8. Bố cục của bài khóa luận:
3.1. Tiếp tục hoàn thiện ban hành quy chế Văn hóacông sở và thống nhất
thống nhất đồng phục cho cán bộ, nhân viên.
Quy chế văn hóa công sở là những quy định quy tắc bắt buộc, xây dựng dân chủ dựa trên ý chí của tập thể của toàn bộ nhân viên VCCI. Ban hành quy chế văn hóa công sở sẽ đảm bảo cho cán bộ nhân viên thực hiện nghiêm túc, chuẩn mưc phù hợp với quy định đã đưa ra.
Dựa vào các văn bản của cac cấp như: Quy chế Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước do Thủ tướng Chính phủ ban hành kèm theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007; luật cán bộ công chức năm 2009 thì VCCI đã soạn ra “Quy chế văn hóa công sở của Phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam”. Tuy nhiên đến bây giờ vẫn còn đang là Bản sửa Dự thảo lần 3 chưa được ban hành chính thức ( Phụ lục
02).
Trong Bản dự thảo gồm 4 chương, 15 điều đã quy định khá rõ ràng về việc thực hiện các chuẩn mực văn hóa của VCCI. Mặc dù vậy đến hiện nay vẫn chưa thống nhất được và vẫn còn nhiều bộ phận, phòng ban cho rằng một số điểm chưa phù hợp và cần được bổ sung thêm. Vì thế, điều quan trọng bây giờ là các cấp lãnh đạo của VCCI cần nhanh chóng tổ chức các cuộc họp, hội thảo về vấn đề trên nhằm bổ sung và sửa đổi kịp thời những thiếu sót; hoàn thiện và thống nhất bản Quy chế này. Từ đó cho ban hành chính thức Quy chế văn hóa công sở của Phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam.
Khi thống nhất và ban hành ra Quy chế về văn hóa công sở sẽ giúp cho VCCI điều chỉnh được chặt chẽ, phù hợp vấn đề văn hóa công sở; giúp cho cán bộ, nhân viên có căn cứ để thực hiện theo đúng chuẩn mực mà cơ quan đã đề ra; định hình được ý thức và trách nhiệm của từng các nhân trong việc xây
dựng hình ảnh công sở của cơ quan văn minh, hiện đại và phù hợp với thời đại hiện đại hóa ngày nay.
Nhanh chóng thống nhất về việc mặc đồng phục của cơ quan. Theo khảo sát ở trên thì đa số cán bộ nhân viên lựa chọn phương án cơ quan nên có đồng phục riêng. Khi thống nhất được sẽ tạo nên sự thu hút độc đáo – xây dựng hình ảnh đội ngũ nhân viên phục vụ đẹp, lịch sự tạo ấn tượng tốt cho đối phương, là bước đầu thành công trong việc chinh phục được đối tác của cơ quan.
3.2. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, nhân viên về văn hóa công sở.
Nâng cao nhận thức của các lãnh đạo, cán bộ, nhân viên là một vấn đề cấp thiết và quan trọng hơn bao giờ hết. Đây là một trong những yếu tố then chốt để mỗi cán bộ, nhân viên hiểu được vai trò, trách nhiệm của mình từ đó nâng cao các hành vi văn hóa công sở. Văn hóa công sở chỉ có thể xây dựng và áp dụng hiệu quả khi mỗi cán bộ nhân viên trong cơ quan hiểu được tầm quan trọng của văn hóa công sở và được trang bị đầy đủ kiến thức cơ bản về vấn đề này.
Việc xây dựng một nền văn hóa công sở đẹp là phải xây dựng từ những quan điểm, tư tưởng suy nghĩ của từng cá nhân. Để nâng cao nhận thức về văn hóa công sở đội ngũ cán bộ , nhân viênphải ý thức được các hành động và hành vi của mình; tự hoàn thiện; nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức công vụ. Cùng với đó đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến giáo dục, mục đích ý nghĩa của văn hóa công sở góp phần khơi dậy tính tự giác của mỗi cán bộ, nhân viên.
Bên cạnh đó cũng cần xác định và thống nhất nhận thức của lãnh đạo cũng như đội ngũ cán bộ của VCCI về văn hóa công sở. Đó là nhận thức về về tầm quan trọng và vai trò của văn hóa công sở đối với sự phát triển của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Đây chính là yếu tố tiền đề và
là điều kiện cần và đủ để xây dựng các chuẩn mực văn hóa của đôi ngũ cán bộ, lãnh đạo VCCI.
