1.1.8.1. Nhân tố khách quan
a. Môi trường pháp lý về quản lý đấu thầu
Đây là nhân tố quan trọng hàng đầu đảm bảo cho hoạt động đấu thầu đi vào nề nếp Những quy định pháp luật về đầu tư xây dựng và đấu thầu được thiết lập tạo hành lang pháp lý để giải quyết các tranh chấp thường xảy ra trong quá trình đấu thầu. Thể chế luật pháp, chính sách, quy định của Nhà nước là cơ sở pháp lý, là kim chỉ nam cho việc thực hiện các hoạt động đấu thầu.
Chủ đầu tư càng hiểu rõ về các thể chế chính sách, quy định của Nhà nước thì tiến trình chuẩn bị, tổ chức thực hiện hoạt động này càng mang tính khoa học và luôn đảm bảo chất lượng cao. Cùng với những văn bản pháp lý về đầu tư như: Nghị định số 42/NĐ-CP, số 92/NĐ-CP và số 52/NĐ-CP quản lý đầu tư và xây dựng kèm theo các thông tư hướng dẫn lập và thẩm định dự án đầu tư, những văn bản pháp luật về đấu thầu thường được ban hành dưới các hình thức sau:
- Luật đấu thầu: Đây là hình thức cao nhất trong các văn bản pháp luật về đấu thầu được sử dụng ở những nước có hệ thống pháp lý đấu thầu đầy đủ. Ở nước ta, chỉ có Quốc hội mới có đủ thẩm quyền ban hành Luật đấu thầu. Trải qua một quá trình thử nghiệm và hoàn thiện hơn 15 năm qua, đến nay Việt Nam đã có văn bản Luật đấu thầu đầu tiên: Luật Đấu thầu 61/2005/QH11 thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2005 có hiệu lực từ ngày 1 tháng 4 năm 2006. Luật Đấu thầu số 43/2014/QH13 thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2013 có hiệu lực từ ngày 1/7/2014.
- Pháp lệnh đấu thầu: Pháp lệnh đấu thầu là loại hình văn bản pháp luật có tính khái quát và pháp lý thấp hơn Luật đấu thầu, nhưng cao hơn Nghị định đấu thầu. Pháp lệnh đấu thầu do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành.
- Nghị định đi kèm hướng dẫn thực hiện Quy chế đấu thầu: Đây là loại văn bản mà nội dung quy định có tính chất cụ thể, chi tiết hơn hai loại văn bản trên và dễ được điều chỉnh, bổ sung hoặc thay đổi khi cần thiết. Nghị định do
Thủ tướng Chính phủ ban hành. Sau nhiều lần sửa đổi, chỉnh lý bổ sung, ngày 12/6/2003 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 66/CP về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định 88/1999/NĐ-CP ngày 01/9/1999, Nghị định 14/2000/NĐ-CP của Chính phủ và Nghị định 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014, gồm 15 Chương với 130 điều quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu thực hiện các gói thầu thuộc phạm vi điều chỉnh quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 1 của Luật Đấu thầu. Đó là các văn kiện pháp lý được ban hành dưới hình thức này ở nước ta thời gian qua. Có thể nói đây là một bộ luật quan trọng giúp cho các bên tham gia đấu thầu có cơ hội, có điều kiện để thực hiện tốt nhất quyền và nghĩa vụ của mình; là cơ sở để các cơ quan pháp luật xử lý khi có các trường hợp sai phạm xảy ra.
Hệ thống văn bản pháp luật ra đời để quy định và ràng buộc các hành vi liên quan đến nhà thầu. Tuy nhiên, do Nhà nước nhiều lần thay đổi các quy chế đấu thầu nên quá trình quản lý đầu tư và tổ chức đấu thầu những năm qua vẫn còn một số nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản lý và tổ chức đấu thầu.
b. Chất lượng các nhà thầu
Nhân tố không kém phần quan trọng góp phần đóng góp vào sự thành công của hoạt động đấu thầu chính là các nhà thầu. Tất cả các công ty, doanh nghiệp, các tập đoàn, công ty tư vấn xây dựng tham gia vào tổ chức thực hiện các gói thầu có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng đấu thầu. Việc hiểu biết luật pháp, việc lãnh đạo tham gia một cách nghiêm túc các cuộc thầu, chất lượng chuẩn bị và chất lượng hồ sơ tham dự thầu của họ là nhân tố quyết định đến chất lượng đấu thầu.
