2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex - Chi nhánh Thăng Long
Ban giám đốc
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các phòng ban
a) Ban Giám đốc Chi nhánh
Ban Giám đốc quản lý toàn bộ các hoạt động kinh doanh của đơn vị thông qua việc quản lý các phòng ban, người quản lý cao nhất là Giám đốc. Mô hình quản lý này đã đảm bảo chế độ một thủ trưởng trong quản trị, cho phép tổ chức sử dụng hợp lý nguồn lực, giao những quyền hạn trách nhiệm cụ thể cho từng cán bộ công nhân viên, đảm bảo yêu cầu của tổ chức là tính tối ưu, tính linh hoạt và có độ tin cậy cao.
Ban Giám đốc gồm một Giám đốc và hai Phó Giám đốc. Giám đốc là người quyết định kinh doanh, kí văn bản và các hợp đồng liên quan đến hoạt động của đơn vị mình. Giám đốc có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc kí duyệt một số văn bản, chứng từ liên quan đến hoạt động của đơn vị trong một phạm vi nhất định.
b) Phòng tín dụng
Phòng tín dụng gồm 2 bộ phận là Bộ phận tín dụng và Bộ phận hỗ trợ tín dụng:
- Bộ phận tín dụng
Đây là nghiệp vụ kinh doanh mang lại lợi nhuận chủ yếu cho Ngân hàng. Ngân hàng dùng nguồn vốn huy động được để cho vay và thu lợi nhuận thông qua chênh lệch lãi suất giữa vốn huy động và vốn cho vay. Tín dụng có ý nghĩa quan trọng đối với tình hình kinh doanh của Ngân hàng và đồng thời cũng là nghiệp vụ chứa đựng nhiều rủi ro nhất. Việc hạn chế rủi ro tín dụng luôn được Ngân hàng quan tâm đặc biệt. Đứng đầu bộ phận tín dụng là trưởng bộ phận tín dụng. Trưởng bộ phận tín dụng quản lý các nhân viên của bộ phận mình, chịu trách nhiệm trước cấp trên về trách nhiệm công việc được giao. Bộ phận tín dụng thực hiện nhiệm vụ chính là: Tìm kiếm các hợp đồng tín dụng; xây dựng hệ thống xếp loại và đánh giá khách hàng; thẩm định các hồ sơ tín
dụng xin vay vốn, giúp khách hàng thực hiện quy trình xin vay vốn một cách dễ dàng và nhanh chóng; giám sát quá trình sử dụng vốn vay của khách hàng để thu hồi vốn đúng hạn; triển khai các dịch vụ tín dụng mới, các chiến lược kinh doanh mới tới khách hàng; quản lý rủi ro tín dụng; theo dõi quản lý các khoản vay có vấn đề, phát hiện sớm và xử lý có hiệu quả nhằm giảm tối đa tổn thất với Ngân hàng; tham gia ý kiến trong việc xây dựng các chính sách tín dụng.
- Bộ phận hỗ trợ tín dụng
Bộ phận hỗ trợ tín dụng có nhiệm vụ kiểm soát lại các điều kiện cho vay trong Hồ sơ giải ngân của cán bộ tín dụng sau khi đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Khi nhận được Hồ sơ giải ngân, các cán bộ của bộ phận sẽ kiểm tra các điều kiện trong phê duyệt để hoàn thiện hồ sơ theo đúng quy trình các nghiệp vụ liên quan của PG Bank đã được ban hành và có hiệu lực.
Một nhiệm vụ quan trọng của Bộ phận hỗ trợ tín dụng là thẩm định tài sản đảm bảo. Cán bộ hỗ trợ tín dụng sẽ tiền hành kiểm tra tài sản đảm bảo theo quy định về nhận từng loại tài sản đảm bảo của PGBank ... sau đó làm hồ sơ để hoàn thiện thủ tục định giá và làm thủ tục thế chấp tài sản nhằm đảm bảo an toàn tín dụng cho PGBank. Bộ phận hỗ trợ tín dụng thường xuyên làm các báo cáo phát sinh cho Ban Giám đốc, lãnh đạo Ngân hàng và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam nhằm cập nhật thường xuyên tình hình hoạt động thực tế của PGBank để có những đánh giá nhận xét và bài học rút ra kịp thời để điều chỉnh, sửa đổi khi phát sinh sai sót liên quan đến các nghiệp vụ Ngân hàng.
c) Phòng Kế toán và Kho quỹ
Phòng Kế toán và Kho quỹ được tổ chức thành các bộ phận giao dịch với khách hàng như sau: bộ phận kế toán tổng hợp, bộ phận quỹ, bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng. Ngoài những nhiệm vụ mang tính chất đặc thù
chuyên môn thì phòng Kế toán và Kho quỹ còn phải thực hiện những nhiệm vụ do ban Giám đốc Ngân hàng giao.
