quyết một số vấn đề phát sinh
Cùng với sự phát triển không ngừng của xã hội đòi hỏi cần có sự thay đổi về các quy định của pháp luật để cho phù hợp với thực tiễn cuộc sống. Tuy nhiên, sự thay đổi liên tục, giữa quy định của pháp luật và thực tiễn có sự khác biệt như vậy đã gây khó khăn cho hoạt động công chứng đặc biệt là hoạt động công chứng Văn bản thoả thuận phân chia di sản thừa kế: việc xác nhận, đo đạc, điều chỉnh hồ sơ khá lâu; bên cạnh đó,
việc thoả thuận phân chia di sản thừa kế đối với di sản thuộc tài sản đất hộ hiện nay vẫn còn có những ý kiến khác nhau gây khó khăn trong giải quyết hồ sơ. Chính vì vậy, cần có những giải pháp phù hợp để khắc phục những hạn chế trên, cụ thể:
Thứ nhất, về phía các tổ chức hành nghề công chứng nên tổng hợp những khó khăn, vướng mắc của mình (đặc biệt là đối với trường hợp di sản thuộc tài sản hộ gia đình) trong quá trình giải quyết hồ sơ; sau đó, tổ chức lấy ý kiến giữa các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thống nhất kiến nghị đồng thời đề xuất hướng giải quyết để các cơ quan có thẩm quyền nghiên cứu xem xét. Khi có bất kỳ vướng mắc nào thì các tổ chức hành nghề công chứng cần báo cáo, kiến nghị ngay với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền để cùng đưa ra giải pháp hiệu quả để giải quyết những khó khăn đó.
Thứ hai, về phía các cơ quan có thẩm quyền nên thường xuyên tổ chức định kỳ các cuộc họp định kỳ hai tháng một lần để lấy ý kiến từ các Phòng công chứng, VPCC trên địa bàn để cùng trao đổi về những khó khăn, vướng mắt trong quá trình giải quyết tất cả các loại hồ sơ đặc biệt là hồ sơ thừa kế - đang có nhiều vướng mắc cần giải quyết. Từ đó, cùng các tổ chức hành nghề công chứng đưa ra những phương án giải quyết cụ thể, có sự thống nhất giữa các tổ chức hành nghề công chứng với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành để hoạt động công chứng được thực hiện theo một thể thống nhất từ trên xuống dưới, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng. Bên cạnh đó, trong nội bộ các cơ quan nhà nước nên có sự giám sát lẫn nhau, phối hợp cùng nhau để việc xác nhận, xác minh hồ sơ của người dân được nhanh chóng tránh trường hợp “lãng quên” hồ sơ. Thêm vào đó, khi đưa ra bất kỳ một quy định mới nào, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền nên lấy ý kiến của nhân dân, của các tổ chức hành nghề công chứng để đánh giá được hiệu quả của quy định đó khi áp dụng vào thực tế tránh trường hợp thay đổi quy định liên tục ảnh hưởng đến hoạt động công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng và nhu cầu của người dân.
Các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền luôn có mối quan hệ mật thiết, hỗ trợ lẫn nhau trong hoạt động bổ trợ tư pháp. Do vậy, khi có một vấn đề phát sinh trong quá trình giải quyết bất kỳ hồ sơ nào đặc biệt là việc thoả thuận phân chia di sản thừa kế, thì các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền nên phối hợp cùng đưa ra giải pháp để hoạt động công chứng được thực hiện một cách hiệu quả, đáp ứng tốt nhu cầu và lượi ích của người dân, thúc đẩy hoạt động bổ trợ tư pháp ngày càng phát triển hơn.