Việc tham dự với nhiều HSDT do nhiều đơn vị khác nhau trong một tổ chức thống nhất, việc chủ trương hoặc làm ngơ trước các hoạt động móc ngoặc với những người có trách nhiệm thuộc bên mời thầu để thắng thầu như mua chuộc các thành viên trong Tổ chuyên gia đấu thầu, thống nhất tỷ lệ ăn chia giữa nhà thầu với các đại diện bên mời thầu. Việc chủ động dàn xếp phân chia
phần thắng các gói thầu trong một nhóm các nhà thầu với nhau như hiện tượng dàn dựng quân xanh, quân đỏ là những hiện tượng làm suy giảm chất lượng hoạt động đấu thầu.
Việc bố trí lựa chọn các chuyên gia có đủ trình độ, việc tăng cường bảo mật thông tin về chuẩn bị HSDT, việc chú trọng đúng mức đến vấn đề nghiên cứu khảo sát kỹ lưỡng trước khi xây dựng phương án xây dựng, việc đầu tư công sức cho khâu chuẩn bị HSDT là những biện pháp tăng cường khả năng thắng thầu của các nhà thầu.
1.1.8.2. Nhân tố chủ quan
a. Nguồn lực con người của Ban quản lý dự án:
Trước hết đó là số lượng về cán bộ trong ban quản lý. Một ban quản lý cần phải có đủ các phòng ban chức năng, cán bộ cần thiết cũng như là số lượng nhân sự phục vụ quá trình đánh giá từng gói thầu nói riêng và thực hiện các phần công việc khác của ban quản lý dự án.
Thông thường của các Ban quản lý dự án có cơ cấu tổ chức bao gồm: - Giám đốc Ban quản lý dự án: Phụ trách chung, chịu trách nhiệ m trước các cấp có thẩm quyền, về toàn bộ các hoạt động của Ban quản lý dự án theo nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
- Phó Giám đốc Ban quản lý dự án: Mỗi ban quản lý thường có từ 2 đến 3 Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc.
- Ban QLCDA được tổ chức các phòng nghiệp vụ gồm: Phòng Kế hoạch – Đấu thầu, Phòng Kỹ thuật – Nghiệp vụ, Phòng Tài chính – Giải ngân, Phòng Hành chính – Phiên dịch.
Yếu tố tiếp theo là về trình độ của đội ngũ cán bộ trong ban quản lý: Nhân sự của ban quản lý để có thể đánh giá hồ sơ thầu chính xác, khách quan, đúng các quy định của nhà tài trợ cũng như luật pháp của nhà nước Việt Nam cần đảm bảo rất nhiều yếu tố:
- Có chuyên ngành phù hợp: Các nhân sự của Ban quản lý để có thể tham gia đánh giá HSDT của các nhà thầu cần có chuyên ngành xây dựng cơ bản liên quan.
- Ngoại ngữ: Các gói thầu sử dụng vốn ODA có rất nhiều gói có tính chất phức tạp đòi hỏi sự tham gia của các tổ chức nước ngoài, hay việc báo cáo lại phía nhà tài trợ về nội dung đánh giá thầu sẽ yêu cầu người cán bộ thực hiện của Ban quản lý dự án có khả năng ngoại ngữ tốt (thường là tiếng anh).
- Đã thực hiện những gói thầu tương tự nhưng với tư cách là nhà thầu tham gia dự thầu tại các ban quản lý dự án khác: Yếu tố này ở nước ta lại đặc biệt cần thiết vì có rất nhiều đơn vị tham gia thầu năng lực kém nhưng trên hồ sơ lại viết rất tốt. Việc đã thực hiện nhiều gói thầu tương tự với tư cách tham gia đấu thầu là nhà thầu sẽ giúp người cán bộ của ban quản lý đưa ra những quyết định chính xác, khách quan hơn.
