6. Quản trị thông tin dự án
6.3. Phân phối thông tin
6.3.1. Đầu vào( Inputs):
Cuối mỗi ngày phải có báo cáo về công việc thực thi trong ngày. Mỗi ngày làm việc phải có biên bản bàn giao cho ngày tiếp theo.
Ban quản lý chỉ đạo tiến độ thi công và phân công phân bổ công việc cho từng thời kì và từng quản lý bộ phận.
6.3.2. Công cụ và kĩ thuật( tools and techniques )
Kịp thời điều chỉnh thi công khi có những thông tin khác với dự kiến ban đầu. Liên lạc giữa các bộ phận liên tục thông qua bộ đàm, điện thoại, trực tiếp, văn bản.
6.3.3. Đầu ra( outputs):
Các báo cáo thường xuyên cập nhật trong suốt quá trình thông tin.
6.3.4. Kiểm soát phân phối thông tin:
- Cấp thông tin chung:
Các thông tin trong dự án được công khai minh bạch cho tất cả các đối tượng, thông tin trong các giai đoạn của dự án: thời gian dự án , tiến độ dự án ,…đều được tuyên truyền trên các phương tiện đại chúng.
Thông tin chung vào và thông tin ra đều nhau. - Cấp thông tin chuyên môn
Thông qua chuyên môn liên quan tới các ban ngành, thông tin kỹ thuật cũng được đặt ra để đảm bảo tính công bằng trong việc thực thi dự án. Đồng thời , dự án còn mời các chuyên gia tư vấn, thiết kế để định hướng quy hoạch dự án.
- Cấp thông tin tuyệt mật:
Thông tin tuyệt mật chỉ có ban quản lý nội bộ có quyền được tiếp cận thông tin. Đó là các báo cáo tài chính thực tế và bảng cân đối kế toán thực tế và một số sự thay đổi nhạy cảm trong quá trình thực thi dự án
6.3.5. Truyền thông trong từng giai đoạn của dự án.
- Giai đoạn chuẩn bị:
+ Quảng bá trên các phương tiện thông tin đại chúng ( Website, Truyền hình, Báo chí, ...) để tìm kiếm các nhà tài trợ và thông báo điều kiện đấu thầu cho những người có nhu cầu tham gia.
+ Liên hệ với các chuyên gia tư vấn và thiết kế. - Giai đoạn thực thi:
+ Thông báo tổ chức đấu thầu rộng rãi trong cả nước + Thông báo đơn vị trúng thầu và thiết kế thực hiện dự án + Báo cáo kết quả trúng thầu cho chủ đầu tư
- Giai đoạn kết thúc: Thông báo về kết quả hoạt động của dự án.