Người lãnh đạo chính là người đặt nền móng xây dựng văn hóa cho một cơ quan tổ chức đặc biệt là các tổ chưc, và cũng là người chịu trách nhiệm cuối cùng, quan trọng nhất đối tổ chức đó. Vì vậy họ phải là tấm gương xây dựng văn hóacông sở. Họ phải đưa ra những quyết định hợp lý trong việc xây dựng hệ thống giá trị văn hóa, và phải là người đi đầu trong việc thực hiện các mục tiêu đề ra, để làm động lực gắn kết các thành viên trong công ty. Khi đó, doanh nghiệp mới phát huy được tiềm năng của mọi thành viên.
Người lãnh đạo là người đề ra một định hướng chiến lược, xác định một kế hoạch rõ ràng cho tổ chức của mình. Định hướng và kế hoạch này giúp cho tổ chức có thể thích nghi được với những thay đổi, có thể cạnh tranh trên thị trường và phát triển hoạt động của cơ quan, tổ chức trong dài hạn, người lãnh đạo phải giải thích tường tận những giá trị và niềm tin chung mà mọi nhân viên trong cơ cần phải ghi nhớ để đạt được những mục tiêu này. Điều đó chắc chắn sẽ tác động đến cách thức làm việc của họ. Vai trò của những người lãnh đạo cơ quan không chỉ dừng ở việc vạch ra kế hoạch chiến lược mà còn phải tiếp xúc trao đổi với nhân viên của mình và thay đổi suy nghĩ của họ nhằm thực hiện được những cam kết của mình về hướng phát triển của tổ chức. Và chỉ khi nào người lãnh đạo làm được việc này thì những kế hoạch và tầm nhìn chiến lược của cơ quan ấy mới có tính thực tế và khả thi.
Xây dựng môi trường làm việc cởi mở nơi mà người nhân viên có thể chia sẻ thông tin và kiến thức một cách tự do thoải mái chắc chắn sẽ tạo điều kiện tốt để cho một tổ chưc có thể đạt được những mục tiêu của mình. Người lãnh đạo cần phải xây dựng được một môi trường làm việc cởi mở, ở đó mọi ý kiến của nhân viên đều được trân trọng và xem xét, đánh giá một cách cẩn
trọng. Mọi phản biện từ phía nhân viên được tiếp nhận với một tinh thần chân thành và cầu thị. Khi người lãnh đạo lại là nguyên nhân làm cho các nhân viên cảm thấy lo sợ và làm cho họ rơi vào sự im lặng bất lợi. Khi nhân viên không có cơ hội để nói lên ý kiến, quan điểm hay đưa ra một lời đề nghị nào của mình sẽ trở nên không hài lòng, bất mãn.
Khi phát triển một văn hóa làm việc có hiệu quả thì không gì có thể thay thế được việc tạo dựng nên một tinh thần tập thể vững mạnh của đội ngũ nhân viên trong tổ chức. Để làm được điều đó mọi người trong tổ chức ấy cần phải cùng cam kết với nhau rằng họ có chung một vài niềm tin nào đó. Cách tốt nhất để mọi người nhận thức được những niềm tin họ cùng chia sẻ đó là thông qua những giá trị cốt yếu mà tất cả mọi người đều chấp nhận và ở đó người ta trân trọng chính bản thân họ khi phục vụ cho mục đích của tổ chức lẫn cá nhân.
Khi người lãnh đạo ý thức được trách nhiệm của mình và thống nhật được nhận thức của cán bộ nhân viên trong việc sáng tạo và cùng phát huy giá trị văn hóa công sở. Lúc đó mỗi cán bộ, nhân viên trong tổ chức sẽ kết hợp được các quy định với các chuẩn mực đạo đức. Từ đó mỗi thành viên VCCI thường xuyên phấn đấu để đạt được các tiêu chuẩn của một người cán bộ, nhân viên có văn hóa.Việc nâng cao nhận thức của lãnh đạo nhân viên VCCI về văn hóa công sở chính là việc thực hiện các vấn đề sau:
Thứ nhất, chấp hành đúng, nghiêm túc các quy định của Nhà nước nói
chung và quy định, quy chế của cơ quan nói riêng một cách tự giác; luôn hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao và làm việc vơí tinh thần trách nhiệm cao để đạt được hiệu quả công việc tốt nhất.
