8. Cấu trúc của đề tài
3.3.1. Mức độ tiêu chuẩn hoá
3.3.1.1. Tiêu chuẩn hoá mẫu trình bày chung cho tất cả các loại văn bản quản lý
Ở mức độ này, cần chuẩn hoá các thành phần mang tính hình thức có thể sử dụng chung cho các loại văn bản như Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành văn bản, số và ký hiệu văn bản… vùng trình bày cùng với phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, loại giấy, khổ giấy được dùng để thể hiện. Đó là những tiêu chuẩn cơ bản mà bất cứ văn bản quản lý nào cũng phải áp dụng. Tuy chỉ dừng lại ở việc mẫu hoá về hình thức của văn bản, nhưng nếu được áp dụng thống nhất trong tất cả cơ quan thì sẽ có tác dụng không nhỏ đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản.
3.3.1.2. Tiêu chuẩn hoá thành phần nội dung văn bản
Do văn bản hành chính rất đa dạng về loại hình, mỗi loại lại có kết cấu nội dung khác nhau, cho nên việc tiêu chuẩn hoá thành phần nội dung của văn bản chỉ có thể thực hiện đối với các loại văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan nhà nước, trong từng ngành, từng lĩnh vực chuyên môn hoặc từng cơ quan.
-Tiêu chuẩn hoá kết cấu nội dung văn bản
Tiêu chuẩn hoá kết cấu nội dung văn bản tức là chuẩn hoá các phần, các vấn đề, các ý dự định đưa vào văn bản và thứ tự sắp xếp trước sau, trên dưới các vấn đề, các ý trong văn bản đó.
-Tiêu chuẩn hoá các từ, cụm từ, câu văn thể hiện các ý được sử dụng phổ biến trong văn bản
Trong văn bản hành chính, để đảm bảo tính khuôn mẫu của văn bản nói chung, từ ngữ nói riêng, các từ, cụm từ và câu văn thể hiện các ý thường hay dùng trong các văn bản cũng cần được tiêu chuẩn hoá.
-Thành phần nội dung văn bản
Thành phần nội dung văn bản được tiêu chuẩn hoá chi tiết và cụ thể đến mức độ nào thường tuỳ thuộc vào chức năng, tính chất và đặc điểm của loại văn bản đó. Đối với Nghị định của Chính phủ, do được sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau (Ban hành văn bản, hướng dẫn thi hành luật, pháp lệnh, quy định về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ…) nên không thể xây dựng được mẫu Nghị định chi tiết. Ngược lại, đối với các loại văn bản chuyên môn được dùng phổ biến trong từng ngành hoặc từng lĩnh vực hoạt động, thì mức độ tiêu chuẩn hoá sẽ chi tiết và cụ thể hơn, do nội dung văn bản chỉ đề cập đến một vấn đề cụ thể và có tính ổn định cao.
Nói chung, văn bản được tiêu chuẩn hoá càng chi tiết và cụ thể thì càng thuận lợi cho công tác soạn thảo, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào soạn thảo văn bản càng đạt hiệu suất và chất lượng cao.