8. Kết cấu của đề tài
2.3. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm
2.3.1. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác tham mưu tổng hợp.
2.3.1.1. Công tác tổ chức cán bộ
Công tác tổ chức cán bộ, cụ thể là đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp luôn được VP và lãnh đạo Viện quan tâm, xác định là khâu đột phá nhằm hướng tới mục tiêu chuyên nghiệp và hiện đại. Trong năm 2017, công tác tổ chức cán bộ của VP tiếp tục được điều chỉnh theo hướng siết chặt tuyển dụng, ổn định số lượng biên chế và từng bước nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Việc xem xét các đề xuất khi bổ sung chỉ tiêu biên chế và ký mới hợp đồng lao động được tập thể lãnh đạo thảo luận, đánh giá kỹ lưỡng trên cơ sở bám sát quy hoạch tổng thể và vị trí đề án làm việc của VP.
Về số lượng
Mặc dù có nhiều biến động về nhân sự nhưng tính đến tháng 3 năm 2017, VP Viện Hàn lâm vẫn giữ vững số lượng so với năm 2016 với tổng 81 cán bộ, viên chức.
Bảng 2.1. Bảng thống kê nhân sự của VP Viện Hàn lâm năm 2017
STT ĐỐI TƯỢNG SỐ LƯỢNG (người) TỶ LỆ (%)
1 Làm việc gián tiếp 3 3.7%
2 Làm việc trực tiếp 78 96.3%
Tổng 81 100%
(Nguồn:Văn phòng)
Qua bảng số liệu cho thấy, tỷ lệ cán bộ, công viên chức tham gia làm việc trực tiếp và gián tiếp có sự chênh lệch lớn. Nguyên nhân của sự chênh lệch này là do đặc thù công việc của VP là công tác hành chính, do vậy luôn
phải thường trực tại cơ quan để có thể nắm bắt được tình hình hoạt động từ đó thu thập, tổng hợp thông tin và tham mưu cho lãnh đạo Viện trong việc ra các quyết định.
Về trình độ đào tạo
Hiện tại, VP Viện có 81cán bộ, công, viên chức đã được đào tạo các kỹ năng nghề nghiệp từ hệ chính quy đến bằng nghề. Trình độ đào tạo đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp của VP được thống kê trong bảng dưới đây:
Bảng 2.2. Bảng cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ của VP Viện hàn lâm KHXH Việt Nam năm 2017
STT Học vị Số lượng (Người) Tỷ lệ (%) Ghi chú 1 Tiến sĩ 2 2.5% 2 Thạc sĩ 18 22.2 % 3 Cử nhân 22 27.1% 4 Lao động khác 39 48.2 % TỔNG 81 100% (Nguồn: Văn phòng)
Biểu đồ 2.1. Cơ cấu trình độ học vấn của đội ngũ TMTH của VP Viện Hàn lâm KHXH
Qua bảng số liệu và biểu đồ ta thấy, hầu hết đội ngũ cán bộ, công viên chức làm công tác tham mưu của VP Viện Hàn lâm KHXH đều được đào tạo nghề hoặc đào tạo chính quy. Trong đó, đội ngũ có trình độ trên đại học chiếm tỷ lệ gần 25%, trình độ đại học 27% và các trình độ lao động khác 48,2%. Nguyên nhân là do lãnh đạo Viện rất chú trọng vào yếu tố đầu vào của nguồn nhân lực, các yêu cầu về trình độ của người làm công tác VP tùy vào từng vị trí sẽ có yêu cầu khác nhau. Lãnh đạo cũng hết sức tạo điều kiện để các cán bộ, công chức tham gia các lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc.
Cơ cấu nhân lực theo giới tính
Bảng 2.3. Bảng cơ cấu nguồn nhân lực theo giới tính VP Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam năm 2017
Giới tính Số lượng (Người) Tỷ lệ (%)
Nam 38 47%
Nữ 43 53%
Tổng 81 100%
(Nguồn: Văn phòng)
Với cơ cấu tổ chức gồm nhiều phòng, có những phòng chỉ có cán bộ nữ như phòng y tế, phòng lưu trữ, lễ tân...và có những phòng chỉ có người lao động là nam như phòng cơ sở vật chất, phòng xe, phòng bảo vệ...Đây là lí do giữa đội ngũ người lao động nam và nữ có sự chênh lệch không đáng kể. Tuy nhiên, nếu tuyển dụng lao động nữ sẽ nảy sinh rất nhiều vấn đề về thai sản, sức khỏe dễ dẫn đến tình trạng chuyển giao công việc gặp nhiều khó khăn, thậm chí khối lượng công việc bị tồn động. Do đó, với cơ cấu nhân lực có tỷ trọng nhân sự nam lớn hơn được xem là một thuận lợi cho VP trong tổ chức hoạt động và bố trí sắp xếp nhân lực, mang lại môi trường làm việc năng động cho đội ngũ cán bộ, công chức đang công tác Viện.