- Bộ phận Kế toán tổng hợp
Nhiệm vụ chính của Bộ phận Kế toán tổng hợp là:
Tổ chức hạch toán,phân tích tổng hợp các loại tài khoản nhu tài khoản thanh toán,tài khoản nguồn vốn,...
Hạch toán theo chế độ hạch toán báo cáo sổ, theo dõi các tài khoản tiền gửi, tiền vay của khách hàng theo nguyên tắc kế toán chung và theo quy định của ngành.
Tính lãi tiền gửi ,tiền vay,thu các khoản phí dịch vụ.
Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu thống kê kinh tế về hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. Từ đó thực hiện các báo cáo phân tích, đua ra các dự báo và đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động cung cấp.
Quản lý và giám sát việc mua sắm.
Làm các nhiệm vụ khác do cấp trên giao. - Bộ phận quỹ
Bộ phận quỹ thu nhận các chứng từ thu chi tiền mặt từ bộ phận giao dịch và yêu cầu các chứng từ phải đi kèm với bảng kê phân loại tiền thu chi.
Đầu ngày làm việc bộ phận Ngân quỹ sẽ xuất tiền từ kho tiền - quỹ nghiệp vụ, lập bảng kê và ghi chép số liệu vào sổ nhập xuất kho truớc khi thực hiện giao dịch chi trả tiền mặt cho khách hàng. Tùy theo dự kiến chi trả trong ngày và số tiền đã mua bảo hiểm nghiệp vụ cho quỹ nghiệp vụ ngoài kho tiền, bộ phận kho quỹ sẽ xuất kho số tiền hợp lý, đảm bảo việc giao dịch với Khách hàng.
Cuối ngày làm việc toàn bộ số tiền trong quỹ nghiệp vụ sẽ đuợc mang hết vào kho, thủ quỹ lập bảng kê nhập kho, dựa trên số liệu đã ghi chép để xác định tồn quỹ, kết số quỹ, làm thủ tục kết thúc các giao dịch trong ngày.
- Bộ phận giao dịch
Bộ phận giao dịch bao gồm đội ngũ nữ nhân viên trẻ, nhiệt tình, tận tâm và chu đáo trong việc giao dịch với Khách hàng.
Công việc ở bộ phận này đòi hỏi các nhân viên phải có hình thức, cách ứng xử linh hoạt hơn so với các bộ phận khác, bởi họ là đại diện của Ngân hàng. Nhiệm vụ chính của bộ phận giao dịch: Thiết lập và duy trì mối quan hệ với khách hàng; phối hợp với các phòng ban khác thực hiện công tác chăm sóc khách; hướng dẫn khách hàng các thủ tục liên quan, triển khai các chiến dịch mới về huy động vốn, cho vay, ... của Ngân hàng.
d) Phòng hành chính
Phòng hành chính không thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn, trực tiếp kinh doanh của Ngân hàng mà làm những công việc để cho chi nhánh có thể hoạt động có hiệu quả. Phòng hành chính gồm hai bộ phận là bộ phận kho, quản lý tài sản và bộ phận bảo vệ, tạp vụ.
- Bộ phận kho, quản lý tài sản
Nhiệm vụ chính của bộ phận kho, quản lý tài sản quản lý tài sản về mặt hiện vật của chi nhánh, bao gồm thống kê, bảo quản và sửa chữa những tài sản thuộc sở hữu của chi nhánh. Bên cạnh đó, bộ phận này có nhiệm vụ hoàn thành tốt những công việc khác khi được ban Giám đốc chi nhánh giao cho.
- Bộ phận bảo vệ, tạp vụ
Bộ phận bảo vệ, tạp vụ làm công việc quét dọn văn phòng, trông xe của khách hàng cũng như nhân viên chi nhánh, giữ gìn an ninh trật tự tại chi nhánh, tránh các trường hợp gây mất trật tự trị an nhằm bảo đảm an toàn cho các hoạt động của Ngân hàng và khách hàng đến giao dịch, quản lý các phương tiện vận chuyển phục vụ yêu cầu công tác lãnh đạo và cán bộ nhân viên của chi nhánh.
Năm Chỉ tiêu 2012 2013 2014 Số dư Tỷ trọng (%) Số dư Tỷ trọng (%) Số dư Tỷ trọng (%)
Trong quá trình hoạt động, các phòng ban sẽ phải phối hợp với nhau một cách chặt chẽ, đoàn kết trong công việc để bộ máy làm việc của chi nhánh đuợc hoạt động thông suốt và đạt hiệu quả cao.