Điều 35. Giao, nhận và quản lý hồ sơ, tài liệu
35.1 Khi nhận hồ sơ từ Phòng Đăng ký, cán bộ văn thư cần kiểm tra kỹ các loại đầu tài liệu có trong hồ sơ theo danh mục ghi trong tờ khaị Nếu thấy thiếu loại tài liệu nào thì phải phản ánh ngay với cán bộ giao hồ sơ của Phòng Đăng ký. Nếu các loại tài liệu trong hồ sơ có dán mã vạch ghi số đơn thì số đơn đó phải trùng khớp với số đơn ghi ở
bìa hồ sơ. Nếu tài liệu chuyển giao từ Phòng Đăng ký là các loại tài liệu gửi cho một hồ
sơđơn đã có thì trên trang đầu của tài liệu phải có dấu nhận đơn với sốđơn cụ thể. 35.2 Khi giao hồ sơ, tài liệu cho các thẩm định viên trong Phòng Sáng chế hoặc cho cán bộ Phòng Đăng ký, cán bộ văn thư phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao nhận.
35.3 Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu theo các quy định hiện hành của Cục Sở hữu trí tuệ từ khi nhận được từ các bộ phận chuyên môn trong Cục cho
đến khi bàn giao cho các cá nhân có liên quan trong đơn vị mình và ngược lạị
Điều 36. Nhiệm vụ và trách nhiệm của thẩm định viên
36.1 Thực hiện mọi công việc và chịu trách nhiệm về kết quả liên quan đến thẩm
định hình thức, phân loại sáng chế (nếu có), tra cứu và thẩm định nội dung các đơn
được giao theo các quy định nêu trong Quy chế nàỵ Nếu cần, thẩm định viên có thể yêu cầu Trung tâm Thông tin - Cục Sở hữu trí tuệ tiến hành tra cứu, gửi xin tin nước ngoài cho các đơn đang xử lý của mình và trong trường hợp này, thẩm định viên có thể dựa hoàn toàn vào kết quả tra cứu, xin tin đó để tiến hành thẩm định đơn.
36.2 Dự thảo các loại công văn thể hiện kết quả thẩm định đơn.
36.3 Giao dịch, trao đổi trực tiếp với người nộp đơn trong quá trình thẩm định đơn. 36.4 Xem xét, xử lý ý kiến của người thứ ba liên quan đến đơn do mình thẩm định theo quy định tại Điều 29 Quy chế.
36.5 Thẩm định đơn theo các quy định về xử lý đơn sau thông báo chấm dứt thẩm
định nội dung trước thời hạn (Điều 30), phục hồi thẩm định nội dung đơn (Điều 31) và thẩm định lại đơn (Điều 32) Quy chế.
36.6 Xử lý các khiếu nại của người nộp đơn và thẩm định tình trạng pháp lý (nếu có) liên quan đến hồ sơđơn do mình thẩm định hoặc theo sự phân công của Trưởng phòng.
36.7 Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng (hoặc người được uỷ quyền) về kết quả
công việc được giaọ
36.8 Chịu trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ công bố, hồ sơ cấp/từ chối cấp văn bằng bảo hộ theo các quy định của Cục và các bộ phận có liên quan.
36.9 Quản lý hồ sơ được giao theo các quy định hiện hành của Cục Sở hữu trí tuệ. Giữ bí mật mọi thông tin liên quan đến đơn theo quy định tại Điều 111 Luật Sở hữu trí tuệ và theo chỉ đạo của Cục Trưởng Cục Sở hữu trí tuệ số 2095/SHTT-TCCB ngày 23/10/2008.
Điều 37. Nhiệm vụ và trách nhiệm của Trưởng nhóm
37.1 Kiểm tra kết quả thẩm định đơn (kể cả kết quả phân loại sáng chế và kết quả tra cứu), kết quả xử lý khiếu nại, kết quả thẩm định tình trạng pháp lý, các công văn giao dịch … trước khi trình lên Lãnh đạo phòng ký duyệt.
37.2 Có trách nhiệm giữ bí mật mọi thông tin liên quan đến đơn cho đến khi các thông tin đó được phép công bố.
37.3 Theo dõi, đôn đốc các thẩm định viên trong nhóm do mình phụ trách thực hiện công việc đảm bảo thời hạn quy định.
37.4 Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo phòng về kết quả công việc của các thẩm
định viên trong nhóm mình phụ trách.
Điều 38. Nhiệm vụ và trách nhiệm của Trưởng Phòng (hoặc người được uỷ quyền)
38.1 Phân định đơn cho các thẩm định viên, ký duyệt các công văn giao dịch với người nộp đơn và/hoặc người thứ ba có liên quan theo sự uỷ quyền của Lãnh đạo Cục.
38.2 Có trách nhiệm kiểm soát, nhắc nhở và có thể áp dụng các biện pháp hành chính cần thiết nhằm đảm bảo chất lượng xử lý đơn cũng như tiến độ xử lý đơn. Trong trường hợp cần thiết có thểđiều chuyển đơn đang được xử lý giữa các thẩm định viên
38.3 Có trách nhiệm giữ bí mật mọi thông tin liên quan đến đơn cho đến khi các thông tin đó được phép công bố.
38.4 Chịu trách nhiệm trước Cục trưởng (hoặc người được uỷ quyền) về các kết luận cuối cùng của Phòng liên quan đến thẩm định đơn cũng như các kết luận liên quan đến
đơn bị khiếu nạị
Điều 39, Trách nhiệm phối hợp giữa các đơn vị trực thuộc Cục Sở hữu trí tuệ
39.1 Mọi cá nhân và đơn vị trực thuộc Cục Sở hữu trí tuệ có trách nhiệm phối hợp công tác, thực hiện các công việc được phân công, tuân thủ quy định về thời hạn, đảm bảo chất lượng công việc, đảm bảo trang thiết bị và cơ sở hạ tầng kỹ thuật cần thiết để
phục vụ cho công tác thẩm định đơn một cách tốt nhất.
39.2 Việc điều động, phối hợp công tác giữa các đơn vị trực thuộc Cục Sở hữu trí tuệđược thực hiện theo quy định nêu trong Quy chế làm việc của Cục Sở hữu trí tuệ ban hành theo Quyết định số 1758/QĐ-SHTT ngày 27/10/2008 của Cục Trưởng Cục Sở hữu trí tuệ.
CHƯƠNG VI