...)

41

2.2.1.2. Chi phí quảng cáo tiếp thị, lễ tân khánh tiết

Chi phí quảng cáo tiếp thị, lễ tân khánh tiết bao gồm các khoản chi:

(1) Chi xuất bản tài liệu, tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị và khuyến mãi (gồm hàng hóa, dịch vụ biếu tặng khách hàng):

Phản ánh các khoản chi xuất bản tài liệu phục vụ cho mục đích tuyên truyền, quảng cáo, khuyến mại cho hoạt động ngân hàng; các khoản chi tuyên truyền, quảng cáo, khuyến mại theo quy định BIDV.

Chi xuất bản tài liệu: Là các khoản chi xuất bản tài liệu phục vụ cho mục đích tuyên truyền, quảng cáo, khuyến mại cho sản phẩm, khách hàng hoặc cho toàn bộ hoạt động ngân hàng theo quy định.

Chi tuyên truyền, quảng cáo: Là các khoản chi tuyên truyền, quảng cáo cho sản phẩm hoặc cho toàn bộ hoạt động của ngân hàng theo quy định tại Chế độ Thu chi tài chính của BIDV. Việc quảng cáo phải có giá trị thiết thực, phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị và theo quy định chung của Trụ sở chính về mẫu mã, hình ảnh nhận diện thương hiệu.

Chi tiếp thị, khuyến mại: Là các khoản chi tiếp thị, khuyến mại cho sản phẩm, khách hàng hoặc cho toàn bộ hoạt động của ngân hàng theo các nguyên tắc, hình thức khuyến mại, trình tự thủ tục đăng ký khuyến mại theo các quy định của Nhà nước và hướng dẫn cụ thể của BIDV (hiện tại là Nghị định 81/2018/NĐ-CP ngày 22/05/2018 hướng dẫn chi tiết Luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại)

(2) Chi hội nghị, hội thảo

Là các khoản chi phí tổ chức hội nghị phục vụ hoạt động kinh doanh ngân hàng như chi thuê hội trường, in tài liệu phục vụ hội nghị, tiền thuê ô tô đưa đón đại biểu dự hội nghị, chi tiền ăn cho đại biểu, chi tiền ở cho đại biểu và các chi phí liên quan khác theo quy định.

42

Là các khoản chi tiếp khách trong nước, nước ngoài phục vụ trong hoạt động kinh doanh, đối ngoại của đơn vị như chi vật tư tiếp khách, chi tiền thuê chỗ ở cho khách, chi mời cơm/chiêu đãi, chi quà tặng, thuê ô tô đưa đón, chi phí phòng chờ sân bay (đối với tiếp khách nước ngoài), chi phí tổ chức khai trương, khánh tiết và các chi phí liên quan khác ... theo quy định.

2.2.2. Nguyên tắc quản lý chi phí quản lý công vụ tại BIDV Phú Tài

 Chi phí QLCV là số phải chi phát sinh trong kỳ kế toán liên quan đến hoạt động kinh doanh và vận hành của ngân hàng, tuân thủ nguyên tắc doanh thu và chi phí; có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp lệ theo quy định Pháp luật. Ngân hàng không được hạch toán các khoản chi phí do các nguồn kinh phí khác đài thọ. Việc xác định và hạch toán chi phí phải phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam và quy định Pháp luật khác có liên quan.

 Chi phí QLCV được quản lý theo định mức phân giao theo quy định của BIDV, được xác định trên cơ sở nhu cầu thực tế gắn với hiệu quả kinh doanh và quy mô hoạt động của Chi nhánh, đảm bảo sử dụng chi phí hiệu quả, hợp lý và phát triển kinh doanh của đơn vị.

 Việc mua sắm hàng hoá, dịch vụ phải thực hiện theo quy định về trình tự thủ tục, phân cấp ủy quyền mua sắm hàng hoá, dịch vụ của BIDV và tuân thủ các quy định của Luật Đấu thầu, các quy định Nhà nước khác liên quan.

 Trong phạm vi định mức quy định, Giám đốc chi nhánh chủ động, toàn quyền giải quyết, quyết định mọi chi tiêu, mua sắm và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc. Thẩm quyền ký duyệt thực hiện theo quy định hiện hành của BIDV (hiện nay là Quyết định số 4089/QĐ- BIDV ngày 12/08/2019 về phân cấp trong hoạt động quản lý tài chính).

