1. Khái niệm:
Hợp đồng gia công hàng xuất khẩu là sự thỏa thuận giữa 2 bên đặt gia công và nhận gia công. Trong đó, bên đặt gia công là một cá nhân hay một tổ chức nước ngoài, bên nhận gia công là một cơ sở sản xuất kinh doanh trong nước, có tư cách pháp nhân, thỏa thuận với nhau những vấn đề cơ bản sau:
- Điều khoản về tên gọi, chủng loại, số lượng và chất lượng nguyên phụ liệu - Điều khoản về hao phí, định mức nguyên phụ liệu.
- Điều khoản về phương thức cung cấp và giao nhận nguyên phụ liệu, máy móc, thiết bị, đào tạo công nhân (thời hạn, địa điểm), điều kiện giao hàng ….
- Điều khoản về chi phí gia công và phương thức thanh toán (tiền thù lao gia công, chi phí bao bì đóng gói, làm thủ tục xuất, điều kiện thanh toán….)
- Điều khoản về các quyền lợi, nghĩa vụ khác của các bên.
2. Qui trình tổ chức giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu: a. Giao dịch:
Trong quá trình tiếp cận thị trường, các công ty thường giới thiệu về mình thông qua: - Chương trình tự quảng cáo (báo chí, hội chợ, phương tiện nghe nhìn…)
- Thông qua sự giới thiệu của khách hàng quen thuộc.
- Thông qua các thư chào hàng đến một số khách hàng chưa quen biết. Trong thư chào hàng có ghi rõ: mặt hàng công ty gia công, qui cách, giá cả, điều kiện cơ sở vật chất của nơi gia công hàng, thời hạn và số lượng, khả năng hoàn thành.
Trong quá trình làm việc với khách hàng, các công ty cố gắng thuyết phục cho khách hàng thấy rõ những ưu điểm sẽ đạt được khi khách đồng ý ký hợp đồng gia công.
b. Đàm phán:
- Các cuộc đàm phán thường có lịch trình hẹn trước, được thực hiện tại công ty, văn phòng đại diện của khách hàng hoặc thông qua văn phòng của một công ty khác (mượn địa điểm hoặc do giới thiệu trung gian).
- Với các khách hàng mới hoặc với những hợp đồng giá trị cao, việc thỏa thuận về các điều khoản để đi đến ký kết hợp đồng thường là kết quả của những cuộc đàm phán trực tiếp (giữa giám đốc, trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, trưởng phòng kế hoạch… với đại diện của khách hàng)
- Với khách hàng quen thuộc, đàm phán có thể đơn giản hơn: thông qua điện thoại, Fax, email…
c. Soạn thảo và ký kết hợp đồng:
Sau bước giao dịch, đàm phán, căn cứ vào các điều khoản thỏa thuận với khách hàng, công ty sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng gia công xuất khẩu. Hợp đồng có thể do hai bên cùng soạn thảo hoặc do khách hàng soạn thảo trước và gửi sang. Dù ở hình thức nào, hợp đồng cũng cần có đầy đủ các điều khoản cụ thể phù hợp. Sau đó, công ty sẽ tiến hành thảo luận nội bộ giữa ban giám đốc, trưởng phòng kế hoạch, trưởng phòng xuất nhập khẩu để góp ý.
Hợp đồng xuất khẩu thường được lập thành 3 bản, 1 bản gửi cho đơn vị bạn, 1 bản do bộ phận thủ tục làm bản lưu và thanh lý hợp đồng, 1 bản do phòng kế hoạch giữ để làm chứng từ.