Cơ cấu lao động theo tuổi
Bảng 2.4. Bảng cơ cấu nguồn nhân lực theo độ tuổi của VP Viện hàn lâm KHXH Việt Nam năm 2017
Đội tuổi Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Dưới 30 14 17.3 Từ 30 – 40 36 44.4 Từ 40 –50 21 26 Trên 50 10 12.4 Tổng 81 100% (Nguồn: Văn phòng)
Thông qua bảng số liệu, ta thấy tỷ lệ nhân sự theo nhóm tuổi tại VP Viện đã phản ánh đúng lĩnh vực hoạt động của VP. Với tỷ lệ lao động trong độ tuổi từ 30 đến 40 tuổi chiếm tỷ lệ cao nhất (chiếm 44.4%), đây là đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm và có tính ổn định hơn trong công việc. Trong khi đó nhân sự trong độ tuổi trên 50 tuổi chiếm tỷ lệ thấp nhất (12.4%) đây hầu hết là những người làm chức vụ quản lý cấp cao, sắp nghỉ hưu. Với đội ngũ nhân sự trẻ, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ sẽ giúp cho VP nói riêng, toàn Viện nói chung ngày càng phát triển. Tuy nhiên, tỷ lệ nhân sự trên 50 tuổi mặc dù chiếm tỷ lệ thấp nhất (12.4%) nhưng đây vẫn là con số lớn. Do đó, lãnh đạo Viện cần có giải pháp phù hợp để trẻ hóa đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp để hướng tới mục tiêu lâu dài của cơ quan.
2.3.1.2. Công tác đào tạo, bồi dưỡng
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác tham mưu, tổng hợp ở các cơ quan. Việc đào tạo đạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ là vô cùng cần thiết. Trình độ của cán bộ công tác tham mưu, tổng hợp có tác động trực tiếp đến cách thức tổ chức, quản lý công tác này của cơ quan.
Nhận thức được điều này VP Viện Hàn lâm KHXH thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhằm mục đích trang bị và nâng cao kiến thức, năng lực quản lý, kỹ năng điều hành và thực thi nhiệm vụ cho đội ngũ cán bộ, CC,VC VP; xây dựng đội ngũ làm công tác VP chuyên nghiệp, có phẩm chất tốt và đủ năng lực thực hiện nhiệm vụ phục vụ Viện; Xây dựng nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, có năng lực đáp ứng nhu cầu xây dựng và phát triển trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập kinh tế quốc tế.
Các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, CC, VC làm công tác tham mưu, tổng hợp bao gồm:
- Tạo điều kiện cho cán bộ, CC,VC tham gia các lớp học bồi dưỡng những kiến thức theo quy định tiêu chuẩn nâng ngạch: cán sự, chuyên viên, chuyên viên chính và chuyên viên cao cấp.
- Trang bị kỹ năng nghiệp vụ, kiến thức về văn hóa công sở, tinh thần và trách nhiệm và đạo đức cho cán bộ, CC,VC và người lao động của VP.
- Tạo điều kiện để cán bộ, CC, VC có thể tham gia các khóa Bồi dưỡng nghiệp vụ công tác tổ chức quản lý nhà nước, kỹ năng lãnh đạo và quản lý, kiến thức hội nhập quốc tế, ngoại ngữ…
- Song song với các nhiệm vụ nêu trên, tiếp tục tập trung đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên nghiệp vụ về lĩnh cực văn thư-lưu trữ, tổng hợp- thông tin-biên tập, tài chính-kế toán, lễ tân, kỹ năng giao tiếp…cho cán bộ, công chức VP
- Phối hợp với Ban tổ chức cán bộ Viện Hàn lâm KHXH có liên quan đến xét chọn và cử học viên tham gia khóa đào tạo trong và ngoài nước theo chương trình đào tạo cán bộ trẻ của Viện Hàn lâm.
Bên cạnh việc tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn do Viện hàn lâm tổ chức, VP đã chủ động triển khai các hoạt động tự đào tạo, từng bước nâng cao trình độ, chuyên môn cho đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp.
Công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của VP đã có nhiều chuyển biến tích cực trong những năm gần đây. Hiện tại, Vp có 02 Tiến sĩ, 18 thạc sĩ, 22 cử nhân và 39 người lao động ở các trình độ khác nhau. Không chỉ triển khai công tác đào tạo cán bộ theo quy hoạch đã được phê duyệt, Lãnh đạo VP luôn khuyến khích, tạo điều kiện thuận lợi để công chức, viên chức và người lao động của VP tham gia các chương trình đào tạo thuộc trình độ khác nhau: Đại học, sau đại học, nghiên cứu sinh và các khóa đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn.
2.3.2. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam Lâm KHXH Việt Nam
2.3.2.1. Tham mưu, tổng hợp công tác Tổ chức-Hành chính
2.3.1.1.1. Tham mưu xây dựng và ban hành chương trình, kế hoạch công tác
Việc tham mưu, xây dựng chương trình công tác được xác định là nhiệm vụ quan trọng của VP. VP đã phối hợp chặt chẽ với các đơn vị, các ban, trung tâm thuộc Viện lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nội dung mà lãnh đạo Viên giao phó.
Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác đảm bảo tính thống nhất trong công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Viện trong tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác năm 2017; Đảm bảo sự phân công, phân nhiệm rõ ràng và phối hợp chặt chẽ đồng bộ giữa các phòng, ban, đơn vị thuộc Viện; Điều tiết và sử dụng một cách hiệu quả nguồn nhân lực để có thể thực hiện thắng lợi các mục tiêu, nhiệm vụ công tác năm của Viện. ; Phát huy tính chủ động, linh hoạt, sẵn sàng ứng phó với những biến động phát sinh trong quá trình
triển khai thực hiện các nhiệm vụ…Tuy nhiên, tính đến hết tháng 3/2017 Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam vẫn chưa ban hành Kế hoạch công tác năm 2017.
Kế hoạch công tác năm 2016 được cụ thể hóa bằng Quyết định số 412/QĐ-KHXH ngày 18/3/2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH về việc ban hành Kế hoạch công tác năm 2016 của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.Với mục tiêu đảm bảo sự chỉ đạo, điều hành tập trung, thống nhất của lãnh đạo Viện trong quá trình tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác; đảm bảo bám sát các mục tiêu và phương hướng lớn, gắn với quy hoạch định hướng phát triển Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; đảm bảo sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, sự phối hợp chặt, đồng bộ giữa các đơn vị giúp việc Viện trong quá trình triển khai các nhiệm vụ thường xuyên.
VP đã tham mưu cho lãnh đạo trong ban hành kế hoạch công tác năm 2016 với các lĩnh vực thuộc chuyên môn, nghiệp vụ của mình. Theo đó, nhiệm vụ mà đội ngũ tham mưu, tổng hợp của VP được phân công trong kế hoạch công tác năm 2016 của Viện là:
- Thực hiện công tác hành chính-Văn thư của Viện Hàn lâm - Tổng hợp, xây dựng kế hoạch công tác năm của Viện Hàn lâm
- Giúp việc lãnh đạo Viện trong theo dõi, đôn đốc, tổng hợp báo cáo tiến độ
- Tham mưu, giúp việc lãnh đạo Viện tại trong kiểm tra, giám sát việc chấp hành kỷ luật lao động và kỷ cương hành chính
- Thẩm định VB về mặt pháp lý đối với các dự thảo vb quản lý của Viện trước khi trình Chủ tịch Viện ký ban hành; tổng hợp đóng góp ý kiến cho dự thảo các vb quy phạm pháp luật do các cơ quan bộ ngành gửi đến Viện;
- Phối hợp với Trung tâm Ứng dụng CNTT tiếp tục triển khai ứng dụng phần mềm quản lý vb và điều hành tác nghiệp giai đoạn 2;
- Triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại VP Viện;
- Kiểm tra, theo dõi, tiến hành bảo trì, bảo dưỡng sửa chữa đảm bảo sự vận hành an toàn, ổn định của hệ thống trang thiết bị kỹ thuật do VP quản lý;
- Đảm bảo công tác lễ tân phục vụ các hoạt động thường xuyên và các sự kiện lớn trong năm của Viện;
- Mua thuốc và dụng cụ y tế, thực hiện công tác vệ sinh phòng bệnh, khám chữa bệnh cho các cán bộ, cc, vc và người lao động của Viện;
- Phối hợp với ban chỉ huy quân sự, phòng cháy chữa cháy xây dựng và ban hành kế hoạch về công tác quân sự-phòng cháy chữa cháy.
Từ các nhiệm vụ được phân công trong Kế hoạch công tác năm của Viện, để có thể thực hiện đầy đủ, hiệu các nội dung, Chánh VP Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 316/QĐ-VP ngày 01 tháng 3 năm 2016 về việc ban hành Kế hoạch công tác năm 2016 của VP để cụ thể hóa các nhiệm vụ công tác năm thuộc chuyên môn, nghiệp vụ của VP. Đồng thời làm cơ sở để tổng hợp, tham mưu ban hành kế hoạch năm 2017 đối với các nội dung thuộc lĩnh vực VP quản lý. Theo đó, nhiệm vụ của các phòng, đơn vị, trung tâm thuộc VP bao gồm:
- Hoàn thiện hệ thống VB quản lý của VP theo hướng đồng bộ, nâng cao hiệu quả và hiệu lực quản lý; tham mưu giúp việc Chủ tịch Viện trong công tác cải cách hành chính Viện Hàn lâm KHXH.
- Tổ chức triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 tại VP Viện;
- Tăng cường ứng dụng CNTT trong các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ trong tâm là khai thác, sử dụng có hiệu quả các tính năng của phần mềm quản lý vb và điều hành tác nghiệp. Chủ động tham mưu, đề xuất với lãnh đạo lộ trình và giải pháp ứng dụng tính năng điều hành tác nghiệp trong công tác chỉ đạo, điều hành Viện.
- Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật; công tác ý tế, lễ tân, phòng cháy chữa cháy tại cơ quan để đảm bảo cho hoạt động của đơn vị, cơ quan.
Nhằm đảm bảo cho các nhiệm vụ công tác được thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra, định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm lãnh đạo các đơn vị thuộc VP chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc và đánh giá kết quả thực hiện Kế hoạch công tác của đơn vị mình trên cơ sở bám sát kế hoạch công tác năm của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Tại các cuộc họp giao ban của VP, lãnh đạo VP sẽ báo cáo việc tổ chức triển khai thực hiện và kết quả các nhiệm vụ theo đúng Kế hoạch công tác năm. Định kỳ hàng quý (03 tháng/lần) lãnh đạo VP sẽ tổ chức đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch công tác năm 2016 của các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện. Kết quả kiểm tra đánh giá kỳ đối với tiến độ và chất lượng thực hiện các nhiệm vụ công tác năm 2017 của đơn vị sẽ là căn cứ quan trọng phục vụ công tác thi đua, khen thưởng cuối năm của VP Viện.
Nhìn chung, Kế hoạch và các nội dung trong Kế hoạch công tác của VP được đánh giá tốt khi có sự phân công cụ thể, quy định rõ trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ. Điều này giúp cho công việc không bị chồng chéo và đạt hiệu quả cao. Hơn nữa, đây là cơ sở để VP có thể tổng hợp, tham mưu các nội dung công tác liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ trong năm 2017.
2.3.1.1.2. Tham mưu ban hànhquy chế, nội quy hoạt động
Trong bất cứ cơ quan, tổ chức nào muốn hoạt động hiệu quả cần phải xây dựng và áp dụng hệ thống các nội quy, quy chế vào hoạt động. Việc áp dụng nội quy quy chế có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Nhờ có các nội quy, quy chế cán bộ, công chức làm việc thống nhất, tuân thủ đúng các quy tắc về thời gian, quy trình. Lãnh đạo có cơ sở để kiểm tra, đánh giá dễ dàng và chính xác hơn. Thực hiện chức năng của mình, trong những năm qua, VP đã tham mưu cho lãnh đạo Viện