Một nhân tố quan trọng nữa là năng lực của đội ngũ cán bộ quản lý tài chính. Nếu như đội ngũ này có trình độ chuyên môn cao, xử lý kịp thời các vấn đề liên quan thì có thể góp phần tiết kiệm thời gian cũng như nâng cao được chất lượng công tác đánh giá HSDT thông qua việc phối hợp đánh giá năng lực tài chính các nhà thầu tham dự.
Nếu nguồn nhân lực của Ban quản lý dự án có ưu thế về kinh nghiệm và sự năng động của đội ngũ cán bộ trẻ được đào tạo thì sẽ là một ban quản lý dự án có sức cạnh tranh cao đối với các ban quản lý dự án khác, được trung ương cũng như địa phương tin tưởng giao những dự án quan trọng, quy mô lớn.
Tuy nhiên một ban quản lý dự án muốn phát triển mạnh hơn nữa thì cán bộ lãnh đạo chủ chốt cần phải đoàn kết nhiệt tình và phải đưa ra được các chính sách, nội quy cụ thể khuyến khích học tập, làm việc để những thành viên trong ban quản lý đạt được kết quả cao hơn nhằm tạo thành một ê kíp năng động, hiệu quả và tự chủ trong mọi tình huống.
Một cơ cấu tổ chức quản lý hợp lý sẽ giúp ban quản lý dự án nâng cao được hiệu quả của mọi hoạt động. Nhờ đó tạo ra sự linh hoạt khi xử lý các thay đổi của các nhân tố bên ngoài cũng như bên trong của ban quản lý làm giảm những thiệt hại không đáng có.
Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu của Ban quản lý với chi phí thấp nhất; cơ cấu tổ chức có đầy đủ các bộ phận và con người (không thừa mà cũng không thiếu) để thực hiện các hoạt động cần thiết. Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất. Hiệu quả và hiệu lực luôn là mục đích và mục tiêu tiến tới của bất kỳ tổ chức nào .Mỗi tổ chức luôn đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định để đạt tới .Vì thế tổ chức bộ máy của ban quản lý phải:
- Tăng cường sự lãnh đạo tập trung thống nhất ở cấp cao nhất, phát huy được tính tích cực của các cơ quan quản lý ở các cấp, khiến cho họ tận tâm tận lực với công việc và phối hợp chặt chẽ với nhau trong công việc. Dựa trên nguyên tắc nâng cao hiệu quả quản lý để xác định biên chế tổ chức và chế độ quản lý. Đảm bảo phối hợp giữa các cấp một cách tốt nhất ,phải lựa chọn phương thức truyền tin, trao đổi nghiệp vụ trong doanh nghiệp một cách nhanh nhất và phân công hợp lý để mỗi bộ phận ,mỗi công việc đều có người phụ trách.
- Gắn các cấp quản lý thành một dây xích, trách nhiệm, quyền hạn giữa các bộ phận, các cấp rõ ràng, gắn bó với nhau. Mỗi cấp chỉ có một người ra lệnh, tránh mâu thuẫn và làm tổn hao công sức và phải tăng cường sự hợp tác trong ban quản lý. Việc gắn trách nhiệm, quyền hạn của từng bộ phận, cá nhân với công việc, gói thầu cụ thể trong dự án giúp ban quản lý đánh giá đúng năng lực của các bộ phận, cá nhân đó để đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp, ngoài ra gắn trách nhiệm cụ thể cùng với chế tài khen thưởng kỷ luật rõ ràng cũng hạn chế các tiêu cực nảy sinh trong quá trình đánh giá HSDT, làm việc giữa các cá nhân trong ban quản lý với nhà thầu.
- Gọn nhẹ phải có số lượng rõ ràng, tổ chức công việc và biện pháp kiểm tra liên tục.
- Tính linh hoạt: Đặc điểm nổi bật trong tổ chức, quản lý của các Ban quản lý là sự thay đổi nhanh chóng qua từng hạng mục, gói thầu trúng thầu. Vì thế sự hợp lý và linh hoạt trong tổ chức của các Ban quản lý là một yêu cầu rất quan trọng, đánh giá về trình độ tổ chức của cán bộ cấp trên đối với các bộ phận cấp dưới.
Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý không được bảo thủ, trì trệ, quan liêu mà luôn phải linh hoạt ,thích ứng với những thay đổi hay biến động của các yếu tố tác động .Tuy nhiên cần phải hiểu đúng sự thay đổi ở đây không phải là thay đổi toàn bộ mà đó chỉ là những biến đổi nhỏ trong cơ cấu để thích nghi với môi trường mới ,để không bị môi trường đào thải .Sự linh hoạt được thể hiện trong việc thiết kế các bộ phận phù hợp với ít đầu mối trung gian ,số lượng cấp quản lý phù hợp và đảm bảo cho mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo để đạt được hiệu quả cao nhất và phát triển được tài năng của cán bộ ,công nhân viên chức trong từng bộ phận.
Nói như vậy không có nghĩa là cơ cấu tổ chức chịu sự chi phối của môi trường mà trong một chừng mực của sự thay đổi nó tác động vào môi trường theo những hướng nhất định phù hợp với mục đích của mình.
Như thế sự hợp lý và linh hoạt đem lại lợi thế trong quá trình đánh giá HSDT. Tuy nhiên, tổ chức quản lý trong Ban quản lý còn phải tạo ra được bầu không khí tâm lý xã hội và trong nội bộ thật yên ổn tránh gây chấn động cho mọi người. Bên cạnh đó, phải tăng cường các mối quan hệ phi chính thức trong Ban quản lý và sự thống nhất giữa lãnh đạo, các cán bộ nhân viên thuộc các phòng ban chức năng và cán bộ kỹ thuật trong ban quản lý. Cần phải có các hệ thống thông tin lành mạnh trong Ban quản lý tạo sự hiểu biết và rút ra được các kinh nghiệm trong cuộc sống và trong công việc cho tất cả các thành viên.
Tùy từng dự án từng gói thầu cụ thể, theo quy định của nhà nước, các cấp có thẩm quyền sẽ phân trách nhiệm, quyền hạn phê duyệt dự toán các dự án, gói thầu cho các chủ đầu tư hay cấp cao hơn. Nhưng nếu được giao trách nhiệm này thì ban quản lý cần làm rất tốt phần công việc này vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tiêu chí đánh giá hiệu quả của dự án, mức tiết kiệm của dự án, gói thầu.
Điểm a Khoản 2 Điều 35 của Luật Đấu thầu 2013 quy định giá gói thầu ghi trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được xác định trên cơ sở tổng mức đầu tư hoặc dự toán (nếu có) đối với dự án. Giá gói thầu được tính đúng, tính đủ toàn bộ chi phí để thực hiện gói thầu, kể cả chi phí dự phòng, phí, lệ phí và thuế. Giá gói thầu được cập nhật trong thời hạn 28 ngày trước ngày mở thầu nếu cần thiết.
Giá gói thầu ghi trong KHLCNT là khoản kinh phí mà người có thẩm quyền phê duyệt để chủ đầu tư thực hiện hoàn thành gói thầu trong điều kiện bình thường. Trường hợp trong quá trình lựa chọn nhà thầu và thực hiện gói thầu nếu xảy ra bất khả kháng hoặc phát sinh các yếu tố khách quan làm tăng chi phí thực hiện hoàn thành gói thầu thì chủ đầu tư phải báo cáo người có thẩm quyền để xem xét, quyết định.
Như vậy một trong những điều kiện để xét duyệt trúng thầu là có giá đề nghị trúng thầu không vượt giá gói thầu được phê duyệt, và cũng dựa trên yếu tố này mà dự toán thường bị đẩy lên quá cao so với thực tế giá các thiết bị, vật tư, giá nhân công đầu vào của các công trình xây lắp; các cá nhân người ra quyết định thường có xu hướng không làm sai quy định của nhà nước tức chọn một mức giá an toàn cao hơn thực tế nhiều để khi phê duyệt giá trị trúng thầu luôn thấp hơn giá trị dự toán hay giá ở kế hoạch đấu thầu.
Để có được một giá dự toán gói thầu chính xác ban quản lý dự án cần: - Tự lập hoặc thuê một đơn vị tư vấn có đủ năng lực lập dự toán, phù hợp với nội dung, tính chất, mức độ phức tạp của gói thầu. Năng lực của cá nhân hay đơn vị lập dự toán là yếu tố quyết định đến mức độ chính xác của giá dự