 Chi phí QLCV được tập hợp và phân tách theo từng Phòng ban ngay khi phát sinh nghiệp vụ. Các khoản chi phí dùng chung cho cả Chi nhánh được tập hợp về phòng đầu mối hoặc phòng Quản lý nội bộ. Ngoài việc hạch toán

43

đến từng đơn vị phát sinh, có một số loại chi phí QLCV còn được theo dõi chi tiết theo từng loại sản phẩm dịch vụ của ngân hàng (cho vay, tiền gửi và công cụ nợ, nguồn vốn, dịch vụ TTTM, bảo lãnh, thanh toán, dịch vụ thẻ, các dịch vụ ngân hàng khác...) như chi phí tuyên truyền quảng cáo, chi phí tiếp thị khuyến mãi,... Qua đó, các phòng ban sẽ quản lý được các chi phí phát sinh tại đơn vị mình để có kế hoạch sử dụng các chi phí hợp lý, hiệu quả, đồng thời có sự giám sát lẫn nhau giữa các phòng ban nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và phát triển kinh doanh ngân hàng.

2.2.3. Định mức chi phí quản lý công vụ tại BIDV Phú Tài

Trong phạm vi tổng định mức quản lý công vụ được phân giao cho chi nhánh theo quy định, chi nhánh được chủ động điều chỉnh tăng/ giảm giữa hai định mức quản lý công vụ chung và định mức quảng cáo tiếp thị, lễ tân khánh tiết đảm bảo tổng định mức không thay đổi. Đồng thời Giám đốc chi nhánh chủ động xây dựng kế hoạch chi tiêu hàng năm, xây dựng định mức sử dụng chi phí với các phòng ban/ bộ phận đảm bảo sử dụng chi phí tiết kiệm, hợp lý, hiệu quả.

Tổng định mức chi QLCV tại BIDV Phú Tài được quy định hàng năm là tổng của định mức chi quản lý công vụ chung và định mức chi quảng cáo tiếp thị, lễ tân khánh tiết của năm đó.

2.2.3.1 Định mức chi quản lý công vụ chung

Từ năm 2019 đến nay, BIDV Phú Tài được nâng từ chi nhánh xếp hạng 4 lên chi nhánh xếp hạng 2 nhờ công tác xử lý nợ xấu, thu hồi vốn thực hiện tốt, đạt chỉ tiêu cao trong năm 2019.

Định mức chi QLCV chung tính lũy thoái theo số lao động bình quân thực tế của năm thực hiện tính tương ứng như sau:

44

Bảng 2.1 : Quy định định mức chi QLCV chung Số lao động Đến 50 người Từ 51 người đến

100 người

Trên 100 người

Mức chi tối đa bình quân (triệu

đồng/người/ năm) 29 28 27

(Nguồn: Chế độ thu chi tài chính BIDV, 2019)

Ngoài ra, Chi nhánh Phú Tài có LNST/người năm thực hiện ≥ 500 triệu đồng/người/năm và có định biên năm thực hiện ≤ 250 người nên định mức chi QLCV chung sẽ được tính thêm 10% định mức.

2.2.3.2 Định mức chi quảng cáo, tiếp thị, lễ tân khánh tiết:

Định mức chi quảng cáo, tiếp thị, lễ tân khánh tiết của BIDV Phú Tài là số tổng của các định mức chi theo quy mô huy động vốn bình quân, quy mô tín dụng bình quân, theo hiệu quả kinh doanh, thu nhập ròng bán lẻ và được tính thêm do chi nhánh thuộc địa bàn du lịch phát triển theo quy đinh Chế độ thu chi tài chính của BIDV.

(1) Định mức chi quảng cáo tiếp thị, lễ tân khánh tiết theo quy mô

Theo quy mô huy động vốn bình quân:

Định mức chi quảng cáo tiếp thị, lễ tân khánh tiết được tính lũy tiến theo quy mô huy động vốn bình quân quy đổi thực hiện năm tài chính (bao gồm cả tiền gửi kho bạc) như sau:

Bảng 2.2: Định mức chi quảng cáo tiếp thị, lễ tân khánh tiết theo quy mô huy động vốn bình quân

Quy mô (tỷ đồng) Tỷ lệ định mức

Định mức tối thiểu theo quy mô Huy động vốn bình quân

Từ Đến 0 3.000 0,03% 1.500 triệu đồng Trên 3.000 6.000 0,035% Trên 6.000 10.000 0,04% Trên 10.000 15.000 0,045% Trên 15.000 20.000 0,055% Trên 20.000 0,07%

45

Theo quy mô tín dụng bình quân:

Định mức chi quảng cáo tiếp thị, lễ tân khánh tiết được tính lũy thoái theo quy mô tín dụng bình quân quy đổi (không gồm cấp bảo lãnh) thực hiện năm tài chính như sau: