9- Kết cấu luận văn
2.1 Khái quát về Kho bạc Nhà nước Huyện Mộc Móa Tỉnh Long An
2.1.1 Giới thiệu chung về Kho bạc Nhà nước Tỉnh Long An
a) Kho bạc Nhà nước Tỉnh Long An
Tại quyết định số 185 /TC/QĐ/TCCB ngày 21/03/1990 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính, V/v thành lập Chi Cục Kho bạc Nhà nước Long An trực thuộc Cục Kho bạc Nhà Nước và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/04/1990
Ngày 22/5/1995, theo Quyết định số 414 TC/QĐ/TCCB của Bộ trưởng Bộ Tài chính, Chi cục Kho bạc Nhà nước Long An đổi tên thành Kho bạc Nhà nước Long An, Chi nhánh Kho bạc Nhà nước các huyện đổi thành Kho bạc Nhà nước huyện .Từ năm 1998, hệ thống Kho bạc Nhà nước Long An có 1 văn phòng và 13 Chi nhánh trực thuộc ở các huyện
b) Kho bạc Nhà nước Huyện Mộc Hóa Tỉnh Long An
Cùng với hệ thống KBNN trong cả nước, KBNN Mộc Hóa được thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/4/1990 theo Quyết định số 186/TC.TCCB ngày 21/03/1990 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Trụ sở đặt tại ấp 2, xã Bình Phong Thạnh, Thị trấn Mộc Hóa, Huyện Mộc Hóa, Long An.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Kho bạc Nhà nước Huyện Mộc Hóa Tỉnh Long An
a) Chức năng :
Là tổ chức trực thuộc KBNN Long An có chức năng thực hiện nhiệm vụ của KBNN trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
b) Nhiệm vụ
Tổ chức thực hiện thống nhất các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, chương trình, dự án, đề án thuộc phạm vi quản lý của KBNN cấp huyện sau khi được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
Quản lý quỹ ngân sách nhà nước và các khoản tạm thu, tạm giữ, tịch thu, ký cược, ký quỹ, thế chấp theo quy định của pháp luật.
Thực hiện giao dịch thu, chi tiền mặt và các biện pháp bảo đảm an toàn kho, quỹ tại KBNN cấp huyện.
Quản lý ngân quỹ nhà nước tại KBNN cấp huyện theo chế độ quy định. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin tại KBNN cấp huyện.
Tổ chức thực hiện chương trình hiện đại hóa hoạt động KBNN; thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính theo mục tiêu nâng cao chất lượng hoạt động, công khai hóa thủ tục, cải tiến quy trình nghiệp vụ và cung cấp thông tin để tạo thuận lợi phục vụ khách hàng.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc KBNN cấp tỉnh giao. c) Sơ đồ tổ chức:
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức KBNN Huyện Mộc Hóa Tỉnh Long An
2.2 Thực trạng chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước Huyện Mộc Hóa Tỉnh Long An
Mang tính chất là các khoản chi cho tiêu dùng xã hội, chi thường xuyên đã gắn liền với chức năng quản lý xã hội của Nhà nước. Bao gồm các khoản chi đa dạng, chi thường xuyên có phạm vi tác động khá rộng chứa đựng nhiều mục tiêu khác
nhau; từ giải quyết chế độ xã hội đến chi sự nghiệp phát triển kinh tế. Với ý nghĩa đó, chi thường xuyên chiếm tỉ trọng đáng kể trong tổng chi NSNN của Huyện Mộc Hóa.
Thực hiện thanh toán trực tiếp qua KBNN đến đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ qua hình thức chuyển khoản, KSC đã giúp hạn chế thất thoát, góp phần đẩy nhanh quá trình thanh toán, tăng cường việc thanh toán không dùng tiền mặt.
2.3 Thực trạng nội dung và quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước Huyện Mộc Hóa Tỉnh Long An
2.3.1 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước Huyện Mộc Hóa Tỉnh Long An
2.3.1.1 Mục tiêu của quy trình kiểm soát chi thường xuyên
Tổ chức quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN là một vấn đề cơ bản, có ý nghĩa quyết định sự thành công và tính hiệu quả hoạt động của KBNN Huyện Mộc Hóa. Mục tiêu quy trình mang lại nhiều thuận lợi cho công việc KSC qua KBNN Huyện Mộc Hóa đối với cả cơ quan KBNN và các đơn vị giao dịch. Theo hướng đơn giản hóa, minh bạch, rõ ràng nhằm phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn. Quản lý an toàn tiết kiệm tiền, tài sản của Nhà nước qua đó góp phần hoàn thành nhiệm vụ chính trị đươc giao.
Quy trình kiểm soát chi thường xuyên qua KBNN Huyện Mộc Hóa phải đáp ứng các mục tiêu sau:
Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi, tất cả các khoản chi phải có trong dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Kiểm soát các khoản chi phải đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định, đảm bảo các khoản NSNN chi ra không bị thất thoát, đảm bảo hiệu quả.
Các khoản chi phải có đầy đủ chứng từ, hồ sơ, thủ tục theo quy định. Đảm bảo giải quyết công việc nhanh gọn, tránh phiền hà cho khách hàng. Có sự phân công cụ thể nhiệm vụ đối với các cán bộ tham gia quy trình KSC Các khoản chi phải được thanh toán trực tiếp đến đối tượng được hưởng (người hưởng lương, phụ cấp lương, thu nhập tăng thêm, thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ…).
2.3.1.2 Nguyên tắc thực hiện quy trình giao dịch “ một cửa” trong kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước
Để nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát chi thường xuyên, Bộ Tài chính, KBNN và các cơ quan chức năng không ngừng hoàn thiện quy trình để kiểm soát chặt chẽ các khoản chi NSNN, đảm bảo đúng nội dung, đối tượng, chế độ, định mức của Nhà nước quy định. Đồng thời quy trình kiểm soát chi đáp ứng được yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, quy định cụ thể trách nhiệm của từng cá nhân, thời gian xử lý hồ sơ, chứng từ; đảm bảo quy trình phải được công khai, minh bạch tạo điều kiện thuận lợi nhất cho đơn vị sử dụng NSNN khi giao dịch với KBNN Mộc Hóa.
Thực hiện các đề án cải cách hành chính của Bộ Tài chính và KBNN, KBNN Huyện Mộc Hóa đã thực hiện giao dịch “một cửa” trong KSC thường xuyên NSNN. Giao dịch “một cửa” trong KSC thường xuyên NSNN là việc KBNN giải quyết các khoản chi thường xuyên cho các đơn vị, đảm bảo đơn vị chỉ liên hệ với một bộ phận chuyên trách từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ đến trả kết quả cuối cùng. Như vậy, với quy trình giao dịch “một cửa” trong KSC NSNN sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho đến giao dịch với KBNN Huyện Mộc Hóa.
Quy trình giao dịch “một cửa” trong KSC thường xuyên NSNN tại KBNN Huyện Mộc Hóa phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức; việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ tại một cơ quan chuyên môn.
Bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức.
Việc thu phí, lệ phí của cá nhân, tổ chức thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
2.3.1.3 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên “một cửa ’’ngân sách nhà nước
Hình 2.2: Quy trình KSC chi thường xuyên “ một cửa” NSNN
(Nguồn: Quyết định số: 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2009 của KBNN)
Ghi chú:
Hướng đi của hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi. Hướng đi của chứng từ thanh toán.
Quy trình KSC thường xuyên NSNN qua KBNN Huyện Mộc Hóa được thực
hiện như sau:
Khi có nhu cầu rút dự toán, đơn vị sử dụng ngân sách gửi đến cho Giao dịch viên KBNN Mộc Hóa những hồ sơ, chứng từ liên quan. Tùy theo từng phương thức cấp phát, hình thức thanh toán và nội dung chi NSNN, đơn vị sử dụng ngân sách cung cấp hồ sơ, chứng từ phù hợp.
Giao dịch viên phân loại hồ sơ và xử lý:
Sau khi kiểm soát sơ bộ, Giao dịch viên tiến hành phân loại hồ sơ:
Đối với công việc phải giải quyết ngay bao gồm: đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt; thanh toán tiền lương, tiền công, học bổng, sinh hoạt phí, chi hành chính. Giao dịch viên tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay.
Nếu hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung: Giao dịch viên lập 2 liên Phiếu giao nhận hồ sơ với đơn vị sử dụng ngân sách, trong đó nêu rõ những tài liệu,
Khách hàng Giao dịch viên Kế toán trưởng Thủ quỹ( Giao dịch viên)
Thanh toán viên( Giao dịch viên) Giám đốc Trung tâm thanh toán 1 2 7 3 6 5 5 4
chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ; giao 1 liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu 1 liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
Đối với những công việc phức tạp có thời hạn giải quyết trên một ngày: Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định, Giao dịch viên tiếp nhận và lập 2 liên Phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ ngày hẹn trả kết quả; Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung: Giao dịch viên lập 2 liên Phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ; giao 1 liên Phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu 1 liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
Xử lý giao nhận đối với các trường hợp bổ sung hồ sơ: Khi đơn vị sử dụng ngân sách đến bổ sung tài liệu, chứng từ theo yêu cầu tại Phiếu giao nhận hồ sơ, Giao dịch viên phản ánh việc bổ sung hồ sơ vào phiếu giao nhận hồ sơ đã lưu. Nếu hồ sơ đã đầy đủ thì tiến hành tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay đối với những công việc phải giải quyết ngay; đối với những công việc có thời gian giải quyết trên 01 ngày thì ghi rõ ngày hẹn trả kết quả.
Việc lập phiếu giao nhận hồ sơ có ý nghĩa quan trọng trong việc lý Giao dịch viên trong việc chấp hành thời gian giải quyết công việc và làm cơ sở khi có khiếu nại của đơn vị sử dụng ngân sách.
Xử lý hồ sơ, chứng từ sau khi kiểm soát chi
Sau quá trình KSC, nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo quy định trên, thì Giao dịch viên thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ, đồng thời tiến hành nhập chứng từ vào chương trình và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trưởng để kiểm soát và ký chứng từ theo quy định.
Kế toán trưởng kiểm tra nếu đủ điều kiện sẽ ký (trên chứng từ và trên máy) và chuyển hồ sơ, chứng từ cho Giao dịch viên để trình Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký.
Phó giám đốc phụ trách xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ giấy và chuyển cho Giao dịch viên. Trường hợp, Phó giám đốc không đồng ý thanh toán, thì chuyển trả hồ sơ cho Giao dịch viên để dự thảo văn bản thông báo từ chối gửi khách hàng .
liệu, chứng từ KSC và chuyển chứng từ cho thanh toán viên. Căn cứ loại hình thanh toán áp dụng tại đơn vị, thanh toán viên thực hiện:
Đối với trường hợp chi bằng tiền mặt, Giao dịch viên chuyển các liên chứng từ chi tiền cho thủ quỹ theo đường nội bộ. Cán bộ thủ quỹ tiến hành kiểm soát nếu các thông tin khớp đúng cán bộ kho quỹ thực hiện chi tiền cho khách hàng và đóng
dấu “Đã chi tiền” các liên chứng từ chi; sau đó trả 01 liên chứng từ chi cho khách
hàng. Thủ quỹ trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đường dây nội bộ. Nếu sai trả lại Giao dịch viên.
Sau khi thực hiện kiểm soát và thanh toán các khoản chi NSNN, Giao dịch viên tiến hành lưu, trả lại hồ sơ, chứng từ cho đơn vị sử dụng ngân sách như sau:
Hồ sơ, chứng từ KSC lưu bao gồm: liên chứng từ kế toán, dự toán ngân sách nhà nước được duyệt; bảng đăng ký biên chế - quỹ lương, học bổng, sinh hoạt phí; hợp đồng mua bán hàng hoá, thiết bị, sửa chữa tài sản; quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu; quyết định chỉ định thầu; bảng kê thanh toán.
Hồ sơ, chứng từ KSC trả đơn vị sử dụng ngân sách bao gồm: liên chứng từ báo nợ cho khách hàng, hoá đơn thanh toán, liên 2 bảng kê chứng từ thanh toán, các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan.
Thời hạn giải quyết công việc:
Thời hạn giải quyết công việc được tính từ thời điểm Giao dịch viên nhận đầy đủ hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi theo quy định đến khi xử lý thanh toán xong cho khách hàng, bao gồm các bước: nhận hồ sơ, kiểm soát chi, trình lãnh đạo duyệt, thanh toán viên chuyển tiền bằng chuyển khoản hoặc thủ quỹ chi tiền mặt. Cụ thể:
Đối với tạm ứng tiền mặt: thời hạn giải quyết không quá 60 phút.
Đối với thanh toán trực tiếp:
Trường hợp thanh toán chi thường xuyên đơn giản, nhận hồ sơ trong buổi sáng, kiểm soát chi và thanh toán vào buổi chiều.
Trường hợp thanh toán khoản chi thường xuyên mà hồ sơ có có tính phức tạp, thanh toán tạm ứng: nhận hồ sơ hôm nay, thanh toán vào hôm sau.
Trong thời gian vừa qua Giao dịch viên KBNN Huyện Mộc Hóa đã tuân thủ tốt quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN nói trên đã tạo điều kiện thuận lợi và tiết kiệm thời gian cho các khách hàng là đơn vị thụ hưởng ngân sách
đến giao dịch thanh toán tăng sự minh bạch rõ ràng trong KSC.
Tuy nhiên trong bước tiếp nhận hồ sơ, chứng từ, còn hạn chế là người giải quyết hồ sơ KSC đồng thời là người tiếp nhận hồ sơ nên việc thực hiện quy trình giao dịch không tách bạch giữa người nhận hồ sơ, trả hồ sơ và giải quyết hồ sơ không có sự giám sát dẫn đến tình trạng có một số Giao dịch viên KBNN Mộc Hóa đã bỏ qua một số khâu trong quy trình nghiệp vụ KSC ở bước tiếp nhận hồ sơ và KSC như không lập phiếu giao nhận. Tạo điều kiện nhũng nhiễu, tiêu cực trong công việc KSC thường xuyên NSNN qua KBNN Huyện Mộc Hóa.
Về tuân thủ thời gian đối với các ngày bình thường thì đảm bảo tốt nhưng nhưng những ngày cuối tháng, cuối quý, cuối năm thì hầu như là không đúng thời gian quy định vì lượng khách đến giao dịch vào những ngày này quá nhiều.
2.3.1.4 Trách nhiệm của cán bộ Kho bạc Nhà nước Huyện Mộc Hóa Tỉnh Long An trong việc thực hiện quy trình “một cửa” trong kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước
Đối với cán bộ kiểm soát chi: Hướng dẫn khách hàng nộp hồ sơ kiểm soát chi; xem xét hồ sơ của khách hàng, kiểm tra sơ bộ về sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể, đầy đủ để đơn vị bổ sung, hoàn chỉnh; thực hiện việc kiểm soát hồ sơ, đảm bảo việc kiểm soát chi thường xuyên đúng pháp luật, chính sách, chế độ của Nhà nước. Trong quá trình kiểm soát hồ sơ, nếu phát hiện các khoản chi ngân sách không đúng và đủ điều kiện chi theo chế độ quy định thì cán bộ kiểm soát chi dự thảo thông báo từ chối tạm ứng, thanh toán, báo cáo kế toán trưởng, lãnh đạo KBNN Huyện Mộc Hóa ký gửi khách hàng; thực hiện luân chuyển hồ sơ cho các bộ phận nghiệp vụ có liên quan theo đúng quy trình này và quy định cụ thể của lãnh đạo KBNN; sau khi hồ sơ đã có kết quả xử lý, cán bộ kiểm soát chi thông báo kết quả và trả lại hồ sơ, chứng từ cho khách hàng.
Đối với Kế toán trưởng: Kế toán trưởng KBNN có trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ KSC mà cán bộ kiểm soát chi trình, nếu hợp lệ, hợp pháp, đúng quy định thì tiến hành ký trên các hồ sơ chứng từ. Thường xuyên theo dõi, kiểm tra cán bộ kiểm soát chi trong việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ, tinh thần thái độ phục vụ khách hàng, đảm bảo thời gian xử lý hồ sơ chứng từ kiểm soát chi.
Đối với Giám đốc: Giám đốc có trách nhiệm toàn diện về việc triển khai thực hiện giao dịch “một cửa” trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN; quy