Thứ hai, về trang phục của cán bộ nhân viên khi đến làm việc phải gọn
gàng, sạch sẽ và phù hợp với môi trường làm việc, tính chất công việc; đi đứng nhẹ nhàng và không nên tạo ra tiếng ồn quá lớn là ảnh ảnh hưởng đến môi trường làm việc chung; những cán bộ, nhân viên thường xuyên phải tiếp
xúc với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thì cần có đồng phục riêng để phù hợp với tính chất công việc được tổ chức giao. Khi tiếp xúc với đối tác phải đeo thẻ theo đúng quy định để họ dễ dàng nhận biết vị trí và chức vụ của mình tránh làm mất thời gian.
Ba là, phải có tác phong làm việc chuyên nghiệp, có kế hoạch, tác
phong làm việc khoa học, có lịch trình rõ rang cụ thể; kế hoạch làm việc luôn có tính khả thi cao nhất; xây dựng ý thức làm việc có trách nhiệm cao , tập trung toàn lực cho công việc cần làm và có ý thức hoàn thành công việc được giao một cách sớm nhất có thể; làm việc đúng giờ, tránh lãng phí thời gian; có ý thức giữ gìn vệ sinh chung và tích cực tham gia các hoạt động tập thể, các hoạt động từ thiện và các ngày lễ kỷ niệm của tổ chức.
Bốn là, xây dựng bầu không khí làm việc thoải mái, thân thiện , cởi mở,
tin tưởng lẫn nhau. Xây dựng bầu không khí làm việc nơi công sở là một trong những điều quan trọng hiện nay. Không thể có một công sở văn hóa nếu trong nội bộ luôn tồn tại những căng thẳng, soi xét lẫn nhau, cấp dưới nghi ngờ cấp trên và cấp trên đề phòng cấp dưới…Không thể có văn hóa nếu cán bộ nhân viên chỉ chăm chăm vào cuối tháng được lương mà không quan tâm đến những vấn đề khác. Nếu không khí làm việc thân thiện, thoải mái, cởi mở, tin tưởng lẫn nhau sẽ khơi nguồn được sự sáng tạo của các thành viên và ngược lại nếu bầu không khí nặng nề, căng thẳng thì sẽ là rào cản đối với hoạt động công sở.
Năm là, trong văn hóa giao tiếp ứng xử phải thể hiện được con người
có văn hóa, thể hiện cách đối nhân xử thế đúng mực hòa nhã, tôn trọng, đoàn kết với đồng nghiệp, lãnh đạo. Khi giao tiếp không nói quá nhanh, quá chậm, quá chậm, quá nhỏ hoặc qúa lớn; tuyệt đối không dung những từ ngữ tục tĩu nơi làm việc. Trong công sở nên xưng hô theo đúng chức danh đối với những người có chức vụ, đối với đồng nghiệp phải luôn tôn trọng, không chia bè kéo phái tránh làm ảnh hưởng đến tập thể. Khi nghe điện thoại cần nói năng mạch
lạc, rõ ràng; còn khi giao tiếp với đối tác, khách hàng khi đến giải quyết công việc thì phải tôn trọng, cởi mở, lắng nghe ý kiến, hướng dẫn cụ thể rỗ ràng các quy định lien quan đến công việc.
3.3. Tiếp tục thực hiện công tác đào tạo, bồi dƣỡng cho đội ngũ cán bộ, nhân viên.
Trình độ văn hóa của mỗi người luôn đi đôi với trình độ học vấn và nghiệp vụ công việc. Cùng với sự phát triển của nhân loại thì nền tri thức văn minh đang ngày một nâng cao, nếu không có học vấn và tri thức thì các tổ chức khó có khả năng cạnh tranh với các nước trong khu vực cũng như trên thế giới.
VCCI là tổ chức tham gia vào các hoạt động tham mưu cho Đảng và Nhà nước về các vấn đề phát triển kinh tế, phát triển doanh nghiệp, hội nhập quốc tế, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp các ngành, các vùng trên cả nước, trong việc ban hành các chính sách về phát triển kinh tế, doanh nhân và doanh nghiệp.Tham gia với các cơ quan Chính phủ trong việc thúc đẩy cải cách hành chính, cải thiện môi trường kinh doanh, hỗ trợ doanh nghiệp cạnh tranh, xúc tiến thương mại, đầu tư và hội nhập quốc tế. Với các hoạt động và vai trò to lớn của mình, VCCI cần phải có một đội ngũ cán bộ, nhân viên giỏi về trình độ chuyên môn quản lý; kỹ năng giao tiếp, đàm phán tốt ; trình độ ngoại ngữ phong phú, đa dạng. Để có được những con người tài giỏi như vậy thì cần phải thực hiện các phương pháp đào tạo hiệu quả để từ đó họ tiếp cận được nền tri thức của nhân loại sau đó vận dụng tri thức đó vào phục vụ cho công tác quản lý, chuyên môn nghiệp vụ của mình góp phần phát triển VCCI vững mạnh tạo được sự tin tưởng của Đảng và Nhà nước cũng như sự tin tưởng của các doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những yếu tố làm nên sự riêng biệt trong văn hóa công sở của VCCI.
Vì vậy, để nâng cao hiệu quả văn hóa công sở, VCCI cần mở thêm các lớp đào tạo, bồi dưỡng các kỹ năng cho cán bộ, nhân viên làm việc tại Phòng.
Quan trọng nhất là việc trang bị kiến thức cho những cán bộ, nhân viên vừa được tuyển dụng vào làm việc tại Phòng về các kỹ năng giao tiếp, ứng xử nơi công sở như: ý thức trách nhiệm; quan hệ với lãnh đạo với đồng nghiệp; tác phong nơi công sở; nghi thức lễ tân khánh tiết, giao tiếp qua điện thoại….Đây sẽ là bước đệm đầu tiên cho những cán bộ, nhân viên mới vào làm việc có cái nhìn đa chiều và đúng đắn cũng như làm quen được với văn hóa của VCCI; từ đó họ sẽ tuân theo và góp phần nâng cao hiệu quả việc thực hiện văn hóa công sở của tổ chức. Việc triển khai mở các lớp bồi dưỡng không chỉ giúp đội ngũ cán bộ, nhân viên tích lũy được những cách thức hiệu quả để thực hiện văn hóa công sở mà thông qua những lớp học này còn tạo dựng được các mối quan hệ, hiểu biết lẫn nhau.
Để cho công tác đào tạo bồi dưỡng đạt hiệu quả phải xác định được cụ thể các đối tượng được đào tạo và bồi dưỡng để phân chia các lớp phù hợp, tránh lãng phí. Đồng thời tránh việc đào tạo không hiệu quả và gây sự nhàm chán đòi hỏi VCCI phải có kế hoạch đào tạo bằng nhiều hình thức khác nhau: tổ chức đều đặn, thường xuyên các lớp học nghiệp vụ nhiệp vụ theo tháng, quý để cho những người đã học truyền đạt, chỉ bảo lại cho những người chưa học. Hay trao đổi những bài học, kinh nghiệm thực tế đúc kêt được trong cuộc sống hoặc là củng cố lại những kiến thức đã được học và kiểm tra lại xem độ hiểu biết của họ ra sao, đã biết áp dụng vào thực tiễn hay chưa.
Ngoài việc mở lớp kỹ năng nghiệp vụ về nghề nghiệp, thì việc trang bị các kỹ năng mềm đi đôi với kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn là điều hết sức cần thiết. Các kỹ năng mềm như: Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng làm chủ và tự đánh giá bản thân…Còn đối với các cán bộ, nhân viên đã làm việc lâu năm thì cần mở them các lớp tập huấn để cập nhật và cung cấp những hiểu biết mới về văn hóa công sở. Và sau các khóa học cần xây dựng những nội quy, quy định buộc mọi người phải tuân theo và có kiểm tra, đánh giá.
Đào tạo, bồi dưỡng là một trong những điều rất quan trọng đối với cán bộ nhân viên làm việc trong một tổ chức như VCCI, một tổ chức với quan hệ rất rộng, rất nhiều đối tác cả trong lẫn ngoài nước. Làm tốt được điều đó sẽ góp phần tạo dựng một VCCI văn hóa, văn minh, lịch sự và hiện đại; củng cố vị thế và ngày càng phát triển lên tầm cao mới.
3.4. Chú trọng vào các chế độ và chính sách đãi ngộ, khen thƣởng đối với cán bộ, nhân viên.
Đãi ngộ và khen thưởng là những chính sách rất quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Thực hiên tốt những chính sách này sẽ đem lại hiệu quả rất lớn đối với việc xây dựng và thực hiện văn hóa công sở của tổ chức.